Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Eine Regel ist eine Aktion, die von Microsoft Outlook automatisch basierend auf den von Ihnen festgelegten Bedingungen ausgeführt wird, wenn Nachrichten eingehen oder gesendet werden. Sie können eine Regel auf Grundlage einer Vorlage, einer Nachricht oder mithilfe eigener Bedingungen erstellen.

Möchten Sie alternativ Outlook Web App verwenden? Lesen Sie den Artikel zu den Posteingangsregeln, wenn Sie mehr über das Erstellen und Verwalten von Regeln wissen möchten, die auch in der Outlook-Desktopanwendung funktionieren.

Inhalt dieses Artikels


Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Eine Regel ist eine Aktion, die von Microsoft Outlook automatisch ausgeführt wird, wenn eine Nachricht eingeht oder gesendet wird, die den in der Regel festgelegten Bedingungen entspricht. Sie können viele Bedingungen und Aktionen auswählen, indem Sie den Regel-Assistenten verwenden.

Regeln können in zwei Kategorien unterteilt werden: Organisation und Benachrichtigung. Regeln gelten nur für ungelesene Nachrichten, nicht für gelesene.

Regelvorlagen im Regel-Assistenten

Der Regel-Assistent enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln, z. B. folgende:

  • Den Überblick behalten     Hierbei handelt es sich um Regeln, mit denen Sie Nachrichten ablegen und nachverfolgen können. Beispielsweise können Sie eine Regel für Nachrichten von einem bestimmten Absender, z. B. Anne Weiler, mit dem Wort „Verkauf“ in der Zeile Betreff als Nachverfolgung kennzeichnen, als „Verkauf“ kategorisieren und in einen Ordner namens Annes Verkäufe verschieben.
  • Auf dem Laufenden bleiben     Diese Regeln benachrichtigen Sie, wenn Sie eine bestimmte Nachricht erhalten. So können Sie z. B. eine bestimmte Regel erstellen, die automatisch eine Benachrichtigung an ein mobiles Gerät sendet, wenn Sie eine Nachricht von einem Familienmitglied erhalten.
  • Regel ohne Vorlage erstellen     Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie ohne Zugrundelegung einer Regelvorlage erstellen und ganz nach Ihren Anforderungen anpassen können.

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Erstellen einer Regel

Outlook enthält Regelvorlagen für allgemeine Szenarien. Verwenden Sie diese Regelvorlagen, oder entwerfen Sie eigene benutzerdefinierte Regeln.

Verwenden von Outlook-Regelvorlagen

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel.
  4. Wählen Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen aus der Vorlagenauflistung Den Überblick behalten oder Auf dem Laufenden bleiben die gewünschte Vorlage aus.
  5. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert. Wenn Sie z. B. auf die Verknüpfung einer Person/öffentlichen Gruppe klicken, wird das Adressbuch geöffnet.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die von den Nachrichten erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet werden kann.
  8. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Bedingung, und legen Sie dann den Wert fest.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.
  11. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Aktion, und legen Sie dann den Wert fest.
  12. Klicken Sie auf Weiter.
  13. Wählen Sie unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen zur Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
  14. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Ausnahme, und legen Sie dann den Wert fest.
  15. Klicken Sie auf Weiter.
  16. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen ein.
  17. Aktivieren Sie unter Schritt 2: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.
    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, diesich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.
    • Standardmäßig ist die neue Regel aktiviert. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.
    • Damit diese Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.
  18. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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Entwerfen einer benutzerdefinierten Regel

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel.
  4. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder auf Nachrichten bei Ankunft prüfen oder auf Nachrichten nach dem Senden prüfen.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die von den Nachrichten erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet werden kann.
  7. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Bedingung, und legen Sie dann den Wert fest.
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.
  10. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Aktion, und legen Sie dann den Wert fest.
  11. Klicken Sie auf Weiter.
  12. Wählen Sie unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen zur Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
  13. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Ausnahme, und legen Sie dann den Wert fest.
  14. Klicken Sie auf Weiter.
  15. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen ein.
  16. Aktivieren Sie unter Schritt 2: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.
    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, diesich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.
    • Standardmäßig ist die neue Regel aktiviert. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.
    • Damit diese Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.
  17. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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Erstellen einer Regel basierend auf dem Absender oder den Empfängern einer E-Mail-Nachricht

