Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation

 Hinweis    Wenn diese Informationen nicht dem entsprechen, was bei Ihnen angezeigt wird, verwenden Sie möglicherweise eine Version von Office 365 vor dem Upgrade. Lesen Sie Freigeben einer Website für externe Benutzer , um die Informationen zu finden, die auf Ihre Situation zutreffen.
Verwende ich die Version von Office 365 nach dem Dienstupgrade?

Wenn Sie Aufgaben erledigt, bei denen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten, Klienten oder Kunden erforderlich ist, können Sie über Ihre SharePoint Online-Websites Inhalte für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, die nicht über Lizenzen für Ihr Microsoft Office 365-Abonnement verfügen.

Hierfür stehen Ihnen drei Methoden zur Verfügung:

  • Sie können eine gesamte Website freigeben, indem Sie externe Benutzer einladen, sich mit einem Microsoft-Konto oder einer Microsoft Office 365-Benutzer-ID bei Ihrer Website anzumelden.
  • Sie können einzelne Dokumente freigeben, indem Sie externe Benutzer einladen, sich mit einem Microsoft-Konto oder einer Microsoft Office 365-Benutzer-ID bei Ihrer Website anzumelden.
  • Sie können den Benutzern einen Gastlink senden oder diesen posten, über den einzelne Dokumente auf Ihrer Website anonym aufgerufen werden können.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie entweder eine Website oder ein Dokument für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben können.

Wissenswertes, bevor Sie anfangen

Bevor Sie den Sprung ins kalte Wasser wagen und Inhalte extern freigeben, sollten Sie jedoch den Abschnitt Bewährte Methoden für eine gezielte Freigabe lesen. Wenn Sie sich fragen, welche Typen von Benutzern sich als externe Benutzer eignen und welche Rechte ein externer Benutzer besitzt, siehe Was ist ein externer Benutzer? Wenn Sie wissen möchten, wie die Funktion für externe Freigaben aktiviert und deaktiviert wird, lesen Sie den Abschnitt Verwalten von externen Freigaben.

Inhalt dieses Artikels


Freigeben einer Website

Wenn Sie eine Website für externe Benutzer freigeben, senden Sie den Benutzern einen Link, über den sie sich bei Ihrer Website anmelden können. Diese Einladung kann an eine beliebige E-Mail-Adresse gesendet werden. Wenn der Empfänger die Einladung annimmt, kann er sich entweder mit einem Microsoft-Konto oder mit einer Office 365-Benutzer-ID anmelden. Beim Freigeben einer Website können Sie die Berechtigungen der Person für die Website auswählen.

Seien Sie vorsichtig, wenn es um die Freigabe Ihrer Teamwebsite oder einer Website geht, die in der Organisation in erster Linie für interne Zwecke und interne Dokumente verwendet wird, weil Sie hiermit externen Benutzern den Zugriff auf diese Website und alle Unterwebsites gewähren, für die die jeweiligen Berechtigungen gelten. Möglicherweise gestatten Sie externen Benutzern hiermit den Zugriff auf vertrauliche Inhalte. Wenn Sie dauerhaft mit Personen außerhalb der Organisation zusammenarbeiten müssen, richten Sie eine Website speziell für die externe Freigabe ein, und konfigurieren Sie diese Website so, dass sie im Vergleich zu den übrigen Websites eindeutige Berechtigungen aufweist. Weitere Informationen zur Berechtigungsvererbung finden Sie unter Was ist Berechtigungsvererbung?

Sie müssen der Websitebesitzer sein oder über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen, um eine Website für externe Benutzer freigeben zu können. Darüber hinaus muss das Feature für externe Freigaben für Ihr Office 365-Abonnement aktiviert sein (abhängig vom abonnierten Plan kann dies von Ihrem Office 365-Administrator oder dem SharePoint Online-Administrator erledigt werden).

