Automatisches Beantworten eingehender Nachrichten bei Abwesenheit

Wenn Sie sich nicht am Computer befinden und keine E-Mail-Nachrichten abrufen, können Sie Microsoft Office Outlook 2007 zum Senden von automatischen Antworten konfigurieren. Diese Antworten werden an einige oder alle Personen gesendet, von denen Sie Nachrichten erhalten.

Inhalt dieses Artikels


Welchen E-Mail-Kontotyp verwenden Sie?

Der verwendete E-Mail-Kontotyp (E-Mail-Konto: Die Informationen (Servername, Benutzername, Kennwort und E-Mail-Adresse), die Outlook verwendet, um eine Verbindung mit einem E-Mail-Dienst herzustellen. Sie erstellen das E-Mail-Konto in Outlook mithilfe der Informationen, die von Ihrem Administrator oder Internetdienstanbieter bereitgestellt werden.) entscheidet über die Ihnen zur Verfügung stehende Funktionalität:

  • Wenn Sie den Typ des E-Mail-Servers kennen, mit dem Sie verbunden sind, wechseln Sie zum entsprechenden Abschnitt.
  • Muss der verwendete Kontotyp ermittelt werden, setzen Sie das Lesen dieses Abschnitts fort.

Überprüfen Sie, ob der Befehl Abwesenheits-Assistent im Menü Extras vorhanden ist. Somit wird auf einfachste Weise ermittelt, ob ein Exchange-Konto verwendet wird. Klicken Sie unten im Menü auf die Erweiterungsschaltfläche Erweiterungsschaltfläche. Auf diese Weise werden alle Befehle des Menüs Extras angezeigt.

Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent im Menü Extras vorhanden ist und beim Klicken auf den Befehl das folgende Dialogfeld angezeigt wird, verfügen Sie über ein Exchange 2007-Konto. Wechseln Sie in diesem Fall zum Abschnitt Automatische Antworten von Microsoft Exchange Server 2007-Konten.

Abwesenheits-Assistent (Dialogfeld)

Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent im Menü Extras vorhanden ist und beim Klicken auf den Befehl das folgende Dialogfeld angezeigt wird, verfügen Sie über ein Konto von Exchange Server 2003 oder früher. Wechseln Sie in diesem Fall zum Abschnitt Automatische Antworten von Microsoft Exchange Server 5.5-2003-Konten.

Abwesenheits-Assistent (Dialogfeld)

Ist der Befehl Abwesenheits-Assistent nicht im Menü Extras vorhanden, verfügen Sie wahrscheinlich über kein Exchange-Konto. Sie können sich jedoch mithilfe von Regeln einem Großteil des Verhaltens des Abwesenheits-Assistenten annähern. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Abschnitt Automatische Antworten von POP3- und IMAP-Konten.

AnzeigenAlternative Methode zum Ermitteln des von Ihnen verwendeten E-Mail-Kontotyps

Im Outlook-Dialogfeld Kontoeinstellungen können Sie feststellen, welche E-Mail-Kontotypen das Outlook-Profil enthält.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.
  2. Auf der Registerkarte E-Mail wird in der Spalte Typ der Kontotyp für jede E-Mail-Adresse aufgelistet.

E-Mail-Registerkarte Kontoeinstellungen

Für einige Features sind spezielle Versionen von Microsoft Exchange erforderlich. Outlook Anywhere erfordert beispielsweise Exchange 2003 oder höher.

Informationen zum Ermitteln der Version von Exchange, mit der Sie verbunden sind, finden Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

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Automatische Antworten von Microsoft Exchange Server 2007-Konten

Dieses Feature erfordert ein Konto von Microsoft Exchange 2007-Konto. Für die meisten privaten und persönlichen Konten wird Exchange nicht verwendet.

