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Wenn Sie regelmäßig 2007 Microsoft® Office System-Dokumente an Ihre Kollegen und Projektbeteiligten senden, um deren Feedback einzuholen, nimmt die Verwaltung der Feedbackerfassung vermutlich relativ viel Zeit in Anspruch. Wahrscheinlich schreiben Sie eine Nachricht, in der Sie um Feedback bitten und die entweder Ihr Dokument als Anlage oder einen Link zu dem Dokument enthält. Anschließend folgt wahrscheinlich mindestens eine freundliche Erinnerung an alle Bearbeiter, sich Ihr Dokument bitte anzusehen. Wenn der Termin verstrichen ist, ohne dass Sie Feedback erhalten haben, laufen Sie möglicherweise durch alle Büros, um sich bestätigen zu lassen, dass das Dokument auch wirklich bearbeitet wurde. Monate später fragt Sie dann Ihr Vorgesetzter nach dem Feedback eines Ihrer Kollegen, woraufhin Sie verzweifelt die alten Nachrichten in Ihrem Posteingang nach der Antwort der betreffenden Person durchsuchen. Kommt Ihnen das nicht bekannt vor?

Wenn Sie weniger Zeit für die Verwaltung des Dokumentüberprüfungsverfahrens aufwenden möchten, sodass Ihnen mehr Zeit für die Bearbeitung Ihrer Dokumente zur Verfügung steht, können Sie auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website zum Einholen von Feedback einen Workflow verwenden. Mithilfe von Workflows können die Kosten und der Zeitaufwand für die Koordination allgemeiner Geschäftsprozesse, wie die Überarbeitung von Dokumenten, reduziert werden, indem die in diese Prozesse einbezogenen, vom Menschen auszuführenden Aufgaben verwaltet und nachverfolgt werden. Da der Workflow dafür sorgt, dass Aufgaben zugeordnet, Erinnerungen versandt, die Teilnahme verfolgt und der ganze Prozess protokolliert wird, können Sie sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren und müssen sich nicht mit der Logistik der Doklumentüberprüfung beschäftigen.

 Wichtig   Die Möglichkeit, von Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 oder Microsoft Office PowerPoint 2007 aus einen Workflow zum Sammeln von Feedback zu starten, steht nur in Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 und Microsoft Office Ultimate 2007 sowie in den eigenständigen Versionen von Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 zur Verfügung.

• Optimierung der Dokumentüberprüfung mit Workflows

• Voraussetzungen

• Starten eines Workflows zum Sammeln von Feedback für ein Dokument

• Durchführen einer Aufgabe in einem Workflow zum Sammeln von Feedback

Optimierung der Dokumentüberprüfung mit Workflows

Eine Office SharePoint Server 2007-Website enthält eine Reihe vordefinierter Workflows für allgemeine Geschäftsprozesse. Hierzu gehört auch der Workflow "Feedback sammeln", der dafür sorgt, dass ein Dokument oder Element an eine Gruppe von Personen zum Zweck der Feedbackerfassung weitergeleitet wird. Auf einer Office SharePoint Server 2007-Website ist der Workflow "Feedback sammeln" standardmäßig dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet und steht daher in Dokumentbibliotheken automtisch zur Verfügung.

Wenn Sie das Verfahren zur Dokumentüberprüfung mithilfe eines Workflows durchführen, werden sämtliche Aufgaben vom Server verwaltet.

Starten des Workflows  Wenn Sie den Workflow "Feedback sammeln" für ein 2007 Office Release-Dokument starten, werden Sie aufgefordert, ein Workflowinitiierungsformular auszufüllen, in dem Sie die Namen der Personen angeben, die das Dokument überprüfen sollen. Sie können den betreffenden Personen genaue Anweisungen zur Verfügung stellen und das Datum angeben, bis zu dem die Workflowteilnehmer die Überarbeitung abgeschlossen haben sollen.