  1. Wechseln Sie zu der Website, die Sie für externe Benutzer freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben.
    Abbildung des Befehls 'Freigeben' in der oberen rechten Ecke des Bildschirms
  3. Geben Sie im Dialogfeld Freigeben die Namen der externen Benutzer ein, die Sie einladen möchten. Beispiele: jemand@outlook.com oder jemand@contoso.com.

    Nicht vergessen: Sie können den Befehl Freigeben auch verwenden, um internen, lizenzierten Benutzern den Zugriff auf eine Website zu gewähren. Geben Sie in diesem Fall nur die Namen der Personen ein, die Sie einladen möchten.
  4. Geben Sie eine Nachricht ein, die mit der Einladung gesendet werden soll.
  5. Wenn Sie den externen Benutzer einer bestimmten Berechtigungsgruppe zuweisen möchten, klicken Sie auf Optionen anzeigen, und wählen Sie dann die gewünschte Gruppe aus.

    Es empfiehlt sich, den Benutzern die minimal erforderlichen Rechte für die Erledigung der gewünschten Aufgabe zu gewähren. Wenn die Personen, die Sie einladen, Inhalte nur lesen können müssen, weisen Sie sie der Gruppe "Besucher" zu, die standardmäßig nur über Leserechte verfügt. Wenn externe Benutzer in der Lage sein müssen, Inhalte zu aktualisieren oder zu bearbeiten, weisen Sie sie der Gruppe "Mitglieder" zu, die standardmäßig über Bearbeitungsrechte verfügt. Größte Vorsicht ist geboten, wenn Sie externe Benutzer einer Gruppe zuweisen, die über Vollzugriffsrechte verfügt.


    Abbildung des Dialogfelds 'Freigeben' für eine Website, das mit den Namen externer Benutzer gefüllt ist
  6. Klicken Sie auf Freigeben.

Standardmäßig laufen alle Einladungen, die Sie an externe Benutzer senden, nach sieben Tagen ab. Wenn eine eingeladene Person diese Einladung nicht innerhalb von sieben Tagen annimmt, Sie aber dennoch möchten, dass die Person auf Ihre Website zugreifen kann, müssen Sie eine neue Einladung senden.

Wenn externe Benutzer ihre Einladungen erhalten, klicken sie auf eine Schaltfläche, über die sie auf eine Webseite gelangen, auf der sie sich dann mit einem Microsoft-Konto oder einer Office 365-Benutzer-ID bei Ihrer SharePoint Online-Website anmelden. Wenn die Benutzer nicht mindestens über ein Microsoft-Konto verfügen, können sie sich für ein kostenloses Microsoft-Konto anmelden.

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Freigeben eines Dokuments durch Senden oder Posten eines anonymen Gastlinks

Sie können einen anonymen Gastlink erstellen und dann den Link mithilfe eines Ihnen zusagenden Mediums freigeben. Posten Sie ihn beispielsweise auf einer sozialen Medienseite, oder fügen Sie ihn in eine E-Mail ein. Sie können einen Gastlink erstellen, der Berechtigungen zum Bearbeiten oder nur zum Anzeigen bereitstellt.

Sie müssen der Websitebesitzer sein oder über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen, um ein Dokument für externe Benutzer freigeben zu können. Darüber hinaus muss (je nach verfügbarem Plan) die Funktion für externe Freigabe entweder in den Office 365-Diensteinstellungen oder im SharePoint Online Admin Center aktiviert sein. Außerdem muss die externe Freigabe auch für Ihre Websitesammlung aktiviert sein (nur Enterprise-Pläne).

