Erstellen und Verwenden von Anruflisten in Business Contact Manager

Eine der wichtigsten Aufgaben von Unternehmern ist die Pflege des Kontakts zu tatsächlichen und potenziellen Kunden. Dazu ist oftmals ein einfacher Anruf am besten geeignet.

Sie müssen beispielsweise den Kontakt zu Leads (Lead: Ein potenzieller Kunde, mit dem sich ein Verkaufsberater in Verbindung setzen muss und der als Verkaufschance eingruppiert oder verworfen wird.) nachverfolgen, die Ihnen ihre Visitenkarte gegeben oder Kontaktdaten auf Ihrer Webseite angegeben haben, Kunden anrufen, die informiert werden möchten, wenn nicht vorrätige Artikel zur Verfügung stehen, oder mit Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.) oder Geschäftskontakten (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.) sprechen, deren Zahlungen überfällig sind.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie in Business Contact Manager für Outlook mit Anruflisten arbeiten und deren Effektivität ermitteln. Außerdem finden Sie hier Einzelheiten zum Erstellen von Anruflisten, zielgerichteten Empfängerlisten und Anrufskripts sowie zum Nachverfolgen Ihrer Aktivitäten und Ergebnisse.

Fördern Sie Ihr Geschäft durch Anrufe

Mit Business Contact Manager für Outlook können Sie eine Anrufliste aus Ihren Kunden und Geschäftskontakten zusammenstellen, ein Anrufskript erstellen und die Ergebnisse der einzelnen Anrufe nachverfolgen. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Anrufliste aus den Namen in einem Bericht zu erstellen. Informationen zum Erstellen einer Anrufliste aus einem Bericht finden Sie unter Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager.

Anruflisten sind zudem wichtige Marketingaktivitäten (Marketingaktivität: Eine Aktion, mit der das Ziel verfolgt wird, Produkte und Dienstleistungen an eine ausgewählte Gruppe von Empfängern zu verkaufen oder diese Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben. Marketingaktivitäten können Anruflisten, E-Mail-Nachrichten und gedruckte Handzettel umfassen.) und können Bestandteil von Marketingkampagnen (Marketingkampagne: Ein Marketingprogramm, bei dem viele Kommunikationskanäle, z. B. Anzeigen und Direktsendungen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, z. B. Erhöhung des Marktanteils, Einführung neuer Produkte oder Kundenpflege.) sein.

Zum Nachverfolgen der Ergebnisse einer Anruflistenaktivität müssen Sie den Namen der Aktivität im Feld Initiiert von jedes Firmen-, Geschäftskontakt-, Lead (Lead: Ein potenzieller Kunde, mit dem sich ein Verkaufsberater in Verbindung setzen muss und der als Verkaufschance eingruppiert oder verworfen wird.)- oder Verkaufschance (Verkaufschance: Die Chance, das Produkt oder die Dienstleistung an eine Firma oder einen Geschäftskontakt zu verkaufen.)ndatensatzes aufzeichnen, der von der Aktivität erstellt wird. Zudem müssen Sie die budgetierten und tatsächlichen Kosten auf den Seiten Details und Nachverfolgen des Anruflistendatensatzes erfassen.

Um die Ergebnisse der Anrufliste zu ermitteln, verwenden Sie dann die Seite Nachverfolgen des Anruflistenformulars. Ist die Anrufliste Teil einer Marketingkampagne, können die Gesamtergebnisse im Marketingarbeitsbereich (Arbeitsbereich: Die Ordner für Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketing und Projektmanagement, in denen die Benutzer Geschäftsinformationen anzeigen, Datensätze öffnen und Geschäftsdaten analysieren können. Die Arbeitsbereiche sind in einen Abschnitt für Gadgets und einen Abschnitt für Registerkarten unterteilt.) auf der Registerkarte Analyse nachverfolgt werden.

Was möchten Sie tun?


