Verwaltung von Informationsrechten in 2007 Microsoft Office System

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die Berechtigungen für den Inhalt von Dokumenten, Arbeitsmappen und Präsentationen mithilfe der in 2007 Microsoft® Office System verfügbaren Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) einschränken. Informationen zum Einschränken der Berechtigungen für den Inhalt von E-Mail-Nachrichten finden Sie unter Beschränken der Berechtigung für vertrauliche Informationen in E-Mail-Nachrichten.

Informationen zum Festlegen eines Kennworts zum Öffnen oder Ändern einer Datei finden Sie unter Festlegen eines Kennworts zum Öffnen oder Ändern eines Dokuments, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation. Es stehen weitere Artikel zur Verfügung, in denen das Verwenden von Kennwörtern zum Schützen der Formatierung in Dokumenten und zum Schützen von Arbeitsblatt- oder Arbeitsmappenelementen beschrieben wird.

Inhalt dieses Artikels


Zweck und Grenzen von IRM

Mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) können Einzelpersonen und Administratoren Zugriffsberechtigungen für Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen festlegen. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass vertrauliche Informationen gedruckt, weitergeleitet oder von unberechtigten Personen kopiert werden. Nach dem Einschränken der Berechtigung für eine Datei unter Verwendung von IRM werden die Zugriffs- und Nutzungsbeschränkungen unabhängig vom Speicherort der Informationen erzwungen, da die Berechtigungen für eine Datei in der Dokumentdatei selbst gespeichert sind.

Mithilfe von IRM können Einzelpersonen ihre persönlichen Vorlieben im Hinblick auf die Übermittlung von persönlichen oder privaten Informationen erzwingen. Außerdem unterstützt IRM Unternehmen beim Erzwingen von Unternehmensrichtlinien für die Steuerung und Weitergabe von vertraulichen oder proprietären Informationen.

IRM bietet folgende Möglichkeiten:

  • Verhindern, dass beschränkter Inhalt von einem autorisierten Empfänger für eine unautorisierte Verwendung weitergeleitet, kopiert, geändert, gedruckt, gefaxt oder ausgeschnitten und eingefügt wird
  • Verhindern, dass beschränkter Inhalt mithilfe der Drucktastenfunktion in Microsoft Windows kopiert wird
  • Beschränken von sämtlichem Inhalt, und zwar unabhängig vom Ziel der Empfänger
  • Unterstützen des Dateiablaufdatums, sodass der Inhalt in Dokumenten nach einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr angezeigt werden kann
  • Erzwingen von Unternehmensrichtlinien, mit denen die Verwendung und Weitergabe von Inhalt innerhalb des Unternehmens geregelt wird

Folgendes kann mit IRM nicht verhindert werden:

  • Löschen, Diebstahl, Aufzeichnen oder Übertragen von Inhalt durch bösartige Programme, wie trojanische Pferde, Tastenprotokollierung und bestimmte Typen von Spyware
  • Verlust oder Beschädigen von Inhalt aufgrund der Aktionen von Computerviren
  • Manuelles Kopieren oder Abtippen von beschränktem Inhalt von der Anzeige auf dem Empfängerbildschirm
  • Digitales Fotografieren des auf dem Bildschirm angezeigten beschränkten Inhalts durch einen Empfänger
  • Kopieren des beschränkten Inhalts mithilfe von Bildschirmaufzeichnungsprogrammen von Drittanbietern

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Dateitypen für die Rechteverwaltung mit IRM

In 2007 Office Release können Sie mithilfe von IRM die Rechte für XPS-Dateien (XML Paper Specification) sowie für folgende Dateitypen verwalten:

Word-Dateien

Dateityp Erweiterung
Dokument DOC
Dokument DOCX
Dokument mit Makros DOCM
Vorlage DOT
Vorlage DOTX
Vorlage mit Makros DOTM

Excel-Dateien

Dateityp Erweiterung
Arbeitsmappe XLS
Arbeitsmappe XLSX
Arbeitsmappe mit Makros XLSM
Vorlage XLT
Vorlage XLTX
Vorlage mit Makros XLTM
Nicht-XML-Binärarbeitsmappe XLSB
Add-In mit Makros XLA
Add-In mit Makros XLAM

PowerPoint-Dateien

Dateityp Erweiterung
Präsentation PPT
Präsentation PPTX
Präsentation mit Makros PPTM
Vorlage POT
Vorlage POTX
Vorlage mit Makros POTM
Bildschirmpräsentation PPS
Bildschirmpräsentation PPSX
Bildschirmpräsentation mit Makros PPSM
Office-Design THMX

 Hinweise 

  • Wenn diese Dateitypen in Office Outlook 2007 als Anlagen einer E-Mail-Nachricht, deren Rechte verwaltet werden, angefügt sind, werden auch die Rechte dieser Dateitypen automatisch verwaltet.
  • Wenn Sie eine MSG-Datei an eine E-Mail-Nachricht anfügen, deren Rechte verwaltet werden, erfolgt keine Rechteverwaltung der angefügten Nachricht. Die Rechte für MSG-Dateitypen werden nicht in IRM verwaltet.

