Richtlinien für das Einreichen von Microsoft Office Word 2007-Vorlagen

 Wichtig    Dieser Artikel enthält Einreichungsanleitungen und bewährte Vorgehensweisen für Microsoft-Partner, die Microsoft Office Word 2007-Dokumentvorlagen in Übereinstimmung mit den Veröffentlichungsrichtlinien für die Microsoft Office Online-Website für Dokumentvorlagen erstellen möchten. Einige Tipps werden zur Verfügung gestellt. Informationen zu den einzelnen Vorgehensweisen bzw. Hilfe zu den beschriebenen Funktionen finden Sie jedoch auf der Word 2007-Website mit Hilfe und Anleitungen. Weitere Informationen zum Erstellen, Ändern oder Anwenden von Vorlagen finden Sie unter Was ist eine Vorlage?

Eine Microsoft Office Word 2007-Vorlage enthält Beispielinhalte, Formatierungen oder Objekte, die zum schnellen und einfachen Erstellen eines neuen Dokuments verwendet werden können.

In diesem Artikel finden Sie Richtlinien zum Erstellen von Word 2007-Vorlagen, zum Speichern und Freigeben von Vorlagen bis hin zum Formatieren dieser Vorlagen, damit diese einfach zu verwenden sind und ordnungsgemäß funktionieren, wenn sie auf anderen Computern angepasst, gedruckt oder angezeigt werden.

Diese Richtlinien sollen Microsoft-Partner dabei unterstützen, die Anforderungen hinsichtlich einer Veröffentlichung auf der Microsoft Office Online-Vorlagenwebsite zu erfüllen. Sie sind jedoch auch sinnvoll, wenn Sie Vorlagen für die private oder geschäftliche Verwendung erstellen möchten.

 Tipp   Wenn Sie wissen möchten, welche Neuerungen es bei Dokumentvorlagen auf Office Online gibt, besuchen Sie den (englischsprachigen) Dokumentvorlagen-Blog.

Inhalt dieses Artikels


Vorbemerkung

Wenn Sie eine Dokumentvorlage erstellen möchten, sollten Sie vorher unbedingt die Artikel Was Sie vor dem Erstellen einer Dokumentvorlage wissen sollten und Besserer Zugriff auf Dokumentvorlagen für Benutzer mit Behinderungen lesen. Nach der Fertigstellung können Sie Ihre Dokumentvorlagen für andere zugänglich machen, indem Sie sie als Microsoft-Partner bei Ihrem Ansprechpartner bei Microsoft einreichen.

Eine Zusammenfassung dieser Richtlinien finden Sie in der Kurzübersicht zum Erstellen von Word 2007-Dokumentvorlagen.

Anforderungen an die Computereinrichtung

Der Computer, den Sie für das Erstellen von Dokumentvorlagen für Office Online verwenden, muss die folgenden Anforderungen im Hinblick auf das Betriebssystem und die Anwendung erfüllen.

Betriebssystemanforderungen

  • Vergewissern Sie sich aus Sicherheitsgründen, dass die empfohlenen Sicherheitseinstellungen für das Betriebssystem aktiviert sind und dass eine stets aktuelle Antivirussoftware ausgeführt wird.
  • Vergewissern Sie sich ferner, dass die Sprache, in der Sie die Dokumentvorlage erstellen, der Sprache des Betriebssystems und von Word 2007 entspricht.

Word 2007-Anforderungen

  • Verwenden Sie nur eine Installation mit dem Status einer Neuinstallation von Word 2007, also beispielsweise ohne zusätzliche Schriftarten oder Add-Ins. Damit tragen Sie dazu bei, dass Ihre Dokumentvorlage auf den Computern der meisten Benutzer verwendet werden kann.
  • Verwenden Sie die Standardoptionen von Word 2007 für Seitenränder und Seiteneinrichtung. So ist gewährleistet, dass die meisten Benutzer Ihre Dokumentvorlagen ohne Probleme anzeigen und drucken können. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Seitenlayoutoptionen weiter unten in diesem Dokument.

Lokalisierungseinstellungen

Zur Vermeidung von Problemen mit Tools und Prozessen bei der Lokalisierung Ihrer Dokumentvorlagen in andere Sprachen müssen Sie sicherstellen, dass sich in Ihren Dokumentvorlagen keine sprachspezifischen Daten, Smarttags und datenschutzrelevante Informationen befinden.

Öffnen Sie ein neues Word 2007-Dokument, und gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, klicken Sie auf Word-Optionen, und klicken Sie dann auf Erweitert.
  2. Deaktivieren Sie unter Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten die Optionen Sprachspezifische Daten einbetten und Smarttags einbetten. Vergewissern Sie sich, dass diese Optionen sowohl für den Listeneintrag Alle neuen Dokumente als auch für den Listeneintrag Dokument1 (das aktuelle Dokument) deaktiviert sind.
  3. Klicken Sie im gleichen Dokument unter Word-Optionen auf Vertrauensstellungscenter, und klicken Sie dann auf Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter.
  4. Klicken Sie auf Datenschutzoptionen, und deaktivieren Sie dann die Option Zufallszahl zur Verbesserung der Zusammenführungsgenauigkeit speichern.

Vorgehensweise zum Erstellen einer Dokumentvorlage

Speichern Sie zum Erstellen einer Dokumentvorlage ein neues oder vorhandenes Dokument in einem der Word 2007-Vorlagendateiformate. In der Regel verwenden Sie das Word-Vorlagenformat (DOTX), sofern Ihre Dokumentvorlage keine Makros enthält. Wenn die Dokumentvorlage Makros enthält, verwenden Sie das Format DOTM (Word-Vorlage mit Makros).

Weitere Informationen zum Erstellen und Speichern von Vorlagen finden Sie unter Erstellen einer neuen Dokumentvorlage auf der Word 2007/Website mit Hilfe und Anleitungen. Sie können auch die folgenden Schritte ausführen:

  1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Vorlage speichern möchten, oder öffnen Sie ein neues Dokument.
  2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Speichern unter.
  3. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem die neue Vorlage gespeichert werden soll, und geben Sie dann einen Dateinamen ein.
  4. Klicken Sie auf das Feld Dateityp, und wählen Sie dann Word-Vorlage aus (Sie können auch Word-Vorlage mit Makros auswählen, wenn die Vorlage Makros enthält oder diese später hinzugefügt werden sollen).
  5. Wenn Sie wünschen, dass Word 2007 automatisch eine Miniaturansicht der ersten Seite der Vorlage generiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Miniaturansicht speichern. Wenn Sie die Vorlage verwenden, wird dieses Bild im Bereich Neues Dokument unter Zuletzt verwendete Vorlagen angezeigt. Auf diese Weise können Sie die Vorläge schneller finden, wenn Sie das nächste Mal ein Dokument mithilfe dieser Vorlage erstellen möchten.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie ein Dokument basierend auf der neuen Vorlage öffnen möchten, navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die Vorlage gespeichert haben, und doppelklicken Sie dann auf den Dateinamen. Wenn Sie es vorziehen, eine Vorlage auszuwählen und anzuwenden, nachdem Sie ein neues Dokument in Word geöffnet haben, speichern Sie Vorlagen am Standardspeicherort für Vorlagen auf Ihrem Computer.

Auf diese Weise können Sie die Vorlagen verwenden, indem Sie im Bereich Neues Dokument zu Meine Vorlagen navigieren. Unter Windows Vista ist der Standardspeicherort für Vorlagen C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Roaming\Microsoft\Vorlagen. Unter Windows XP lautet er C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen.

Vornehmen von Änderungen an einer Vorlage

Sie können ein Dokument jederzeit als Vorlage speichern und bei Bedarf aktualisieren. Nachdem Sie die Vorlagendatei erstellt haben, müssen Sie jedoch sicherstellen, dass Sie die Vorlage selbst öffnen (und kein Dokument, das auf der Vorlage basiert), um Änderungen an der Vorlage vorzunehmen. Gehen Sie zu diesem Zweck folgendermaßen vor:

  1. Führen Sie zum Öffnen einer Vorlage eine der folgenden Aktionen aus:
    • Öffnen Sie Word 2007, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Öffnen. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem die Vorlage gespeichert ist, wählen Sie die Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
    • Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem die Vorlage gespeichert ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen der Vorlage, und klicken Sie dann auf Öffnen.

 Hinweis   Ggf. müssen Sie zu einer Netzwerkadresse navigieren, wenn die Vorlage über ein Netzwerk freigegeben wird, oder zu einem Ordner auf dem Computer (z. B. zum Ordner Dokumente). Wenn Sie Änderungen an einer Vorlage vornehmen möchten, die im Bereich Neues Dokument angezeigt wird, navigieren Sie unter Meine Vorlagen zum Standardspeicherort für Vorlagen auf Ihrem Computer. Unter Windows Vista ist der Standardspeicherort für Vorlagen C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Roaming\Microsoft\Vorlagen. Unter Windows XP lautet er C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen.

  1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Vorlage vor, und speichern Sie sie dann.

Verhindern von Änderungen an einer Vorlage (Schreibschutz)

Wenn Sie nicht möchten, dass andere Benutzer Änderungen an Ihrer Vorlage vornehmen, können Sie die Dateieigenschaften auf Schreibgeschützt anstatt auf Lese-/Schreibzugriff festlegen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem die Vorlage gespeichert ist.

 Hinweis   Ggf. müssen Sie zu einer Netzwerkadresse navigieren, wenn die Vorlage über ein Netzwerk freigegeben wird, oder zu einem Ordner auf dem Computer (z. B. zum Ordner Dokumente). Wenn Sie Änderungen an einer Vorlage vornehmen möchten, die im Bereich Neues Dokument angezeigt wird, navigieren Sie unter Meine Vorlagen zum Standardspeicherort für Vorlagen auf Ihrem Computer. Unter Windows Vista ist der Standardspeicherort für Vorlagen C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Roaming\Microsoft\Vorlagen. Unter Windows XP lautet er C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Vorlagendatei, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.
  2. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Schreibgeschützt neben Attribute, und klicken Sie dann auf OK.
  3. Wenn Sie ermitteln möchten, ob eine Vorlage schreibgeschützt ist, überprüfen Sie, ob (Schreibgeschützt) an den Titel angefügt wird, wenn Sie die Vorlage öffnen. Die Angabe (Schreibgeschützt) wird nicht in dem Dateinamen angezeigt, unter dem Sie die Vorlage gespeichert haben. Sie wird erst beim Öffnen der Vorlage nach dem Titel angezeigt.

 Wichtig   Wenn Sie später Änderungen an der Vorlage vornehmen möchten, denken Sie daran, die Eigenschaften für den Schreibschutz zu deaktivieren, bevor Sie beginnen. Andernfalls werden Sie von Word aufgefordert, die Datei unter einem anderen Dateinamen zu speichern.