Erstellen einer Anrufliste

Eine Anrufliste in Business Contact Manager für Outlook ist nicht nur eine Liste mit Namen und Telefonnummern, sondern ein System, das es Ihnen erleichtert, Anrufe souverän und gut vorbereitet abzuwickeln und die Ergebnisse von Anrufserien nachzuverfolgen.

Die Empfängerliste einer Marketingaktivität kann nur einen Datensatztyp umfassen, also entweder Firmen oder Geschäftskontakte. Geschäftskontakte und Leads können in der gleichen Liste enthalten sein, da der Leaddatensatz auf dem Geschäftskontakt-Datensatztyp basiert.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Marketing.
  1. Im Menüband auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu klicken Sie auf Anrufliste  Symbol 'Anrufliste'.
  1. Geben Sie auf dem Anruflistenformular unter Aktivität in das Feld Name einen Namen für die Anrufliste ein, z. B. "Potenzielle Kunden NRW".

Anruflistendatensatz

 Hinweis   Ist diese Anrufliste Bestandteil einer Marketingkampagne, geben Sie in das Textfeld Kampagne den Namen der Kampagne ein oder klicken auf den Pfeil, um den Namen einer vorhandenen Kampagne auszuwählen. Gehört die Anrufliste nicht zu einer Kampagne, wird die Anrufliste den aktuellen Standardaktivitäten von Marketingkampagnen zugeordnet.

  1. Klicken Sie im Bereich Empfängerliste auf den Datensatztyp, den Sie mit Ihrer Anrufliste erreichen möchten: Alle Firmen, Alle Geschäftskontakte und Leads, Alle Geschäftskontakte oder Alle Leads.

Klicken Sie alternativ auf eine der folgenden Optionen:

  • Suchordner. Wählen Sie einen Suchordner aus, der eine vorgefilterte Liste mit Empfängern enthält, um eine benutzerdefinierte Liste zu erstellen. Nach der Auswahl eines Ordners ändert sich der Feldname in Benutzerdefinierte Liste.
  • Vorhandene Marketingaktivität. Wählen Sie eine Empfängerliste aus, die für eine vorhergehende Marketingaktivität verwendet wurde.
  • Neue Liste. Öffnen Sie das Dialogfeld Geschäftskontakte filtern, und wählen Sie Kriterien zum Filtern der Liste aus.

 Tipp   Sie können eine Empfängerliste auch aus einem Bericht erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager.

Wenn Sie auf der Grundlage des Firmentyps neue Datensatztypen erstellt haben, werden diese in der Liste Alle Firmen angezeigt. Basieren Ihre neu erstellten Datensatztypen auf dem Geschäftskontakttyp, werden sie in der Liste Alle Geschäftskontakte und Leads angezeigt.

  1. Wenn Sie die ausgewählte Liste durch Filtern bearbeiten möchten, klicken Sie auf Überprüfen und Filtern.

Weitere Informationen zum Filtern von Listen finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

  1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Details, um die Seite Aktivitätsdetails zu öffnen. Geben Sie ggf. Werte für Kampagnencode, Budgetierte Kosten, Startdatum, Enddatum und Kommentare ein.

 Hinweis   Um zur Hauptseite des Anruflistenformulars zurückzukehren, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Marketing in der Gruppe Anzeigen auf Allgemein.

  1. Informationen zu den einzelnen Empfängern werden auf der Seite Allgemein unter Empfängerdetails angezeigt. Wenn Sie die angezeigten Datensatzabschnitte ändern möchten, klicken Sie auf Abschnitte auswählen Abschnitte auswählen, und wählen dann die anzuzeigenden Abschnitte aus.
  2. Sie können ein Anrufskript erstellen, damit Ihre Anrufe einheitlich ablaufen und sichergestellt ist, dass Sie alle notwendigen Punkte ansprechen. Darüber hinaus erleichtert Ihnen ein Skript, beim Thema zu bleiben und die Vorgehensweise schnell anzupassen, wenn ein Gespräch nicht wie erwartet verläuft.

