Verwalten von Informationen

Auf Inhalte und Informationen zugreifen zu können, wenn Sie sie benötigen, egal, wo Sie sich befinden, kann ein entscheidender Faktor bei der Erledigung Ihrer Arbeit sein. Über die Links Newsfeed, OneDrive for Business und Websites am oberen Rand von SharePoint Server 2013- und Office 365-Seiten können Sie Inhalte und Informationen erfassen und speichern, sodass sie über Ihre Mobil- oder Desktopgeräte schnell jederzeit wieder auffindbar sind.

Dieser Artikel enthält eine allgemeine Anleitung zum Verwalten von Inhalten in OneDrive for Business und auf Ihrer Seite "Websites". Informationen können aber auch aus Unterhaltungen mit anderen Personen stammen. Eine Anleitung zum Verwalten von Informationen von anderen Personen und aus Unterhaltungen über soziale Medien finden Sie unter Folgen von Personen, um deren Aktivitäten zu beobachten und Welche Elemente werden in Ihrem Newsfeed angezeigt?

 Hinweis    Abhängig davon, wie in Ihrer Organisation persönliche Websites und Profile eingerichtet und angepasst sind, weichen die Funktionen auf Ihren Seiten "Newsfeed", OneDrive for Business und "Websites" sowie der Zugriff darauf von den Beschreibungen in diesem Artikel an. Insbesondere Office 365-Benutzern wird möglicherweise Yammer anstelle der Option "Newsfeed" angezeigt.

Inhalt dieses Artikels


Speichern und Freigeben von Dokumenten in OneDrive for Business

OneDrive for Business ist ihre geschäftliche OneDrive-Bibliothek – ein Ort, an dem Sie persönliche Dokumente am Arbeitsplatz speichern und freigeben können.

OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive, das als persönlicher Speicherplatz, getrennt von Ihrem Arbeitsplatz gedacht ist. OneDrive for Business unterscheidet sich auch von Ihrer Teamwebsite, die zum Speichern von team- oder projektbezogenen Dokumenten gedacht ist.

Mit OneDrive for Business können Sie Ihre Bibliothek und die Dateien ganz nach Bedarf organisieren. Alle Dateien sind standardmäßig privat, aber Sie können Dokumente nach Bedarf freigeben.

SharePoint Online und Office 365 bieten eine individuelle Speicherzuordnung von 25 GB für persönliche Websiteinhalte, worin Ihre OneDrive for Business-Bibliothek, Ihr persönlicher Newsfeed und Ihr Papierkorb enthalten sind. Für lokale Server können andere Speichergrenzwerte gelten, je nach den Anforderungen Ihrer Organisation. Weitere Informationen zur Onlinespeicherzuordnung finden Sie unter SharePoint Online: Softwarelimits und -beschränkungen.

Es ist sinnvoll, Ihre Geschäftsdateien in OneDrive for Business zu speichern, da diese Bibliothek ein zentraler Ort ist, um Inhalte zu speichern, Dateien zu finden, die Sie benötigen, sowie ausgewählte Elemente freizugeben, die Sie gemeinsam mit anderen bearbeiten möchten.

 Hinweis    Die OneDrive for Business-Funktionen und der Zugriff hängen von den in Ihrer Organisation vorgenommenen Anpassungen ab und weichen ggf. von den Beschreibungen in diesem Artikel ab.

Die OneDrive for Business-Bibliothek bietet sich an, um folgende Elemente zu organisieren:

  • Von Ihnen erstellte Dokumente und andere Dateien
  • Dokumente, die Sie gemeinsam mit anderen bearbeiten möchten
  • Medienobjekte wie Bilder, PowerPoint-Präsentationen, Musik und Videodateien

So greifen Sie auf Ihre persönliche Bibliothek zu

  1. Melden Sie sich bei Office 365 oder SharePoint Server an.
  2. Wählen Sie am oberen Rand einer SharePoint- oder Office 365-Website Ihrer Organisation OneDrive.

Ihre OneDrive for Business-Bibliothek auswählen

Um mit Aktivitäten zu beginnen, beispielsweise dem Erstellen oder Hochladen von Dateien, verwenden Sie die Optionen auf der Schnellbefehlsleiste.

