Erstellen einer Serien-E-Mail

Verwenden Sie eine Serien-E-Mail, um eine große Anzahl an Nachrichten zu senden, die zum größten Teil identisch sind, aber jeweils auch über einige eindeutige Informationen verfügen. Sie können eine Serien-E-Mail z. B. verwenden, um individuell angepasste E-Mail-Nachrichten zu erstellen, die persönliche Bemerkungen oder je nach Kundensegment unterschiedlichen Inhalt enthalten. Verwenden Sie eine Serien-E-Mail außerdem, um eine Produktankündigung zu erstellen und an Ihre 100 besten Kunden zu senden. Hierbei ist der meiste oder der gesamte Publikationstext identisch, während die E-Mail-Adresse für jeden Kunden unterschiedlich ist.

 Hinweis   Eine Serien-E-Mail erfordert die Verwendung von Microsoft Office Outlook 2007 oder Microsoft Outlook Express (Version 5.0 oder höher).

Verwenden Sie den Aufgabenbereich Serien-E-Mail, um eine Serien-E-Mail zu erstellen. Um den Aufgabenbereich Serien-E-Mail in einer neuen oder bereits vorhandenen Publikation zu öffnen, zeigen Sie im Menü Extras auf Seriendruck und Datenbankkataloge, und klicken Sie dann auf Serien-E-Mail.

Inhalt dieses Artikels


Erstellen einer Empfängerliste bzw. Herstellen der Verbindung mit einer Empfängerliste

Um eine Serien-E-Mail auszuführen, müssen Sie eine neue oder vorhandene Publikation öffnen und dann eine Verbindung mit einer Datenquelle herstellen. Die Datenquelle ist eine Datei, die die eindeutigen Informationen enthält, die Sie in die Publikation einschließen möchten. Eine Datendatei enthält möglicherweise eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen, Produktdaten oder Grafiken. Die Datendatei kann in verschiedenen Formaten vorliegen. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Microsoft Office Outlook-Kontaktliste
  • Microsoft Office Excel-Arbeitsblätter
  • Microsoft Office Word-Tabellen
  • Microsoft Office Access-Datenbanktabellen
  • Textdateien mit Tabstopps, Kommas, Semikolons oder anderen Trennzeichen als Spaltentrennzeichen und mit Absatzzeichen als Zeilentrennzeichen

Sie können eine Verbindung mit einer vorhandenen Liste oder Datenquelle herstellen oder eine neue Empfängerliste erstellen. Wenn Sie nur einige Listeneinträge im Seriendruck verwenden möchten, können Sie die Liste nach einem bestimmten Kriterium filtern. Sie können die Einträge auch in alphabetischer Reihenfolge sortieren.

 Hinweis   Wenn Sie Grafiken auf den Publikationsseiten zusammenführen möchten, muss die Datenquelle entweder Dateinamen oder Pfade (Pfad: Der Pfad, den das Betriebssystem bei der Suche nach einem Ordner oder einer Datei verwendet, beispielsweise "c:\Finanzen\April.doc".) für die gewünschten Grafikdateien enthalten. Die eigentlichen Grafiken oder Bilder sollten nicht in der Datenquelle vorhanden sein.

Vorhandene Liste verwenden

  1. Klicken Sie unter Empfängerliste erstellen auf Vorhandene Liste verwenden, und klicken Sie dann auf Nächster Schritt: Empfängerliste erstellen oder eine Verbindung damit herstellen.

Standardmäßig werden Datenquellen in Microsoft Office Publisher im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Möglicherweise müssen Sie zu dieser Datenquelle navigieren.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf die gewünschte Datenquelle.
  2. Klicken Sie auf Öffnen.

Abhängig vom Typ der ausgewählten Datenquelle, werden möglicherweise andere Dialogfelder angezeigt, die spezifische Informationen erfordern.

Wenn die Datenquelle z. B. eine Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe mit Informationen auf mehreren Arbeitsblättern ist, müssen Sie zunächst das Arbeitsblatt mit den gewünschten Informationen auswählen und dann auf OK klicken.

Alle Kontakte in der Liste werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Empfängerliste für den Seriendruck filtern und sortieren können.

Auswählen von Empfängern aus Outlook-Kontakten

  1. Klicken Sie unter Empfängerliste erstellen auf Aus Outlook-Kontakten auswählen, und klicken Sie dann auf Nächster Schritt: Empfängerliste erstellen oder eine Verbindung damit herstellen.
  2. Wenn Sie aufgefordert werden, ein E-Mail-Profil auszuwählen, klicken Sie auf das gewünschte Profil, und klicken Sie dann auf OK.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld Kontakte auswählen auf die gewünschte Kontaktliste, und klicken Sie dann auf OK.

Alle Kontakte im Ordner werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Empfängerliste für den Seriendruck filtern und sortieren können.

Eingeben einer neuen Liste

Wenn keine Liste vorhanden ist, zu der Sie eine Verbindung herstellen können, können Sie eine neue Liste erstellen.

  1. Klicken Sie unter Empfängerliste erstellen auf Neue Liste eingeben, und klicken Sie dann auf Nächster Schritt: Empfängerliste erstellen oder eine Verbindung damit herstellen.
  2. Fügen Sie im Dialogfeld Neue Adressliste alle erforderlichen neuen Felder oder Spaltenüberschriften hinzu.

AnzeigenSo wird's gemacht

Klicken Sie im Dialogfeld Neue Adressliste auf Spalten anpassen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

  • Um ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf den Namen des hinzuzufügenden Felds, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
  • Um ein Feld zu entfernen, klicken Sie auf den Namen des zu entfernenden Felds, und klicken Sie dann auf Löschen.
  • Um ein Feld umzubenennen, klicken Sie auf den Namen des umzubenennenden Felds, und geben Sie dann den neuen Namen im Dialogfeld Feld umbenennen in das Textfeld In ein.
  • Um ein Feld in der Liste nach oben oder nach unten zu verschieben, klicken Sie auf den Namen des zu verschiebenden Felds, und klicken Sie dann auf Nach oben oder Nach unten, bis sich das Feld an der gewünschten Position befindet.
  1. Geben Sie die Informationen für den ersten Eintrag einschließlich der E-Mail-Adresse des Empfängers in die relevanten Felder ein. Es ist nicht erforderlich, Informationen für jedes Feld einzugeben.
  2. Wenn Sie die Eingabe der Informationen für den ersten Eintrag abgeschlossen haben, klicken Sie auf Neuer Eintrag.
  3. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis Sie alle gewünschten Einträge hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf OK.
  4. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die Adressenliste in das Feld Dateiname ein, und wählen Sie dann den Ordner aus, in dem Sie die Liste speichern möchten.

Standardmäßig werden Adressenlisten in Microsoft Office Publisher im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Sie sollten diesen Speicherort beibehalten, da in Publisher standardmäßig in diesem Ordner nach Datenquellen gesucht wird.

Alle Kontakte in der neuen Liste werden im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Empfängerliste für den Seriendruck filtern und sortieren können.

Auswählen von Empfängern

Im Dialogfeld Seriendruckempfänger können Sie die einzuschließenden Empfänger auswählen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben jedem einzuschließenden Empfänger, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben jedem auszuschließenden Empfänger.

AnzeigenAktivieren oder deaktivieren Sie alle Einträge in der Liste.

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschriftenzeile.

Wenn Sie nur einige Einträge für den Seriendruck verwenden möchten, können Sie die Liste nach einem bestimmten Feld oder Kriterium filtern. Nach dem Filtern der Liste können Sie dann mithilfe der Kontrollkästchen Datensätze ein- und ausschließen.

AnzeigenFiltern der Listeneinträge

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Eintrags, nach dem Sie filtern möchten.
  2. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • (Leer) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld leer ist.
    • (Nicht leere) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.
    • (Erweitert) öffnet das Dialogfeld Filtern und sortieren zum Filtern nach mehreren Kriterien. Sie können das Dialogfeld Filtern und sortieren außerdem öffnen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern klicken.

 Tipp   Falls Ihre Datenquelle mehrere Datensätze enthält, die identische Informationen in einigen Feldern aufweisen, und falls maximal zehn eindeutige Werte in einer Spalte vorhanden sind, können Sie nach der bestimmten Information filtern. Wenn z. B. mehrere Adressen mit Australien als Land/Region vorhanden sind, können Sie nach Australien filtern.

Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die Datensätze angezeigt, die den Filterkriterien entsprechen. Klicken Sie zum Laden aller Datensätze auf (Alle).

Wenn Sie die Datensätze in der Liste in alphabetischer Reihenfolge anzeigen möchten, können Sie diese entsprechend sortieren.

AnzeigenSortieren der Listeneinträge

  • Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf die Spaltenüberschrift des Eintrags, nach dem Sie sortieren möchten.

Wenn Sie z. B. die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen geordnet anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, um mithilfe mehrerer Kriterien zu sortieren. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren die Kriterien aus, nach denen Sie sortieren möchten.

Klicken Sie auf OK, um wieder zum Aufgabenbereich Serien-E-Mail zu wechseln.

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Vorbereiten der Publikation

Eine Serien-E-Mail kombiniert eine Nachricht mit Informationen, die in jeder Version identisch sind, mit einem bzw. mehreren Platzhaltern für die Informationen, die in jeder Version unterschiedlich sind. Nach dem Erstellen der Publikation fügen Sie beliebigen zusätzlichen Text ein, der in jeder Version der Serien-E-Mail-Publikation vorhanden sein soll. Hierzu zählen z. B. Grußformeln. Außerdem fügen Sie die Platzhalter für die eindeutigen Informationen ein, wie z. B. Namen von Empfängern.

Falls nicht bereits geschehen, fügen Sie ein Textfeld ein, geben Sie den Text ein, der in jeder Version der Serien-E-Mail-Publikation angezeigt werden soll, und fügen Sie die Platzhalter für die eindeutigen Informationen hinzu.

Einfügen eines Textfelds

  1. Klicken Sie auf der Objektsymbolleiste auf Textfeld Schaltflächensymbol.
  2. Zeigen Sie in Ihrer Publikation auf die Stelle, an der sich eine Ecke des Textfelds befinden soll, und ziehen Sie dann diagonal, bis das Textfeld die gewünschte Größe besitzt.

Einfügen des Einheitstexts

  • Klicken Sie in das Textfeld, und geben Sie dann den Text ein, der in jeder Version der Serien-E-Mail-Publikation angezeigt werden soll.

Fügen Sie Datenfelder in die Publikation ein.

  1. Klicken Sie in der Serien-E-Mail-Publikation in das Textfeld, in das Sie ein Datenfeld (Datenfeld: Eine Datenkategorie, die einer Datenspalte in einer Datenquelle entspricht. Der Name der einzelnen Datenfelder ist in der ersten Zeile (der Kopfzeile) der Datenquelle enthalten. Beispiele für Datenfeldnamen sind "Postleitzahl" und "Nachname".) einfügen möchten.
  2. Fügen Sie eines der folgenden Elemente ein:

AnzeigenAdressfelder

Ziehen Sie im Aufgabenbereich Serien-E-Mail (Publikation vorbereiten) aus der Liste unter Publikation vorbereiten das einzuschließende Feld in das dafür erstellte Textfeld.

 Hinweise 

  • Sie können auch unter Weitere Elemente auf Adressfelder klicken, und dann im Dialogfeld Adressfeld einfügen auf jedes einzuschließende Adresselement klicken.
  • Falls die Namen der Datenfelder in der Datenquelle nicht mit den Namen der Felder übereinstimmen, die Publisher für die Adressfelder verwendet, müssen Sie im Dialogfeld Adressfeld einfügen auf Felder auswählen klicken. Wählen Sie im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen mithilfe der Dropdownlisten in der Datenquelle die Felder aus, die den Publisher-Feldern entsprechen.

AnzeigenPersonalisierter Hyperlink

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Serien-E-Mail (Publikation vorbereiten) unter Weitere Elemente auf Personalisierten Hyperlink einfügen.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Personalisierten Hyperlink einfügen den anzuzeigenden Text und die Adresse der Website ein, auf die Empfänger beim Klicken auf den Hyperlink weitergeleitet werden sollen.
  3. Wenn Sie ein Datenfeld in den Anzeigetext einfügen möchten, klicken Sie im Anzeigetextfeld auf die Stelle, an der Sie das Datenfeld einfügen möchten. Klicken Sie dann in der rechten Liste auf das einzufügende Datenfeld.

 Hinweis   Wenn Sie ein Datenfeld einfügen, können Sie einen Ersatzanzeigetext und eine Webadresse für alle leeren Einträge angeben, die mit dem eingefügten Datenfeld übereinstimmen. Aktivieren Sie bei Bedarf die Kontrollkästchen Standardtext für leere Einträge verwenden und Standardhyperlink für leere Einträge verwenden, und geben Sie den Ersatztext und die Webadresse ein.

AnzeigenBildfeld

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Serien-E-Mail (Publikation vorbereiten) unter Weitere Elemente auf Bildfeld.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Bildfeld einfügen auf das Feld, das der Liste der Grafikdateinamen entspricht, die eingefügt werden sollen.

AnzeigenGrußzeile

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Serien-E-Mail (Publikation vorbereiten) unter Weitere Elemente auf Grußzeile.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Grußzeile einfügen ein Format für die Grußzeile aus. Jedes Grußzeilenformat beinhaltet die Anrede, das Namensformat und das nachfolgende Satzzeichen.
  3. Wählen Sie den Text aus, der angezeigt werden soll, wenn Publisher einen Empfängernamen nicht interpretieren kann. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Datenquelle für einen Empfänger keinen Vor- oder Nachnamen, sondern nur einen Firmennamen enthält.

 Hinweis   Falls die Namen der Datenfelder in der Datenquelle nicht mit den Namen der Felder übereinstimmen, die Publisher für die Grußzeile verwendet, müssen Sie im Dialogfeld Grußzeile einfügen auf Übereinstimmende Felder festlegen klicken. Wählen Sie im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen mithilfe der Dropdownlisten in der Datenquelle die Felder aus, die den Publisher-Feldern entsprechen.

Formatieren der Datenfelder

Sie können für die Datenfelder und für jeden beliebigen Text, den Sie hinzugefügt haben (z. B. eine Grußzeile "Hallo" oder eine Anrede wie "Sehr geehrte ..."), Textformate übernehmen, um die Darstellung der Seriendruckdaten zu ändern. Um die Seriendruckdaten zu formatieren, müssen Sie die Datenfelder in der Serien-E-Mail-Publikation formatieren.

  1. Wählen Sie in der Serien-E-Mail-Publikation das Feld aus, das die zu formatierenden Informationen enthält.
  2. Klicken Sie im Menü Format auf Zeichen, und wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

Anzeigen einer Vorschau der Empfängerdaten in den Datenfeldern der Publikation

Jetzt können Sie eine Vorschau der Publikation mit den tatsächlichen Daten in den zusammengeführten Datenfeldern anzeigen.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um eine Vorschau der Publikation anzuzeigen:
    • Klicken Sie auf die Navigationsschaltflächen im Aufgabenbereich Serien-E-Mail unter Empfängervorschau, um eine Vorschau von Einträgen in der zusammengeführten Publikation anzuzeigen.Schaltflächensymbol Schaltflächensymbol.

Die Daten des ersten Datensatzes Ihrer Datenquelle werden in die Datenfelder eingefügt. Sie können auf den Publikationsseiten zwar nicht die Einträge der Datenquelle bearbeiten, aber Sie können die Datenfelder formatieren, verschieben oder löschen.

  • Um einen bestimmten Eintrag in der Datenquelle zu suchen und in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf Empfänger suchen, und geben Sie die Suchkriterien im Dialogfeld Eintrag suchen ein.
  1. Ändern Sie bei Bedarf die Empfängerliste. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf Diesen Empfänger ausschließen, um einen bestimmten Empfänger vom Seriendruck auszuschließen.
    • Zum Ändern der Empfängerliste klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, und nehmen Sie die entsprechenden Änderungen im Dialogfeld Seriendruckempfänger vor.
  2. Nachdem Sie die Serien-E-Mail-Publikation abgeschlossen haben und alle Seriendruckfelder eingefügt haben, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für die Publikation ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
  3. Klicken Sie auf Nächster Schritt: Seriendruckpublikationen erstellen.

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Erstellen einer Seriendruckpublikation

Im Aufgabenbereich Serien-E-Mail können Sie unter Serien-E-Mail-Ausgabe auswählen die folgenden Aktionen ausführen:

  • Senden der Seriendruckpublikation als E-Mail-Nachricht.
  • Anzeigen einer Vorschau der Seriendruckpublikation (zum Überprüfen der Darstellung und zum Beheben möglicher Probleme, bevor alle Kopien gesendet werden)

Anzeigen einer Vorschau der Seriendruckpublikation

  1. Klicken Sie auf E-Mail-Vorschau.
  2. Klicken Sie auf die Schaltflächen Weiter und Zurück, um jede E-Mail-Nachricht so anzuzeigen, wie sie tatsächlich gesendet wird.

 Hinweis   Wenn der Designdetektiv Probleme ermittelt hat, die eine erfolgreiche Ausführung der Serien-E-Mail verhindern können, wird im Aufgabenbereich Serien-E-Mail unter E-Mail-Vorschau eine entsprechende Meldung angezeigt. Um die möglichen Probleme anzuzeigen und zu beheben, klicken Sie auf Designdetektiv.

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Senden der Seriendruckpublikation

  1. Klicken Sie auf E-Mail senden.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Ausgabe in E-Mail-Nachricht das Empfängerfeld aus der Dropdownliste An aus. In den meisten Fällen ist das Feld E-Mail-Adresse die korrekte Auswahl für eine Serien-E-Mail.
  3. Geben Sie unter Betreff die Betreffzeile ein. Klicken Sie unter Einzufügende Elemente auf alle Felder, die Sie in die Betreffzeile einfügen möchten.
  4. Klicken Sie auf Optionen, um weitere gewünschte Optionen anzugeben, z. B. Cc- oder Bcc-Adressen und Anlagen.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Das Dialogfeld Serien-E-Mail-Nachrichten senden wird geöffnet, sodass Sie das Mailing bestätigen können, indem Sie eine Liste von Empfängern anzeigen, an die die E-Mail-Nachricht gesendet oder nicht gesendet wurde.

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Abbrechen eines Seriendrucks

Vor dem Senden der Serien-E-Mail-Nachrichten können Sie den Vorgang jederzeit abbrechen. Sie können einen Seriendruck abbrechen, um eine Serien-E-Mail-Publikation von der entsprechenden Datenquelle zu trennen.

  1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Seriendruck und Datenbankkataloge, und klicken Sie dann auf Seriendruck abbrechen.
  2. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Seriendruck abbrechen möchten.

Die Publikation wird von ihrer Datenquelle getrennt.

 Hinweis   Wenn Sie eine Serien-E-Mail abbrechen, werden einige Datenfelder in Text konvertiert, während Adressblöcke, Adressfelder und Grußzeilen aktive Datenfelder bleiben.

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Zutreffend für:
Publisher 2007