Abschließen einer Workflowaufgabe  Nachdem der Workflow gestartet wurde, weist der Server allen Teilnehmern Bearbeitungsaufgaben zu. Wenn für den Server E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert wurden, sorgt der Server ebenfalls dafür, dass die Teilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen mit Aufgabenanweisungen und einem Link zu dem Dokument erhalten, das überprüft werden soll. Die Teilnehmer können auf diesen Link klicken, um das Dokument zu bearbeiten und nach Abschluss der Überprüfung in der Microsoft Office Outlook 2007-E-Mail-Nachricht auf die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten klicken, um ihre Feedbackkommentare zu übermitteln und die Aufgabe dann als erledigt zu kennzeichnen.

Anzeigen des Workflowstatus  Während sich der Workflow in Bearbeitung befindet, kann vom Workflowbesitzer (in diesem Fall der Autor des Dokuments) und den Workflowteilnehmern die auf der Office SharePoint Server 2007-Site verfügbare Workflowstatusseite aufgerufen werden, um festzustellen, welche Teilnehmer Ihre Workflowaufgabe abgeschlossen haben. Der Workflowbesitzer kann auch aktive Aufgaben aktualisieren und Teilnehmer hinzufügen oder ändern. Wenn alle Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben erledigt haben, endet der Workflow und der Workflowbesitzer wird automatisch darüber benachrichtigt, dass der Workflow abgeschlossen ist. Anschließend werden sämtliche Feedbackkommentare der Teilnehmer vom Workflow "Feedback sammeln" zusammengefasst und per E-Mail an den Workflowbesitzer übermittelt.

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Voraussetzungen

Das Starten eines Workflows zum Sammeln von Feedback ist ganz einfach: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, klicken Sie auf Workflows, und klicken Sie dann auf Starten. Sie können direkt aus dem 2007 Office Release-Programm, mit dem Sie ein Dokument erstellt haben, einen Workflow für dieses Dokument starten.

Stellen Sie jedoch zunächst sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Sie arbeiten mit einer Office Excel 2007-Arbeitsmappe, einer Office PowerPoint 2007-Präsentation oder einem Office Word 2007-Dokument.

• Sie haben die Datei in einer Dokumentbibliothek auf einer Office SharePoint Server 2007-Site gespeichert. Weitere Informationen über das Speichern einer Datei in einer SharePoint-Bibliothek finden Sie im Artikel Speichern von Dateien in einer SharePoint-Bibliothek oder an anderer Stelle im Internet.

Wenn einer der im folgenden Verfahren verwendeten Befehle nicht zur Verfügung steht, sollten Sie Folgendes wissen:

• Um einen Workflow zum Sammeln von Feedback direkt aus einem 2007 Office Release-Programm zu starten, benötigen Sie mindestens die Berechtigung "Elemente bearbeiten" für die Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist. Bei einigen Workflows ist es unter Umständen erforderlich, dass Sie ebenfalls über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um einen Workflow zu starten. Mit anderen Worten: Es sind dieselben Berechtigungen wie bei Verwendung eines Browsers erforderlich. Wenden Sie sich an den Websitebesitzer.
• Ein Workflow kann vom Websitebesitzer aus einer bestimmten Liste oder Bibliothek entfernt werden. Sie müssen das Dokument in einer Bibliothek speichern, in der der Workflow "Feedback sammeln" zur Verfügung steht. Wenden Sie sich an den Websitebesitzer.
• Ein Websitesammlungsadministrator kann einen bestimmten Workflowtyp, wie den Workflow zum Sammeln von Feedback, für alle Websites einer Websitesammlung deaktivieren.
• Die Möglichkeit, einen Workflow zum Sammeln von Feedback aus Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 oder Office Word 2007 zu starten, steht nur in Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 und Office Ultimate 2007 sowie in den eigenständigen Versionen von Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 und Office Word 2007 zur Verfügung.

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Starten eines Workflows zum Sammeln von Feedback für ein Dokument

Bevor Sie einen Workflow zum Sammeln von Feedback für ein Dokument starten können, müssen Sie das Dokument in einer SharePoint-Bibliothek speichern, in der der Workflow "Feedback sammeln" zur Verfügung steht. Weitere Informationen hierzu finden Sie im vorherigen Abschnitt Voraussetzungen.