In diesem Abschnitt


Aktivieren oder Deaktivieren des Abwesenheits-Assistenten

Wenn Sie Outlook mit einem Exchange 2007-Konto verwenden, haben Sie Zugriff auf die neue Funktionalität des Abwesenheits-Assistenten, und Ihnen steht eine verbesserte Benutzeroberfläche zur Verfügung. Die neuen Features umfassen Folgendes:

  • Rich-Text-Formatierung     Verwenden Sie Schriftarten, Farben und Formatierungen in den Antworten.
  • Senden von automatischen Antworten an Personen außerhalb der Organisation     Abwesenheitsnotizen können sowohl für Empfänger innerhalb als auch für Empfänger außerhalb der Organisation angepasst werden. Beispielsweise können Sie eine allgemeinere Nachricht an einen Empfänger außerhalb der Organisation senden, wobei diese Nachricht ggf. keine alternativen Kontaktnamen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen enthält.
  • Planen von Abwesenheitsnotizen im Voraus mit einer Start- und Endzeit     So vergessen Sie nie mehr das Aktivieren oder Deaktivieren des Features zum automatischen Versenden von Abwesenheitsnotizen. Planen Sie einfach, wann Abwesenheitsnotizen gesendet werden.
  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

Befehl Abwesend im Menü Extras

  1. Klicken Sie auf Abwesenheitsnotizen senden.
  2. Geben Sie auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation die während Ihrer Abwesenheit zu sendende Antwort ein.

Mithilfe der Steuerelemente können Schriftart, Schriftgrad sowie andere Textformatierungen geändert werden.

Das Senden von Abwesenheitsnotizen an Personen außerhalb der Organisation ist optional. Legen Sie fest, ob eine Abwesenheitsnotiz an alle Personen gesendet wird, von denen Sie E-Mails erhalten, oder nur an die Personen, die unter Kontakte aufgeführt sind.

 Hinweis   Der Kontakt muss im Exchange-Ordner Kontakte vorhanden sein. Ist der Kontakt nur in einem Ordner einer Persönlichen Ordner-Datei (PST) vorhanden, wird die Abwesenheitsnotiz nicht gesendet.

  1. Geben Sie auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation die während Ihrer Abwesenheit zu sendende Antwort ein.

Mithilfe der Steuerelemente können Schriftart, Schriftgrad sowie andere Textformatierungen geändert werden.

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden.
  2. Klicken Sie auf Nur meine Kontakte oder Jeder außerhalb meiner Organisation. Somit wird angegeben, an wen die Abwesenheitsnotizen gesendet werden.

Ist das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden aktiviert, wird (An) auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation neben dem Namen der Registerkarte angezeigt.

Verwenden von Regeln mit dem Abwesenheits-Assistenten

Dieses Feature erfordert ein Konto von Microsoft Exchange 2000, 2003 oder 2007. Für die meisten privaten und persönlichen Konten wird Exchange nicht verwendet. Weitere Informationen zum Ermitteln der Exchange-Version erhalten Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

Wenn Sie keine E-Mails während Ihrer Abwesenheit abrufen, verwenden Sie den Abwesenheits-Assistenten mit Regeln, um eingehende Nachrichten automatisch zu verwalten. Geben Sie dazu die von Outlook auszuführende Aktion für diese Nachrichten an. Sie können beispielsweise Regeln erstellen, um Nachrichten automatisch in andere Ordner zu verschieben oder zu kopieren, Nachrichten zu löschen, benutzerdefinierte Antworten zu senden usw.

Beim Erstellen von Regeln sollten Sie wissen, wie diese in Outlook angewendet werden:

  • Regeln werden in der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Regelliste von oben nach unten aufgeführt sind.
  • Wenn Sie im Dialogfeld Regel bearbeiten mehr als eine Bedingung auswählen, wird die Regel nur auf Nachrichten angewendet, die alle ausgewählten Bedingungen erfüllen. Wenn Sie beispielsweise Marcus Loh als Absender (Bedingung) und im Feld Betreff den Text Marketing-Besprechung (Bedingung) angeben, wird die Regel ausschließlich auf Nachrichten angewendet, die beide Bedingungen erfüllen.
  • Wenn Sie jedoch mehrere Kriterien für eine einzelne Bedingung festlegen, wird die Regel auf alle Nachrichten angewendet, die mindestens ein Kriterium dieser Bedingung erfüllen. Wenn Sie im Feld Von beispielsweise Marcus Loh;Dominik Steiner angeben, gilt die Regel für Nachrichten, die entweder von Marcus Loh oder Dominik Steiner stammen.
  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.
  2. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
  3. Geben Sie unter Wenn eine Nachricht eintrifft, die diese Bedingungen erfüllt die von einer Nachricht zu erfüllenden Bedingungen an, damit die Regel angewendet wird.
  4. Klicken Sie zum Angeben weiterer Bedingungen auf Erweitert, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie anschließend auf OK.
  5. Wenn diese Regel als letzte angewendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sobald die Aktionen für diese Regel ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren.
  6. Wählen Sie unter Folgende Aktionen ausführen die gewünschten Aktionen aus. Sie können mehr als eine Aktion auswählen.

