Erstellen eines Serienbriefs oder einer Serien-E-Mail

Verwenden Sie Seriendruck oder Serien-E-Mails, wenn Sie eine große Anzahl an Dokumenten erstellen möchten, die mit Ausnahme einiger eindeutiger Informationen identisch sind. Sie können z. B. Seriendruck verwenden, um individuelle, benutzerdefinierte Publikationen mit personalisierten Hinweisen zu erstellen. Seriendruck eignet sich auch für Produktankündigungen, die Sie z. B. an Ihre hundert besten Kunden senden. Der Publikationstext ist immer identisch, während Name und Adresse für jeden Empfänger unterschiedlich sind.

Inhalt dieses Artikels


Auswählen von Seriendruck oder Serien-E-Mail

Im ersten Schritt müssen Sie entscheiden, ob Sie einen Serienbrief zum Drucken oder eine Serien-E-Mail für den Versand per E-Mail erstellen möchten.

  1. Wählen Sie die Registerkarte Sendungen aus.
  2. Klicken Sie entweder auf Seriendruck oder Serien-E-Mail, um den Prozess zu starten.

Erstellen einer Empfängerliste bzw. Herstellen der Verbindung zu einer Empfängerliste

Sie müssen eine neue oder vorhandene Publikation öffnen und dann eine Verbindung zu einer Datenquelle herstellen, um einen Seriendruck auszuführen. Hierbei handelt es sich um eine Datei mit den einzuschließenden eindeutigen Informationen. Eine Datendatei kann eine Liste mit Namen und Adressen, Produktdaten oder Bildern und Grafiken enthalten. Die Datendatei kann über verschiedene Formate verfügen. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Microsoft Office Outlook-Kontaktliste
  • Microsoft Office Excel-Arbeitsblätter
  • Microsoft Office Word-Tabellen
  • Microsoft Office Access-Datenbanktabellen
  • Textdateien mit Tabstopps oder Kommas als Spaltentrennzeichen und mit Absatzzeichen als Zeilentrennzeichen

Sie können eine Verbindung zu einer vorhandenen Liste oder Datenquelle herstellen oder eine neue Empfängerliste erstellen. Wenn Sie nur bestimmte Einträge in der Adressliste verwenden möchten, können Sie die Liste nach einem bestimmten Kriterium filtern. Sie können die Einträge auch in alphabetischer Reihenfolge sortieren.

 Hinweis   Wenn Sie Grafiken auf den Publikationsseiten zusammenführen möchten, muss die Datenquelle entweder Dateinamen oder Pfade (Pfad: Der Pfad, den das Betriebssystem bei der Suche nach einem Ordner oder einer Datei verwendet, beispielsweise "c:\Finanzen\April.doc".) für die gewünschten Grafikdateien enthalten. Die eigentlichen Grafiken oder Bilder sollten nicht in der Datenquelle vorhanden sein.

Auswählen von Empfängern im Menüband

Verwenden einer vorhandenen Liste

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Vorhandene Liste verwenden.

Standardmäßig werden Datenquellen in Microsoft Publisher im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Möglicherweise müssen Sie zu dieser Datenquelle navigieren.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf die gewünschte Datenquelle.
  2. Klicken Sie auf Öffnen.

In Abhängigkeit von der ausgewählten Datenquelle werden möglicherweise andere Dialogfelder angezeigt, in denen Sie zur Eingabe bestimmter Informationen aufgefordert werden.

Wenn Sie z. B. eine Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe verwenden, die Informationen auf mehreren Arbeitsblättern enthält, müssen Sie das gewünschte Arbeitsblatt auswählen und anschließend auf OK klicken.

Auswählen aus Outlook-Kontakten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Aus Outlook-Kontakten auswählen.
  2. Wenn Sie aufgefordert werden, ein E-Mail-Profil auszuwählen, klicken Sie auf das gewünschte Profil, und klicken Sie dann auf OK.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld Kontakte auswählen auf die gewünschte Kontaktliste, und klicken Sie dann auf OK.

Alle Kontakte im Ordner werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Empfängerliste für den Seriendruck filtern und sortieren können.

