Mit Microsoft Office 2003 ist Faxen so einfach wie das Senden einer E-Mail-Nachricht. Von Ihrem Office-Programm aus können Sie direkt eine Verbindung mit einem Faxanbieter herstellen, der das Fax für Sie sendet. Sie können Faxdienste mit Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Outlook 2003 und dem Microsoft Office Dokument-Imaging-Programm (MODI) verwenden. Zum Verwenden von Faxdiensten müssen Outlook und Word auf dem Computer installiert sein.

Funktionsweise von Faxdiensten

Wenn Sie ein Fax aus einem Office-Programm senden möchten, stellen Outlook und Word die Schnittstelle zum Senden des Faxes bereit. Das zu faxende Dokument wird automatisch in eine TIFF-Grafikdatei konvertiert und an eine E-Mail-Nachricht angehängt. Der Textkörper der E-Mail-Nachricht dient als Deckblatt, und in die erforderlichen Felder werden der Name und die Faxnummer der Empfänger sowie der Betreff eingegeben. Sie können die Informationen in diese Felder eingeben, oder Sie können einen Kontakt aus dem Adressbuch auswählen. Die Ländervorwahlen im Adressbuch müssen mit einem Pluszeichen (+) beginnen; beispielsweise +61 555-1212. Es wird empfohlen, dass Sie ein Deckblatt verwenden und Eingaben in den Feldern An und Betreff vornehmen, um sicherzustellen, dass die Faxnachricht den gewünschten Empfänger erreicht.

Vor dem Senden können Sie mithilfe von MODI eine Vorschau für das Fax anzeigen. Es werden alle Dateitypen unterstützt, die an Microsoft Office Document Image Writer gedruckt werden können. Nach dem Senden des Faxes erhalten Sie eine E-Mail-Bestätigung vom Faxanbieter, aus der hervorgeht, ob das Fax erfolgreich übermittelt wurde.

Anmerkungen

• Kopf- und Fußzeilen werden in ansonsten leeren Deckblättern nicht unterstützt. Wenn das Deckblatt beispielsweise Text oder Logos in einer Kopf- oder Fußzeile enthält, der Textkörper des Dokuments jedoch leer ist, werden der Text bzw. die Logos in der E-Mail-Nachricht oder im Fax nicht angezeigt.
• Wenn Sie die Faxdienste nicht verwenden möchten, können Sie ein Fax über ein Faxmodem senden.

Vorteile des Verwendens von Faxdiensten

Durch das Senden von Faxen über Faxdienste können Sie Zeit sparen. Folgende Features werden bereitgestellt, um den Faxkomfort zu verbessern:

• Verschiedene Empfänger   Sie können das Fax an eine E-Mail-Adresse oder an ein Standardfaxgerät und an beliebig viele Empfänger senden.
• Mehrere Dokumente    Sie können mehrere Dokumente anhängen, die viele Seiten einschließen, und sie in Form eines einzigen Faxes senden.
• Elektronische Faxe   Einige Faxanbieter bieten Ihnen eine Faxnummer an, über die Faxe als TIFF-Anlage in Ihrem Posteingang übermittelt werden können. Wenn Sie ein Fax erhalten, können Sie es anzeigen, drucken oder Kommentare hinzufügen. Das MODI-Programm öffnet das Onlinefax und stellt die Bearbeitungsfunktionen bereit. Außerdem können Sie das Fax an eine andere Person oder zurück an den ursprünglichen Absender senden.
• Offlineszenario   Sie können ein Fax verfassen und es senden, während Sie nicht verbunden sind. Ähnlich wie bei E-Mail wird das Fax im Postausgang gespeichert und gesendet, wenn Sie eine Verbindung mit dem Netzwerk herstellen.
• Archive   Gesendete Faxe werden im Outlook-Ordner Gesendete Objekte oder an einem durch Outlook-Regeln angegebenen Ort gespeichert.

Erwägungen hinsichtlich der Anmeldung bei einem Faxdienst

Wenn Sie sich bei einem Faxdienst anmelden, können Sie einen Anbieter für ausgehende Faxe und mehrere Anbieter für eingehende Faxe angeben. Die einzelnen Faxdienstanbieter bieten verschiedene Pakete für Ihre Anforderungen an. Wenn Sie einen Faxdienst auf mehreren Computern verwenden möchten, müssen Sie das Faxkonto auf jedem Computer aktivieren, indem Sie ein Anmeldepaket von der Website des Anbieters downloaden. Dort werden auch Kontoverwaltungsinformationen gespeichert.