Sie können eine Regel schnell aus einer Nachricht erstellen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise zur Regelerstellung besteht darin, dass Regeln basierend auf dem Absender oder den Empfängern der Nachricht vorgeschlagen werden. Wenn Sie eine Regel aus einer Nachricht erstellen, verschiebt eine vorgeschlagene Regel beispielsweise alle Nachrichten von dem Absender in einen von Ihnen ausgewählten Ordner.

  1. Klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie eine Regel erstellen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verschieben auf Regeln.

Basierend auf dem Absender oder den Empfängern der Nachricht werden vorgeschlagene Regeln angezeigt.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Klicken Sie auf eine der vorgeschlagenen Regeln, klicken Sie auf einen Zielordner, und klicken Sie dann auf OK.
  • Zum Anzeigen weiterer Regeloptionen, die auf dem Absender, den Empfängern oder dem Betreff basieren, klicken Sie auf Regel erstellen.

Wenn Sie in Schritt 2 Regel erstellen auswählen, wird das Dialogfeld Regel erstellen angezeigt. Fahren Sie mit den folgenden Schritten fort.

  1. Aktivieren Sie unter Wenn eine eingehende Nachricht alle gewählten Bedingungen erfüllt die Kontrollkästchen der gewünschten Bedingungen.
  2. Aktivieren Sie unter Folgendes ausführen die Kontrollkästchen für die Aktion, die die Regel ausführen soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.
  4. Klicken Sie auf einen vorhandenen Ordner, oder klicken Sie auf Neu, um einen Ordner zum Speichern der Nachrichten zu erstellen.

Wenn Sie weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und befolgen Sie die restlichen Anweisungen des Regel-Assistenten.Dies ist derselbe Assistent, der auch beim Klicken auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten in der Backstage-Ansicht (durch Klicken auf die Registerkarte Datei) angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Entwerfen einer benutzerdefinierten Regel.

  1. Klicken Sie auf OK.

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Importieren oder Exportieren von Regeln

Lesen Sie Importieren oder Exportieren einer Regelsammlung, wenn Sie wissen möchten, wie Regeln importiert oder so exportiert werden, dass sie von anderen genutzt werden können.

Manuelles Ausführen von Regeln

Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie eine Regel oder mehrere Regeln manuell ausführen möchten:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
  3. Klicken Sie auf Regeln jetzt anwenden.
  4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben jeder Regel, die Sie ausführen möchten.
  5. Wählen Sie im Feld Anwenden im Ordner ggf. einen anderen Ordner aus, klicken Sie auf Durchsuchen, klicken Sie auf den Ordner, und klicken Sie dann auf OK.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen, um alle dem in Schritt 5 angegebenen Ordner untergeordneten Ordner einzubeziehen.

  1. In der Liste Regeln anwenden auf ist standardmäßig Alle Nachrichten ausgewählt. Sie können die Einstellung in Gelesene Nachrichten oder Ungelesene Nachrichten ändern.
  2. Klicken Sie auf Jetzt ausführen.

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Serverbasierte und Nur-Client-Regeln

In Outlook gibt es zwei verschiedene Typen von Regeln: serverbasierte und Nur-Client-Regeln.