Eingeben einer neuen Liste

Wenn keine Liste vorhanden ist, zu der Sie eine Verbindung herstellen können, können Sie eine neue Liste erstellen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Neue Liste eingeben.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die Informationen für den ersten Eintrag in die entsprechenden Felder ein. Es ist nicht erforderlich, Informationen in jedes Feld einzugeben.

     Hinweis    Zum Ändern der Standardspalten klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten anpassen. Anschließend können Sie die Spalten in der Liste hinzufügen, löschen, umbenennen und neu anordnen.

  1. Wenn Sie die Eingabe der Informationen für den ersten Eintrag abgeschlossen haben, klicken Sie auf Neuer Eintrag.
  1. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis Sie alle gewünschten Einträge hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf OK.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die Adressliste in das Feld Dateiname ein, und wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie die Adressliste speichern möchten.

Standardmäßig werden Adresslisten in Microsoft Publisher im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Sie sollten diesen Speicherort beibehalten, weil in Publisher standardmäßig in diesem Ordner nach Datenquellen gesucht wird.

Alle Kontakte in der neuen Liste werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Empfängerliste für den Seriendruck filtern und sortieren können.

Auswählen von Empfängern

Im Dialogfeld Seriendruckempfänger können Sie die einzuschließenden Empfänger auswählen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den einzuschließenden Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den auszuschließenden Empfängern.

Wenn Sie nur bestimmte Einträge in der Adressliste verwenden möchten, können Sie die Liste nach einem bestimmten Feld oder Kriterium filtern. Nach dem Filtern der Liste können Sie dann mithilfe der Kontrollkästchen Datensätze ein- und ausschließen.

Filtern von Elementen in der Liste

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift, nach der gefiltert werden soll.
  2. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • (Leere) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld leer ist.
    • (Nicht leere) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.
    • (Erweitert) öffnet das Dialogfeld Filtern und sortieren zum Filtern nach mehreren Kriterien. Sie können auch im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern klicken, um das Dialogfeld Filtern und sortieren zu öffnen.
    • Um alle Einträge schnell zu aktivieren oder zu deaktivieren, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift.

 Tipp   Falls Ihre Datenquelle Datensätze enthält, die dieselben Informationen verwenden, und falls maximal zehn eindeutige Werte in der Spalte vorhanden sind, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn z. B. mehrere Adressen mit Australien als Land/Region vorhanden sind, können Sie nach Australien filtern.

Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die festgelegten Datensätze angezeigt. Klicken Sie zum Laden aller Datensätze auf (Alle).

Wenn die Einträge alphabetisch geordnet angezeigt werden sollen, können Sie die Listeneinträge sortieren.

Sortieren von Elementen in der Liste

  • Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf die Spaltenüberschrift des Eintrags, nach dem Sie sortieren möchten.

Wenn Sie beispielsweise die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

  • Um unter Verwendung mehrerer Kriterien zu sortieren, klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren die Kriterien aus, nach denen Sie sortieren möchten.

Seitenanfang Seitenanfang

Vorbereiten der Publikation

Ein Seriendruck verwendet ein Dokument mit Informationen, die in jeder Version identisch sind, und einige Platzhalter, für die Informationen, die in jeder Version unterschiedlich sind. Nach dem Erstellen einer Publikation fügen Sie beliebigen zusätzlichen Text hinzu, der in jeder Version der Seriendruckpublikation vorhanden sein soll. Hierzu zählen z. B. Grußformeln. Außerdem fügen Sie die Platzhalter für die eindeutigen Informationen, wie z. B. Adressen, hinzu.

Falls dies noch nicht geschehen ist, fügen Sie ein Textfeld ein, und geben Sie den Text ein, der in jeder Version Ihrer Seriendruckpublikation angezeigt werden soll. Fügen Sie außerdem die Platzhalter für die eindeutigen Informationen hinzu.

Einfügen eines Textfelds

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen auf Textfeld erstellen Schaltflächensymbol.
  2. Zeigen Sie in Ihrer Publikation an die Stelle, an der sich eine Ecke des Textfelds befinden soll, und ziehen Sie dann diagonal, bis das Textfeld die gewünschte Größe besitzt.