  1. Klicken Sie auf die drei Punkte (...) neben dem Dokument, um sein Popupfenster zu öffnen, und klicken Sie dann auf Freigeben.
    Die Freigabe eines Dokuments in einer SharePoint-Bibliothek starten
  2. Wählen Sie im Dialogfeld "Freigeben" die Option Link abrufen.
  3. Wählen Sie für den Berechtigungstyp, den Sie gewähren möchten, Einen Link erstellen.
    Es wird eine Gastlink-URL erstellt.
  4. Wählen Sie die Gastlink-URL aus, und kopieren Sie sie.
    Einen anonymen Gastlink erstellen und diesen kopieren
    Sie können die Gastlink-URL jetzt in die Medien Ihrer Wahl einfügen.
  • Wenn sich ein Dokument in einer Teamwebsitebibliothek befindet, können andere Websitemitglieder die Gastlinks im Dialogfeld "Freigeben" finden und an die anderen senden.
  • Wenn sich die Datei, die Sie freigeben möchten, in einer Bibliothek befindet, für die die Verwaltung von Informationsrechten (IRM, Information Rights Management) aktiviert ist, kann die Datei nicht für externe Benutzer freigegeben werden.
  • Anonyme Gastlinks können potenziell an andere Personen weitergegeben werden, die dann ebenfalls in der Lage sind, das Dokument ohne Anmeldung anzuzeigen oder zu bearbeiten. Versenden Sie keinesfalls anonyme Gastlinks auf vertrauliche Inhalte!
  • Personen, die für den Zugriff auf Dokumente anonyme Gastlinks erhalten, können Dateien in der jeweiligen Office Online nur anzeigen oder lesen. Sie können die Dateien nicht in einer entsprechenden Desktopversion des Office-Programms öffnen.
  • Wenn externe Freigaben in den Office 365-Diensteinstellungen oder im SharePoint Online Admin Center Links global deaktiviert werden, funktionieren freigegebene nicht Links mehr. Wenn das Feature später erneut aktiviert wird, können die betreffenden Links wieder verwendet werden. Es ist auch möglich, einzelne freigegebene Links zu deaktivieren, um den Zugriff auf ein bestimmtes Dokument zu verhindern. Weitere Informationen finden Sie unter Deaktivieren eines anonymen Gastlinks.

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Personen das Erstellen von Gastlinks zu Dokumenten gestatten, die Sie für diese freigegeben haben

Möglicherweise teilen Sie einige Ihrer Dokumente gerne im großen Rahmen und möchten andere sogar ermuntern, die Dokumente weiter zu teilen. Für solche Dokumente können Sie anderen Personen gestatten, anonyme Gastlinks zu Dokumenten zu erstellen, die Sie für diese freigegeben haben.

Um diese Funktion zulassen zu können, müssen Sie über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen.

  1. Wechseln Sie zu der Bibliothek, in der Sie anderen das Erstellen von Gastlinks gestatten möchten.
  2. Wählen Sie das Zahnradsymbol und dann Websiteeinstellungen.
  3. Wählen Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Benutzer und Berechtigungen die Option Websiteberechtigungen.
  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Berechtigungen die Option Einstellungen für Zugriffsanforderungen.
  5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Einstellungen für Zugriffsanforderungen das Kontrollkästchen Mitgliedern das Freigeben der Website sowie einzelner Dateien und Ordner erlauben.

Wenn nun Personen Dokumente auswählen, die Sie für diese freigegeben haben, und das Dialogfeld "Freigeben" öffnen, können sie dort einen Gastlink erstellen. Beachten Sie jedoch, dass die anderen Personen nur dann Gastlinks erstellen können, die Gästen das Bearbeiten des Dokuments gestatten, wenn Sie diesen Personen beim ersten Freigeben des Dokuments ebenfalls die Berechtigung zum Bearbeiten erteilt haben. Wenn sie nur die Berechtigung zum Anzeigen besitzen, können sie nur Gastlinks mit Anzeigeberechtigung erstellen.

Eine Übersicht der Einstellungen für Zugriffsanforderungen finden Sie im Video: Freigabe einer Website ohne Zugriffsanforderung.

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Freigeben eines Dokuments mit Anforderung der Anmeldung bei Ihrer Website

Sie müssen der Websitebesitzer sein oder über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen, um ein Dokument für externe Benutzer freigeben zu können. Darüber hinaus muss (je nach verfügbarem Plan) die Funktion für externe Freigabe entweder in den Office 365-Diensteinstellungen oder im SharePoint Online Admin Center aktiviert sein. Außerdem muss die externe Freigabe auch für Ihre Websitesammlung aktiviert sein (nur Enterprise-Pläne).

