Automatisches Verschieben oder Löschen älterer Elemente mit der AutoArchivierung

Die Größe des Microsoft Outlook-Postfachs steigt, wenn Sie Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) erstellen und empfangen. Zum Verwalten des Speicherplatzes in Ihrem Postfach oder auf dem verwendeten E-Mail-Server können Sie die alten, zwar wichtigen, aber selten verwendeten Elemente an einen Archivspeicherort verschieben. Die AutoArchivierung automatisiert diesen Speichervorgang. Sie können jedoch die meisten Standardeinstellungen anpassen.

 Hinweis    Der Befehl Archivieren und die Funktion 'AutoArchivierung' werden nicht für jedes Konto in Ihrem Outlook-Profil angezeigt, wenn Sie ein Exchange Server-Konto aufnehmen und Ihre Organisation Microsoft Exchange Server-Onlinearchiv verwendet. Diese Funktion kann auch von Ihrem Netzwerkadministrator deaktiviert werden.

 Hinweis    Elemente in Ihrem Postfach unterliegen ggf. den Aufbewahrungsrichtlinien oder der Verwaltung von Messagingaufzeichnungen Ihres Unternehmens. Wenn diese Richtlinien für ein Microsoft Exchange-Konto gelten, haben sie Vorrang vor AutoArchivierungseinstellungen. Die AutoArchivierungsfunktion wird aus allen Outlook-Profilen entfernt, für die ein Microsoft Exchange-Konto mit Aufbewahrungsrichtlinien eingerichtet ist.

Überprüfen oder Ändern der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung

Die AutoArchivierung verschiebt Elemente aus ihrem ursprünglichen Speicherort in Outlook in einen Archivdateiordner, sobald sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen. Sie können auch Optionen für zu löschende Elemente festlegen, sobald diese abgelaufen sind.

Elemente werden an ihren entsprechenden Archivierungsspeicherorten gespeichert, solange Sie keine Änderungen an den Einstellungen für die AutoArchivierung vornehmen oder festlegen, dass Elemente bei Ablauf automatisch gelöscht werden. Wenn das Löschen abgelaufener Elemente festgelegt ist, werden diese Elemente nicht archiviert, sondern dauerhaft gelöscht. Elemente können nur vor dem Verschieben an den jeweiligen Archivierungsspeicherort automatisch gelöscht werden. Elemente, die bereits archiviert sind, können nur noch manuell gelöscht werden.

AnzeigenWeitere Informationen zum Zeitpunkt des Ablaufs bestimmter Outlook-Elemente

Die verschiedenen Typen von Outlook-Elementen haben Standardablaufzeiten, die sich nur ändern, wenn Sie die entsprechenden Einstellungen manuell ändern. Die Standardablaufzeiten für Outlook-Elemente lauten wie folgt:

Ordner Ablaufzeit
"Posteingang" und "Entwürfe" 6 Monate
"Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente" 2 Monate
Postausgang 3 Monate
Kalender 6 Monate
Aufgaben 6 Monate
Notizen 6 Monate
Journal 6 Monate
Kontakte Laufen nicht ab

 Hinweis    Für von Ihnen erstellte Ordner, die denselben Typ von Elementen enthalten wie Posteingang, Kalender, Aufgaben, Notizen oder Journal, gilt ebenfalls der standardmäßige Alterungszeitraum von sechs Monaten.

Der Punkt, ab dem ein Element zu altern beginnt, hängt vom Typ des Elements ab:

Elementtyp Beginn der Ablaufzeit
E-Mail-Nachricht Das Empfangsdatum oder Datum der letzten Änderung, je nachdem, welches das spätere ist.
Besprechung, Ereignis oder Termin Datum der letzten Änderung und Speicherung des Elements, wobei der spätere Zeitpunkt gilt. Serienelemente unterliegen nicht der AutoArchivierung.
Aufgabe Das Erledigungsdatum oder das Datum/die Uhrzeit der letzten Änderung und Speicherung der Aufgabe. Aufgaben, die nicht als erledigt gekennzeichnet sind, werden nicht automatisch archiviert. Aufgaben, die anderen Personen übertragen wurden, werden nur archiviert, nachdem sie als erledigt gekennzeichnet wurden.
Notiz Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung der Notiz.
Journaleintrag Datum der Erstellung des Journaleintrags oder Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung des Eintrags.
Kontakt Kontakte werden standardmäßig nicht archiviert. Sie können sie jedoch manuell archivieren.

Bei der ersten Ausführung von Outlook wird die AutoArchivierung standardmäßig aktiviert und alle 14 Tage ausgeführt. Sie können das Intervall für die AutoArchivierung ändern, die Outlook-Datendatei (PST) angeben, in der die archivierten Elemente gespeichert werden, und bestimmen, wann Elemente in Ihren Outlook-Ordnern der Archivierung unterliegen sollen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Optionen.
  3. Klicken Sie auf Erweitert.
  4. Klicken Sie unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage, und geben Sie an, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.
  6. Wählen Sie weitere gewünschte Optionen aus. Alte Elemente können Sie bei der AutoArchivierung automatisch löschen lassen.

 Hinweise 

  • Wenn Sie die unter Alte Elemente verschieben nach angegebene Archivdatei ändern, wird diese neue Datei bei jeder Ausführung der AutoArchivierung verwendet.
  • Legen Sie zuerst die Standardordneroptionen fest, und passen Sie anschließend individuelle Ordnereinstellungen an, da Sie andernfalls ggf. die Standardeinstellungen unbeabsichtigt ändern.
  • Weitere Informationen zu den AutoArchivierungseinstellungen finden Sie unter Einstellungen für die AutoArchivierung.

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Ändern der Einstellungen der AutoArchivierung für einen einzelnen Ordner

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Eine Spalte, über die Sie auf die zum Organisieren von Informationen verwendeten Ordner zugreifen können. Klicken Sie auf einen Ordner, um die darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Dieser Bereich umfasst auch den Abschnitt "Favoritenordner" sowie Schaltflächen, mit denen Sie zwischen den Ansichten "E-Mail", "Kalender", Aufgaben und weiteren Ansichten wechseln können.) mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte AutoArchivierung die gewünschten Optionen aus.

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Zutreffend für:
Outlook 2010