Projektverwaltung über den Rahmen von Excel hinaus

Sie können es ruhig zugeben: Für die Verwaltung Ihrer Projekte haben Sie bisher eine Microsoft Excel-Kalkulationstabelle verwendet, und Ihnen fällt wirklich kein guter Grund ein, warum Sie das ändern sollten. Damit sind Sie nicht allein.

Es ist eine große Versuchung, eine Projektplanung in Excel zu beginnen, da Sie in Excel schnell alle Projekte auflisten, nach Bedarf anordnen und sogar so etwas wie Balkendiagrammansichten (Balkendiagramm (Ansicht): Eine vordefinierte Ansicht, in der auf der linken Seite Projektvorgänge und auf der rechten Seite Balken angezeigt werden, die die Dauer der Vorgänge anzeigen.) erstellen können. Der Nachteil einer Kalkulationstabelle zeigt sich erst, wenn es darum geht, Änderungen am Projekt zu berechnen.

Wenn Sie mit mehreren Projekten, nicht eingehaltenen Terminplänen und gemeinsam genutzten Ressourcen jonglieren, wächst Ihnen die Aufgabe, einen Terminplan einzuhalten, mit einer Kalkulationstabelle schnell über den Kopf. Mit seinem dynamischen Planungssystem, den Ressourcenverwaltungstools und der Unterstützung einer besseren Kommunikation hilft Ihnen Microsoft Project, nicht den Faden zu verlieren.

Was möchten Sie tun?


Nutzen der unternehmensweiten Ressourcenverwaltung

Was passiert, wenn Sie zum Verfolgen von Projekten Kalkulationstabellen nutzen und eine Ressource mehreren Projekten zuordnen? Sie müssen die Ressourcen außerhalb der Projektplanung manuell oder mit einem Programm eines Drittanbieters verwalten. Dabei können Ressourcen oftmals unbeabsichtigt überlastet (Überlastung: Eine Überlastung ergibt sich, wenn einer Ressource mehr Vorgänge zugeordnet werden, als die Ressource in der verfügbaren Arbeitszeit bewältigen kann.) werden, und Sie müssen die Arbeit unter erheblichem Zeitaufwand neu planen.

Mit Microsoft Project Professional werden alle Projekte in Ihrem Unternehmen aus einem zentralen, unternehmensweiten Ressourcenpool (Ressourcenpool: Eine Menge von Ressourcen, die Projektvorgängen zugeordnet werden können. Ein Ressourcenpool kann ausschließlich für ein Projekt oder gemeinsam für mehrere Projekte verwendet werden.) bedient. Auf diese Weise können Projektmanager schnell die Verfügbarkeit (Verfügbarkeit: Gibt an, wann und in welchem Umfang die Zeit einer Ressource für zugeordnete Arbeit verplant werden kann. Die Verfügbarkeit wird durch Projekt- und Ressourcenkalender, Ressourcenanfangs- und -endtermine oder den Umfang, in dem die Ressource für Arbeiten verfügbar ist, bestimmt.) einer Ressource feststellen, bevor sie ihr einen Vorgang zuordnen.

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Kalkulieren der Auswirkungen von Datumsänderungen in Project

Angenommen, Sie verfolgen ein Projekt in einer Kalkulationstabelle. Dieses Projekt enthält einen Vorgang, der nicht gestartet werden kann, bevor in einem anderen Projekt ein bestimmter Lieferumfang (Lieferumfang: Ein greifbares und messbares Resultat, Ergebnis oder Element, das erstellt werden muss, um ein Projekt oder einen Teil eines Projekts abzuschließen. Normalerweise einigen sich vor dem Projektbeginn das Projektteam und die Projektbeteiligten auf den Projektlieferumfang.) erbracht wurde. Die Fertigstellung dieses Lieferumfangs ist für den 18. Juni geplant. Am 25. Juni warten Sie noch immer darauf. Wie lange dauert es, Ihre Kalkulationstabelle anhand eines neuen Datums für den von diesem Lieferumfang abhängigen Vorgang zu aktualisieren? Möglicherweise nicht sehr lange, wenn sich der Vorgang mehr am Ende des Projekts befindet. Wie sieht es aber aus, wenn der Vorgang eher am Anfang des Projekts zu finden ist und das Projekt weit über 50 oder sogar 100 Vorgänge enthält?

Mit seinem dynamischen Planungssystem hilft Ihnen Project, schnell Ihren Projektterminplan und die Ressourcenzuordnungen (Zuordnung: Eine bestimmte Ressource, die einem bestimmten Vorgang zugeordnet ist.) anzupassen. Datumsänderungen und deren Auswirkungen fließen nahtlos ein, wobei alle Abhängigkeiten, Lieferumfänge und Ressourcenzuordnungen berücksichtigt werden. Project berechnet nicht nur den Terminplan neu, sondern markiert auch die geänderten Datumsangaben, damit Sie die Auswirkungen der einzelnen Verschiebungen im Terminplan schnell erkennen können.

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Verwenden von flexiblen Berichtsmethoden

In zehn Minuten haben Sie eine unvorhergesehene Besprechung mit Ihrem Vorgesetzten über den Projektstatus. Sie möchten einen Bericht über den Fortschritt des Projekts vorlegen, doch bei einer solch kurzen Vorlaufzeit können Sie höchstens noch Ihre Kalkulationstabelle ausdrucken und hoffen, dass alle Daten genau und richtig sind. Sie würden Ihrem Vorgesetzten gern einen fundierteren Bericht über das Projekt geben, doch ist das bei Verwendung von Kalkulationstabellen in einem solch kurzen Zeitraum nicht möglich.

Mit Project können Sie schnell einen optisch aufbereiteten Bericht generieren, indem Sie eine Vorlage verwenden, mit der die Dateien in eine PivotTable (PivotTable-Bericht: Eine interaktive Tabelle, die große Datenmengen zusammenfasst [oder in einer Kreuztabelle darstellt]. Sie können die Zeilen und Spalten der Tabelle drehen, um unterschiedliche Zusammenfassungen der Quelldaten anzuzeigen, die Daten durch Anzeigen unterschiedlicher Seiten zu filtern oder Details anzuzeigen.) in Excel oder ein PivotDiagram in Microsoft Visio Professional exportiert werden. Sie können auswählen, welche Felder (einschließlich der für das Projekt eingerichteten benutzerdefinierten Felder) im Bericht markiert werden sollen, und bei der Besprechung mit dem Management einen sauberen, schlüssigen Bericht vorlegen.

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Integration in Excel

Indem Sie Ihre Projektdaten nach Excel exportieren, können Sie die leistungsfähige Funktionalität von Kalkulationstabellen weiter nutzen und gleichzeitig bei der Verfolgung von Projektterminplänen und Ressourcen von Project profitieren. Sie können umgekehrt auch Excel-Daten in die Projektplanung importieren oder einbetten

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Zutreffend für:
Project 2010