  1. Klicken Sie auf die drei Punkte (...) neben dem Dokument, um sein Popupfenster zu öffnen, und klicken Sie dann auf Freigeben.
    Die Freigabe eines Dokuments in einer SharePoint-Bibliothek starten
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zur Freigabe des Dokuments einladen. Beispielsweise: jemand@outlook.com oder jemand@gmail.com oder externerBenutzer@contoso.com.
  3. Wählen Sie in der Dropdownliste die Berechtigungsstufe aus, die Sie diesen Benutzern gewähren möchten.
  4. Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht eingeben, die in der E-Mail enthalten sein soll. Die Nachricht kann zum Beispiel Information oder Anweisungen zu dem von Ihnen freigegebenen Dokument beinhalten.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldung erforderlich.

 Vorsicht    Wenn Sie das Kontrollkästchen "Anmeldung erforderlich" nicht aktivieren, enthält die E-Mail einen anonymen Gastlink zu dem Dokument. Anonyme Gastlinks können potenziell an andere Personen weitergegeben werden, die dann ebenfalls in der Lage sind, das Dokument ohne Anmeldung anzuzeigen oder zu bearbeiten.

  1. Klicken Sie auf Freigeben.

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Gezielte Freigaben

Bewährte Methoden zum Freigeben von Websites

Wenn Sie eine ganze Website für einen Benutzer freigegeben haben, kann sich der betreffende Benutzer bei der Website anmelden und die Website wie ein vollwertiges Mitglied nutzen. Der Benutzer kann Inhalte durchsuchen, suchen, anzeigen und bearbeiten (abhängig von der zugewiesenen Berechtigungsgruppe). Er kann weiterhin die Namen anderer Benutzer der Website in der Personenauswahl oder Metadaten von Dokumenten anzeigen. Externe Benutzer werden auch in der Personenauswahl als Websitebenutzer angezeigt. Dies bedeutet, dass andere Personen, die die Website ebenfalls nutzen, diesen Benutzern andere Berechtigungen gewähren können als die, die Sie bei der ursprünglichen Freigabe der Website für diese Benutzer vorgesehen haben. Sie sollten sich daher vergewissern, dass Ihnen die Identität von externen Benutzern bekannt ist, bevor Sie diese auf Ihre Website einladen.

Wenn Sie externe Benutzer auf Ihre Teamwebsite einladen, können die Benutzer Inhalte auf der Teamwebsite und allen Unterwebsites anzeigen. Wenn Sie vermeiden möchten, dass externe Benutzer auf wichtige oder vertrauliche Inhalte auf der Teamwebsite zugreifen, sollten Sie eine Unterwebsite der Teamwebsite mit individuellen Berechtigungen erstellen und dann nur diese Unterwebsite für externe Benutzer freigeben. Weitere Informationen zur Berechtigungsvererbung finden Sie unter Was ist Berechtigungsvererbung?.

Wenn Sie eine Unterwebsite freigeben möchten, die Sie an Ihrem OneDrive for Business-Speicherort erstellt haben, möchten Sie wahrscheinlich ebenso sicherstellen, dass es für diese Website eindeutige Berechtigungen gibt, damit Sie Benutzern nicht versehentlich Berechtigungen für weitere Websites oder Inhalte auf Ihrer Website vom Typ "Meine Website" gewähren.

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Bewährte Methoden zum Freigeben von Dokumenten

Wenn Sie Dokumente mithilfe von anonymen Gastlinks freigeben, können die Empfänger der Einladungen diese Gastlinks anderen Benutzern zur Verfügung stellen, sodass diese die Inhalte ebenfalls anzeigen können. Verwenden Sie also keine Gastlinks zum Freigeben von Dokumenten mit vertraulichen Inhalten. