Freigeben von Notizbüchern in OneNote 2010

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Möglichkeiten zum Freigeben von Notizbüchern in OneNote

In Microsoft OneNote 2010 können Sie ein Notizbuch freigeben, sodass Sie auf anderen Computern oder im Web darauf zugreifen oder es gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeiten können.

Das Aufzeichnen von Notizen als Gruppe ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Als für die Zusammenarbeit konzipiertes Tool bietet OneNote deutlich mehr Möglichkeiten als das Senden statischer Notizbuchseiten per E-Mail. Abhängig von der Beschaffenheit der jeweiligen Projekte können Sie OneNote für das gemeinsame Brainstorming in Besprechungen oder die Notizbuchseiten als virtuelles Whiteboard verwenden sowie freigegebene Notizbücher einrichten, die es allen Benutzern ermöglichen, Informationen anzuzeigen, hinzuzufügen und zu bearbeiten.

Im Gegensatz zu anderen Programmen, in denen Dateien jeweils nur von einer einzigen Person bearbeitet werden können, ermöglicht es OneNote 2010 mehreren Autoren gleichzeitig, auf ein freigegebenes Notizbuch zuzugreifen. Sobald jemand Änderungen an den Seiten und Abschnitten im freigegebenen Notizbuch vornimmt, werden diese Änderungen von OneNote automatisch synchronisiert, sodass das Notizbuch für alle Benutzer immer auf dem neuesten Stand ist.

In OneNote wird auch eine separate Offlinekopie der Notizen auf den Computern der einzelnen Benutzer gespeichert. Auf diese Weise können die Teilnehmer einer freigegebenen Notizensitzung die Notizen auch dann weiterhin lokal bearbeiten, wenn die Netzwerkverbindung vorübergehend unterbrochen ist. Beim nächsten Herstellen einer Verbindung mit dem freigegebenen Notizbuch werden die von den Benutzern vorgenommenen Änderungen von OneNote automatisch mit den Änderungen der anderen Teilnehmer zusammengeführt.

Erstellen eines neuen freigegebenen Notizbuchs

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Neu.
  2. Wählen Sie unter Notizbuch speichern in den gewünschten Speicherort für das neue Notizbuch aus:
    • Klicken Sie auf Web, wenn Sie in der Lage sein möchten, das Notizbuch auf einem beliebigen Computer oder über einen Webbrowser zu verwenden. Sie müssen sich für ein Konto anmelden. Anschließend können Sie bestimmen, ob nur Sie oder auch andere Benutzer auf das Notizbuch zugreifen dürfen.
    • Klicken Sie auf Netzwerk, wenn Sie das neue Notizbuch für andere Benutzer im selben Computernetzwerk oder auf einer SharePoint-Website (z. B. am Arbeitsplatz oder in der Schule) freigeben möchten.
  3. Geben Sie im Feld Name einen beschreibenden Titel für den Zweck des neuen Notizbuchs ein (z. B. Teamnotizbuch).
  4. Führen Sie im Feld Webspeicherort oder Netzwerkspeicherort eine der folgenden Aktionen aus:
    • Angeben eines Webspeicherorts    Melden Sie sich (sofern der Webdienst verfügbar ist) mit einem vorhandenen Konto (wie Windows Live) oder für ein neues Konto an. Nach der Anmeldung wird eine Liste der Webordner angezeigt, in denen Sie freigegebene Notizbücher erstellen können. Wählen Sie einen der persönlichen Ordner aus, wenn Sie das Notizbuch nicht mit anderen Benutzern gemeinsam verwenden müssen. Wenn eine gemeinsame Nutzung erforderlich ist, wählen Sie einen freigegebenen Ordner aus, auf den die anderen Benutzer zugreifen können. Zum Festlegen von Freigabeberechtigungen für neue und vorhandene Ordner wird von OneNote der Webbrowser gestartet, sodass Sie die Erstellung des neuen Ordners für das Notizbuch abschließen können. Wechseln Sie zurück zu OneNote, und aktualisieren Sie dann die Ordnerliste im Feld Webspeicherort, damit der soeben erstellte Ordner angezeigt wird. Wählen Sie diesen Ordner jetzt aus, und fahren Sie dann mit Schritt 5 fort.
    • Angeben eines Netzwerkspeicherorts    Sie können den vollständigen Pfad einer Netzwerkdateifreigabe oder ein zugeordnetes Netzlaufwerk eingeben oder die vollständige Adresse einer SharePoint-Dokumentbibliothek einfügen, in der das freigegebene Notizbuch erstellt werden soll. Sie können auch einen der letzten SharePoint-Speicherorte auswählen (sofern verfügbar). Bedenken Sie, dass alle Benutzer mit Berechtigungen für diesen Netzwerkspeicherort oder für die SharePoint-Website auf das Notizbuch zugreifen können.
  5. Klicken Sie auf Notizbuch erstellen.

Freigeben eines vorhandenen Notizbuchs

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Freigeben.
  2. Wählen Sie unter Notizbuch auswählen ein vorhandenes Notizbuch aus, das Sie für andere Benutzer oder für weitere von Ihnen verwendete Computer freigeben möchten.
  3. Wählen Sie unter Freigeben in den gewünschten Freigabespeicherort für das Notizbuch aus:
    • Klicken Sie auf Web, wenn Sie in der Lage sein möchten, das Notizbuch auf einem beliebigen Computer oder über einen Webbrowser zu verwenden.
    • Klicken Sie auf Netzwerk, wenn Sie das neue Notizbuch für andere Benutzer oder Computer im selben Netzwerk oder auf einer SharePoint-Website (z. B. am Arbeitsplatz oder in der Schule) freigeben möchten.
  4. Führen Sie im Feld Webspeicherort oder Netzwerkspeicherort eine der folgenden Aktionen aus:
    • Angeben eines Webspeicherorts    Melden Sie sich (sofern der Webdienst verfügbar ist) mit einem vorhandenen Konto (wie Windows Live) oder für ein neues Konto an. Nach der Anmeldung wird eine Liste der Webordner angezeigt, in denen Sie freigegebene Notizbücher erstellen können. Wählen Sie einen der persönlichen Ordner aus, wenn Sie das Notizbuch nicht mit anderen Benutzern gemeinsam verwenden müssen. Wenn eine gemeinsame Nutzung erforderlich ist, wählen Sie einen freigegebenen Ordner aus, auf den die anderen Benutzer zugreifen können. Zum Festlegen von Freigabeberechtigungen für neue und vorhandene Ordner wird von OneNote der Webbrowser gestartet, sodass Sie die Erstellung des neuen Ordners für das Notizbuch abschließen können. Wechseln Sie zurück zu OneNote, und aktualisieren Sie dann die Ordnerliste im Feld Webspeicherort, damit der soeben erstellte Ordner angezeigt wird. Wählen Sie diesen Ordner jetzt aus, und fahren Sie dann mit Schritt 5 fort.
    • Angeben eines Netzwerkspeicherorts    Sie können den vollständigen Pfad einer Netzwerkdateifreigabe oder ein zugeordnetes Netzlaufwerk eingeben oder die vollständige Adresse einer SharePoint-Dokumentbibliothek einfügen, in der das freigegebene Notizbuch erstellt werden soll. Sie können auch einen der letzten SharePoint-Speicherorte auswählen (sofern verfügbar). Bedenken Sie, dass alle Benutzer mit Berechtigungen für diesen Netzwerkspeicherort oder für die SharePoint-Website auf das Notizbuch zugreifen können.
  5. Klicken Sie auf Notizbuch freigeben.

 Hinweis   Wenn der gewünschte Web- oder Netzwerkspeicherort als nicht verfügbar angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass eine Internet- oder Netzwerkverbindung besteht und Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, bevor Sie versuchen, Notizbücher an diesen Speicherorten zu speichern und zu verwenden.

Erstellen einer E-Mail-Nachricht mit einer Verknüpfung zum freigegebenen Notizbuch für Sie oder andere Benutzer

Nachdem Sie ein Notizbuch erstellt oder freigegeben haben, können Sie in OneNote angeben, ob Sie eine E-Mail-Nachricht mit einer Verknüpfung zum freigegebenen Notizbuch erstellen möchten.

Wenn Sie das Notizbuch gemeinsam mit anderen Benutzern verwenden, klicken Sie auf Link per E-Mail versenden, um die E-Mail-Nachricht für die Empfänger zu erstellen. Diese Nachricht enthält eine Verknüpfung zum freigegebenen Notizbuch, auf die die Empfänger klicken können, um das freigegebene Notizbuch auf ihren Computern zu öffnen.

 Hinweis   E-Mail-Empfänger, die nicht bereits zum Zugreifen auf den Speicherort des freigegebenen Notizbuchs berechtigt sind, können das freigegebene Notizbuch nicht verwenden. Der E-Mail-Link verweist nur auf den Speicherort und bietet nicht automatisch Zugriff darauf.

Wenn Sie das Notizbuch zwar nicht gemeinsam mit anderen Benutzern, jedoch auf mehreren Computern verwenden möchten, können Sie auf Link per E-Mail versenden klicken und dann die E-Mail-Nachricht mit der Verknüpfung an Ihr eigenes webbasiertes E-Mail-Konto senden. Auf diese Weise können Sie das freigegebene Notizbuch problemlos auf einem anderen Computer öffnen.

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Zutreffend für:
OneNote 2010