Schnellbefehlsleiste in OneDrive for Business

Um Dateien in der Bibliothek zu verschieben, wählen Sie ein Element aus, das Sie verschieben möchten, und verwenden Sie die Option Mit Explorer öffnen auf der Registerkarte Bibliothek, wie unter Video: Kopieren oder Verschieben von Bibliotheksdateien mit dem Befehl "Mit Explorer öffnen" beschrieben.

Zur Durchführung anderer Dateiverwaltungsaktivitäten wählen Sie die Option Verwalten auf der Schnellbefehlsleiste.

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Folgen von Dokumenten, die für Sie wichtig sind

Sie können Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und Dokumente schneller wiederfinden, indem Sie ihnen folgen. Dokumenten zu folgen ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie sie gemeinsam mit anderen bearbeiten – also Dokumente, die Sie freigeben bzw. Dokumente, die für Sie freigegeben wurden.

Dokumente, denen Sie folgen, erscheinen auf Ihrer Seite "Newsfeed" unter Ich folge und auf Ihrer OneDrive for Business-Seite, wenn Sie auf der Schnellstartleiste auf Gefolgte Dokumente klicken. So folgen Sie einem Dokument in OneDrive for Business

  1. Wählen Sie das Dokument aus.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei in der Gruppe Freigeben und Verfolgen die Option Folgen.

Kategorisieren von Dokumenten, sodass andere sie problemlos finden können

Durch das Kategorisieren eines Dokuments weisen Sie diesem bestimmte Interessensbereiche zu, vorausgesetzt, das Kategorisieren wird in Ihrem Unternehmen unterstützt. So können Sie z. B. ein Dokument, in dem die Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens beschrieben werden, mit #Urlaub kategorisieren. Zum Kategorisieren eines ausgewählten Dokuments oder zum Hinzufügen einer persönlichen Notiz oder eines Kommentars klicken Sie im Menüband auf das Tool Kategorien und Notizen und geben dann ein Stichwort in das Textfeld ein. Diese Kategorien werden als #Stichwort angezeigt, sofern das Kategorisieren in Ihrem Unternehmen unterstützt wird, und dem Dokument zugeordnet.

Weitere Informationen zu Stichwörtern finden Sie unter Anzeigen und Bearbeiten des eigenen Profils.

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Finden von Dokumenten und Websites, die für Sie wichtig sind

Wenn Sie ein Dokument oder eine Website sehen, das bzw. die Ihnen hilfreich erscheint, können Sie dem Dokument folgen oder der Website folgen, sodass Sie das Dokument bzw. die Website schnell wiederfinden.

Führen Sie oben auf einer SharePoint-Website oder Office 365-Seite eine der folgenden Aktionen aus, um ein Dokument zu finden, dem Sie folgen

  • Klicken Sie auf Newsfeed, und klicken Sie dann unter Ich folge auf die eingekreiste Zahl über Dokumente.
  • Klicken Sie auf OneDrive, und klicken Sie dann auf der Schnellstartleiste auf Gefolgte Dokumente.

Führen Sie oben auf einer SharePoint-Website oder Office 365-Seite eine der folgenden Aktionen aus, um eine Website zu finden, der Sie folgen

  • Klicken Sie auf Newsfeed, und klicken Sie dann unter Ich folge auf die eingekreiste Zahl über Websites.
  • Klicken Sie auf Websites.

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Verwalten des Dokumentdatenschutzes

Dokumente in Ihrer OneDrive for Business-Bibliothek sind standardmäßig privat. Damit ausgewählte Personen bestimmte Dokumente gemeinsam mit Ihnen nutzen können, müssen Sie Ihre Dokumente explizit freigeben. Sie können auch die Berechtigungen zum Lesen und Bearbeiten der Personen angeben, die Sie dazu einladen, auf Ihre Dokumente zuzugreifen. Um ein Dokument für die Freigabe einzurichten, klicken Sie neben dem Dokument, das Sie freigeben möchten, auf Menü öffnen (…), wie unter Verwalten des Dokumentdatenschutzes beschrieben.