Anzeigen der Vorlagen im Bereich "Neues Dokument" von Word 2007

Sie können eine Vorlage an einem beliebigen Speicherort auf Ihrem Computer oder in einem Netzwerk speichern, auf das Sie Zugriff besitzen. Anschließend können Sie neue Dokumente basierend auf der Vorlage öffnen, indem Sie zum betreffenden Speicherort navigieren und dann auf die Vorlage doppelklicken.

Sie können auch ein neues Dokument öffnen und die Vorlage dann anwenden, indem Sie im Bereich Neues Dokument in Word 2007 zu Meine Vorlagen wechseln. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn Sie eine Vorlage zum Erstellen eines neuen Dokuments verwenden möchten, zum Speicherort der Vorlage navigieren.

Damit Sie eine Vorlage aus Meine Vorlagen auswählen können, müssen Sie diese zuerst zum Standardspeicherort für Vorlagen auf Ihrem Computer hinzufügen. Gehen Sie zu diesem Zweck folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem Ordner oder Speicherort, in bzw. an dem die Vorlage gespeichert ist.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen der Vorlage, und klicken Sie dann auf Kopieren, wenn Sie eine Kopie der Vorlage erstellen möchten. Sie können auch auf Ausschneiden klicken, wenn Sie die Vorlage verschieben möchten, ohne eine Kopie beizubehalten.
  3. Navigieren Sie zum Standardspeicherort für Vorlagen auf Ihrem Computer:
    • Unter Windows Vista ist der Standardspeicherort C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Roaming\Microsoft\Vorlagen.
    • Unter Windows XP lautet er C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an einer beliebige Stelle des Standardordners, und klicken Sie dann auf Einfügen.
  5. Wenn Sie ermitteln möchten, ob Ihre Vorlage aus dem Bereich Neues Dokument verwendet werden kann, öffnen Sie Word, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Neu.
  6. Klicken Sie unter Vorlagen auf Meine Vorlagen, um das Dialogfeld Neu zu öffnen. Ihre Vorlage wird nun auf der Registerkarte Meine Vorlagen angezeigt.

 Hinweis   Wenn Sie die Vorlage kopieren, anstatt sie an den Standardspeicherort für Vorlagen zu verschieben, stellen Sie sicher, dass Sie beide Kopien der Vorlage bearbeiten, wenn Sie Änderungen vornehmen.

Anzeigen von Netzwerkvorlagen im Bereich "Neues Dokument" von Word 2007

Wenn Sie Vorlagen in einem Netzwerk verteilen oder verwalten, kann jeder Benutzer, der die Vorlage verwenden möchte, zum Bereich Neues Dokument in Word 2007 navigieren, anstatt zum Netzwerkspeicherort der Vorlagen navigieren zu müssen.

Netzwerkvorlagen werden in Word 2007 folgendermaßen angezeigt:

  1. Öffnen Sie Word, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Word-Optionen.
  2. Klicken Sie auf Erweitert, führen Sie einen Bildlauf zum Abschnitt Allgemein aus, und klicken Sie dann auf Dateispeicherorte.
  3. Klicken Sie auf Arbeitsgruppenvorlagen, und klicken Sie dann auf Ändern.
  4. Navigieren Sie zu der Netzwerkfreigabe, in der Sie Vorlagen speichern, und klicken Sie dann auf OK.

Sobald Sie das nächste Mal im Fenster Neues Dokument auf Meine Vorlagen klicken, werden die im Netzlaufwerk gespeicherten Dateien angezeigt. Sie werden jedoch zusammen mit Vorlagen vom Computer des Benutzers angezeigt, die ggf. an seinem Standardspeicherort für Vorlagen gespeichert sind.

(Unter Windows Vista ist der Standardspeicherort für Vorlagen C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Roaming\Microsoft\Vorlagen. Unter Windows XP lautet er C:\Benutzer\BENUTZERNAME\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen.)

 Tipp   Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer, die die Vorlagen verwenden müssen, Zugriff auf das Netzlaufwerk besitzt, und dass es sich um einen sicheren und vertrauenswürdigen Speicherort handelt. Sie können ggf. auch die Eigenschaften des Netzwerkordners oder der Vorlagendatei als schreibgeschützt festlegen, damit sie nicht auf einfache Weise oder versehentlich geändert werden können.

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Arbeiten mit Designs, Formatvorlagen und Formatierungen

Designs erleichtern Kunden das Ändern des Erscheinungsbilds von Vorlagen. Dabei bleibt die Integrität des ursprünglichen Entwurfs erhalten. Mithilfe der auf der Registerkarte Seitenlayout des Menübands verfügbaren Designs (einschließlich der Designs, die von der Microsoft Office Online-Vorlagenwebsite heruntergeladen wurden) können Kunden die Schriftarten und Farben in einer Vorlage mit wenigen Mausklicks konsistent ändern.

Wenn Sie nicht mit Designs oder deren Funktionsweise vertraut sind, können Sie als Einstieg den Vorlagenblogbeitrag: Was sind Designs? lesen. Wenn Sie sich über die Funktionsweise einer designbereiten Vorlage informieren möchten, können Sie auch die folgende Vorlage Spendenquittung herunterladen und verschiedene Designs auf der Registerkarte Seitenlayout des Menübands anwenden.

Wie wird eine designbereite Vorlage erstellt?

Wenn Sie eine designbereite Vorlage erstellen möchten, müssen Sie zuerst Formatvorlagen einrichten, die Designfarben und Schriftartenpaare verwenden. Anschließend müssen Sie diese Formatvorlagen auf den gesamten Text und alle Objekte in der Vorlage anwenden. Das Anwenden von Formatvorlagen kann Formatierungs- und Layoutprobleme verhindern, wenn Kunden den Inhalt einer Vorlage für den eigenen Gebrauch ändern, z. B. durch Hinzufügen von Textzeilen oder Ändern von Bildern.

Formatvorlagen sollten Schriftarten vom Typ (Überschrift) und (Textkörper) aus den integrierten Schriftartenpaaren in Word 2007 oder aus Schriftartenpaaren verwenden, die Sie mithilfe der Option Schriftarten auf der Registerkarte Seitenlayout erstellen. Sie können Formatvorlagen mithilfe aller zusätzlichen gewünschten Formatierungsoptionen formatieren. Sie können auch eine eigene Designfarbpalette mithilfe der Optionen Farben auf der Registerkarte Seitenlayout erstellen.

 Wichtig   Weitere Informationen zum Erstellen, Anwenden und Ändern von Formatvorlagen in Word 2007 finden Sie auf der Word 2007-Website mit Hilfe und Anleitungen. Richtlinien zur Verwendung von Formatvorlagen, Designs und Schriftarten in einer Vorlage finden Sie weiter unten.

Formatvorlagen

Das Fenster Formatvorlagen befindet sich auf der Registerkarte Start des Menübands von Word 2007. Sie sollten allen Texten und Objekten in einer Dokumentvorlage (auch Bildern und Formen) Formatvorlagen zuweisen. Bei einigen Objekten (z. B. Formen, AutoFormen und Inhaltssteuerelementen können Sie jedoch mit der rechten Maustaste auf das Objekt klicken, um zusätzliche Formatierungsoptionen zu ermitteln.

  • Weisen Sie sämtlichen Texten in einer Dokumentvorlage Formatvorlagen zu, und vergewissern Sie sich, dass die Formatvorlagen alle erforderlichen Schrift-, Absatz- und Listenformate enthalten.
  • Verwenden Sie nur in Ihren Formatvorlagen Designfarben sowie Schriftarten für den Textkörper und Überschriften. Sie können bei Bedarf eigene Designfarbpaletten und Schriftartenpaare für eine Dokumentvorlage erstellen, und zwar mithilfe der Optionen Schriftarten und Farben auf der Registerkarte Seitenlayout des Menübands.
  • Wenn Sie das Aussehen von Text oder Objekten verändern möchten, bearbeiten Sie die Formatvorlage, die Sie dem Text in der Dokumentvorlage zugewiesen haben, und nicht manuell den Dokumentvorlageninhalt.
  • Empfohlen wird, die Standardformatvorlagen im Dokument zu verwenden oder zu ändern und bei Bedarf neue Formatvorlagen zu erstellen.
  • Wenn Sie neue Formatvorlagen erstellen, vergewissern Sie sich, dass der Name der Formatvorlage ihren Zweck in der Dokumentvorlage eindeutig wiedergibt. So können Sie in einer Broschüre zu einer Veranstaltung beispielsweise eine neue Formatvorlage für den Platzhaltertext für Sponsorennamen erstellen und zuweisen. Der empfohlene Name für die Formatvorlage ist in diesem Fall "Veranstaltungssponsor" oder "Name des Veranstaltungssponsors".
  • Damit Benutzer, die die Formatvorlagen nach dem Öffnen der Dokumentvorlage zuweisen oder ändern möchten, einfacher auf Ihre Formatvorlagen zugreifen können, öffnen Sie den Bereich Formatvorlagen und konfigurieren die Optionen so, dass nur die verwendeten Formatvorlagen oder die Formatvorlagen im aktuellen Dokument angezeigt werden. Löschen Sie alle Formatvorlagen, die Sie erstellt oder geändert haben, die in der Dokumentvorlage jedoch nicht verwendet werden.

 Hinweis   Wenn Sie genauer steuern möchten, welche Formatvorlagen in welcher Reihenfolge im Aufgabenbereich Formatvorlagen angezeigt werden, öffnen Sie den Aufgabenbereich Formatvorlagen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Formatvorlagen verwalten (positionieren Sie den Mauszeiger über den einzelnen Schaltflächen, um die Schaltflächennamen anzuzeigen). Klicken Sie im Dialogfeld Verwaltete Formatvorlagen auf die Registerkarte Empfohlen, und verwenden Sie dann die verfügbaren Konfigurationsoptionen.

 Hinweis   Damit Formatvorlagen in mehreren Dokumenten auf einfache Weise erneut verwendet werden können, importieren Sie Formatvorlagen, oder exportieren Sie Formatvorlagen mithilfe der Schaltfläche Importieren/Exportieren auf der Registerkarte Empfohlen, die Sie mithilfe der oben beschriebenen Schritte öffnen können, in andere Formatvorlagen.

  • Wenn Sie möchten, dass Benutzer Ihre Formatvorlagen schneller finden und verwenden können, öffnen Sie auf der Registerkarte Start den Bereich Formatvorlagen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jede Formatvorlage, und klicken Sie dann auf Zu Schnellformatvorlagen-Katalog hinzufügen.

Designs

  • Sie bereiten Ihre Formatvorlagen für die Verwendung von Designs vor, indem Sie alle Formate mit einem Farbschema und einem Schriftartenpaar (Schriftarten für Überschriften und Textkörper) verknüpfen. Wechseln Sie zum Öffnen des Aufgabenbereichs Formatvorlagen im Word 2007-Menüband zur Registerkarte Start, und klicken Sie auf den Pfeil in der unteren rechten Ecke des Abschnitts Formatvorlagen.
  • Klicken Sie im Bereich Formatvorlagen oder im Schnellformatvorlagen-Katalog mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Formatvorlage, um diese zu ändern, oder erstellen Sie neue Formatvorlagen unter Verwendung von Designfarben und (Überschriften)- sowie (Textkörper)-Schriftarten (Schriftartenpaare). 
  • Sie können die Farbschemas und Schriftartenpaare verwenden, die zum Funktionsumfang von Word 2007 gehören, oder Sie können eigene Farbschemas und Schriftartenpaare erstellen und zuweisen. Erstellen Sie neue Schriftartenpaare und Designfarben über die Optionen im Abschnitt Designs auf der Registerkarte Seitenlayout.
  • Verwenden Sie beim Formatieren von Linien und Füllfarben für Formen und AutoFormen nur Designfarben und keine Standardfarben. Die Formatierungsoptionen werden normalerweise angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Objekt klicken. Formatierungsregisterkarten werden zudem auch automatisch im Menüband angezeigt, wenn Sie ein Objekt auswählen.

Schriftarten

  • Verwenden Sie nur Schriftarten, die im Lieferumfang Ihrer Version von Windows und von Microsoft Office enthalten sind. Dies ist der Fall, wenn Sie eine Neuinstallation von Word 2007 verwenden und keine zusätzlichen Schriftarten für Windows oder andere Microsoft Office-Programme installiert haben. Wenn Sie zusätzliche Schriftarten herunterladen und verwenden, werden Ihre Dokumentvorlagen bei Benutzern, auf deren Computern diese Schriftarten nicht installiert sind, ggf. nicht ordnungsgemäß gedruckt oder angezeigt.
  • Ordnen Sie alle Schriftarten, die Sie in der Dokumentvorlage nutzen, einer Formatvorlage zu, und ändern Sie das Format von Text nur, indem Sie die Formatvorlage ändern. Ändern Sie das Aussehen von Text in einer Dokumentvorlage keinesfalls manuell.
  • Verwenden Sie in Ihren Formatvorlagen Schriftarten für Überschriften und den Textkörper, indem Sie in den integrierten Schriftarten des aktuellen Designs der Dokumentvorlage eine Auswahl treffen. Die optionalen Schriftarten werden im Dialogfeld Formatvorlage ändern im oberen Bereich der Dropdownliste Formatierung als Schriftname für Überschriften bzw. Schriftname für Textkörper angezeigt. Mithilfe der Option Schriftarten auf der Registerkarte Seitenlayout des Menübands können Sie auch eigene Schriftartenpaare erstellen.
  • Wenn Sie eine Schriftfarbe zuweisen oder diese ändern möchten, ändern Sie nur die Formatvorlage, in der sich die Schrift befindet, und wählen nur eine Farbe in den Designfarben aus. Weisen Sie in der Dokumentvorlage keine Schriftfarbe manuell zu. Sie können eine Farbe in den Word 2007-Farbpaletten auswählen oder angepasste Farbpaletten erstellen.

Absatz- und Zeichenformatierung

  • Weisen Sie Absatzformatierungen einschließlich Einrückungen, Tabulatoren, Zeilenabstände und Seitenumbrüche mithilfe von Formatvorlagen zu. Weitere Informationen zum Einfügen von Seitenumbrüchen finden Sie unter "Seitenumbrüche" im Abschnitt Seitenlayoutoptionen weiter unten in diesem Dokument.
  • Formatieren Sie Absätze in einer Dokumentvorlage nicht manuell, und vergrößern Sie auch nicht den Zeilenabstand durch Hinzufügen von Absatzmarken.
  • In Word 2007 können Sie auch Formatvorlagen für Zeichen erstellen, die sich innerhalb eines Absatzes befinden. Da einige Benutzer ggf. Schwierigkeiten mit der Verwendung von Formatvorlagen haben, empfiehlt es sich, nur mit Absatzformatvorlagen zu arbeiten und Zeichenformatvorlagen mit Bedacht zu verwenden. Wenn Sie Zeichenformatvorlagen erstellen, weisen Sie diesen Namen zu, anhand derer die Verwendung des Formats in der Dokumentvorlage und im Absatz eindeutig erkennbar ist.
  • Wenn Sie testen möchten, ob Ihre Absatz- oder Zeichenformatvorlagen ordnungsgemäß zugewiesen werden, zeigen Sie in der Dokumentvorlage die Absatzmarken an, und ändern Sie Platzhalter und Beispieltexte.

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Einfügen von Textfeldern und Tabellen

In diesem Abschnitt werden häufig verwendete Optionen auf der Registerkarte Einfügen im Word 2007-Menüband erläutert.

Textfelder

Wenn Sie ein Textfeld einfügen möchten, wechseln Sie auf die Registerkarte Einfügen, klicken Sie auf Textfeld, und klicken Sie dann auf Textfeld erstellen. Ziehen Sie mit dem Cursor die gewünschte Form in der erforderlichen Größe auf, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Format im Menüband, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld, um Formatierungsoptionen (z. B. Farben, Linien, Fülleffekte, das Layout und den Textumbruch) auszuwählen.

Textfelder können für Folgendes hilfreich sein:

  • Einfügen von Text oder Bildern an einer bestimmten Position auf der Seite.
  • Bereitstellen einer Möglichkeit zum Verschieben oder Ändern der Größe von Teilen der Dokumentvorlage, z. B. von Grafiken oder Text.
  • Anzeigen von Bildern als transparenter Hintergrund. In Word 2007 können Sie ein Bild als transparenten Hintergrund verwenden, indem Sie ein Textfeld oder eine Form einfügen und diese Objekte dann mit einem Bild füllen, wobei Sie die Einstellungen für Fülleffekte und Transparenz verwenden (ohne das eigentliche Bild allerdings einzufügen oder einzubetten). Für den Zugriff auf diese Einstellungen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Textfelds oder der Form und wählen dann die Menüoption Textfeld formatieren bzw. AutoForm formatieren aus.
  • Textfluss über mehrere Bereiche einer Seite oder von Seiten, z. B. bei Abschnitten in einem mehrseitigen Newsletter.

Richtlinien für das Arbeiten mit Textfeldern:

  • Im Allgemeinen sollten in Dokumentvorlagen keine Textfelder verwendet werden, wenn der Inhalt auf einfache Weise mithilfe von eingebettetem Text oder Tabellen verwaltet werden kann, wie in Geschäftsbriefen oder Lebensläufen.
  • Verwenden Sie zum Formatieren und Anzeigen von Platzhaltern oder Beispieltext in einem Textfeld Inhaltssteuerelemente, die verschwinden können, wenn sie überschrieben werden. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltssteuerelemente weiter unten in diesem Dokument.
  • Standardmäßig ändert sich die Größe von Textfeldern nicht automatisch, damit der gesamte Text oder das Bild hineinpasst. Sofern die Größe des Textfelds für die Gestaltung der Dokumentvorlage nicht wichtig ist, formatieren Sie das Textfeld so, dass dessen Größe automatisch angepasst wird. Ggf. können Sie ein Bildsteuerelement zum Einfügen von Bildern oder anderen Grafiken verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltssteuerelemente und unter Einfügen von Bildern, Formen und SmartArt.
  • Formatieren Sie die Position von Textfeldern relativ zur Seite. Auf diese Weise können Sie die Integrität Ihres Entwurfs sicherstellen, wenn Benutzer die Seitenausrichtung oder die Seitenränder der Dokumentvorlage ändern.
  • Weisen Sie den Inhalten von Textfeldern Formatvorlagen zu, die nicht nur Absatzformate, sondern auch dem jeweils gewählten Design entsprechende Farben und Schriftarten enthalten.
  • Wenn Sie in ein Textfeld ein Platzhalterbild für ein Logo einfügen, vergewissern Sie sich, dass die Ränder des Textfelds deaktiviert sind. Auch hierfür empfiehlt sich die Verwendung eines Bildsteuerelements. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltssteuerelemente.
  • Wenn Sie ein Textfeld beim Testen oder beim Entwurf der Dokumentvorlage neu positionieren, gehen alle zuvor festgelegten Einstellungen für die horizontale und vertikale Positionierung verloren. Daher sollten Sie sich vergewissern, dass Textfelder relativ zur Seite positioniert sind, bevor Sie die Dokumentvorlage speichern und einreichen.
  • Wenn eine Vorlage auch Tabellen oder eingebetteten Text und Bilder enthält, empfiehlt es sich, alle Textfelder zu testen, indem Text hinzugefügt oder entfernt wird oder indem Grafiken ersetzt werden und deren Größe geändert wird. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihre Textfelder wie gewünscht funktionieren, wenn Benutzer die Dokumentvorlage ändern, insbesondere, was die Relation zu anderen Objekten und Elementen betrifft.

Tabellen

Wenn Sie eine Tabelle einfügen möchten, wechseln Sie auf die Registerkarte Einfügen, klicken Sie auf Tabelle, und wählen Sie dann die zu verwendende Anzahl der Zeilen und Spalten aus. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle, und klicken Sie dann im Menüband auf die Registerkarte Entwurf oder Layout (oder klicken Sie auf das Tabellensymbol, das in der oberen linken Ecke angezeigt wird, um die gesamte Tabelle auszuwählen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, um Formatierungsoptionen (z. B. das Layout, Rahmen und Schattierungen) auszuwählen.

Tabellen können für Folgendes hilfreich sein:

  • Anordnen von Text, Formen und Bildern in Relation zueinander, z. B. auf einem Flugblatt mit Bildern und Beispiel- oder Platzhaltertext für die Details zu einer Veranstaltung.
  • Einschränken oder Vorgeben des Raums, der Benutzern für Text oder Bilder zur Verfügung steht, um die Integrität eines Entwurfs sicherzustellen. So können Sie beispielsweise den Raum einschränken, der für den Titel eines Newsletters und ein dazugehöriges Foto zur Verfügung steht, in einer Spalte oder einem Artikel jedoch unbegrenzte Textmengen zulassen.
  • Als Container für Bausteine (wenn diese dem Schnellbaustein-Katalog hinzugefügt wurden), um sicherzustellen, dass die Position und die Formatierung von Bildern, Formen oder Text einheitlich bleibt, wenn Benutzer die Dokumentvorlage ändern. So können Sie beispielsweise eine Tabelle verwenden, um eine Dokumentvorlage für einen Lebenslauf zu erstellen, und dann Bausteine für weitere Einträge zur Ausbildung und zur Berufserfahrung erstellen. Auf diese Weise kann der Benutzer einfach den geeigneten Schnellbaustein in eine Tabellenzelle einfügen und den Text ändern, ohne Formatvorlagen oder Formatierungen zuweisen zu müssen.

Richtlinien für die Verwendung von Tabellen:

  • Verwenden Sie Tabellenzellen in erster Linie für Einrückungen und zum Ausrichten zugehöriger Informationen.
  • Halten Sie den Arbeitsaufwand des Benutzers im Zusammenhang mit Tabellen möglichst gering, indem Sie deutlich machen, wo Inhalte hinzugefügt oder geändert werden sollen. So können Sie bei Text beispielsweise für jede spezielle Art der Information eine andere Formatvorlage verwenden. In einem Newsletter können Sie den Titel und den Textkörper in unterschiedlichen Tabellenzellen unterbringen, und auf einer Grußkarte können Sie die Grafik und den jeweiligen Grußtext in unterschiedlichen Zellen platzieren.
  • Formatieren Sie die Position von Tabellen relativ zur Seite. Wenn die absolute Position einer Tabelle für die Gestaltung der Dokumentvorlage wichtig ist, vergewissern Sie sich, dass Sie die geeigneten Einstellungen für horizontale und vertikale Ausrichtung verwenden.
  • Wenn die Größe der Tabelle für die Gestaltung der Dokumentvorlage von Wichtigkeit ist, formatieren Sie die Tabellenzeilen und -spalten so, dass der Benutzer die Tabelle nicht versehentlich auf eine andere Seite oder in einen anderen Bereich der Dokumentvorlage fließen lassen kann.
  • Legen Sie für Überschriftenzeilen fest, dass diese wiederholt werden, sofern diese Einstellung für Ihren Entwurf geeignet ist und wenn sich der Text in einer Tabelle über mehrere Seiten erstrecken kann.
  • Zum Verhindern, dass vom Benutzer eingegebener Text in ungeeignete Bereiche des Vorlagenentwurfs (also beispielsweise neben eine Tabelle) fließt, lassen Sie keinen Textumbruch um Tabellen zu. Damit verhindern Sie zudem, dass Benutzer versuchen, eine Tabelle zu löschen, damit Text ohne Textumbruch angezeigt wird.
  • Wenn eine Dokumentvorlage sowohl Tabellen als auch Textfelder, eingebettete Grafiken oder Text enthält, testen Sie, ob sich die Tabelle wie geplant verhält, indem Sie Text hinzufügen und entfernen, die Seitenlayoutoptionen ändern, die Dokumentvorlage mit unterschiedlichen Seitenausrichtungen drucken sowie Bilder und Formen hinzufügen, ersetzen oder neu positionieren, die sich in der Nähe der Tabelle befinden.

Verwenden von Bausteinen (Schnellbausteinen) in einer Dokumentvorlage

Bausteine (auch als Schnellbausteine bezeichnet) lassen sich am besten als vorformatierte Inhaltsfragmente verwenden, die Sie auf der Registerkarte Einfügen dem Schnellbaustein-Katalog hinzufügen. Anstatt der Dokumentvorlage Informationen manuell hinzuzufügen, kann der Benutzer so auf einen Schnellbaustein klicken und schnell Designelemente, Inhalte oder Platzhalterinhalte einfügen (was insbesondere für Inhalte gilt, die in einer Dokumentvorlage ggf. mehr als einmal verwendet werden).

Bausteine können beispielsweise auch hilfreich sein, um dem Benutzer dabei zu helfen, einem Lebenslauf weitere Einträge zur Ausbildung oder zur Berufserfahrung hinzuzufügen, einem Test unterschiedliche Arten von Multiple Choice-Fragen hinzuzufügen oder einer Rezeptvorlage weitere Rezepte hinzuzufügen.

Mit dem Erstellen und Speichern von Bausteinen in einer Dokumentvorlage können auch Sie Zeit sparen und zudem zur Sicherstellung der Einheitlichkeit von Dokumentvorlagen beitragen, wenn Folgendes gilt:

  • Sie möchten ein Entwurfselement wie Beispiel- oder Platzhaltertext mit einer bestimmten Formatierung, einen Rahmen, eine Hintergrundfarbe oder ein Bild für einen Teil der Dokumentvorlage oder einen Bildplatzhalter (um nur einige Beispiele zu nennen) wiederverwenden.
  • Sie verwenden Text, Bilder oder Formen in einer Reihe von Dokumentvorlagen, die auf einem gemeinsamen Design basieren oder bestimmte Gestaltungselemente gemeinsam haben, wie die Fußzeile, das Unternehmenslogo und den Slogan in einer Gruppe von Unternehmensvorlagen, die Geschäftsbriefe, Rechnungen, Handzettel, Visitenkarten und Newsletter umfasst.

Wenn Sie Bausteine erstellen, empfiehlt es sich, diese im Schnellbaustein-Katalog zu speichern. Auf diese Weise werden Ihre Bausteine im Menü Schnellbausteine angezeigt, sodass der Benutzer sie schneller finden und einfügen kann. Wenn Sie Bausteine für in Word 2007 häufig verwendete Kataloge wie Kopf- und Fußzeilen erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die angepassten Bausteine dem entsprechenden Standardkatalog hinzufügen. So kann der Benutzer Ihre Inhalte einfacher finden, wenn er den Organizer für Bausteine verwendet.

 Wichtig     Damit Ihre Bausteine in der veröffentlichten Version der Dokumentvorlage verfügbar sind, müssen Sie jeden Baustein stattdessen in der Vorlagendatei selbst speichern. Speichern Sie Bausteine nicht in Ihrer standardmäßigen Bausteinvorlage in Word 2007 (Building Blocks.DOTX), denn dann sind sie in der Dokumentvorlage nicht verfügbar, wenn Sie diese zwecks Onlineveröffentlichung einreichen.

Richtlinien für das Erstellen und Speichern von Bausteinen:

  • Im Allgemeinen empfiehlt sich die Erstellung von Bausteinen für Gestaltungselemente oder Inhaltsplatzhalter, die der Benutzer in einer Dokumentvorlage ggf. mehr als einmal verwendet.
  • Vergewissern Sie sich, dass Ihre Bausteine wie auch die gesamten anderen Inhalte Ihrer Word 2007-Dokumentvorlage für das Zuweisen von Designs vorbereitet sind. Weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Dokumentvorlagen auf das Zuweisen von Designs vorbereiten, finden Sie unter Arbeiten mit Designs, Formatvorlagen und Formatierungen weiter oben in diesem Dokument.
  • Wenn Sie Bausteine im Schnellbaustein-Katalog speichern, sollten Sie zusammengehörige Elemente gruppieren, um Probleme mit der jeweils geeigneten Ebene zu vermeiden und um sicherzustellen, dass der Benutzer die Inhalte einfacher finden und auswählen kann, ohne in einer überwältigenden Vielzahl von Optionen blättern zu müssen, die bei Verwendung des Menüs Schnellbausteine ggf. zur Verfügung steht.
  • Wenn Sie Elemente gruppieren, sollten Sie die Gruppe sofort formatieren, bevor Sie sie im Schnellbaustein-Katalog (oder in einem anderen Katalog) speichern. Formate, die Sie zuweisen, bevor Sie mindestens zwei Elemente gruppieren, werden beim Gruppieren der Elemente automatisch entfernt.
  • Vergewissern Sie sich im Hinblick auf den Inhalt von Bausteinen, dass die Richtlinien für das Formatieren von Bildern, Text, Tabellen, Formen und anderer Objekte eingehalten wurden, die in diesem Dokument aufgeführt sind. Stellen Sie also beispielsweise sicher, dass Sie die Position für Gruppen aus Gestaltungselementen relativ zur Seite formatiert haben, und legen Sie fest, ob die jeweilige Gruppe vor oder hinter Text angezeigt werden soll. Damit verhindern Sie Probleme mit der Ausrichtung und der Ebenenzuweisung, wenn Benutzer Ihre Bausteine in ein Dokument einfügen.
  • Wenn Sie einen Baustein im Schnellbaustein-Katalog speichern, wird er im Menü Schnellbausteine und auch im Organizer für Bausteine angezeigt. Je nach Inhalt und Position auf der Seite wird der Baustein aber möglicherweise nicht in der Vorschau im Menü Schnellbausteine angezeigt. Damit die Benutzer solche Bausteine einfacher auswählen können, weisen Sie ihnen Namen zu, die eine klare Aussage zum Inhalt und zur Funktion des Bausteins enthalten, insbesondere in Relation zu anderen Bausteinen, die Sie mit der Dokumentvorlage zur Verfügung stellen.
  • Wenn Ihre Bausteine nicht einem der standardmäßigen Word 2007-Bausteinkatalogen (wie Kopfzeilen, Fußzeilen oder Seitennummerierung) zugeordnet werden können und Sie mehr als einen Bausteintyp angelegt haben, erstellen Sie neue Kategorien, und weisen Sie Ihre Bausteine in geeigneter Weise diesen Kategorien zu.
  • Stellen Sie sicher, dass die Kategorienamen klar den hierin enthaltenen Bausteintyp widerspiegeln, z. B. "Seitenrahmen". Stellen Sie zudem sicher, dass Sie zusammengehörige Bausteine wie sämtliche Variationen von Seitenrahmen in der jeweils geeigneten Kategorie zusammenfassen und für andere Bausteingruppen wie "Hintergrundbilder" wiederum neue Kategorien erstellen.

So speichern Sie Bausteine im Schnellbaustein-Katalog

 Wichtig    Speichern Sie Bausteine nicht in der standardmäßigen Bausteinvorlage von Word 2007 (Building Blocks.DOTX). Damit Ihre Bausteine in der veröffentlichten Version einer Dokumentvorlage verfügbar sind, müssen Sie sie in der Vorlagendatei selbst speichern. Stellen Sie nach dem Hinzufügen von Bausteinen zum Schnellbaustein-Katalog sicher, dass Sie die Dokumentvorlage speichern, und ändern Sie danach keinesfalls mehr deren Namen.