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Konfigurieren des Computers für die Verwendung von IRM

Damit Sie IRM in 2007 Office Release verwenden können, muss mindestens die Software Windows-Rechteverwaltungsdienste (Rights Management Services, RMS) Client Service Pack 1 (SP1) installiert sein. Auf einem Computer unter Windows Vista ist der RMS-Client bereits installiert. Bei Verwendung eines Computers unter Windows XP muss Service Pack 1 (SP1) des Windows-Rechteverwaltungsdienste-Clients ( (RMS) entweder von Ihnen oder vom RMS-Administrator installiert werden. Der RMS-Administrator kann unternehmensspezifische IRM-Richtlinien konfigurieren, mit denen definiert wird, wer auf Informationen zugreifen kann und welche Bearbeitungsstufe für eine E-Mail-Nachricht zulässig ist. So kann ein Unternehmensadministrator z. B. eine Rechtevorlage namens "Vertraulich - firmenintern" definieren, in der angegeben ist, dass eine E-Mail-Nachricht, für die diese Richtlinie gilt, nur von Benutzern innerhalb der Firmendomäne geöffnet werden kann.

Installieren des Windows-Rechteverwaltungsdienste-Clients (RMS-Client)

  1. Klicken Sie in Windows XP auf die Schaltfläche Start und dann auf Systemsteuerung.
  2. Klicken Sie auf Software und dann auf Software. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Neue Programme hinzufügen. Klicken Sie in der Liste der Programme auf Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client und dann auf Hinzufügen.

 Hinweis   Doppelklicken Sie in der klassischen Ansicht auf Software, und klicken Sie dann im linken Fensterbereich auf Neue Programme hinzufügen. Klicken Sie in der Liste der Programme auf Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client und dann auf Hinzufügen.

Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, Dateien zu öffnen, deren Rechte mithilfe von IRM verwaltet werden, fordert 2007 Office Release Sie auf, den Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client herunterzuladen, wenn Sie einen Computer ohne diese Software ausführen. Weitere Informationen zum Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client finden Sie auf der Website Windows-Rechteverwaltungsdienste.

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Herunterladen von Berechtigungen

Beim ersten Öffnen eines Dokuments, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation mit Zugriffseinschränkungen müssen Sie eine Verbindung mit einem Lizenzserver herstellen, um Ihre Anmeldeinformationen zu überprüfen und eine Nutzungslizenz herunterzuladen. In der Nutzungslizenz wird die Zugriffsebene für eine Datei definiert. Dieser Vorgang ist für jede Datei mit Zugriffseinschränkungen erforderlich. Mit anderen Worten: Inhalt mit Zugriffseinschränkungen kann nicht ohne Nutzungslizenz geöffnet werden. Zum Herunterladen von Berechtigungen ist es erforderlich, dass Ihre Anmeldeinformationen (einschließlich der E-Mail-Adresse) sowie Informationen zu Ihren Berechtigungen von Microsoft Office an den Lizenzserver gesendet werden. Die im Dokument enthaltenen Informationen werden nicht an den Lizenzserver gesendet. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen.

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Einschränken der Berechtigungen für den Inhalt von Dateien

Autoren können die Berechtigungen für Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen pro Benutzer, pro Dokument oder pro Gruppe einschränken. (Für gruppenbasierte Berechtigungen ist der Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienst für die Gruppenerweiterung erforderlich.) Autoren verwenden das Dialogfeld Berechtigung, um Benutzern Lese- und Änderungszugriff zu erteilen und Ablaufdaten für Inhalte festzulegen. So kann beispielsweise Ralf als Autor Andrea die Berechtigung zum Lesen eines Dokuments erteilen, jedoch nicht zum Bearbeiten. Anschließend kann Ralf Robert die Berechtigung zum Ändern und Speichern des Dokuments erteilen. Ralf kann außerdem festlegen, dass die Zugriffsrechte von Andrea und Robert für dieses Dokument auf fünf Tage beschränkt sind, bevor die Zugriffsberechtigung für das Dokument abläuft. Informationen zum Festlegen eines Ablaufdatums für ein Dokument finden Sie unter Festlegen eines Ablaufdatums für eine Datei.