AnzeigenErstellen eines Anrufskripts

  1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Gesprächsnotizen auf Anrufskript Symbol 'Anrufskript'.
  2. Führen Sie zum Erstellen eines Skripts für Ihre Anrufe einen der folgenden Schritte aus:
    • Geben Sie das Skript in das Fenster Anrufskript ein.
    • Klicken Sie in der Gruppe Aktionen auf Inhalt laden Symbol 'Inhalt laden', und navigieren Sie dann zu einem bereits gespeicherten Dokument.
    • Kopieren Sie ein Skript aus einem anderen Dokument, und fügen Sie es ein.

Das Skript wird in der Gesprächsnotiz jedes Empfängers angezeigt.

Anrufliste mit Skript

 Hinweis   Wenn Sie das Skript im Bereich Gesprächsnotizen des Anruflistendatensatzes bearbeiten, ändern Sie nur die Skriptversion für den ausgewählten Empfänger. Um das Skript für alle Anrufe zu bearbeiten, klicken Sie im Menüband auf Anrufskript Symbol 'Anrufskript' und bearbeiten das Skript dann im Fenster Anrufskript.

  1. Sie können der Anrufliste mit dem Outlook-Feature zur Kategorisierung eine Farbkategorie zuordnen. Dazu klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Marketing in der Gruppe Tags auf Kategorisieren und dann auf eine Farbkategorie.
  2. Wenn Sie die Anrufserie sofort beginnen möchten, rufen Sie einfach den ersten Empfänger auf der Liste an. Andernfalls speichern Sie die Anrufliste.

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Öffnen einer vorhandenen Anrufliste

Möglicherweise müssen Sie die Abarbeitung einer Anrufliste fortsetzen, falls Sie nicht alle Empfänger in einer Arbeitssitzung anrufen konnten, oder müssen Änderungen an der Empfängerliste oder dem Skript vornehmen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Marketing.
  1. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Anruflisten im Listenbereich auf die Anrufliste, die geöffnet werden soll.

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Ändern einer Anrufliste

Anruflisten lassen sich leicht erstellen und ändern. Sie können die in der Liste aufgeführten Datensatztypen ändern, die Liste durch Filtern (Filter: Mit einem Filter kann definiert werden, welche Datensätze oder Spalten von einer Abfrage zurückgegeben werden. Ein Filter beschränkt immer das Ergebnis.) oder Auswählen der Empfänger verfeinern sowie das Skript für alle oder nur einige Empfänger ändern.

  1. Öffnen Sie die Anrufliste, die geändert werden soll.
  2. Zum Ändern der Anrufliste folgen Sie den Anweisungen unter Erstellen einer Anrufliste.

 Wichtig   Wenn Sie den Anrufstatus eines Datensatzes in einer Anrufliste geändert haben, kann die Anrufliste nicht mehr geändert werden. In diesem Fall klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anrufliste und klicken dann auf Mit Anrufliste erreichen, um auf der Grundlage der vorhandenen Liste eine neue Anrufliste zu erstellen.

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Durchführen und Nachverfolgen von Anrufen mithilfe einer Anrufliste

  1. Öffnen oder erstellen Sie eine Anrufliste.

Der erste Name unter Empfängerliste ist hervorgehoben.

Empfängeranrufliste mit 0 durchgeführten Anrufen

 Hinweis   Die angezeigten Namen stammen aus dem Feld Speichern unter im Quelldatensatz. Der unter Empfängerdetails angegebene Name stammt aus dem Feld Vollständiger Name.

  1. Rufen Sie den Kontakt unter Verwendung der Telefonnummer an, die unter Empfängerdetails angegeben ist.
  2. Öffnen Sie das Skript. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Gesprächsnotizen auf Anrufskript. Wenn Sie den Kontakt erreichen, lesen Sie das Skript möglichst natürlich vor oder, falls es kein Anrufskript gibt, formulieren Sie Ihr Anliegen selbst.

 Hinweis   Wenn Sie das Skript im Bereich Gesprächsnotizen des Anruflistendatensatzes bearbeiten, ändern Sie es nur für den ausgewählten Empfänger.