  1. Erstellen Sie eine DOTX-Datei, und speichern Sie diese dann unter einem geeigneten Dateinamen. Wenn Sie den Dateinamen später ändern, müssen Sie ggf. die ursprüngliche Vorlagendatei öffnen und jeden Baustein in der neuen Datei speichern (durch Bearbeiten der Eigenschaften des Bausteins im Organizer für Bausteine). Wenn Sie die Vorlagendatei öffnen und dann als neue Vorlagendatei speichern, sollten die Bausteine jedoch automatisch in der neuen Vorlage angezeigt werden.
  2. Erstellen (oder kopieren) Sie die Inhalte, die Sie als Baustein in der Vorlage speichern möchten.
  3. Wählen Sie den Bausteininhalt auf der Registerkarte Einfügen aus, klicken Sie auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
  4. Geben Sie Dialogfeld Neuen Baustein erstellen einen Namen für den Baustein ein, und wählen Sie den entsprechenden Katalog aus. Stellen Sie sicher, dass Sie dabei die oben beschriebenen Benennungskonventionen beachten.
  5. Wenn der Baustein im Menü Schnellbausteine angezeigt werden soll, wählen Sie in der Liste Katalog die Option Schnellbausteine aus. Wenn Sie planen, mehrere Bausteine hinzuzufügen, stellen Sie sicher, dass der Name den Inhalt oder die Funktion des Bausteins klar beschreibt (z. B. anhand der Farbe oder der Entwurfsvariante).
  6. Wählen Sie in der Liste Kategorie die Option Allgemein nur aus, wenn Sie mindestens einen Baustein des gleichen Typs erstellen. Wenn Sie planen, verschiedene Typen von Bausteinen zu erstellen, wählen Sie Neue Kategorie erstellen aus, und geben Sie dann einen Kategoriennamen ein, der für die Verwendung des Bausteins in der Vorlage geeignet ist (z. B. Multiple Choice-Fragen, Signaturen oder Fotorahmen). Kategoriebeschreibungen sind optional. Geben Sie in das Feld Beschreibung nicht bei jedem Erstellen eines Bausteins Informationen ein, weil dieses Feld sich nur auf die ausgewählte Kategorie und nicht auf die einzelnen Bausteine bezieht.
  7. Wählen Sie in der Liste Speichern in den Namen der Vorlagendatei aus. Sie müssen diesen Namen für jeden Baustein auswählen, den Sie der Vorlage hinzufügen. Andernfalls wird der Baustein nur der lokalen Standardvorlage für Bausteine (Building Blocks.DOTX) hinzugefügt und nicht in der veröffentlichten Vorlage angezeigt.
  8. Wählen Sie in der Liste Optionen abhängig vom Bausteintyp, den Sie erstellen, die entsprechende Einfügeoption aus.

Da Bausteine in allen geöffneten Word 2007-Dokumenten zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung stehen, können Sie Bausteine nicht testen, indem Sie einfach das Menü Schnellbausteine oder den Organizer für Bausteine in einem anderen Dokument anzeigen, das bei der Erstellung des Bausteins geöffnet ist. So können Sie prüfen, ob ein Baustein der Dokumentvorlage erfolgreich hinzugefügt wurde:

  1. Schließen Sie Word 2007 und alle ggf. geöffneten Dokumente, und öffnen Sie dann die Vorlagendatei erneut, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und dann auf Öffnen klicken. Auf diese Weise wird die Dokumentvorlage (DOTX-Datei) anstelle eines Dokuments (DOCX-Datei) geöffnet, das auf der Vorlage basiert.
  2. Prüfen Sie im Menü Schnellbausteine und im Organizer für Schnellbausteine, ob Ihre Bausteine an der richtigen Position angezeigt werden. 
  3. Wenn Sie den Eindruck haben, dass die Bausteine ordnungsgemäß in der Vorlage gespeichert wurden, schließen Sie die Vorlagendatei, und öffnen Sie ein Dokument (DOCX-Datei), das auf dieser Vorlage basiert.
  4. Fügen Sie jeden Baustein in das Testdokument ein, um zu prüfen, ob er ordnungsgemäß funktioniert. Testen Sie Ihre Bausteine auch, indem Sie die hierin enthaltenen Texte oder Bilder ändern, wenn diese auch vom Benutzer geändert werden sollen, und vergewissern Sie sich, dass das Dokument ordnungsgemäß gedruckt wird, nachdem Sie Bausteine hinzugefügt haben. Prüfen Sie hierbei auch jede Kombination aus Bausteinen, die der Benutzer ggf. zusammenstellt.
  5. Wenn Sie Änderungen an einem Baustein vornehmen müssen, schließen Sie das Testdokument, und öffnen Sie die Vorlagendatei erneut. Wiederholen Sie diesen Funktionstest jedes Mal, wenn Sie einen Baustein in einer Dokumentvorlage ändern.

Wenn Sie eine Bausteinvorlage einreichen möchten, anstatt die Bausteine in die Word 2007-Dokumentvorlage einzuschließen, lesen Sie die Einreichungsanforderungen im Abschnitt Erstellen und Übermitteln von Bausteinvorlagen weiter unten in diesem Dokument.

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Einfügen von Bildern, Formen und SmartArt

Grafiken, Fotos, ClipArt und SmartArt werden in diesem Abschnitt unisono als Bilder bezeichnet, außer an Stellen, an denen es um spezifische Richtlinien für den jeweiligen Typ geht. Diese Funktionen stehen über die Registerkarte Einfügen im Menüband von Word 2007 zur Verfügung.

Urheber- und Markenrecht

Vergewissern Sie sich vor der Auswahl von Bildern für eine Dokumentvorlage, dass diese nicht urheberrechtlich oder durch das Markenrecht geschützt und für die Veröffentlichung geeignet sind.

Formate von Bilddateien

Sie können zwar auch Vektor- oder Bitmapgrafiken verwenden, jedoch wird im Hinblick auf die Bildqualität und Dateigröße dringend empfohlen, folgende Formate zu verwenden:

  • JPEG-Dateiaustauschformat (Dateien vom Typ JPEG, JPG, JFIF oder JPE)
  • Portable Network Graphics (PNG-Dateien)
  • Windows Enhanced Metafile (EMF-Dateien)

Bildauflösung

Die Bildauflösung ist vom Verwendungszweck einer Vorlage abhängig:

  • Wenn eine Dokumentvorlage nur dazu dienen soll, online angezeigt zu werden, wählen Sie eine Auflösung von 72 dpi.
  • Wenn eine Vorlage gedruckt oder sowohl gedruckt als auch online angezeigt werden soll, wählen Sie eine Auflösung von 150 oder 200 dpi.
  • Drucken Sie zum Testen der Bildauflösung die Vorlage auf einem Heimdrucker. Akzidenzdruckereien verwenden in der Regel eine Auflösung von 300 dpi, wohingegen die meisten Heimdrucker nur 150 oder 200 dpi drucken können.

Ändern der Größe und Formatieren von Bildern

Sie können einer Vorlage Bilder hinzufügen, indem Sie sie auf einer Seite einbetten, in ein Textfeld einfügen oder in eine Tabellenzelle einfügen. Sie können Bilder auch mithilfe eines Inhaltssteuerelements für Grafiken einfügen, das Sie (zusätzlich zum Formatieren des eigentlichen Bilds) wie jedes andere Objekt formatieren können.

Mit einem Bildsteuerelement ist der Benutzer in der Lage, das Bild zu ändern, ohne Bilder kopieren und einfügen zu müssen. Stattdessen kann der Benutzer auf die Beschriftung des Bildsteuerelements für ein bestimmtes Bild klicken, woraufhin Word automatisch ein Dialogfeld öffnet, in dem der Benutzer zu dem gewünschten Bild navigieren und es einfügen kann.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Option für Sie am besten geeignet ist, finden Sie die nachstehenden Informationen ggf. hilfreich:

  • Die Verwendung einer Tabellenzelle kann verhindern, dass der Benutzer das Bild versehentlich verschiebt oder dessen Größe ändert, sodass es nicht mehr proportional zu anderen Elementen einer Dokumentvorlage positioniert ist, und zwar abhängig davon, wie Sie die Tabelle oder die Tabellenzelle formatieren.
  • Textfelder können ebenfalls verhindern, dass ein Bild versehentlich neu positioniert oder in der Größe geändert wird, lassen sich aber einfacher verschieben als Tabellen.
  • Bildsteuerelemente können wie alle anderen Texte oder Objekte einfach formatiert werden, wodurch Sie in der Lage sind, die Bildgröße und die Umbruchart zu formatieren und Beschriftungen hinzuzufügen. Darüber hinaus ermöglichen Sie dem Benutzer, das Bild mit nur wenigen Mausklicks zu ändern, anstatt ein Bild kopieren und einfügen zu müssen.
  • Wenn Sie nicht davon ausgehen, dass die Benutzer ein Bild ersetzen, was für die Bilder auf Grußkarten oder bei Briefpapier zutrifft, empfiehlt es sich, das Bild "hinter den Text" zu setzen, um zu verhindern, dass es versehentlich neu positioniert oder seine Größe geändert wird.

Richtlinien für das Einfügen und Formatieren von Bildern:

  • Fügen Sie Bilder hinzu, indem Sie sie in eine Tabellenzelle oder in Textfeld kopieren, füllen Sie ein Textfeld mit einem Bild, indem Sie die Formatierungsoptionen verwenden, oder fügen mithilfe der Registerkarte Entwicklertools ein Bild-Inhaltssteuerelement hinzu. Fügen Sie keinesfalls Bilder hinzu, indem Sie diese in den Zeichenbereich einfügen.
  • Formatieren Sie die Position aller Bilder relativ zur Seite, unabhängig davon, in welcher Weise Sie sie eingefügt haben. Dies trägt dazu bei, die Integrität des ursprünglichen Vorlagenentwurfs sicherzustellen, wenn der Benutzer die Seitenausrichtung, die Seitenränder oder das Papierformat ändert, für das Sie die Vorlage vorgesehen haben.
  • Gruppieren Sie Bilder nur, wenn sie ein zusammenhängendes Bild darstellen und als einzelnes Gestaltungselement dienen sollen. Gruppieren Sie keinesfalls mehrere Bilder, die sich an unterschiedlichen Positionen auf einer Seite befinden.
  • Verwenden Sie ein Grafikbearbeitungsprogramm zum Ändern der Größe von Fotos, und speichern Sie Fotos mit der empfohlenen Auflösung für die Druckausgabe oder Onlineanzeige. Weitere Informationen finden Sie unter Bildauflösung weiter oben in diesem Dokument.
  • Wenn Sie die Größe anderer Bilder als Fotos ändern möchten, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und halten Sie die Taste gedrückt, während Sie den Bildrand auf die gewünschte Größe ziehen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Proportionen erhalten bleiben.
  • Zum Zuschneiden eines Bilds können Sie das Zuschnitttool von Word verwenden. Nachdem Sie das Bild zugeschnitten haben, empfiehlt es sich, das Bild mit den standardmäßigen Komprimierungseinstellungen zu komprimieren. Auf diese Weise entfernen Sie die abgeschnittenen Bereiche des Bilds aus der Datei und verringern die Dateigröße.
  • Weisen Sie allen Formen eine Formatvorlage zu. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Arbeiten mit Designs, Formatvorlagen und Formatierungen weiter oben in diesem Dokument.