 Hinweis   Wenn Sie angeben, dass eine Nachricht gelöscht werden soll, wirken sich die nachfolgenden Regeln in der Liste der Regeln im Dialogfeld Abwesenheits-Assistent nicht auf diese Nachricht aus.

Bearbeiten von mit dem Abwesenheits-Assistenten verwendeten Regeln

Dieses Feature erfordert ein Konto von Microsoft Exchange 2000, 2003 oder 2007. Für die meisten privaten und persönlichen Konten wird Exchange nicht verwendet. Weitere Informationen zum Ermitteln der Exchange-Version erhalten Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

Befehl Abwesend im Menü Extras

  1. Um die Regeln zu bearbeiten, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Ändern einer bestimmten Regel    
      1. Klicken Sie auf Regeln, wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie anschließend auf Regel bearbeiten.
      2. Ändern Sie die Bedingungen und Aktionen für die Regel.
    • Ändern der Reihenfolge, in der Regeln auf eingehende Nachrichten angewendet werden    
  1. Klicken Sie unter Solange Sie außer Haus sind, werden folgende Regeln auf eingehende Nachrichten angewendet auf die Regel, die in der Liste nach oben oder nach unten verschoben werden soll.
  2. Klicken Sie auf Nach oben oder Nach unten.
  • Löschen einer Regel    
  1. Klicken Sie unter Solange Sie außer Haus sind, werden folgende Regeln auf eingehende Nachrichten angewendet auf die zu löschende Regel.
  2. Klicken Sie auf Regel löschen.

Aktivieren bzw. Deaktivieren von mit dem Abwesenheits-Assistenten verwendeten Regeln

Dieses Feature erfordert ein Konto von Microsoft Exchange 2000, 2003 oder 2007. Für die meisten privaten und persönlichen Konten wird Exchange nicht verwendet. Weitere Informationen zum Ermitteln der Exchange-Version erhalten Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent, um Abwesenheitsregeln zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

Befehl Abwesend im Menü Extras

  1. Klicken Sie auf Regeln.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Spalte Status das Kontrollkästchen der zu aktivierenden bzw. zu deaktivierenden Regel.

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Automatische Antworten für Microsoft Exchange Server 2000- und 2003-Konten

Dieses Feature erfordert ein Microsoft Exchange 2000- oder 2003-Konto. Die meisten persönlichen Konten verwenden Exchange nicht. Weitere Informationen zum Ermitteln der Exchange-Version erhalten Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

In diesem Abschnitt


Aktivieren oder Deaktivieren des Abwesenheits-Assistenten

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.
  2. Klicken Sie auf Ich bin zurzeit nicht im Hause.
  3. Geben Sie im Feld Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet die Nachricht ein, die während Ihrer Abwesenheit an andere Personen gesendet werden soll.
  4. Sie können ggf. Regeln erstellen, um Ihre eingehenden Nachrichten zu verwalten.
    1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

Befehl Abwesend im Menü Extras

 Hinweis   Der Befehl Abwesenheits-Assistent wird nur angezeigt, wenn Sie ein Exchange Server-E-Mail-Konto verwenden.

  1. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
  2. Geben Sie unter Wenn eine Nachricht eintrifft, die diese Bedingungen erfüllt die von einer Nachricht zu erfüllenden Bedingungen an, damit die der Regel zugeordnete Aktion eintritt.
  3. Klicken Sie zum Angeben weiterer Bedingungen auf Erweitert, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie anschließend auf OK.
  4. Wenn diese Regel als letzte angewendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sobald die Aktionen für diese Regel ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren.
  5. Wählen Sie unter Folgende Aktionen ausführen die gewünschten Optionen aus. Sie können mehr als eine Option auswählen.

