Planen einer Besprechung mit anderen Personen

Senden Sie eine Besprechungsanfrage, um eine Zeit für eine Besprechung zu vereinbaren und um zu erfassen, von wem die Anfrage angenommen wird.

  1. Klicken Sie im Kalender auf Neue Besprechung.

Befehl 'Neue Besprechung' im Menüband

Tastenkombination    Um eine Besprechungsanfrage zu erstellen, drücken Sie unabhängig davon, wo Sie sich gerade in Outlook befinden, STRG-UMSCHALT+Q.

  1. Teilen Sie Ihren Empfängern im Feld Betreff mit, worum es bei der Besprechung geht.
  2. Teilen Sie Ihren Empfängern im Feld Ort mit, wo die Besprechung stattfinden soll. Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto verwenden, klicken Sie auf Räume, um die Verfügbarkeit von Räumen zu prüfen und ggf. zu reservieren.
  3. Klicken Sie in den Listen Beginnt um und Endet um auf die Anfangs- und Endzeiten für die Besprechung. Wenn Sie das Feld Ganztägiges Ereignis aktivieren, wird das Ereignis als ganztägiges Ereignis angezeigt, das von Mitternacht bis Mitternacht dauert.
  4. Geben Sie in die Besprechungsanfrage Informationen ein, die Sie für die Empfänger freigeben möchten. Sie können auch Dateien anfügen.
  5. Klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent. Der Terminplanungs-Assistent für Exchange-Konten hilft Ihnen dabei, die optimale Zeit für Ihre Besprechung zu finden, indem er analysiert, wann Empfänger und Besprechungsressourcen wie Räume verfügbar sind.

Wenn Sie kein Exchange-Konto verwenden, klicken Sie auf Terminplanung.

  1. Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen, und geben Sie die Namen der Empfänger, deren E-Mail-Adressen oder Ressourcennamen (durch Semikolons getrennt) in die Felder Erforderlich, Optional bzw. Ressourcen ein.

Wenn Sie kein Exchange-Konto verwenden, klicken Sie auf Weitere hinzufügen > Aus Adressbuch hinzufügen.

Sie können nach Teilnehmern suchen, indem Sie in das Feld Suchen eingeben und dann auf OK klicken. Klicken Sie zuerst in der Ergebnisliste auf den Namen, und klicken Sie dann auf Erforderlich, Optional oder Ressourcen.

Eine grüne vertikale Linie stellt den Beginn der Besprechung dar. Eine rote vertikale Linie stellt das Ende der Besprechung dar. Sie können auf die Linien klicken und sie zu einer neuen Anfangs- bzw. Endzeit ziehen. Bei Exchange-Konten wird im Frei/Gebucht-Gitternetz die Verfügbarkeit der Teilnehmer angezeigt.

  1. Bei Exchange-Konten enthält der Bereich Raumsuche Zeitvorschläge für den optimalen Zeitpunkt der Besprechung (zu dem die meisten Teilnehmer verfügbar sind). Zum Auswählen eines Besprechungszeitpunkts klicken Sie im Bereich Raumsuche im Abschnitt Vorgeschlagene Zeiten auf einen Zeitvorschlag, oder wählen Sie einen Zeitpunkt über das "Frei/Gebucht"-Raster aus.
  2. Nachdem Sie Ihre Teilnehmer hinzugefügt haben, klicken Sie, um zurück zur Besprechungsanfrage zu wechseln, im Menüband auf Termin.
  3. Wenn Sie keine Besprechungsserie anlegen möchten, klicken Sie auf Senden.

Anlegen einer Besprechungsserie

  1. Klicken Sie auf Besprechung > Serientyp.

Befehl 'Serientyp' im Menüband

Tastenkombination    Um die Besprechung regelmäßig zu wiederholen, drücken Sie STRG+G.

  1. Wählen Sie die Optionen für das gewünschte Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

  1. Klicken Sie zum Senden der Besprechungsanfrage auf Senden.
 
 
Zutreffend für:
Outlook 2013