Text und alternativer Text (ALT-Text)

Befolgen Sie bei der Verwendung von Text in Verbindung mit Bildern die nachstehenden Richtlinien:

  • Fügen Sie Bildern zum Zweck der Barrierefreiheit einen alternativen Text hinzu. Richtlinien zur Verwendung von alternativem Text finden Sie im Abschnitt "Alternativer Text (ALT-Text)" unter Besserer Zugriff auf Dokumentvorlagen für Benutzer mit Behinderungen.
  • Verwenden Sie keine Bilder oder Fotos, die Text enthalten, da das Bild dann nicht für andere Sprachen lokalisiert werden kann.
  • Wenn Sie Text innerhalb einer Form oder einer SmartArt Text verwenden, stellen Sie sicher, dass dieser Text den Richtlinien für Platzhalter und Beispieltext entspricht, die weiter unten in diesem Dokument aufgeführt sind.
  • Wenn Sie einen Platzhalter oder einen Beispieltext neben einem Bild einfügen möchten, das Sie in eine Tabellenzelle eingefügt haben, setzen Sie diesen Text in eine separate Tabellenzelle. Damit vereinfachen Sie dem Benutzer das Ändern von Bild und Text.

Verwenden von Bildern als Hintergrund

Sie sollten generell keine Fotos als Hintergrundbilder verwenden, da hiermit die Dateigröße der Dokumentvorlage erheblich erhöht wird. Wenn Sie sich bewusst für die Verwendung eines Fotos als Hintergrundbild entscheiden, verwenden Sie unbedingt eines der Bilddateiformate, die zuvor in diesem Dokument beschrieben wurden, und versuchen Sie, die geringstmögliche Auflösung für eine akzeptable Bildqualität zu verwenden, da hochaufgelöste Bilder in der Regel die Dateigröße und damit die für den Download benötigte Zeit erhöhen.

In Word 2007 können Sie ein Bild als transparenten Hintergrund verwenden, indem Sie ein Textfeld erstellen, dieses mit einem Bild füllen (fügen Sie das Bild nicht ein bzw. betten Sie es nicht ein) und dann für das Textfeld die geeignete Transparenzeinstellung auswählen.

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Seitenlayoutoptionen

In diesem Abschnitt werden häufig verwendete Optionen auf der Registerkarte Seitenlayout im Word 2007-Menüband erläutert.

Seitenränder

Wenn Sie verhindern möchten, dass Teile der Vorlage beim Drucken abgeschnitten werden, legen Sie die Seitenränder für alle Seiten auf keinen geringeren Wert als 1 cm fest. Kein Text, kein Objekt und kein Seitenrahmen sollten in diesen Seitenrand von 1 cm hineinragen oder darüber hinausragen.

Wenn Ihr Entwurf voraussetzt, dass Objekte über den Seitenrand hinausragen, denken Sie daran, dass nur Benutzer, deren Drucker den randlosen Druck unterstützen, in der Lage sind, die Dokumentvorlage ordnungsgemäß zu drucken.

Papierformat

Formatieren Sie Ihre Dokumentvorlagen für die Druckausgabe auf Standardpapierformaten. Gängige Papierformate sind "A4", "Letter", "Tabloid" und "Legal". Einige häufig verwendete Umschlagformate werden ebenfalls unter den Word 2007-Seitenlayoutoptionen aufgeführt.

Spalten

Verwenden Sie Spalten nur dann, wenn Sie möchten, dass Text von einer Spalte in eine andere fließt, und zwar entweder auf einer Seite oder auf mehreren Seiten. In den meisten Fällen stehen mit Textfeldern, eingebettetem Text oder Tabellen weit flexiblere Layoutoptionen für den Vorlagenentwurf bereit.

Seitenumbrüche

Zur Verwendung von Seitenumbrüchen empfiehlt es sich, eine Formatvorlage zu erstellen, die einen Seitenumbruch im Absatzformat enthält. Weisen Sie diese Formatvorlage dann dem Text oder dem Objekt zu, vor dem der Seitenumbruch erfolgen soll. Stellen Sie sicher, dass schon der Name der Formatvorlage darauf hinweist, dass die Vorlage einen Seitenumbruch enthält. Seitenumbrüche sollten vom Benutzer optional hinzugefügt oder entfernt werden können. Daher empfiehlt es sich, Seitenumbrüche nur dann zu verwenden, wenn sie für das Layout der Dokumentvorlage absolut erforderlich sind.

Erstellen Sie zum Einfügen eines Seitenumbruchs, der nicht von Texten oder Objekten abhängt, eine Formatvorlage mit dem Namen "Seitenumbruch", damit die Benutzer diese im Bedarfsfall zuweisen können.

 Hinweis   Fügen Sie keine manuellen Seitenumbrüche hinzu. Je nachdem, wie ein Benutzer die Dokumentvorlage ändert, kann ein manueller Seitenumbruch den Inhalt in ungeeigneter Weise fragmentieren, was für eine Person, die mit den Optionen für die Absatzformatierung nicht vertraut ist, schwer zu korrigieren ist. 

Seitenfarbe

Weisen Sie Dokumentvorlagen nur dann eine Seitenfarbe zu, wenn diese Vorlagen ausschließlich für die Onlineanzeige vorgesehen sind. Seitenfarben sollten nicht für Dokumentvorlagen verwendet werden, die gedruckt werden sollen.

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Einfügen von Links

Word fügt automatisch einen Link hinzu, wenn Sie eine E-Mail-Adresse oder eine Websiteadresse eingeben.

Wenn Sie ein Microsoft-Partner sind und mit der Dokumentvorlage Links bereitstellen möchten, empfiehlt es sich, einen Bildschirmtipp (auch als QuickInfo bezeichnet) hinzuzufügen, in dem die Ziel-URL des Links sowie Suchbegriffe für alle Websites oder Multimediadateien angegeben werden, zu denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten. Auf diese Weise können andere Personen das gewünschte Ziel anzeigen und danach suchen, wenn das Ziel des von Ihnen bereitgestellten Links später entfernt oder geändert wird. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Text aus, der mit einem Link versehen werden soll, und klicken Sie dann im Menü Einfügen auf Hyperlink (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen vorhandenen Link, und klicken Sie dann auf Hyperlink bearbeiten).
  2. Klicken Sie unter Link zu auf den Linktyp, der eingefügt werden soll.
  3. Überprüfen bzw. bearbeiten Sie im Feld Text anzeigen als den Linktext.
  4. Kopieren Sie das Ziel des Links (z. B. die E-Mail-Adresse oder die Websiteadresse), und fügen Sie dieses dann in das Feld Adresse ein.

 Hinweis   Wenn Sie eine Zieladresse eingeben, stellen Sie sicher, dass diese auf Schreibfehler oder Ungenauigkeiten überprüft wird. Für Websiteadressen wird empfohlen, diese aus dem Browser zu kopieren und dann einzufügen.

  1. Klicken Sie auf QuickInfo, kopieren Sie das Ziel des Links, und fügen Sie dieses dann in das Feld QuickInfo-Text ein. Sie können das Ziel auch eingeben. Fügen Sie für eine Website Suchbegriffe hinzu, die Benutzer bei der Suche nach der Website unterstützen, wenn sich der Link ändert (Beispiel: "Navigieren Sie zu "www.office.microsoft.com/templates", oder suchen Sie nach "Office Online-Vorlagen".
  2. Klicken Sie auf OK.

Verwenden von Inhaltssteuerelementen und Makros

Inhaltssteuerelemente und Makros finden Sie auf der Registerkarte Entwicklertools im Word 2007-Menüband.

 Hinweis   Bei der Installation von Word 2007 wird die Registerkarte Entwicklertools nicht automatisch aktiviert. Wenn dies noch nicht geschehen ist, können Sie diese mithilfe der Option auf der Registerkarte Häufig verwendet des Dialogfelds Word-Optionen aktivieren.

Inhaltssteuerelemente

Auf Inhaltssteuerelemente können Sie über den Bereich Steuerelemente auf der Registerkarte Entwicklertools zugreifen. Verwenden Sie Inhaltssteuerelemente, um Platzhaltertext und Funktionen wie Rich Text- und Nur-Text-Steuerelemente, Bildsteuerelemente, Dropdownlisten und Steuerelemente für die Datumsauswahl einzufügen. Zum Verwalten von Inhaltssteuerelementen sollten Sie jedoch sicherstellen, dass die Option Entwurfsmodus aktiviert ist, während Sie die Inhalte eines Steuerelements bearbeiten.

Standardmäßig werden die Eingaben in ein Text-Inhaltssteuerelement unter Verwendung der Formatvorlage Platzhaltertext formatiert. Sie können diese Formatvorlage in der Gruppe Formatvorlagen ändern (siehe Arbeiten mit Designs, Formatvorlagen und Formatierungen), oder Sie können eine andere Formatvorlage zuweisen, die Sie für den Inhalt eines Steuerelements bevorzugen.

Sie können Inhaltssteuerelemente auf eine Seite eingebettet in anderen Text, innerhalb einer Tabelle oder innerhalb eines Textfelds einfügen. Microsoft empfiehlt die Verwendung von Inhaltssteuerelementen, um Folgendes anzuzeigen:

  • Platzhalter und Beispieltext, einschließlich Vorlagenanweisungen wie "Adresse hier eingeben" oder "[Eichenstraße 123]".
  • Dokumenteigenschaften wie Titel oder Autor. Beachten Sie, dass diese Steuerelemente automatisch ausgefüllt werden, wenn der Benutzer ein Dokument öffnet, das auf der Dokumentvorlage basiert. Solche Steuerelemente werden zudem auch automatisch für das gesamte Dokument aktualisiert, wenn der Benutzer die Dokumenteigenschaften bearbeitet.
  • Informationen für Datums- und Uhrzeitplatzhalter. Verwenden Sie das Steuerelement Datumsauswahl zum Einfügen und Formatieren eines bestimmten Datumsformats.
  • Grafiken und andere Bilder wie Fotos, Logoplatzhalter und Abbildungen mit Beschriftungen unter Verwendung des Bild-Inhaltssteuerelements.
  • Dropdownlisten – jedoch nur, wenn Sie eine vordefinierte Liste von Elementen erstellen möchten, aus denen der Benutzer eine Auswahl treffen kann, da der Benutzer nicht in der Lage ist, den Inhalt von Dropdownlisten zu ändern.

Verwenden Sie den Entwurfsmodus für die Arbeit mit Inhaltssteuerelementen, und befolgen Sie die folgenden Richtlinien:

  • Stellen Sie sicher, dass die Texte in Inhaltssteuerelementen den Richtlinien für Platzhalter und Beispieltext weiter unten in diesem Dokument entsprechen.
  • Weisen Sie allen Texten in Inhaltssteuerelementen Formatvorlagen zu, indem Sie die Eigenschaften des Inhaltssteuerelements bearbeiten und dem Inhalt des Steuerelements eine Formatvorlage zuweisen.
  • Versehen Sie verknüpfte Inhaltssteuerelemente und Inhaltssteuerelemente, die in der Vorlage mehrmals verwendet werden, mit Beschriftungen. Verwenden Sie keine Beschriftungen für Inhaltssteuerelemente, die in der Dokumentvorlage nur einmal verwendet werden.
  • Formatieren Sie Inhaltssteuerelemente so, dass das Steuerelement entfernt wird, wenn dessen Inhalt bearbeitet wurde. Dies gilt nicht für verknüpfte Inhaltssteuerelemente, die in der Dokumentvorlage mehrmals verwendet werden. Verknüpfte Inhaltssteuerelemente sollten stets mit einer Beschriftung versehen und angezeigt werden.
  • Wenn Sie Inhaltssteuerelemente testen, indem Sie das Steuerelement beim Bearbeiten des Inhalts beibehalten, stellen Sie die ordnungsgemäßen Einstellungen für jedes Steuerelement wieder her, bevor Sie die Dokumentvorlage einreichen.