 Hinweis   Wenn Sie angeben, dass eine Nachricht gelöscht werden soll, wirken sich die nachfolgenden Regeln in der Liste der Regeln im Dialogfeld Abwesenheits-Assistent nicht auf diese Nachricht aus.

Verwenden von Regeln mit dem Abwesenheits-Assistenten

Dieses Feature erfordert ein Microsoft Exchange 2000- oder 2003-Konto. Weitere Informationen zum Ermitteln der Exchange-Version erhalten Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

Wenn Sie keine E-Mails während Ihrer Abwesenheit abrufen, verwenden Sie den Abwesenheits-Assistenten mit Regeln, um eingehende Nachrichten automatisch zu verwalten. Geben Sie dazu die von Outlook auszuführende Aktion für diese Nachrichten an. Sie können beispielsweise Regeln erstellen, um Nachrichten automatisch in andere Ordner zu verschieben oder zu kopieren, Nachrichten zu löschen, benutzerdefinierte Antworten zu senden usw.

Beim Erstellen von Regeln sollten Sie wissen, wie diese in Outlook angewendet werden:

  • Regeln werden in der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Regelliste von oben nach unten aufgeführt sind.
  • Wenn Sie im Dialogfeld Regel bearbeiten mehr als eine Bedingung auswählen, wird die Regel nur auf Nachrichten angewendet, die alle ausgewählten Bedingungen erfüllen. Wenn Sie beispielsweise Marcus Loh als Absender (Bedingung) und im Feld Betreff den Text Marketing-Besprechung (Bedingung) angeben, wird die Regel ausschließlich auf Nachrichten angewendet, die beide Bedingungen erfüllen.
  • Wenn Sie jedoch mehrere Kriterien für eine einzelne Bedingung festlegen, wird die Regel auf alle Nachrichten angewendet, die mindestens ein Kriterium dieser Bedingung erfüllen. Wenn Sie im Feld Von beispielsweise Marcus Loh;Dominik Steiner angeben, gilt die Regel für Nachrichten, die entweder von Marcus Loh oder Dominik Steiner stammen.
  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

Befehl Abwesend im Menü Extras

  1. Klicken Sie auf Regeln.
  2. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
  3. Geben Sie unter Wenn eine Nachricht eintrifft, die diese Bedingungen erfüllt die von einer Nachricht zu erfüllenden Bedingungen an, damit die der Regel zugeordnete Aktion eintritt.
  4. Klicken Sie zum Angeben weiterer Bedingungen auf Erweitert, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie anschließend auf OK.
  5. Wenn diese Regel als letzte angewendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sobald die Aktionen für diese Regel ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren.
  6. Wählen Sie unter Folgende Aktionen ausführen die gewünschten Optionen aus. Sie können mehr als eine Option auswählen.

 Hinweis   Wenn Sie angeben, dass eine Nachricht gelöscht werden soll, wirken sich die nachfolgenden Regeln in der Liste der Regeln im Dialogfeld Abwesenheits-Assistent nicht auf diese Nachricht aus.

Bearbeiten von mit dem Abwesenheits-Assistenten verwendeten Regeln

Dieses Feature erfordert ein Microsoft Exchange 2000- oder 2003-Konto. Weitere Informationen zum Ermitteln der Exchange-Version erhalten Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

Befehl Abwesend im Menü Extras

Der Befehl Abwesenheits-Assistent wird nur angezeigt, wenn Sie ein Exchange Server-E-Mail-Konto verwenden.