Dialogfeld 'Berechtigung'

  1. Speichern Sie das Dokument, die Arbeitsmappe oder Präsentation.
  2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, zeigen Sie auf Vorbereiten, auf Berechtigung einschränken, und klicken Sie dann auf Nicht weiterleiten.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berechtigung für diese(s) Dokument einschränken, und weisen Sie dann den einzelnen Benutzern die gewünschten Zugriffsebenen zu.

Die Optionen sind möglicherweise begrenzt, wenn ein Administrator benutzerdefinierte Berechtigungsrichtlinien festgelegt hat, die nicht von einzelnen Benutzern geändert werden können.

Berechtigungsstufen

  • Lesen     Benutzer mit Leseberechtigung können ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation lesen, sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten, Drucken oder Kopieren.
  • Ändern     Benutzer mit Änderungsberechtigung können ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation lesen, bearbeiten und Änderungen speichern, sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Drucken.
  • Vollzugriff     Benutzer mit Vollzugriff verfügen über vollständige Autorberechtigungen und können alle Aktionen für das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation ausführen, die auch ein Autor ausführen kann: Festlegen von Ablaufdaten für den Inhalt, Verhindern des Druckens und Erteilen von Berechtigungen für Benutzer. Nachdem die Berechtigung für ein Dokument für autorisierte Benutzer abgelaufen ist, kann das Dokument nur vom Dokumentautor oder von Benutzern mit der Berechtigung "Vollzugriff" geöffnet werden. Autoren verfügen immer über Vollzugriff.
  1. Zum Zuweisen der Berechtigung "Vollzugriff" klicken Sie auf Weitere Optionen. Klicken Sie anschließend in der Spalte Zugriffsebene auf den Pfeil, und klicken Sie dann in der Liste Ändern auf Vollzugriff.

Dialogfeld 'Berechtigung'

  1. Klicken Sie nach dem Zuweisen der Berechtigungsstufen auf OK.

In der daraufhin angezeigten Statusleiste wird angegeben, dass die Rechte dieses Dokuments verwaltet werden. Klicken Sie auf Berechtigung ändern, wenn Sie Änderungen an den Zugriffsberechtigungen für das Dokument vornehmen müssen.

Statusleiste

Beim Weiterleiten eines Dokuments mit Zugriffseinschränkung an eine nicht autorisierte Person wird eine Meldung mit der E-Mail- oder Websiteadresse des Autors angezeigt, damit der jeweilige Benutzer die Zugriffsberechtigung für das Dokument anfordern kann.

Dialogfeld

Falls der Autor keine E-Mail-Adresse angibt, wird nicht autorisierten Benutzern eine Fehlermeldung angezeigt.

Festlegen eines Ablaufdatums für eine Datei

  1. Öffnen Sie die Datei.
  2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, zeigen Sie auf Vorbereiten, auf Berechtigung einschränken, und klicken Sie dann auf Nicht weiterleiten.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Berechtigung für diese(s) Dokument einschränken, und klicken Sie dann auf Weitere Optionen.
  4. Aktivieren Sie unter Zusätzliche Berechtigungen für Benutzer das Kontrollkästchen Diese(s) Dokument läuft ab am, und geben Sie dann ein Datum ein.
  5. Klicken Sie zweimal auf OK.

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Verwenden eines anderen Windows-Benutzerkontos zum Verwalten von Rechten für Dateien

  1. Öffnen Sie das Dokument, die Arbeitsmappe oder Präsentation.
  2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, zeigen Sie auf Vorbereiten, auf Berechtigung einschränken, und klicken Sie dann auf Anmeldeinformationen verwalten.
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer wählen die E-Mail-Adresse für das zu verwendende Konto aus, und klicken Sie dann auf OK.
    • Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer wählen auf Hinzufügen, geben Sie die Anmeldeinformationen für das neue Konto ein, und klicken Sie dann zweimal auf OK.

Dialogfeld 'Benutzer wählen'

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Anzeigen von Inhalten mit Zugriffseinschränkung

Wenn Sie Inhalte mithilfe von 2007 Office Release anzeigen möchten, deren Rechte verwaltet werden und für die Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, müssen Sie einfach nur das Dokument, die Arbeitsmappe oder Präsentation öffnen.

Zum Anzeigen Ihrer Berechtigungen klicken Sie entweder auf der Statusleiste auf Berechtigung anzeigen, oder klicken Sie auf der Statusleiste unten im Bildschirm auf die entsprechende Schaltfläche.

Statusleiste

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Zutreffend für:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007