Makros

Mit Makros steht eine bequeme Möglichkeit zum Anpassen Ihrer Dokumentvorlagen und zur umfassenden Nutzung Ihres Entwurfs bereit. Wenn Ihre Dokumentvorlage Makros enthält, stellen Sie sicher, dass Sie die Vorlage im Dateiformat DOTM speichern und dass Sie alle Makros auf einem Computer, der den Systemanforderungen entspricht, auf ordnungsgemäße Funktionsweise einschließlich einer ordnungsgemäßen Fehlerbehebung geprüft haben, bevor Sie die Dokumentvorlage zur Veröffentlichung einreichen.

 Wichtig   Wenn Sie ein Microsoft-Partner für Microsoft Office Online-Vorlagen sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Microsoft, bevor Sie Dokumentvorlagen mit Makros einreichen. Aus Gründen der Sicherheit müssen Vorlagen, die Makros enthalten, von Microsoft geprüft und digital signiert werden, bevor sie online veröffentlicht werden können. Dokumentvorlagen, die von Drittanbietern digital signiert wurden, können nicht veröffentlicht werden und müssen ohne digitale Signatur eingereicht werden. 

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Platzhalter und Beispieltext

Platzhalter und Beispieltext müssen eindeutig die Art der Informationen angeben, die der Benutzer eingeben soll, wenn er mit der Dokumentvorlage arbeitet:

  • Verwenden Sie zum Anzeigen aller Platzhalter und des gesamten Beispieltexts Inhaltssteuerelemente.
  • Formatieren Sie den gesamten in Inhaltssteuerelementen verwendeten Text mit Formatvorlagen und nicht manuell. Vergewissern Sie sich, dass in den Formatvorlagen Designschriftarten und -farben verwendet werden und dass sie die geeigneten Einrückungen und Zeilenabstände einschließlich der erforderlichen Zeilenumbrüche enthalten.
  • Setzen Sie Platzhalter und Beispieltext in eckige Klammern, um den Benutzer darauf hinzuweisen, dass der Text überschrieben werden soll: Beispiel: [Ihr Unternehmensslogan], [Ihr Firmenname] und [Hauptstraße 123, 12345 Musterstadt]
  • Vergewissern Sie sich, dass in Sätzen und Satzteilen die ordnungsgemäße Groß-/Kleinschreibung und Zeichensetzung verwendet wird.
  • Verwenden Sie zum Erstellen von Zeilen, in denen Text eingegeben oder geschrieben werden soll (z. B. Unterschriftzeilen), eine Tabellenzelle mit einem unteren Rahmen, einen unteren Absatzrahmen oder unterstrichene Tab-Füllzeichen. Verwenden Sie keine Unterstriche, da das Ausfüllen hiermit online nicht möglich ist und Unterstriche beim Drucken als gepunktete Linie angezeigt werden.
  • Verwenden Sie entweder Anweisungen oder Beispieltext, sorgen Sie jedoch innerhalb der Dokumentvorlage für Einheitlichkeit. Verwenden Sie also entweder [Straße, PLZ, Ort]' oder [Hauptstraße 123, 12345 Musterstadt]', jedoch nicht beides in derselben Dokumentvorlage. Weitere Informationen zu den rechtsgültigen Benennungskonventionen finden Sie unter Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen weiter unten in diesem Dokument.
  • Wenn Sie allgemeine Platzhalter anstelle von Beispieltext bevorzugen, verwenden Sie die Texte und Konstruktionen, die unter Allgemeiner Platzhaltertext weiter unten in diesem Dokument empfohlen werden.

Adressen, Telefonnummern, Website- und E-Mail-Adressen

 Wichtig   Aus Gründen des Urheberrechts, des Markenrechts und des Datenschutzes müssen Sie sicherstellen, dass die Namen sämtlicher Personen, alle Firmennamen, Adressen, Telefonnummern, Website- und E-Mail-Adressen, die Sie in Ihren Dokumentvorlagen verwenden, den folgenden rechtsgültigen Benennungskonventionen im Hinblick auf Text und Aufbau entsprechen. 

Anschrift

  • Verwenden Sie fortlaufende Nummern.
  • Verwenden Sie häufig vorkommende Straßennamen.
  • Wählen Sie eine Postleitzahl, die nicht dem Ort entspricht, der in der Adresse angegeben ist, z. B. Hauptstraße 456, 12345 Musterstadt

Telefonnummern

  • Verwenden Sie eine Vorwahl, die nicht der Region entspricht, die in der Adresse angegeben ist.
  • Verwenden Sie als Präfix 555.
  • Verwenden Sie Durchwahlnummern von 100 bis 199, zum Beispiel: (0123) 555-150, wobei (0123) nicht die ordnungsgemäße Vorwahl der von Ihnen gewählten Region ist.

E-Mail-Adressen

  • Verwenden Sie "jemand@example.com". Diese Adresse wurde von Microsoft für die Verwendung in Beispielen reserviert.

Frei verwendbare Namen

Parks und andere öffentliche Plätze in Städten gehören der öffentlichen Hand. Auf solche Namen können Sie sich problemlos beziehen, ohne dass es Probleme mit dem Markenrecht gibt. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, bitten Sie die zuständigen Personen um Erlaubnis, oder wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Microsoft.

Auf bereits veröffentlichte Informationen wie die der Verbraucherzentrale - Bundesverband (vzbv) können Sie sich beziehen, müssen jedoch die Quelle nennen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Informationen oder Firmennamen lizenzfrei verwendet werden dürfen, wenden Sie sich an die jeweilige Organisation, um deren Erlaubnis einzuholen.

Firmenname und Websiteadressen

So erstellen Sie eine fiktive Firma oder Personennamen und Websiteadressen:

  • Vermeiden Sie alle Namen oder Websiteadressen, von denen Sie wissen, dass es sie tatsächlich gibt, insbesondere in Kombination.
  • Verwenden Sie allgemeine oder beschreibende Namen wie "Das Zahnlabor" oder "Das städtische Planungsbüro".
  • Wählen Sie beispielsweise Namen von Bäumen, um sich auf fiktive Bildungsstätten zu beziehen, wie "Gymnasium am Ulmenweg" oder "Ahorn-Universität".
  • Recherchieren Sie alle von Ihnen verwendeten fiktiven Namen sorgfältig im Internet, in Telefonbüchern oder in anderen öffentlich zugänglichen Ressourcen.

Allgemeiner Platzhaltertext

Zur Sicherstellung, dass Platzhaltertext in allen Vorlagen auf der Website einheitlich eingesetzt wird, verwenden Sie die in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Texte und Konstruktionen.

Funktion Platzhaltertext und Konstruktion
Namen

Verwenden Sie zur Angabe von Personen- oder Firmennamen die folgenden Platzhaltertexte:

  • Empfängername
  • Firmenname
  • Geben Sie hier Ihren Namen ein
Unternehmensslogan Platz für Ihren Firmenslogan
Firmenkontaktinformationen

Verwenden Sie zur Angabe von Firmenkontaktinformationen die folgenden Platzhaltertexte:

  • Firmenname
  • Anschrift
  • Anschrift 2
  • PLZ, Ort 

Beispiel: Breite Straße 123, 60321 Frankfurt am Main

Telefon- und Faxnummern

So erstellen Sie eine fiktive Telefon- oder Faxnummer:

  • Verwenden Sie eine Vorwahl, die nicht der Region entspricht, die in der Adresse angegeben ist.
  • Verwenden Sie als Präfix 555.
  • Verwenden Sie als Durchwahl Nummern von 100 bis 199.

Beispiel basierend auf der vorstehenden Adresse: (0123) 555-150

E-Mail- und Websiteadressen

Verwenden Sie zur Angabe von E-Mail- und Websiteadressen die folgenden Platzhaltertexte:

  • E-Mail-Adresse
  • Websiteadresse
Informationen zum Empfänger von Wurfsendungen

Verwenden Sie zur Angabe von Empfängeradressen die folgenden Platzhaltertexte:

  • Empfängername
  • Anschrift
  • Anschrift 2
  • PLZ, Ort 

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Einreichungsanforderungen

Dateiformat

Speichern und übermitteln Sie Word 2007-Dokumentvorlagen für die Veröffentlichung als Word-Vorlagendateien (DOTX). Abgesehen von den beiden nachstehend aufgeführten Ausnahmen werden Dateien, die im Dokumentformat (DOCX) eingereicht werden, nicht veröffentlicht. Stattdessen werden sie zwecks Prüfung und Test im ordnungsgemäßen Vorlagenformat an Sie zurückgesendet.

Für Bausteinvorlagen und Vorlagen, die Makros enthalten, sind weitere Produktionsschritte erforderlich, bevor sie auf der Office Online-Website veröffentlicht werden können:

  • Reichen Sie Bausteinvorlagen als DOCX-Dateien ein. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Übermitteln von Bausteinvorlagen weiter unten in diesem Dokument.
  • Reichen Sie Vorlagen, die Makros enthalten, als DOTM-Dateien ein. Weitere Informationen finden Sie unter Makros weiter oben in diesem Dokument.

Dateiname

Stellen Sie beim Speichern einer Word 2007-Vorlage im Hinblick auf den Dateinamen Folgendes sicher:

  • Entspricht der Benennungskonvention 12.4. Dies bedeutet, dass der Dateiname vor der vier Buchstaben umfassenden Dateinamenerweiterung nicht mehr als 12 Buchstaben oder Zeichen aufweist. Beispiel: Feierplan.DOTX
  • Enthält keine Leerzeichen oder Sonderzeichen wie Apostrophe. Dateinamen dürfen jedoch im Bedarfsfall Bindestriche oder Unterstriche enthalten.
  • Enthält vorlaufende Nummern bei Variationen der Vorlage, bei denen sich der Inhalt (Text) der Vorlage nicht ändert, jedoch andere Designs, Bilder oder Farben verwendet wurden. Beginnen Sie mit der Zahl 2 am Ende des zweiten Dateinamens, also beispielsweise Feierplan.DOTX, Feierplan2.DOTX, Feierplan3.DOTX.