  1. Führen Sie zum Bearbeiten der Regeln eine der folgenden Aktionen aus:
    • Ändern einer bestimmten Regel    
      1. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie auf Regel bearbeiten.
      2. Ändern Sie die Bedingungen und Aktionen für die Regel.
    • Ändern der Reihenfolge, in der Regeln auf eingehende Nachrichten angewendet werden    
  1. Klicken Sie unter Solange Sie außer Haus sind, werden folgende Regeln auf eingehende Nachrichten angewendet auf die Regel, die in der Liste nach oben oder nach unten verschoben werden soll.
  2. Klicken Sie auf Nach oben oder Nach unten.
  • Löschen einer Regel    
  1. Klicken Sie unter Solange Sie außer Haus sind, werden folgende Regeln auf eingehende Nachrichten angewendet auf die zu löschende Regel.
  2. Klicken Sie auf Regel löschen.

Aktivieren bzw. Deaktivieren von mit dem Abwesenheits-Assistenten verwendeten Regeln

Dieses Feature erfordert ein Microsoft Exchange 2000- oder 2003-Konto. Weitere Informationen zum Ermitteln der Exchange-Version erhalten Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

  1. Klicken Sie zum Aktivieren bzw. Deaktivieren von Abwesenheitsregeln im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

Befehl Abwesend im Menü Extras

  1. Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Spalte Status das Kontrollkästchen der zu aktivierenden bzw. zu deaktivierenden Regel.

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Automatische Antworten von POP3- und IMAP-Konten

Wenn Ihr Profil kein Exchange-E-Mail-Konto enthält, können Sie eine Outlook-E-Mail-Vorlage mit Outlook-Regeln kombinieren, um die Funktionalität des Abwesenheits-Assistenten zu reproduzieren. Auf diese Weise können Sie mit Ihrem POP3- oder IMAP-E-Mail-Konto automatische Antworten auf eingehende Nachrichten senden.

 Wichtig   Zum Senden automatischer Antworten muss der Computer eingeschaltet sein, und Outlook muss ausgeführt werden.

In diesem Abschnitt


Erstellen einer Nachrichtenvorlage

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie anschließend auf E-Mail-Nachricht.
  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Format auf Nur-Text.
  2. Geben Sie in den Textbereich der Nachricht die als automatische Antwort zu sendende Nachricht ein.
  3. Klicken Sie im Meldungsfenster auf Microsoft Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, und klicken Sie dann auf Speichern unter.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Dateityp auf Outlook-Vorlage (*.oft).
  5. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Nachrichtenvorlage ein, und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Erstellen einer Regel für das automatische Antworten auf neue E-Mail-Nachrichten

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel.
  3. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Nachrichten bei Ankunft prüfen und anschließend auf Weiter.
  4. Aktivieren Sie unter Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen? das Kontrollkästchen die nur an mich gesendet wurde, und wählen Sie ggf. weitere Kriterien aus. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
  5. Wenn ein Dialogfeld mit dem Hinweis angezeigt wird, dass diese Regel für jede empfangene Nachricht angewendet wird, klicken Sie auf Ja.
  6. Aktivieren Sie unter Was soll mit dieser Nachricht passieren? das Kontrollkästchen diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.
  7. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) auf einer bestimmten Vorlage.
  8. Klicken Sie im Dialogfeld Antwortvorlage auswählen im Feld Suchen in auf Vorlagen im Dateisystem.
  9. Wählen Sie die im vorherigen Abschnitt erstellte Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
  10. Klicken Sie auf Weiter.
  11. Optional können Sie auch die entsprechenden Kontrollkästchen für Ausnahmen von der Regel für automatische Antworten aktivieren.
  12. Klicken Sie auf Weiter.
  13. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen für die Regel für automatische Antworten ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Mithilfe der Regel diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten des Regel-Assistenten wird die automatische Antwort einmal pro Sitzung an die einzelnen Absender gesendet. Die Regel verhindert, dass Outlook wiederholt Antworten an einen Absender sendet, von dem Sie mehrere Nachrichten erhalten. Während einer Sitzung werden von Outlook in einer Liste die Benutzer protokolliert, an die bereits eine Antwort gesendet wurde. Wenn Sie Outlook schließen und erneut starten, wird diese Liste jedoch zurückgesetzt.

 Wichtig   Outlook muss ausgeführt werden und zum regelmäßigen Abrufen von E-Mail-Nachrichten konfiguriert sein, damit der Regel-Assistent automatisch eine Antwort sendet.

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Zutreffend für:
Outlook 2007