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Folgen von Kategorien zu Themen, für die Sie sich interessieren

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um Unterhaltungen zu einem kategorisierten Thema anzusehen, zu dem Sie mehr erfahren möchten

Nachverfolgen von Änderungen an Dokumenten durch Hinzufügen von Benachrichtigungen

Wenn Sie eine Benachrichtigung für ein Dokument hinzufügen, werden Sie benachrichtigt, wenn das Dokument geändert, aktualisiert oder gelöscht wurde. In den Benachrichtigungseinstellungen können Sie festlegen, wie häufig Sie Benachrichtigungen erhalten und ob Sie diese per E-Mail oder Textnachricht erhalten möchten. Sie können eine Benachrichtigung für ein Dokument hinzufügen, indem Sie in Ihrer Bibliothek auf die Registerkarte Dateien und dann auf Benachrichtigen klicken, wie unter Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds beschrieben.

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Hinzufügen von Bewertungen zu Dokumenten und Listen

Dokumentbewertungen   können insbesondere dann nützlich sein, wenn Sie über eine Bibliothek mit freigegebenen Dokumenten verfügen und ermitteln möchten, welche Inhaltsbereiche die Besucher der Website am liebsten aufrufen. Außerdem sind sie u. U. für Besucher hilfreich, um herauszufinden, welche Dokumente oder Elemente sie sich ansehen sollten. Ihre Followers erhalten eine Benachrichtigung in ihrem Newsfeed, wenn Sie ein Element auf einer SharePoint-Website bewerten, wenn Ihre Followers mindestens über die Berechtigungen zum Anzeigen für das Dokument verfügen und wenn dieser Zugriff in Ihren Newsfeedeinstellungen entsprechend eingerichtet ist. Damit Websitebesucher und Mitwirkende Bibliotheks- und Listenelemente auf Ihrer Website bewerten können, müssen Sie der Website die entsprechende Funktion hinzufügen.

Informationen zum Hinzufügen von Bewertungen zu Ihren Dokumenten und Listen finden Sie unter Hinzufügen eines Bewertungsfeatures zu Ihrer Bibliothek.

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Freigeben von Dokumenten

Sie können jedes Dokument in OneDrive for Business gemeinsam mit anderen bearbeiten, indem Sie es für ausgewählte Personen in Ihrer Organisation freigeben. Wählen Sie neben dem Dokument, das Sie freigeben möchten, die drei Punkte (), und wählen Sie dann im Popup des Dokuments die Option Freigeben, wie unter Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten beschrieben.

Folgen von Websites, für die Sie sich interessieren

Sie können SharePoint-Websites folgen, damit deren Web-URLs auf Ihrer Seite "Websites" aufgeführt werden. Sobald Sie einer Website folgen, werden Beiträge im Newsfeed dieser Website in Ihren Newsfeed "Ich folge" aggregiert. Abhängig von Ihren Newsfeedeinstellungen werden in den Newsfeeds Ihrer Followers Elemente angezeigt, denen Sie folgen. Auf diese Weise können Sie also Einfluss nehmen. Und wenn Personen, denen Sie folgen, beginnen, denselben Websites zu folgen, sehen Sie entsprechende Benachrichtigungen in Ihrem Newsfeed. Die Informationen können interessant und wertvoll für Sie sein, da diese Personen ggf. für eine Zusammenarbeit in Frage kommen.

Websites, denen Sie folgen, erscheinen auf Ihrer Newsfeedseite unter Ich folge und durch Klicken auf Websites am oberen Rand einer SharePoint- oder Office 365-Seite. Weitere Informationen zum Folgen von Websites finden Sie unter Folgen von Websites, für die Sie sich interessieren.

Kategorisieren von Websites, sodass andere sie problemlos finden können

Wenn Sie Websites, die für Sie wichtig sind, kategorisieren, können Sie diese leichter organisieren. Außerdem fördert das Kategorisieren die Zusammenarbeit an Dokumenten und die Freigabe von Informationen, da Personen, die Ihnen folgen, sehen, dass Sie die Website kategorisiert haben, und diese ggf. auch nützlich finden.

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Zutreffend für:
SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Online für Office 365 Midsized Business, SharePoint Online für Unternehmen (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard