Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager

Sie können die in Listen und Berichten angezeigten Daten filtern (Filter: Mit einem Filter kann definiert werden, welche Datensätze oder Spalten von einer Abfrage zurückgegeben werden. Ein Filter beschränkt immer das Ergebnis.), um sinnvoll nutzbare Informationen für Ihr Unternehmen hervorzubringen. Die Daten im Standardbericht Firmen nach Ort können so gefiltert werden, dass nur die Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.) angezeigt werden, die Aktiv sind und die Bewertung Ausgezeichnet aufweisen. Speichern Sie die gefilterte Liste, und verwenden Sie sie als Anrufliste, Adressliste für eine Marketingaktivität (Marketingaktivität: Eine Aktion, mit der das Ziel verfolgt wird, Produkte und Dienstleistungen an eine ausgewählte Gruppe von Empfängern zu verkaufen oder diese Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben. Marketingaktivitäten können Anruflisten, E-Mail-Nachrichten und gedruckte Handzettel umfassen.) vom Typ Direktsendung oder als Liste für Verkaufsberater, die Firmenbesuche durchführen. Weitere Informationen zu Marketingaktivitäten finden Sie unter Marketing für Produkte und Dienste in Business Contact Manager.

Was möchten Sie tun?


Filtern von Daten in Listen

Sie können Listen mit Firmen, Geschäftskontakten (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.), Geschäftsprojekten (Geschäftsprojekt: Ein Projekt, das in Business Contact Manager für Outlook erstellt wird. Ein Geschäftsprojekt besteht aus einer oder mehreren Projektaufgaben.) und anderen Datensätzen (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) an vielen Stellen in Business Contact Manager für Outlook filtern:

Verwenden Sie Filter, damit nur die gewünschten Datensätze oder die Datensätze, mit denen Sie arbeiten möchten, angezeigt werden. Beispielsweise kann die Liste der Geschäftskontakte gefiltert werden, sodass nur die Geschäftskontakte mit ausgezeichneter Kontaktbewertung angezeigt werden, oder diejenigen, die in einer bestimmten Stadt wohnen.

 Hinweis   Listen im Ordner Geschäftsdatensätze im Navigationsbereich können nicht gefiltert werden. Diese enthalten Geschäftskontakte, Firmen, Verkaufschancen, Marketingaktivitäten, Geschäftsprojekte und Projektaufgaben sowie die Kommunikationshistorie.

In diesem Abschnitt


Ändern einer Liste mit einem Filter

Ändern Sie die auf den Registerkarten in den Arbeitsbereichen von Business Contact Manager für Outlook angezeigten Informationen, indem Sie einen Filter für die Liste erstellen. Der Filter wird auf alle Datensätze in einer Liste sowie auf neue Datensätze, die der Liste hinzugefügt werden, angewendet.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte, und klicken Sie dann auf Ändern, um zu ermitteln, ob eine Registerkarte bereits gefiltert wurde. Im Dialogfeld Registerkarte ändern wird Der Filter wurde angewendet neben der Schaltfläche Filter angezeigt.

Registerkarte mit angewendetem Filter

 Hinweis   Die Listen in den Ordnern unter Geschäftsdatensätze im Navigationsbereich können nicht gefiltert werden. Diese enthalten Geschäftskontakte, Firmen, Verkaufschancen (Verkaufschance: Die Chance, das Produkt oder die Dienstleistung an eine Firma oder einen Geschäftskontakt zu verkaufen.), Marketingaktivitäten (Marketingaktivität: Eine Aktion, mit der das Ziel verfolgt wird, Produkte und Dienstleistungen an eine ausgewählte Gruppe von Empfängern zu verkaufen oder diese Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben. Marketingaktivitäten können Anruflisten, E-Mail-Nachrichten und gedruckte Handzettel umfassen.) und Geschäftsprojekte, die jeweils von den Arbeitsbereichen aus gefiltert werden können.

Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

  • Kontaktverwaltung
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Projektmanagement
  1. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte, die gefiltert werden soll.
  2. Klicken Sie im Menüband (Menüband: Ein Element, das die meisten Menüs, Symbolleisten und Aufgabenbereiche ersetzt. Das Menüband zeichnet sich durch aufgabenbasierte Registerkarten aus, die Tools und Optionen organisiert in logischen Gruppen enthalten.) auf die Registerkarte Ansicht.
  3. Klicken Sie in der Gruppe Filter auf Filter. Filterschaltfläche
    •  Tipp   Die Gruppe Filter im Menüband enthält auch vordefinierte Filter wie Zugewiesen an und Aktiv. Klicken Sie auf den Filter und anschließend auf die Informationen, nach denen gefiltert werden soll. Die Optionen in der Gruppe Filter können sich je nach ausgewähltem Arbeitsbereich oder Datensatztyp ändern. Beispielsweise ist der Filter Vertriebsphasen nur für Verkaufschancendatensätze verfügbar.

  4. Im Dialogfeld Filter können Sie die folgenden Aktionen ausführen:
  1. Wenn Sie auf Folgendes klicken...
  1. ... können Sie diese Aktionen ausführen
  1. Registerkarte Einfacher Filter
  1. Klicken Sie auf die Optionen, die in den Filterergebnissen enthalten sein sollen, und deaktivieren Sie die Einstellungen für Elemente, die nicht berücksichtigt werden sollen.
  1. Registerkarte Erweiterter Filter
  1. Erstellen Sie eine oder mehrere Abfragen, die Sie verwenden können, um die Ergebnisse noch weitergehend zu filtern.
  1. Registerkarte Ergebnisse überprüfen
  1. Betrachten Sie die Ergebnisse Ihrer Filteroptionen. Deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, um ein Element aus den Ergebnissen zu entfernen.
  1. Schaltfläche Filter speichern
  1. Speichern Sie all Ihre Einstellungen als benannten Filter, den Sie wiederverwenden können. Geben Sie einen Namen für den von Ihnen erstellten Filter ein, und klicken Sie auf Speichern.
  1. Schaltfläche Filter öffnen
  1. Wählen Sie eine zuvor gespeicherte Abfrage aus, und wenden Sie sie auf die Filterergebnisse an.
  1. Schaltfläche OK
  1. Wenden Sie den Filter auf den Datensatz an, den Sie überprüfen, und schließen Sie dann das Dialogfeld Filter.
  1.  Hinweis   Die einfachen und erweiterten Filtereinstellungen werden in Verbindung mit den Listenergebnissen angewendet. Es kann daher vorkommen, dass versehentlich alle Datensätze herausgefiltert werden. Wenn Sie beispielsweise auf der Registerkarte Einfacher Filter nur aktive Datensätze und auf der Registerkarte Erweiterter Filter nur inaktive Datensätze auswählen, enthält die Registerkarte Ergebnisse überprüfen keinerlei Ergebnisse.

Weitere Informationen zur Verwendung der Registerkarte Einfacher Filter und Erweiterter Filter finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Verwenden einfacher und erweiterter Filter.

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Erstellen einer neuen Registerkarte mit einer gefilterten Liste

Es kann vorkommen, dass Sie nicht alle Datensätze (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) eines bestimmten Typs in einer Liste anzeigen möchten. Ein Verkaufsberater möchte möglicherweise nur die Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.), die gute oder ausgezeichnete Bewertungen aufweisen, oder die Geschäftskontakte (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.) in einem bestimmten Bundesland oder einer bestimmten Vertriebsregion anzeigen. Es ist ganz einfach, eine neue Registerkarte des entsprechenden Datensatztyps zu erstellen, die dann so gefiltert werden kann, dass nur die gewünschten Informationen in einer Liste angezeigt werden.

Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

  • Kontaktverwaltung
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Projektmanagement
  1. Klicken Sie im Listenbereich des Arbeitsbereichs (Arbeitsbereich: Die Ordner für Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketing und Projektmanagement, in denen die Benutzer Geschäftsinformationen anzeigen, Datensätze öffnen und Geschäftsdaten analysieren können. Die Arbeitsbereiche sind in einen Abschnitt für Gadgets und einen Abschnitt für Registerkarten unterteilt.), den Sie ändern möchten, auf das Symbol Neue Registerkarte erstellen.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Neue Registerkarte erstellen einen beschreibenden Namen für die Registerkarte ein, wie zum Beispiel Ausgezeichnete Geschäftskontakte.
  3. Klicken Sie in der Liste Elementtyp auf den Pfeil, um eine Liste der Datensatztypen anzuzeigen, die Sie hinzufügen können. Klicken Sie anschließend auf einen Datensatztyp.
    • Die Liste Elementtyp enthält die Standarddatensatztypen Firma und Geschäftskontakt sowie ggf. vorhandene benutzerdefinierte Datensatztypen. Weitere Informationen zum Anpassen von Datensatztypen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter. Klicken Sie im Filterdialogfeld auf die Kriterien, nach denen die Informationen auf der Registerkarte gefiltert werden sollen, wie oben beschrieben.
  5. Klicken Sie auf OK. Die neue Registerkarte wird erstellt und rechts neben den vorhandenen Registerkarten im Listenbereich angeordnet. Sie können die Registerkarte an eine gewünschte Position verschieben.
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Filtern einer Kommunikationshistorienliste

Die Liste der Elemente, die in der Kommunikationshistorienliste einzelner Datensätze angezeigt werden, kann so gefiltert werden, dass nur die gewünschten Elemente angezeigt werden.

Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

  • Kontaktverwaltung
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Projektmanagement
  1. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte, die den Datensatz enthält, den Sie öffnen möchten.
  2. Doppelklicken Sie auf einen Datensatz (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.), um ihn zu öffnen.
  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht.
  5. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Filter auf Filter.
    •  Tipp   Die Gruppe Filter enthält auch vordefinierte Filter, die je nach ausgewähltem Datensatztyp unterschiedlich sind. Klicken Sie auf den Filter und dann auf eine Option zum Optimieren der Ergebnisse.

  6. In dem daraufhin geöffneten Dialogfeld Filter werden alle Kommunikationshistoriendatensätze angezeigt, die mit dem ausgewählten Datensatztyp verknüpft werden können.
  7. Im Dialogfeld Filter können Sie die folgenden Aktionen ausführen:
  1. Wenn Sie auf Folgendes klicken...
  1. ... können Sie diese Aktionen ausführen
  1. Registerkarte Einfacher Filter
  1. Klicken Sie auf die Optionen, die in den Filterergebnissen enthalten sein sollen, und deaktivieren Sie die Einstellungen für Elemente, die nicht berücksichtigt werden sollen. Im Abschnitt Kommunikationshistorie einschließen aus können Sie die Namen weiterer Datensätze eingeben oder auf diese klicken, damit sie in den Ergebnissen berücksichtigt werden (siehe Abbildung). Diese Einstellungen werden in Verbindung mit den Einstellungen auf der Registerkarte Erweiterter Filter angewendet.
  1. Registerkarte Erweiterter Filter
  1. Erstellen Sie eine oder mehrere Abfragen, die Sie verwenden können, um die Ergebnisse noch weitergehend zu filtern. Diese Einstellungen werden in Verbindung mit den Einstellungen auf der Registerkarte Einfacher Filter angewendet.
  1. Registerkarte Ergebnisse überprüfen
  1. Betrachten Sie die Ergebnisse Ihrer Filterauswahl. Deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen, um Elemente aus den Ergebnissen zu entfernen.
  1. Schaltfläche Filter speichern
  1. Speichern Sie all Ihre Einstellungen als benannte Abfrage, die Sie wiederverwenden können. Geben Sie einen Namen für den von Ihnen erstellten Filter ein, und klicken Sie auf Speichern.
  1. Schaltfläche Filter öffnen
  1. Wählen Sie eine zuvor gespeicherte Abfrage aus, und wenden Sie sie auf die Filterergebnisse an.
  1. Schaltfläche OK
  1. Wenden Sie den Filter auf den Datensatz an, den Sie überprüfen, und schließen Sie dann das Dialogfeld Filter.
  1. Kommunikationshistorie filtern
  2. Fügen Sie in diesem Abschnitt des Dialogfelds Filter Kommunikationshistorienelemente weiterer Kontakte hinzu.
  3.  Hinweis   Wenn Sie beabsichtigen, die von Ihnen erstellte gefilterte Ansicht erneut zu verwenden, müssen Sie sie unbedingt als benannten Filter speichern. Ihre Filtereinstellungen werden nur so lange beibehalten, wie der Datensatz geöffnet ist. Wenn Sie den Datensatz schließen, werden alle Filtereinstellungen gelöscht.

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Filtern einer Empfängerliste in einer Marketingaktivität

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Business Contact ManagerSchaltfläche 'Business Contact Manager' im Navigationsbereich
  1. Klicken Sie auf Marketing, um den Arbeitsbereich anzuzeigen.
  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte des Marketingaktivitätstyps, der aktualisiert werden soll.
  3. Doppelklicken Sie auf den Namen der Aktivität, um den Marketingaktivitäts-Datensatz zu öffnen.
    1.  Hinweis   Es können nur noch nicht gestartete oder ausgeführte Marketingaktivitäten gefiltert werden.

  4. Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste auf Überprüfen und Filtern. In dem daraufhin geöffneten Dialogfeld Filter wird die Registerkarte Ergebnisse überprüfen angezeigt.
  5. Im Dialogfeld Filter können Sie die folgenden Aktionen ausführen:
Wenn Sie auf Folgendes klicken... ... können Sie diese Aktionen ausführen
Registerkarte Einfacher Filter Klicken Sie auf die Optionen, die in den Filterergebnissen enthalten sein sollen, und deaktivieren Sie die Einstellungen für Elemente, die nicht berücksichtigt werden sollen.
Registerkarte Erweiterter Filter Erstellen Sie eine oder mehrere Abfragen, die Sie verwenden können, um die Ergebnisse noch weitergehend zu filtern. Sie können beispielsweise eine Liste erstellen, die nur Leads in Kalifornien enthält, indem Sie Bundesland/Kanton des Unternehmens auswählen und Kalifornien angeben (siehe Abbildung).
Registerkarte Ergebnisse überprüfen Betrachten Sie die Ergebnisse Ihrer Filterauswahl. Deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen, um Elemente aus den Ergebnissen zu entfernen.
Schaltfläche Filter speichern Speichern Sie all Ihre Einstellungen als benannte Abfrage, die Sie wiederverwenden können. Beim Erstellen der Empfängerliste einer anderen Marketingaktivität können Sie diesen Filter erneut verwenden.
Schaltfläche Filter öffnen Wählen Sie eine zuvor gespeicherte Abfrage aus, und wenden Sie sie auf die Filterergebnisse an.
Schaltfläche OK Wenden Sie den Filter auf den Datensatz an, den Sie überprüfen, und schließen Sie dann das Dialogfeld Filter.

Erweiterter Filter

Beispiel für die Registerkarte Erweiterter Filter, auf der die Abfrageergebnisse auf Leaddatensätze mit Sitz in Kalifornien beschränkt sind.

 Hinweis   Die einfachen und erweiterten Filtereinstellungen werden in Verbindung mit den Listenergebnissen angewendet. Es kann daher vorkommen, dass versehentlich alle Datensätze herausgefiltert werden. Wenn Sie beispielsweise auf der Registerkarte Einfacher Filter nur aktive Datensätze und auf der Registerkarte Erweiterter Filter nur inaktive Datensätze auswählen, enthält die Registerkarte Ergebnisse überprüfen keinerlei Ergebnisse.

Filtern von Daten in Berichten

Bei einem Filter handelt es sich um einen einfachen Mechanismus, mit dem festgelegt werden kann, welche Datensätze (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) in einen Bericht basierend auf den Daten, die Sie bereits in Geschäftsdatensätze eingegeben haben, eingefügt werden sollen. Wenn Sie einen Filter erstellen und anwenden, wird die Business Contact Manager-Datenbank (Business Contact Manager-Datenbank: Die Datenbank, die Informationen zu Konten, Geschäftskontakten, Verkaufschancen, Geschäftsprojekten und anderen Elementen enthält.) durchsucht. Es werden nur die Datensätze zurückgegeben, die die in dem Filter angegebenen Informationen aufweisen.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

AnzeigenÖffnen eines Standardberichts

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Business Contact Manager.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte und dann auf die Gruppe, die den gewünschten Berichtstyp enthält. Beispielsweise klicken Sie zum Anzeigen eines Berichts über Ihre Geschäftskontakte in der Gruppe Kontaktverwaltung auf Geschäftskontakte.

Registerkarte 'Bericht' im Menüband

  1. Klicken Sie auf den Bericht, der gefiltert werden soll.

AnzeigenÖffnen eines gespeicherten Berichts

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Business Contact Manager.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte.
  3. Klicken Sie in der Gruppe Öffnen auf Gespeicherte Berichte und dann auf den Berichtstyp, der geöffnet werden soll. Klicken Sie beispielsweise auf Geschäftskontakte, wenn Sie einen Geschäftskontaktebericht gespeichert haben.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Gespeicherte Berichte öffnen auf den zu filternden Bericht und anschließend auf Öffnen.

  1. Klicken Sie in dem Bericht im Menüband in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter.
  2. Führen Sie im Dialogfeld Filter eine der folgenden Aktionen aus:
  • Aktivieren oder deaktivieren Sie auf der Registerkarte Einfacher Filter die gewünschten Optionen. Weitere Informationen zu den Optionen für einfache Filter finden Sie weiter unten in diesem Thema im Abschnitt Verwenden der Registerkarte Einfacher Filter.
  • Zum Verfeinern der Berichtsergebnisse durch Angabe weiterer Kriterien klicken Sie auf die Registerkarte Erweiterter Filter, und geben Sie dann die gewünschten Informationen an. Weitere Informationen zum Auswählen von Kriterien und Erstellen eines erweiterten Filters oder einer erweiterten Abfrage finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Verwenden der Registerkarte Erweiterter Filter.
  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse überprüfen, um die Informationen anzuzeigen, die in dem Bericht angezeigt werden. Weitere Informationen zu den Ergebnissen finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Verwenden der Registerkarte Ergebnisse überprüfen.
  2. Wenn Sie den Bericht dahingehend gefiltert haben, dass nur die gewünschten Daten angezeigt werden, können Sie ihn mit einem der folgenden Verfahren (oder beiden) für die erneute Verwendung speichern:
  • Speichern Sie den Bericht. Klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie dann einen Namen für den Bericht ein.
  • Speichern Sie den Filter. Wenn das Dialogfeld Filter nicht geöffnet ist, öffnen Sie es, indem Sie im Menüband auf Filter klicken. Das Dialogfeld wird mit Ihren Filtereinstellungen geöffnet. Klicken Sie auf Filter speichern, und geben Sie einen Namen für den Filter ein.