Titel von Vorlagen

Zur Sicherstellung, dass Ihre Vorlagentitel konsistent und für die Benutzer in den Suchergebnissen und Vorlagenkategorien auf Office Online einfach zu finden sind, befolgen Sie den folgenden Anweisungen:

  • Verwenden Sie Substantive und Bestimmungswörter, jedoch keine Verben und Gerundien. Beispiel: "Gartenplan" (jedoch nicht "Planen eines Gartens").
  • Setzen Sie Bestimmungswörter, sofern möglich, vor das Substantiv. Beispiel: "Klasse 3 - Buchbesprechung", "Hundesitter - Rechnung", "Geburtstags- und Jubiläumskalender"
  • Halten Sie sich im Hinblick auf die Groß- und Kleinschreibung an die Regeln der deutschen Grammatik, d. h. schreiben Sie nur die Wörter groß bzw. klein, die Sie auch in einem normalen Satz groß- oder kleinschreiben würden. Schreiben Sie Eigennamen wie die Namen von Designs groß, setzen Sie sie in Klammern und in Anführungszeichen. Beispiel: "Gartenplanung (Design "Blumig")".
  • Verwenden Sie, wenn möglich, nicht mehr als 32 Zeichen.
  • Wenn Sie den Vorlagentitel in den Textkörper der Vorlage als Beispieltext einschließen, geben Sie den gleichen Titel auch in den Dateieigenschaften (Feld Titel) an.

Erstellen und Übermitteln von Bausteinvorlagen (gilt nur für Microsoft-Partner)

Es empfiehlt sich, für die Verwendung als Gestaltungselemente in einer Word 2007-Dokumentvorlage Bausteine zu verwenden und diese dann dem Schnellbaustein-Katalog hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Bausteinen (Schnellbausteinen) in einer Dokumentvorlage weiter oben in diesem Dokument.

Wenn Sie eine Bausteinvorlage erstellen möchten, die separat heruntergeladen und auch für andere Dokumente verwendet werden kann, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie den Inhalt, den Sie als Baustein verwenden möchten.
  2. Erstellen Sie eine leere Seite, indem Sie vor dem Bausteininhalt einen Abschnittswechsel einfügen. Diese Seite wird im Verlauf des abschließenden Veröffentlichungsprozesses entfernt. Daher ist es unerheblich, ob der Abschnitt Kopf- oder Fußzeilen enthält.
  3. Speichern Sie den Bausteininhalt als DOCX- und nicht als DOTX-Datei.

Da für die Veröffentlichung von Bausteinvorlagen weitere Schritte erforderlich sind, wird die Datei bei der Veröffentlichung in eine Vorlagendatei umgewandelt.

Funktionstests

Wenn Sie die Erstellung der Vorlage abgeschlossen haben, stellen Sie Folgendes sicher:

  • Wenn eine Vorlage für die Druckausgabe vorgesehen ist, vergewissern Sie sich, dass sie in der Seitenansicht ordnungsgemäß angezeigt werden kann und gedruckt wird.
  • Wenn eine Vorlage nur für die Onlineanzeige vorgesehen ist, prüfen Sie, ob sie mit den Standardeinstellungen von Microsoft Internet Explorer ordnungsgemäß angezeigt wird.
  • Wenn eine Vorlage gefaltet, geschnitten oder zusammengebaut werden muss, prüfen Sie, ob die Vorlage ordnungsgemäß funktioniert und die Anweisungen logisch nachvollzogen werden können.
  • Prüfen Sie, ob Tabellen, Textfelder, Inhaltssteuerelemente, Bilder und alle anderen Objekte und Elemente des Entwurfs, die die Benutzer ändern sollen, den Vorstellungen entsprechend funktionieren, wenn Sie Text hinzufügen oder entfernen, Bilder ersetzen oder die Größe von Bildern oder Objekten ändern.
  • Prüfen Sie, ob alle Objekte und Elemente relativ zur Seite positioniert sind, um die Skalierbarkeit zu gewährleisten. Testen Sie die Vorlage, indem Sie die Seitenausrichtung oder die Ränder ändern, und zeigen Sie die Vorlage dann online an bzw. drucken Sie sie.
  • Prüfen Sie, ob die Vorlage leere Seiten oder manuelle Seitenumbrüche enthält, und entfernen Sie diese, sofern es sich nicht um eine Bausteinvorlage handelt. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Übermitteln von Bausteinvorlagen und unter Seitenlayoutoptionen weiter oben in diesem Dokument.
  • Prüfen Sie, ob sich Schriftfarben, Bilder und Formen sowohl bei der Onlineanzeige als auch in der Druckausgabe gut von den Hintergrundfarben abheben.
  • Wenn Sie das Fenster Formatvorlagen öffnen, werden nur die aktuell verwendeten Formatvorlagen angezeigt. Sämtliche Formatvorlagen, die Sie erstellt oder geändert haben, die jedoch nicht verwendet werden, wurden gelöscht. Im Dialogfeld Optionen für Formatvorlagenbereich werden Formatvorlagen neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage zugewiesen.

Speichern von Vorlagen

Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie mit dem Erstellen und Testen der Vorlage fertig sind und bevor Sie die endgültige Version der einzureichenden Datei speichern:

  • Vergewissern Sie sich, dass alle Textfelder, Tabellen, Formen und andere Objekte relativ zur Seite positioniert wurden.
  • Deaktivieren Sie das Nachverfolgen von Änderungen sowie die Anzeige von Absatzmarken und sonstigen Formatierungszeichen. Vergewissern Sie sich, dass alle vorhandenen Änderungen angenommen oder abgelehnt wurden und dass sich im Markupbereich (Randbereich) der Vorlage keine Überarbeitungslinien mehr befinden. Dies kommt häufig vor, wenn Leerzeilen oder Absatzschaltungen bearbeitet wurden, während die Änderungsverfolgung aktiviert war.
  • Zeigen Sie die Vorlage in der Ansicht Seitenlayout im Vollbild an.
  • Stellen Sie die standardmäßige Zoomeinstellung (100 %) wieder her, und speichern Sie die Vorlage dann mit dieser Zoomeinstellung (drücken Sie STRG+S). Wenn die Anzeige der Vorlage mit der Standardeinstellung nicht Ihren Vorstellungen entspricht, passen Sie die Zoomeinstellungen so an, dass die Vorlage bei der ersten Anzeige überschaubarer ist, und speichern Sie die Vorlage dann mit dieser neuen Zoomeinstellung.
  • Wenn Sie eine Briefvorlage erstellt haben, legen Sie die Zoomeinstellung auf Seitenbreite fest.
  • Öffnen Sie das Fenster Formatvorlagen, und vergewissern Sie sich, dass hier nur die aktuell verwendeten Formatvorlagen angezeigt werden und dass Formatvorlagen neuen, auf der Vorlage basierenden Dokumenten zugewiesen werden.
  • Prüfen Sie die Rechtschreibung und die Grammatik, und korrigieren Sie etwaige Rechtschreib- und Grammatikfehler.
  • Speichern Sie die Vorlage.
  • Prüfen Sie die Datei mit einer Antivirensoftware Ihrer Wahl auf Viren.

Wenn Sie eine Vorlage nach dem Testen und Speichern noch einmal ändern, wiederholen Sie diese Schritte, bevor Sie die Vorlage zur Veröffentlichung einreichen.

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Kurzübersicht zu Word 2007-Dokumentvorlagen

Beachten Sie diese Richtlinien in Verbindung mit den Anforderungen für Funktionstests und Speicherung, um sicherzustellen, dass Ihre Vorlage für die Einreichung bereit ist. Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass Sie bei der Erstellung Ihrer Vorlage die wichtigen Aspekte hinsichtlich Inhalte und Zielgruppe berücksichtigt haben, die Sie unter Was Sie vor dem Erstellen einer Vorlage wissen sollten und Besserer Zugriff auf Dokumentvorlagen für Benutzer mit Behinderungen finden.

Richtlinie Details
Text
  • Platzhalter und Beispieltext werden in der Vorlage einheitlich verwendet und entsprechen den rechtsgültigen Benennungskonventionen.
  • Der gesamte Text wurde mit Formatvorlagen formatiert, die mit Designschriftarten und Designfarben verknüpft sind und die die geeigneten Einrückungen und Zeilenabstände enthalten.
  • Der Titel der Vorlagen entspricht den Anforderungen der Office Online-Website.
  • Rechtschreibung und Grammatik sind fehlerfrei.
  • Änderungen nachverfolgen ist deaktiviert.
Bilder und Objekte
  • Alle Bilder und Fotos verfügen über einen alternativen Text.
  • Alle Formen und AutoFormen sind Designfarben zugeordnet.
  • Alle in der Vorlage verwendeten Bausteine wurden dem Schnellbaustein-Katalog oder einem geeigneten Bausteinkatalog hinzugefügt und wurden in der Vorlage selbst gespeichert. Andernfalls werden die Bausteine nicht in der veröffentlichten Vorlage angezeigt.
  • Bei Tabellen wurden die Überschriftenzeilen auf Wiederholen festgelegt, sofern dies für Ihren Entwurf geeignet ist und der Text über mehr als eine Seite fließen kann.
Layout
  • Die Seitenränder wurden auf keinen geringeren Wert als 1 cm festgelegt, und es gibt keine Objekte, die in die Seitenränder hinein- oder über diese herausragen.
  • Textfelder, Tabellen, Bilder und Formen sind relativ zur Seite positioniert und im Bedarfsfall für Textfluss formatiert.
  • Die Vorlage wurde in der Seitenlayoutansicht mit der maximalen Fenstergröße gespeichert.
  • Die Zoomeinstellungen wurden auf 100 % festgelegt (oder auf einen Wert, mit dem der Vorlageninhalt optimal zur Bearbeitung angezeigt werden kann). Bei Briefvorlagen wurden die Zoomeinstellungen auf Seitenbreite festgelegt.
Formatierung
  • Die Anzeige von Absatzmarken und sonstigen Formatierungszeichen wurde deaktiviert.
  • Das Fenster Formatvorlagen wurde so konfiguriert, dass nur die aktuell verwendeten Formatvorlagen angezeigt werden, und die Formatvorlagen werden auf neue, auf der Vorlage basierende Dokumente angewendet.
  • Formatvorlagen, die Sie erstellt oder geändert, jedoch nicht verwendet haben, sowie alle manuell eingefügten Leerzeilen, Absatzmarken und Seitenumbrüche wurden gelöscht.
Dateiformat
  • Der Dateiname genügt der 12.-Benennungskonvention und enthält keine Sonderzeichen.
  • Die Datei wurde in einem geeigneten Format gespeichert: DOTX, DOTM (bei Vorlagen, die Makros enthalten) oder DOCX (nur bei Bausteinvorlagen).

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Zutreffend für:
Word 2007