Beim Starten des Workflows können jeweils unterschiedliche Optionen zur Verfügung stehen, je nachdem, wie der Workflow für die betreffende Liste, Bibliothek oder den Inhaltstyp des Elements angepasst wurde. Der Workflow "Feedback sammeln" kann beispielsweise als serieller oder als paralleler Workflow eingerichtet werden. Bei einem seriellen Workflow werden den einzelnen Teilnehmern die Aufgaben nacheinander zugewiesen, während bei einem parallelen Workflow allen Teilnehmern gleichzeitig Aufgaben zugewiesen werden. Wenn ein Workflow zum Sammeln von Feedback als paralleler Workflow eingerichtet wurde, werden beim Starten des Workflows die für einen parallelen Workflow relevanten Optionen angezeigt.

 Hinweis   Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Workflowteilnehmer nach dem Start des Workflows E-Mail-Benachrichtigungen und ‑Erinnerungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten, sprechen Sie mit Ihrem Serveradministrator, um zu überprüfen, ob E-Mail-Benachrichtigungen für Ihre Website aktiviert wurden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Workflow für eine Office Excel 2007-, Office PowerPoint 2007- oder Office Word 2007-Datei zu starten:

1. Öffnen Sie die Datei, für die ein Workflow zum Sammeln von Feedback gestartet werden soll.

    Hinweis   Zum Starten des Workflows können Sie das Dokument sowohl schreibgeschützt als auch im Bearbeitungsmodus öffnen.

   Öffnen Sie ein Serverdokument in einem Office-Programm.

   1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Öffnen.
   2. Klicken Sie unter Suchen in auf Netzwerkumgebung oder auf Meine SharePoint-Websites.
   3. Klicken Sie auf den Namen der SharePoint-Website, in der sich Ihre Datei befindet, und klicken Sie dann auf Öffnen.

       Tipp   Alternativ können Sie auf den Namen der Website, die Sie öffnen möchten, doppelklicken. Sie können auch auf eine Bibliothek oder Datei doppelklicken, um diese zu öffnen.

       Hinweis   Wenn der gesuchte Server in keiner der Kategorien angezeigt wird, geben Sie die URL für den Server in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Öffnen.

   4. Klicken Sie auf den Namen der Bibliothek, die die Datei enthält, z. B. Freigegebene Dokumente, und klicken Sie dann auf Öffnen.
   5. Klicken Sie auf den Namen der zu öffnenden Datei und dann auf Öffnen.
2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Workflows.

   

    Hinweis   Wenn Ihr Dokument noch nicht in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert wurde, in der Workflows zur Verfügung stehen, werden Sie aufgefordert, einen solchen Speicherort zu verwenden.

3. Wählen Sie im Dialogfeld Workflows den Workflow Feedback sammeln aus, und klicken Sie dann auf Starten.

   

     Hinweise  

   • Wenn das Dokument für Sie ausgecheckt ist, werden Sie aufgefordert, es einzuchecken. Anschließend müssen Sie erneut versuchen, den Workflow zu starten.
   • Wenn in Ihrer Organisation eine benutzerdefinierte Version des Workflows "Feedback sammeln" bereitgestellt wurde, steht dieser möglicherweise unter einem anderen Namen zur Verfügung.

4. Klicken Sie im Dialogfeld Feedback sammeln auf Bearbeiter, um die Namen der Personen oder Gruppen auszuwählen, denen Sie Workflowaufgaben zuweisen möchten.

    Hinweis   Wenn es sich um einen seriellen Workflow handelt (die Aufgaben werden den Teilnehmern jeweils nacheinander zugewiesen), geben Sie die Namen der Workflowteilnehmer in der Reihenfolge ein, bzw. Sie wählen sie aus, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen. Sie können feststellen, ob ein serieller oder paralleler Workflow verwendet wird, indem Sie sich die Angaben zum Fälligkeitsdatum ansehen. Wenn den einzelnen Personen jeweils eine festgelegte Zeitspanne zum Durchführen einer Aufgabe zur Verfügung steht, ist der Workflow seriell, und die einzelnen Aufgaben werden den Teilnehmern nacheinander zugewiesen. Wenn es ein Fälligkeitsdatum gibt, bis zu dem alle Teilnehmer ihre Aufgaben abschließen müssen, handelt es sich um einen parallelen Workflow parallel, und alle Teilnehmer erhalten ihre Workflowaufgaben gleichzeitig.