 Hinweise 

Beim Speichern des Berichts wird lediglich das Format gespeichert. Die Berichtsdaten werden bei jedem erneuten Öffnen des Berichts aktualisiert. Wenn Sie den erstellten Filter speichern, können Sie ihn in anderen Berichten des gleichen Berichtstyps erneut verwenden.

Ein Filter wird standardmäßig im Dateiformat für Business Contact Manager-Abfragen (BCMQ) gespeichert.

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Öffnen eines Filters

Einen gespeicherten Filter können Sie erneut verwenden, indem Sie ihn im Dialogfeld Filter öffnen. Gespeicherte Filter können nützlich sein, um in verschiedenen Datengruppen erneut die gleichen Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie beispielsweise einen Filter erstellt haben, um alle Gesprächsnotizen in der Kommunikationshistorie einer überfälligen Firma anzuzeigen, können Sie denselben Filter auf andere von Ihnen erstellte firmenbasierte Datensatz (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.)typen wie beispielsweise Lieferanten anwenden.

Sie können einen Filter auf alle Datensätze des Typs anwenden, für den Sie den Filter erstellt haben. Beispielsweise kann ein Filter für einen Leadbericht nur auf andere Leadlisten angewendet werden.

Ein Filter kann auch geöffnet werden, um die Kriterien zu ändern oder die Ergebnisse zu bearbeiten.

Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

  • Kontaktverwaltung
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Projektmanagement
  1. Führen Sie zum Öffnen eines Filters eine der folgenden Aktionen aus:
    • Registerkarten in einem Arbeitsbereich    
      1. Klicken Sie auf eine Registerkarte. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.
      2. Klicken Sie in der Gruppe Filter auf Filter.
    • Kommunikationshistorienliste    
      1. Doppelklicken Sie auf einen Datensatz, um ihn zu öffnen.
      2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie.
      3. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht. Klicken Sie in der Gruppe Filter auf Filter.
    • Marketingaktivität    
      1. Doppelklicken Sie auf einen Marketingaktivitäts-Datensatz, um ihn zu öffnen.
        1.  Hinweis   Filter in gestarteten oder ausgeführten Marketingaktivitäten können nicht geändert werden.

      2. Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste auf Überprüfen und filtern.
    • Bericht    
      1. Klicken Sie im Menüband eines Arbeitsbereichs oder dem Begrüßungscenter auf die Registerkarte Berichte.
      2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Öffnen auf Gespeicherte Berichte und dann auf den Berichtstyp, den Sie öffnen möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Geschäftskontaktbericht gespeichert haben, klicken Sie auf Geschäftskontakte.
      3. Klicken Sie im Dialogfeld Gespeicherte Berichte öffnen auf den Bericht, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen. Die Daten werden beim Öffnen des Berichts aktualisiert.
      4. Klicken Sie in dem Bericht im Menüband in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Filter auf Filter öffnen. Alle gespeicherten Filter sind aufgelistet. Sie können jedoch nur die Filter anwenden, die für den zurzeit verwendeten Datentyp erstellt wurden.
  3. Klicken Sie auf den Filter, der geöffnet werden soll, und klicken Sie dann auf Öffnen.
  4. Überprüfen Sie die Ergebnisse. Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse überprüfen, um die Ergebnisse in dem Dialogfeld anzuzeigen, oder klicken Sie auf OK, um die gefilterten Datensätze anzuzeigen.
  5. Bei Bedarf können Sie weitere Änderungen an dem Filter in dem Dialogfeld vornehmen. Klicken Sie anschließend auf Filter speichern, um die Einstellungen zu speichern, oder klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld ohne Speichern der Änderungen zu schließen.
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Filtern rückgängig machen

Ein Filter, der auf eine Liste angewendet wurde, kann ganz einfach wieder aufgehoben werden. Ob Listen gefiltert wurden, können Sie auf verschiedene Weise feststellen:

  • Registerkarte in einem Arbeitsbereich     Die Listen auf den Registerkarten in Arbeitsbereichen werden nur dann als gefiltert angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte klicken und dann auf Ändern klicken. Das Feld Filter wird mit Der Filter wurde angewendet gekennzeichnet, wenn die Liste gefiltert wurde.
  • Kommunikationshistorienliste     Diese Listen werden nur dann gefiltert, wenn der Datensatz, der die Historienelemente enthält, geöffnet ist. Es gibt keine Kennzeichnung, dass die Listen gefiltert wurden.
  • Marketingaktivität     Hinter den Namen der Empfängerlisten in Marketingsaktivitäts-Datensätzen wird (Geändert) angezeigt.
  • Bericht     Unter dem Titel von gefilterten Berichten wird ein grünes Filtersymbol angezeigt. Nur gespeicherte Berichte werden gefiltert.
  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Business Contact Manager.
  2. Navigieren Sie zu der Liste mit dem zu entfernenden Filter.