Einfügen des Einheitstexts

  • Klicken Sie in das Textfeld, und geben Sie den Text ein, der in jeder Version Ihrer Seriendruckpublikation angezeigt werden soll.

Einfügen von Datenfeldern in die Publikation

Einfügen von Seriendruckfeldern

  1. Klicken Sie in der Seriendruckpublikation auf die Stelle im Textfeld, an der das Datenfeld (Datenfeld: Eine Datenkategorie, die einer Datenspalte in einer Datenquelle entspricht. Der Name der einzelnen Datenfelder ist in der ersten Zeile (der Kopfzeile) der Datenquelle enthalten. Beispiele für Datenfeldnamen sind "Postleitzahl" und "Nachname".) eingefügt werden soll.
  2. Fügen Sie eines der folgenden Elemente ein:

Adressblock mit Namen, Adresse und weiteren Angaben

  1. Klicken Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Adressblock.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen auf die Adresselemente, die Sie einfügen möchten, und klicken Sie dann auf OK
    .

     Hinweis   Wenn die Namen der Datenfelder (Datenfeld: Eine Datenkategorie, die einer Datenspalte in einer Datenquelle entspricht. Der Name der einzelnen Datenfelder ist in der ersten Zeile (der Kopfzeile) der Datenquelle enthalten. Beispiele für Datenfeldnamen sind "Postleitzahl" und "Nachname".) in der Datenquelle nicht mit den Namen der Felder übereinstimmen, die in Publisher für die Adressblöcke verwendet werden, müssen Sie möglicherweise im Dialogfeld Adressfeld einfügen auf Felder auswählen klicken. Wählen Sie im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen mithilfe der Dropdownlisten in der Datenquelle die Felder aus, die den Publisher-Feldern entsprechen.

Grußzeile

  1. Klicken Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Grußzeile.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Grußzeile das Format für die Grußzeile aus. Dies beinhaltet die Anrede, das Namensformat und das nachfolgende Satzzeichen.
  3. Wählen Sie den Text aus, der angezeigt werden soll, falls Publisher den Empfängernamen nicht interpretieren kann. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Datenquelle für einen Empfänger keinen Vor- oder Nachnamen, sondern nur einen Firmennamen enthält.
  4. Klicken Sie auf OK.

     Hinweis    Falls die Namen der Datenfelder in der Datenquelle nicht mit den Namen der Felder übereinstimmen, die Publisher für die Grußzeile verwendet, müssen Sie im Dialogfeld Grußzeile auf Felder auswählen klicken. Wählen Sie im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen mithilfe der Dropdownlisten in der Datenquelle die Felder aus, die den Publisher-Feldern entsprechen.

Bild

  1. Klicken Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Bild, und klicken Sie dann auf Bildfeld einfügen. 
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Bildfeld einfügen das Bildfeld aus, das Sie einfügen möchten.

 Hinweis   Wenn Sie Bilder auf den Publikationsseiten zusammenführen möchten, muss die Datenquelle entweder Dateinamen oder Pfade (Pfad: Der Pfad, den das Betriebssystem bei der Suche nach einem Ordner oder einer Datei verwendet, beispielsweise "c:\Finanzen\April.doc".) für die gewünschten Bilddateien enthalten. Die eigentlichen Grafiken oder Bilder sollten nicht in der Datenquelle vorhanden sein.

Einzelne Felder mit Informationen

  • Wählen Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen die Option Seriendruckfeld einfügen aus, und klicken Sie dann auf die Felder, die in das von Ihnen erstellte Textfeld eingefügt werden sollen.

Formatieren der Datenfelder

Sie können für die Datenfelder und jeden beliebigen Text, den Sie hinzugefügt haben (z. B. eine Grußzeile Hallo oder eine Anrede wie Sehr geehrte...), Formate übernehmen, um die Darstellung der Seriendruckdaten zu ändern. Um die Seriendruckdaten zu formatieren, müssen Sie die Datenfelder in der Seriendruckpublikation formatieren.