  • Serverbasierte Regeln     Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-Konto verwenden, sind einige von Ihnen erstellte Regeln serverbasiert. Diese Regeln werden auf Ihr Postfach auf dem Exchange-E-Mail-Server auch dann ausgeführt, wenn Outlook nicht auf Ihrem Computer ausgeführt wird. Serverbasierte Regeln müssen auf Nachrichten angewendet werden, sobald diese an IhrenPosteingang übermittelt werden. Außerdem müssen die Regeln auf dem Server vollständig ausgeführt werden können. Eine Regel, mit der angegeben wird, dass eine Nachricht gedruckt werden soll, kann z. B. erst ausgeführt werden, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurde. Wenn eine Regel auf dem Server nicht angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook angewendet und wird zu einer Nur-Client-Regel.
  • Nur-Client-Regeln     Nur-Client-Regeln sind Regeln, die nur auf Ihrem Computer ausgeführt werden. Dabei handelt es sich um Regeln, die erst ausgeführt werden können, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurden, z. B. eine Regel, mit der angegeben wird, dass bestimmte Nachrichten gedruckt werden sollen. Nur-Client-Regeln können nur ausgeführt werden, wenn Outlook ausgeführt wird.

Wenn Ihre Regelliste beide Regeltypen aufweist, werden zuerst die serverbasierten und dann die Nur-Client-Regeln ausgeführt.

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Anwenden von Regeln auf andere Outlook-Elemente

Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten

Wenn Regeln angewendet werden, werden Übermittlungsbestätigungen, Lesebestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten (Abwesenheitsbenachrichtigungen) wie Nachrichten verarbeitet. Wenn mit einer Regel z. B. Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) mit dem Wort Besprechung im Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate oder eine automatische Antwort mit dem Wort Besprechung im Betreff verschoben.

 Hinweis    Wenn mit einer Regel Abstimmungsresultate aus dem OrdnerPosteingang in einen anderen Ordner verschoben werden, wirkt sich dies auf den Abstimmungsverlauf aus. Wenn Sie eine gesendete Nachricht öffnen, in der eine Abstimmungsschaltfläche enthalten war, werden die Antworten, die von einer Regel verschoben wurden, nicht in den Verlaufsinformationen berücksichtigt. Das manuelle Verschieben oder Löschen einer Antwort wirkt sich nicht auf den Verlauf aus.

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Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente

Beim Anwenden von Regeln werden Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente als Nachrichten behandelt. Wenn Sie beispielsweise eine Regel erstellen, mit der Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) mit dem Wort „Besprechung“ im Feld Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Aufgaben- oder Besprechungsanfragen, die die Bedingung erfüllen, verschoben. Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Regeln für diese Elementtypen jedoch die folgenden Einschränkungen:

  • Ein Element, das in einen Ordner verschoben wird, der kein Nachrichtenordner ist, funktioniert nach dem Verschieben möglicherweise nicht wie erwartet. Wird beispielsweise eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.
  • Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage mithilfe einer Regel in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben wird, wird die Antwort nicht vom Originalelement berücksichtigt.
  • Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wird die Besprechung nicht in denKalender eingetragen.
  • Regeln für ausgehende Nachrichten werden nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen angewendet.

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Kontaktgruppen

Eine Regel, die eine Kontaktgruppe umfasst, kann sich je nach Erstellungsweise der Regel anders verhalten:

  • An eine Kontaktgruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben      Diese Regel ist nur verfügbar, wenn Sie ein Exchange Server-Konto verwenden. Nur an die Kontaktgruppe gesendete Nachrichten werden in den angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die Mitglied der Kontaktgruppe sind, werden nicht in den angegebenen Ordner verschoben.

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Weiterleiten von Nachrichten an Adressen außerhalb der Organisation

Mit Microsoft Exchange Server 2010-Konten können standardmäßig keine Regeln verwendet werden, um Nachrichten an E-Mail-Adressen außerhalb Ihrer Organisation weiterzuleiten. Mithilfe dieser Einstellung kann verhindert werden, dass vertrauliche und private Unternehmensinformationen offengelegt werden. Nur ein Exchange-Administrator kann diese Einstellung ändern.

Weitere Informationen finden Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange Server, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

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Zutreffend für:
Outlook 2010