Führen Sie zum Entfernen eines Filters eine der folgenden Aktionen aus:

 Hinweis   Filter in gestarteten oder ausgeführten Marketingaktivitäten können nicht geändert oder entfernt werden.

  1. Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste auf Überprüfen und Filtern.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Filter auf die Registerkarte Einfacher Filter.
  • Bericht    
    1. Klicken Sie im Menüband eines Arbeitsbereichs oder dem Begrüßungscenter auf die Registerkarte Berichte.
    2. Klicken Sie im Menüband auf Gespeicherte Berichte öffnen, und klicken Sie dann auf den Berichtstyp, der geöffnet werden soll. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht vom Typ Geschäftskontakte gespeichert haben, klicken Sie auf Geschäftskontakte.
    3. Klicken Sie im Dialogfeld Gespeicherte Berichte öffnen auf den Bericht, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.
    4. Klicken Sie in dem Bericht im Menüband in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter.
  1. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Einfacher Filter jedes Kontrollkästchen, und klicken Sie auf jede Option, um die ungefilterten Standardeinstellungen der Seite wiederherzustellen.

 Hinweis   Die Standardeinstellung im Abschnitt Datum der letzten Änderung der Registerkarte Einfacher Filter lautet Alle Daten.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweiterter Filter und dann auf Alle löschen.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse überprüfen und dann auf Alle auswählen.
  3. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen und den Filter zu entfernen.
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Verwenden einfacher und erweiterter Filter

Sie können sowohl einfache als auch erweiterte Filter auf Ihre Daten anwenden. Mit einem einfacher Filter werden mehrere vordefinierte Bedingungen oder Kriterien anwendet, während ein erweiterter Filter die Möglichkeit bietet, eine benutzerdefinierte Abfrage für jedes mögliche Datenfeld für den Typ des gefilterten Datensatzes (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) zu erstellen. Die beiden Filter können einzeln oder in Kombination verwendet werden.

Nachdem die Filter angewendet wurden, können Sie auf der Registerkarte Ergebnisse überprüfen feststellen, ob die Ergebnisse Ihren Erwartungen entsprechen.

In diesem Abschnitt


Verwenden der Registerkarte "Einfacher Filter"

Auf der Registerkarte Einfacher Filter sind alle Feldwertoptionen standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie auf eine Option, um die Auswahl aufzuheben, und Datensätze mit diesen Daten aus den Ergebnissen auszuschließen.

Einige der Listen, in denen Sie Optionen auswählen können, enthalten die Option <Keine Angabe>. Diese Option gibt Datensätze zurück, die keine Informationen für einen Wert enthalten. Deaktivieren Sie die Optionen in der Liste, um nur nach diesen Werten zu filtern. Die Option Keine Angabe bleibt standardmäßig ausgewählt.

Dialogfeld 'Einfacher Filter'

Wenn ein Datensatz gefiltert wird, der durch Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern (benutzerdefiniertes Feld: Ein Feld, das Sie erstellen und definieren können, um Informationen, die für Ihr Geschäftsvorhaben spezifisch sind, nachzuverfolgen.) angepasst wurde, werden diese Werte ebenfalls auf der Registerkarte Einfacher Filter angezeigt.

 Hinweis   Die einfachen und erweiterten Filtereinstellungen werden in Verbindung mit den Listenergebnissen angewendet. Es kann daher vorkommen, dass versehentlich alle Datensätze herausgefiltert werden. Wenn Sie beispielsweise auf der Registerkarte Einfacher Filter nur aktive Datensätze und auf der Registerkarte Erweiterter Filter nur inaktive Datensätze auswählen, enthält die Registerkarte Ergebnisse überprüfen keinerlei Ergebnisse.

Das Dialogfeld Firmen filtern wird angezeigt, wenn Firmenlisten und -berichte gefiltert werden. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, der in den Ergebnissen berücksichtigt werden soll.

Wert Aktion
Einschließen Wählen Sie einen Wert aus, um Firmendatensatztypen einzuschließen. Deaktivieren Sie Kontrollkästchen, um Werte auszuschließen.
Firmenstatus Wählen Sie einen Wert aus, um aktive oder inaktive Firmen einzuschließen.
Leadursprung Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Gebiet Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Datum der letzten Änderung Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Firmen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben geändert wurden, werden eingeschlossen.
Zahlungsstatus Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Firmenbewertung Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Unternehmenstyp Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Zugewiesen an Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Firmen auszuschließen, die bestimmten Benutzern zugewiesen sind. Bei den Benutzern in dieser Liste handelt es sich um die Benutzer, für die die Datenbank freigegeben wurde.

Das Dialogfeld Geschäftskontakte filtern wird angezeigt, wenn Listen und Berichte für Geschäftskontakte und Leads gefiltert werden. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, der berücksichtigt werden soll.