  1. Klicken Sie unter Gesprächsnotizen im Feld Gesamtdauer auf die Dauer des Anrufs, oder geben Sie diese ein. Sie können die Anrufdauer auch automatisch messen lassen.

AnzeigenSo messen Sie die Anrufdauer automatisch

  1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Gesprächsnotizen auf Zeitmessung starten Symbol 'Zeitmessung starten', wenn Sie Ihren Anruf beginnen oder nach einer Pause fortsetzen.
  2. Wenn Sie den Anruf unterbrechen oder beenden, klicken Sie auf Zeitmessung anhalten Symbol 'Zeitmessung anhalten'.

Die Anrufdauer wird unter Gesprächsnotizen im Feld Gesamtdauer festgehalten. Sie können die Anrufdauer auch manuell durch Klicken oder Eingeben erfassen.

  1. Um Notizen zu Ihrem Gespräch hinzuzufügen, klicken Sie im Menüband (Menüband: Ein Element, das die meisten Menüs, Symbolleisten und Aufgabenbereiche ersetzt. Das Menüband zeichnet sich durch aufgabenbasierte Registerkarten aus, die Tools und Optionen organisiert in logischen Gruppen enthalten.) in der Gruppe Gesprächsnotizen auf Zeitstempel hinzufügen und geben Ihre Anmerkungen dann in das Feld ein, in dem das Skript angezeigt wird.

 Hinweis   Wenn Sie das Erscheinungsbild des Texts ändern möchten, klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Text formatieren, um auf die Formatierungsbefehle zuzugreifen. Zum Hinzufügen von Dateien, Bildern oder Tabellen klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen.

  1. Klicken Sie im Verlauf oder nach Beendigung des Anrufs im Menüband auf der Registerkarte Marketing in der Gruppe Empfängeraktionen auf eine oder mehrere der folgenden Optionen:
  • Neues Historienelement: Mit dieser Option fügen Sie ein Kommunikationshistorienelement wie etwa eine Geschäftsnotiz, Aufgabe, Datei oder E-Mail-Nachricht zum Datensatz des Empfängers hinzu. Durch die Verwendung der Anrufliste wird automatisch eine neue Gesprächsnotiz für den Empfänger erstellt.
  • Nachverfolgen: Hiermit fügen Sie eine Nachverfolgungskennzeichnung zum Datensatz hinzu oder kennzeichnen ein Nachverfolgungselement mithilfe der Option Als erledigt markieren als abgeschlossen.
  • Öffnen: Diese Option dient zum Anzeigen des Datensatzes des Empfängers.
  • Webseite: Hiermit zeigen Sie die Webseite an, die dem Datensatz des Empfängers zugeordnet ist (sofern vorhanden).
  1. Aktualisieren Sie nach Beendigung des Anrufs den Datensatz im Bereich Anrufstatus der Anrufliste. Standardmäßig ist Nicht angerufen ausgewählt. Klicken Sie auf eines der folgenden Elemente:
  • Nachricht hinterlassen
  • Anruf abgeschlossen
  • Nicht anrufen

 Wichtig   Wenn Sie den Anrufstatus eines Datensatzes (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) in einer Anrufliste geändert haben, kann die Anrufliste nicht mehr geändert werden. Sie können jedoch eine neue Anrufliste als Duplikat einer vorhandenen Anrufliste erstellen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste im Marketingarbeitsbereich (Arbeitsbereich: Die Ordner für Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketing und Projektmanagement, in denen die Benutzer Geschäftsinformationen anzeigen, Datensätze öffnen und Geschäftsdaten analysieren können. Die Arbeitsbereiche sind in einen Abschnitt für Gadgets und einen Abschnitt für Registerkarten unterteilt.) auf die Anrufliste, und klicken Sie dann auf Mit Anrufliste erreichen.

