Einladen von Personen in einen Arbeitsbereich in SharePoint Workspace 2010

Sie laden Personen zum Beitritt als neue Mitglieder zu einem Groove-Arbeitsbereich ein, indem Sie Arbeitsbereichseinladungen senden.

Inhalt



Erstellen einer Arbeitsbereichseinladung

So laden Sie jemanden zu einem Groove-Arbeitsbereich ein

  1. Wechseln Sie zu dem Arbeitsbereich.
  2. Geben Sie im Bereich Mitglieder in das Feld In Arbeitsbereich einladen den Namen oder die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

Anzeigen Details der Einladungsadressierung

Wenn Sie einen Namen eingeben, sucht SharePoint Workspace nach einem Kontakt, der mit den eingegebenen Buchstaben übereinstimmt. Sie können auch einen Kontakt aus dem Dropdownmenü auswählen, das alle von Ihrem Konto erkannten Kontakte enthält: Dies umfasst Kontakte, die Sie Ihrer persönlichen Liste im Startbereich hinzugefügt haben, sowie Kontakte, die Mitglieder anderer Arbeitsbereiche sind.

Wenn SharePoint Workspace keine Übereinstimmung für den eingegebenen Namen finden kann, werden Sie aufgefordert, nach dem Kontakt zu suchen.

Klicken Sie auf Weitere, um weitere Optionen zum Hinzufügen oder Suchen von Empfängern im Dialogfeld Empfänger hinzufügen anzuzeigen.

  1. Klicken Sie auf Start, um das Dialogfeld Einladung senden zu öffnen.
  2. Weisen Sie den Empfängern eine Rolle aus der Dropdownliste zu.

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Wenn Sie mehrere Kontakte einladen und diesen unterschiedliche Rollen zuweisen möchten, müssen Sie gesonderte Einladungen pro Rolle senden.

Zusätzlich können Sie, wenn Sie kein Manager in dem Arbeitsbereich sind, Eingeladenen nur dieselbe Rolle wie Ihre zuweisen (Teilnehmer weisen die Rolle "Teilnehmer" zu, und Gäste weisen die Rolle "Gast" zu). Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Rollen und Berechtigungen.

  1. Wenn Sie die Einladungsannahme der Eingeladenen bestätigen möchten, aktivieren Sie Zustimmungsbestätigung erforderlich.

 Hinweis    Dieses Feature wird automatisch für alle per E-Mail gesendeten Einladungen aktiviert.

  1. Fügen Sie gegebenenfalls einen Nachrichtentext hinzu.
  2. Klicken Sie auf Einladen, um die Einladung zu senden.

SharePoint Workspace führt in Abhängigkeit vom ausgewählten Empfängertyp folgende Aktionen aus:

  • Bei SharePoint Workspace-Kontakten sendet SharePoint Workspace die Einladung als SharePoint Workspace-Nachricht.
  • Bei E-Mail-Adressen sendet SharePoint Workspace die Einladung mittels Microsoft Outlook als E-Mail-Nachricht mit einer Dateianlage.

Die Nachricht enthält Anweisungen sowohl für Personen, die bereits SharePoint Workspace besitzen, als auch für solche ohne. Personen, die bereits SharePoint Workspace besitzen, klicken auf einen Link in der Nachricht, über den die Einladung geöffnet wird. Personen, die kein SharePoint Workspace besitzen, klicken auf einen anderen Link, der sie zur SharePoint Workspace-Downloadseite bringt. Sobald ein E-Mail-Empfänger SharePoint Workspace installiert und startet, sollte sich die Arbeitsbereichseinladung automatisch öffnen. Wenn die Einladung sich nicht automatisch öffnet, kann der Empfänger zu der E-Mail-Nachricht zurückkehren und die Dateianlage öffnen, um auf die Einladung zu antworten.

Alle per E-Mail gesendeten Einladungen erfordern, dass der Absender die Annahme bestätigt, bevor der Arbeitsbereich an den Computer des Empfängers gesendet wird.

 Hinweis    Wenn Sie keinen Microsoft Outlook-E-Mail-Client besitzen, wird eine Meldung angezeigt, dass Sie die Einladung nicht mit diesem Feature senden können. In der Meldung wird ein alternativer E-Mail-Einladungsprozess beschrieben, beispielsweise das Kopieren der Einladung in die Zwischenablage, um sie dann in einen anderen E-Mail-oder Messagingclient einzufügen.