Wert Aktion
Einschließen Wählen Sie einen Wert aus, um Geschäftskontakte, Leads und andere Geschäftskontakt-Datensatztypen einzuschließen. Deaktivieren Sie Kontrollkästchen, um sie auszuschließen.
Zahlungsstatus Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Leadursprung Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Datum der letzten Änderung Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Geschäftskontakte, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben geändert wurden, werden eingeschlossen.
Kontaktstatus Wählen Sie einen Wert aus, um aktive oder inaktive Geschäftskontakte einzuschließen.
Bewertung Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Zugewiesen an Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Firmen auszuschließen, die bestimmten Benutzern zugewiesen sind. Bei den Benutzern in dieser Liste handelt es sich um die Benutzer, für die die Datenbank freigegeben wurde.

Das Dialogfeld Kommunikationshistorienelemente filtern wird angezeigt, wenn die Kommunikationshistorie eines Datensatzes gefiltert wird oder wenn Berichte vom Typ Aktivität nach Geschäftskontakt, Aktivität nach Firma oder Aktivität nach Verkaufschance gefiltert werden. Wählen Sie in jedem Abschnitt die Werte aus, die in den Ergebnissen berücksichtigt werden sollen.

Wert Aktion
Erstellungsdatum Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Kommunikationshistorienelemente, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben erstellt wurden, werden eingeschlossen.
Datum der letzten Änderung Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Kommunikationshistorienelemente, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben geändert wurden, werden eingeschlossen.
Einzuschließende Elemente der Kommunikationshistorie Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um bestimmte Historienelementtypen auszuschließen.
Kommunikationshistorie einschließen aus

Geben Sie im Feld Name eingeben einen Namen ein, um einen Datensatz auszuwählen, oder wählen Sie den Datensatz in der Liste aus.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die gesamte Kommunikationshistorie aus verknüpften Datensätzen einschließen, um alle Kommunikationshistorienelemente der Datensätze einzuschließen, die mit den Firmen und Geschäftskontakten verknüpft sind, die Sie für den Bericht ausgewählt haben.

Das Dialogfeld Verkaufschancen filtern wird angezeigt, wenn Verkaufschancenlisten und -berichte gefiltert werden. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, der eingeschlossen werden soll.

Wert Aktion
Vertriebsphase Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Einzuschließendes Enddatum Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Verkaufschancen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben geschlossen wurden, werden eingeschlossen.
Einzuschließende Verkaufschancentypen Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Uhrzeit der letzten Änderung Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Verkaufschancen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben geändert wurden, werden eingeschlossen.
Leadursprung Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Wahrscheinlichkeit Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um nur Verkaufschancen mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit für einen Verkauf einzuschließen. Wählen Sie eine Bedingung aus, und geben Sie einen Wert für die Wahrscheinlichkeit an, wobei Zahlen zwischen 0 und 100 möglich sind.
Produkte und Dienste Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Verkaufschancen mit oder ohne Produkte und Dienste auszuschließen.
Zugewiesen an Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Firmen auszuschließen, die bestimmten Benutzern zugewiesen sind. Bei den Benutzern in dieser Liste handelt es sich um die Benutzer, für die die Datenbank freigegeben wurde.

Das Dialogfeld Geschäftsprojekte filtern wird angezeigt, wenn Geschäftsprojektlisten und -berichte gefiltert werden. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, der eingeschlossen werden soll.

Wert Aktion
Startdatum Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Geschäftsprojekte, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben gestartet wurden, werden eingeschlossen.
Status Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Projekttyp Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Datum der letzten Änderung Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Geschäftsprojekte, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben geändert wurden, werden eingeschlossen.
Fälligkeitsdatum Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Geschäftsprojekte, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben fällig sind, werden eingeschlossen.
Priorität Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Prozent erledigt Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um nur Geschäftsprojekte mit einem bestimmten Erledigungsprozentsatz einzuschließen. Wählen Sie eine Bedingung aus, und geben Sie einen Wert für den Prozentsatz an, wobei Zahlen zwischen 0 und 100 möglich sind.

Das Dialogfeld Projektaufgaben filtern wird angezeigt, wenn Sie Listen und Berichte mit Projektaufgaben filtern. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, der berücksichtigt werden soll.

Wert Aktion
Startdatum Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Geschäftsprojekte, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben gestartet wurden, werden eingeschlossen.
Status Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Zugewiesen an Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Firmen auszuschließen, die bestimmten Benutzern zugewiesen sind. Bei den Benutzern in dieser Liste handelt es sich um die Benutzer, für die die Datenbank freigegeben wurde.
Datum der letzten Änderung Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Geschäftsprojekte, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumsangaben geändert wurden, werden eingeschlossen.
Fälligkeitsdatum Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein Datum für den Beginn und das Ende aus. Nur Geschäftsprojekte, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Datumswerte fällig sind, werden eingeschlossen.
Priorität Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.
Handlungsbedarf Wählen Sie aus, ob Handlungsbedarf besteht.
Prozent erledigt Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um nur Geschäftsaufgaben mit einem bestimmten Erledigungsprozentsatz einzuschließen. Wählen Sie eine Bedingung aus, und geben Sie einen Wert für den Prozentsatz an, wobei Zahlen zwischen 0 und 100 möglich sind.