  1. Möchte ein Empfänger aus der Anrufliste entfernt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht anrufen. Die Firma oder der Geschäftskontakt wird sowohl in der Empfängerliste als auch auf der Seite Details des Firmen- oder Geschäftskontaktdatensatzes mit dem Vermerk Nicht anrufen versehen. Empfänger mit diesem Vermerk können nicht in künftige Anruflisten aufgenommen werden.
  2. Klicken Sie auf Speichern und Nächster, um die folgenden Änderungen vorzunehmen:
  • Speichern Sie die Änderungen als Gesprächsnotiz in der Kommunikationshistorie des ausgewählten Datensatzes, und wechseln Sie zum nächsten anzurufenden Datensatz.
  • Stoppen Sie die Zeitmessung, und zeichnen Sie die Gesamtdauer des Anrufs in der Gesprächsnotiz auf.
  • Geben Sie den Anrufstatus in der Empfängerliste an.

Empfängeranrufliste mit 2 durchgeführten Anrufen

Legende 1 Nachricht hinterlassen
Legende 2 Anruf abgeschlossen
Legende 3 Nicht anrufen
Legende 4 Aktueller Empfänger
  1.  Hinweis   Obwohl der Status in der Empfängerliste beim Speichern des Datensatzes aktualisiert wird, müssen die im Bereich Anrufstatus angezeigten Optionen manuell geändert werden.

  2. Nachdem Sie alle in der Anrufliste enthaltenen Empfänger angerufen haben, schließen Sie die Aktivität. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Marketing auf Als abgeschlossen markieren.

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Ermitteln der Effektivität Ihrer Anruflisten

Sie können Anruflisten und -skripts für die verschiedensten Zwecke erstellen. Wenn Sie jedoch Marketinganrufe durchführen, möchten Sie sicherlich das Ergebnis Ihrer Arbeit ermitteln. Sie können sich die Ergebnisse einer Anrufliste auf der Seite Nachverfolgen der Anrufliste ansehen.

  1. Öffnen Sie eine Anrufliste.
  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Nachverfolgen Seite 'Nachverfolgen'.
  3. Sehen Sie sich auf der Seite Nachverfolgen folgende Elemente an:
    • Unter Aktivitätsergebnisse werden Zusammenfassungsdaten für Initiierte Leads, Initiierte Verkaufschancen, Initiierte Firmen, Initiierte Kontakte, Initiierte Gesprächsnotizen und Erwarteter Umsatz für die Aktivität angezeigt. Zu jedem Feld gibt es zudem eine Schaltfläche Bericht anzeigen, über die Sie einen detaillierten Bericht zu den Daten für dieses Feld anzeigen können.

 Hinweis   Die Informationen, einschließlich des erwarteten Umsatzes, werden aktualisiert, wenn Firmen-, Geschäftskontakt-, Lead- oder Verkaufschancendatensätze zur Festlegung der Anrufliste im Feld Initiiert von markiert werden.

  • Im Bereich Aktivitätsinformationen können Sie folgende Informationen aktualisieren:
    • Tatsächliche Kosten     Geben Sie die tatsächlichen Kosten der Anrufliste ein, damit Sie die Rendite berechnen können.
    • Geschlossen     Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzugeben, dass die Anrufliste abgeschlossen wurde und die Aktivität jetzt geschlossen ist. Um die Anrufliste zu reaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
  • Im Bereich Empfänger können Sie die Liste der durchgeführten Anrufe einsehen und ggf. direkt vom Datensatz des Empfängers eine Verkaufschance erstellen. Dazu klicken Sie einfach auf den Namen in der Liste und anschließend auf Verkaufschance initiieren.

 Hinweis   Sie können auch auf der Seite Allgemein der Anrufliste einen Verkaufschancendatensatz aus der Empfängerliste erstellen. Wählen Sie dazu einen Namen in der Empfängerliste aus, klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte Marketing in der Gruppe Empfängeraktionen auf Neues Historienelement Symbol 'Neues Historienelement', und klicken Sie anschließend auf Verkaufschance.

  1. Klicken Sie auf Speichern und schließen Symbol 'Speichern und schließen'.

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Zutreffend für:
Outlook 2013, Outlook 2010