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Informationen zu Einladungsbenachrichtigungen

Wenn Sie eine Einladung senden, informiert Sie SharePoint Workspace über deren Status durch die Bereitstellung von Benachrichtigungen.

 Hinweis    Bei E-Mail-Empfängern werden erst Statusbenachrichtigungen angezeigt, nachdem diese die Dateianlage geöffnet haben. In der folgenden Tabelle könnte die erste angezeigte Benachrichtigung "Eingeladene Person wird eingeladen: Geöffnet, Warten auf Antwort..." sein.

In der folgende Tabelle finden Sie eine Zusammenfassung der Einladungsstatusbenachrichtigungen:

Benachrichtigung Bedeutung
"Eingeladene Person" wird eingeladen: Warten auf Senden... SharePoint Workspace kann noch keine Einladung senden. Der Computer des Absenders ist möglicherweise offline oder hat zurzeit keine Livenetzwerk- oder Relaydienstverbindung.
"Eingeladene Person" wird eingeladen: Wird gesendet, % abgeschlossen... SharePoint Workspace sendet die Einladung an den Computer des Eingeladenen oder an den Relaydienst (wenn der Computer des Eingeladenen offline ist).
"Eingeladene Person" wird eingeladen: Gesendet, Warten auf Übermittlung... Die Einladung hat den Computer des Absenders verlassen und wird zugestellt, wenn der Eingeladene online ist. Ist der Eingeladene offline, wird die Einladung an den Relaydienst weitergeleitet.
"Eingeladene Person" wird eingeladen: Übermittelt, Warten auf Öffnen durch Eingeladenen... Die Einladung hat den Computer des Eingeladenen erreicht.
"Eingeladene Person" wird eingeladen: Geöffnet, Warten auf Antwort... Der Eingeladene hat die Einladung geöffnet und muss jetzt entscheiden, ob er sie annimmt oder ablehnt.
"Eingeladene Person" wird eingeladen: Einladung angenommen. Der Eingeladene hat die Einladung angenommen, aber SharePoint Workspace sendet den Arbeitsbereich noch nicht, weil der Einladende und alle anderen Arbeitsbereichsmitglieder offline sind. Beachten Sie, dass, wenn der Eingeladene die Einladung zu einem Zeitpunkt annimmt, zu dem der Einladende offline ist, SharePoint Workspace versucht, den Arbeitsbereich von einem anderen Mitglied herunterzuladen, das zurzeit online ist, wobei Mitglieder bevorzugt werden, die zwar online aber im Leerlauf sind.
"Eingeladene Person" wird eingeladen: Einladung angenommen: Arbeitsbereich wird gesendet , % abgeschlossen... Der Eingeladene hat die Einladung angenommen, und der Arbeitsbereich wird jetzt gesendet.
"Eingeladene Person" wird eingeladen: Arbeitsbereich gesendet, Warten auf Übermittlung... Der Arbeitsbereich hat den Computer des Einladenden verlassen, während der Eingeladene ihn immer noch empfängt.
"Eingeladene Person" wird eingeladen: Arbeitsbereich übermittelt. Der Arbeitsbereich wurde erfolgreich an den Eingeladenen übermittelt.

 Hinweis    Wenn der Eingeladene offline geht, bevor der gesamte Arbeitsbereich empfangen wurde, wird der Arbeitsbereich an den Relaydienst gesendet. Geht der Eingeladene das nächste Mal online, wird der Arbeitsbereich vom Relaydienst auf den Computer der eingeladenen Person weitergeleitet.

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Bestätigen einer Einladungsannahme

Das Anfordern einer Annahmebestätigung ist aus Sicherheitsgründen nützlich. Es bietet Ihnen die Gelegenheit, die Identität jedes Empfängers zu überprüfen, bevor Sie den Arbeitsbereich senden. Wenn Sie diese Option aktivieren, zeigt SharePoint Workspace, wenn die Nachrichtenempfänger Ihre Einladung annehmen, eine Benachrichtigung an, in der Sie aufgefordert werden, die Einladung zu bestätigen.

Führen Sie im Dialogfeld Annahme bestätigen eine der folgenden Aktionen aus, und klicken Sie dann auf Bestätigen:

  • Klicken Sie auf Von, um den Kontakt des Empfängers zu öffnen, um seine Identität zu überprüfen, bevor der Arbeitsbereich gesendet wird.
  • Fügen Sie eine Nachricht ein, die gesendet wird, wenn Sie die Annahme bestätigen oder Ablehnen.
 
 
Zutreffend für:
SharePoint Workspace 2010