Filter speichern    Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter speichern, um diesen Filter mit den angegebenen Werten zur späteren Verwendung zu speichern.

Filter öffnen    Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter öffnen, um einen gespeicherten Filter zu öffnen.

Registerkarte "Erweiterter Filter"    Verwenden Sie diese Registerkarte, um eine Abfrage speziell für Ihre Anforderungen zu erstellen.

Registerkarte "Ergebnisse überprüfen"    Verwenden Sie diese Registerkarte, um die Filterergebnisse anzuzeigen und Datensätze zu überprüfen oder zu entfernen.

Verwenden der Registerkarte "Erweiterter Filter"

Auf der Registerkarte Erweiterter Filter können Sie eine Abfrage erstellen, um die ein- oder auszuschließenden Informationen zu optimieren. Sie können eine oder mehrere Bedingungen oder Kriterien angeben, die zutreffen bzw. erfüllt sein müssen, damit ein bestimmter Datensatz in die Ergebnisse aufgenommen wird. Wenn Sie beispielsweise Glückwünsche an alle aktiven Geschäftskontakte senden möchten, die innerhalb der nächsten 60 Tage Jahrestag oder Geburtstag haben, können Sie die folgende Abfrage erstellen, wobei zum Gruppieren der Werte Klammern verwendet werden: Aktiv = Ist Ausgewählt Und (Jahrestag = Nächste 60 Tage Oder Geburtstag = Nächste 60 Tage).

Wenn ein Datensatz gefiltert wird, der durch Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern (benutzerdefiniertes Feld: Ein Feld, das Sie erstellen und definieren können, um Informationen, die für Ihr Geschäftsvorhaben spezifisch sind, nachzuverfolgen.) angepasst wurde, können diese Werte auch über die Registerkarte Erweiterter Filter abgefragt werden.

Dialogfeld 'Erweiterter Filter'

 Hinweis   Die einfachen und erweiterten Filtereinstellungen werden in Verbindung mit den Listenergebnissen angewendet. Es kann daher vorkommen, dass versehentlich alle Datensätze herausgefiltert werden. Wenn Sie beispielsweise auf der Registerkarte Einfacher Filter nur aktive Datensätze und auf der Registerkarte Erweiterter Filter nur inaktive Datensätze auswählen, enthält die Registerkarte Ergebnisse überprüfen keinerlei Ergebnisse.

Option Zweck
Feldname Wählen Sie das Feld aus, nach dem gefiltert werden soll.
Vergleich Wählen Sie den Operator aus, mit dem das Feld verglichen werden soll.
Vergleichen mit Geben Sie den Wert ein, mit dem das Feld verglichen werden soll, oder wählen Sie ihn aus.
Gruppierung Verwenden Sie runde Klammern zum Gruppieren von Bedingungen, um ein logisches Einzelergebnis zu erhalten. Die Gruppierungen in Klammern sind nur verfügbar, wenn mehrere Zeilen mit Werten angegeben werden.
Und oder Oder Fassen Sie einzelne Bedingungen mit Und oder Oder zusammen. Diese Operatoren sind nur verfügbar, wenn mehrere Zeilen mit Werten angegeben werden.
Alle löschen Beginnen Sie erneut, und löschen Sie zuerst alle Bedingungen im Formular.
Löschen Klicken Sie hierauf, um die Zeile mit Werten zu löschen.

 Hinweis   Maximal können 20 Bedingungen erstellt werden.

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Verwenden der Registerkarte "Ergebnisse überprüfen"

Mit der Registerkarte Ergebnisse überprüfen können Sie die Ergebnisse einer Suche verwalten, indem Sie die Datensätze in einem fertigen Bericht oder einer Liste überprüfen oder entfernen. Maximal 2.000 Elemente können in der Ergebnisliste angezeigt werden.

Die auf dieser Registerkarte angezeigten Datensätze sind das Ergebnis der angewendeten einfachen und erweiterten Filter.

Registerkarte 'Ergebnisse überprüfen'

  • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen eines Datensatzes, um den Datensatz aus der Ergebnisliste zu entfernen.
  • Geben Sie im Feld Eingeben oder aus Liste auswählen einen Namen ein, um ein Element zu finden, ohne den Fensterinhalt der Ergebnisliste zu verschieben.

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 Hinweis    Wenn mehr als 300 Elemente in der Ergebnisliste ausgeschlossen werden, kann die Berichtsabfrage nicht gespeichert werden.

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Zutreffend für:
Outlook 2013, Outlook 2010