  1. Wählen Sie in der Seriendruckpublikation das Feld mit den Informationen aus, die Sie formatieren möchten.
  • Wenn es sich bei dem Feld um einen Adressblock oder eine Grußzeile handelt, wählen Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen die Option Format aus.
  • Wenn es sich bei dem Feld um ein einzelnes Datenfeld handelt, klicken Sie unter Textfeldtools im Menü Format auf Schrift, und wählen Sie die gewünschten Optionen aus.
  • Wird das ausgewählte Feld von Publisher als ein Zahlen-, Währungs-, Datums- oder Uhrzeitfeld erkannt, können Sie im Menüband auf die Schaltfläche Format klicken und die Formatierung dieser Felder ändern.

Anzeigen einer Vorschau der Empfängerdaten in den Datenfeldern der Publikation

Jetzt können Sie überprüfen, wie die Publikation mit den eigentlichen Daten in den Seriendruckfeldern dargestellt wird.

  1. Klicken Sie im Menüband auf Vorschau Ergebnisse, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um eine Vorschau der Publikation anzuzeigen:
    • Klicken Sie für eine Vorschau der Einträge in der angegebenen Reihenfolge auf die Navigationsschaltflächen Schaltfläche 'Weiter' Schaltfläche 'Zurück', um zu überprüfen, wie jeder Eintrag in der Serienpublikation dargestellt wird.

Die Daten des ersten Datensatzes Ihrer Datenquelle werden in die Seriendruckfelder eingefügt. Sie können auf den Publikationsseiten zwar nicht die Einträge der Datenquelle bearbeiten, aber Sie können die Datenfelder formatieren, verschieben oder löschen.

  • Um einen bestimmten Eintrag in der Datenquelle zu suchen und in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf Empfänger suchen, und geben Sie die Suchkriterien im Dialogfeld Eintrag suchen ein.
  1. Ändern Sie bei Bedarf die Empfängerliste. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf Diesen Empfänger ausschließen, um einen bestimmten Empfänger vom Seriendruck auszuschließen.
    • Zum Ändern der Empfängerliste klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, und nehmen Sie die entsprechenden Änderungen im Dialogfeld Seriendruckempfänger vor.
  2. Nachdem Sie die Seriendruckpublikation beendet und alle Seriendruckfelder eingefügt haben, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für die Publikation ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Erstellen einer Seriendruckpublikation

Zum Erstellen der Seriendruckpublikation klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen und folgen den nachstehenden Anweisungen.

  • Drucken der Seriendruckpublikation (z. B. für Postsendungen)
  • Anzeigen einer Vorschau der Seriendruckpublikation (zum Überprüfen der Darstellung und zum Beheben möglicher Probleme, bevor alle Kopien gedruckt werden)
  • Speichern der Seriendruckpublikation für die spätere Verwendung
  • Hinzufügen der Seriendruckseiten zu einer anderen Publikation
  • Zusammenführen und als E-Mail-Nachrichten senden (nur Serien-E-Mails)

Abschließen des Seriendrucks

Drucken von Seriendruckpublikationen

  1. Klicken Sie auf Seriendruck an Drucker.
  2. Wählen Sie im Bereich Drucken die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie dann auf OK.

 Wichtig   Wenn Sie unterschiedliche Sätze von Seriendruckdaten, z. B. unterschiedliche Namen und Adressen auf jedem Blatt drucken möchten, klicken Sie im Abschnitt Druckoptionen auf Mehrere Seiten pro Blatt. Wenn Sie auf Mehrere Kopien pro Blatt klicken, enthält jedes Blatt mehrere Kopien derselben Daten.

Mehrere Seiten pro Blatt drucken

Speichern der Seriendruckpublikation für die spätere Verwendung

Wenn Sie die zusammengeführten Seiten bearbeiten, zur späteren Verwendung speichern oder zu einem späteren Zeitpunkt drucken möchten, können Sie alle zusammengeführten Seiten als neue Seriendruckpublikation zusammenstellen und speichern, die statt Seriendruckfeldern die tatsächlichen Daten enthält, z. B. Produktnamen und Preise.

  1. Klicken Sie auf Seriendruck in eine neue Publikation.

Publisher erstellt mithilfe der zusammengeführten Seiten eine neue Publikation.