5. Wenn Sie als Workflowteilnehmer Gruppen angeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine einzelne Aufgabe jeder eingegebenen Gruppe zuweisen (Gruppen nicht erweitern), wenn Sie möchten, dass der gesamten Gruppe nur eine Aufgabe zugewiesen wird und nicht sämtliche Gruppenmitglieder einzelne Aufgaben erhalten. In diesem Fall kann jeweils eine Person in der Gruppe die Aufgabe anfordern.
6. Wenn Sie eine Nachricht oder spezielle Aufgabenanweisungen bereitstellen möchten, geben Sie diese Informationen in das Textfeld unter Geben Sie eine Nachricht ein, die in die Anforderung eingeschlossen werden soll ein.
7. Nehmen Sie unter Fällig am eine der folgenden Eingaben vor, um festzulegen, wann die Aufgabe abgeschlossen sein sollte:
   • Geben Sie für einen seriellen Workflow eine Zahl ein, und wählen Sie dann entweder Tag(e) oder Woche(n) als Zeiteinheit aus.
   • Geben Sie für einen parallelen Workflow unter Aufgaben sind fällig bisein Datum ein oder wählen Sie eins aus.
8. Wenn Sie möchten, dass beim Starten des Workflows weitere Personen Benachrichtigungen (keine Aufgabenzuweisungen) erhalten, geben Sie deren Namen in die Zeile CC ein, oder klicken Sie auf CC, um Personen und Gruppen auszuwählen.
9. Klicken Sie auf Starten.

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Durchführen einer Aufgabe in einem Workflow zum Sammeln von Feedback

Wenn Sie per E-Mail benachrichtigt werden, dass Sie die Aufgabe erhalten haben, ein Dokument zu überprüfen, können Sie Ihre Aufgabe direkt von dieser E-Mail-Nachricht aus in Office Outlook 2007 erledigen.

1. Klicken Sie in Ihrer E-Mail-Nachricht auf den Link zu dem betreffenden Dokument, der unter Zum Abschließen dieser Aufgabe angezeigt wird.

    Hinweis   Wenn Sie direkt innerhalb des Dokuments Kommentare hinzufügen oder Änderungen vornehmen, achten Sie darauf, dass Sie Ihre Änderungen auf dem Server speichern.

2. Klicken Sie oben in der E-Mail-Nachricht auf die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten, um Ihre Aufgabe als erledigt zu kennzeichnen.

   

    Hinweis   Die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten steht auch dann am oberen Rand einer Aufgabenbenachrichtigung zur Verfügung, wenn diese im Lesebereich angezeigt wird.

3. Führen Sie im Aufgabenbearbeitungsformular Feedback angefordert eine der folgenden Aktionen aus:
   • Wenn Sie dem Workflowbesitzer Feedbackkommentare zusenden möchten, geben Sie Ihr Feedback in das bereitgestellte Textfeld ein, und klicken Sie dann auf Feedback senden.
   • Wenn Sie die Bearbeitungsaufgabe erneut einer anderen Person zuweisen möchten, klicken Sie auf Aufgabe erneut zuweisen, geben Sie an, wem die Aufgabe zugewiesen werden soll, und klicken Sie dann auf Senden.
   • Wenn Sie möchten, dass das Element geändert wird, klicken Sie auf Änderung anfordern, geben Sie an, wem die Änderungsanforderung zugewiesen werden soll, fügen Sie für die Änderungsanforderung relevante Informationen hinzu, und klicken Sie dann auf Senden.

    Hinweis   Je nachdem, wie der Workflow für die Liste, Bibliothek oder den Inhaltstyp dieses Elements angepasst wurde, stehen möglicherweise keine Optionen zum erneuten Zuweisen der Aufgabe oder Anfordern einer Änderung zur Verfügung.

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