  1. Klicken Sie in der neuen Publikation im Aufgabenbereich Seriendruck auf Diese Publikation speichern. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für die neue Publikation ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Hinzufügen der zusammengeführten Seiten zu einer bestehenden Publikation

Wenn Sie zusammengeführte Seiten am Ende einer bestehenden Publikation hinzufügen möchten, muss die Seriendruckpublikation in folgenden Punkten mit der bestehenden Publikation übereinstimmen:

  • Seitenformat (Höhe und Breite)
  • Seitenansicht (einseitige oder zweiseitige Ansicht)
  • Publikationstyp (Web oder Drucken)
  • Seitenreihenfolge (von links nach rechts oder von rechts nach links)

In Publisher können zusammengeführte Seiten einer neuen oder vorhandenen Publikation, nicht aber einer geöffneten Publikation, hinzugefügt werden. Wenn eine Publikation geöffnet ist, der Sie zusammengeführte Seiten hinzufügen möchten, speichern und schließen Sie diese vor dem Fertigstellen des Seriendrucks.

  1. Klicken Sie auf Zu bestehender Publikation hinzufügen.
  2. Suchen Sie im Dialogfeld Publikation öffnen die Publikation, zu der Sie die zusammengeführten Seiten hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

Publisher fügt die zusammengeführten Seiten zur bestehenden Publikation hinzu.

  1. Klicken Sie in der bestehenden Publikation im Aufgabenbereich Seriendruck auf Diese Publikation speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

Senden von E-Mail-Nachrichten

Wenn Sie eine Serien-E-Mail erstellen, steht unter Fertig stellen und zusammenführen nur die Option E-Mail-Nachricht senden zur Verfügung. 

  1. Klicken Sie auf E-Mail-Nachricht senden
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Ausgabe in E-Mail-Nachricht das Empfängerfeld aus der Dropdownliste An aus. In den meisten Fällen ist das Feld E-Mail-Adresse die korrekte Auswahl für eine Serien-E-Mail.
  3. Geben Sie unter Betreff die Betreffzeile ein. Klicken Sie unter Einzufügende Elemente auf alle Datenfelder, die Sie in die Betreffzeile einfügen möchten.
  4. Klicken Sie auf Optionen, um weitere gewünschte Optionen anzugeben, z. B. Cc- oder Bcc-Adressen und Anlagen.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Das Dialogfeld Serien-E-Mail-Nachrichten senden wird geöffnet, sodass Sie den Versand überprüfen können, indem Sie eine Liste von Empfängern anzeigen, an die die E-Mail-Nachricht gesendet oder nicht gesendet wurde.

Speichern der Seriendruckpublikation

Wenn Sie die Publikation, die Seriendruckfelder enthält, auch speichern, können Sie sie erneut aufrufen, die Seriendruckfelder bearbeiten und eine neue Seriendruckpublikation erstellen, die neue Seriendruckfelder oder eine aktualisierte Empfängerliste enthält. Gehen Sie zum Speichern der Seriendruckpublikation folgendermaßen vor:

  1. Stellen Sie sicher, dass die gewünschte Seriendruckpublikation geöffnet ist.
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern.
  3. Weisen Sie der Seriendruckpublikation einen Namen zu, und klicken Sie auf Speichern.

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Abbrechen eines Seriendrucks

Sie können einen Seriendruck abbrechen, um eine Seriendruckpublikation oder eine Datensatzkatalog-Vorlage von der Datenquelle (Datenquelle: Eine Datei, die Informationen enthält, die in einer Publikation zusammengeführt werden können. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Liste mit Namen und Adressen handeln, oder um Pfade zu Bildern, die Sie für einen Seriendruck oder einen Datensatzkatalog verwenden möchten. Um Informationen zusammenzuführen, müssen Sie eine Verbindung mit einer Datenquelle herstellen.) zu trennen.

  1. Zeigen Sie auf der Registerkarte Sendungen im Menüband auf Empfänger auswählen, und klicken Sie dann auf Seriendruck abbrechen.
    Abbrechen des Seriendrucks
  2. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Seriendruck abbrechen möchten.

Die Publikation wird von ihrer Datenquelle getrennt.

 Hinweis   Wenn Sie einen Seriendruck abbrechen, werden Felder mit Ausnahme von Adressfeldern, Grußzeilen und Adressblöcken in normalen Text umgewandelt.

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Zutreffend für:
Publisher 2010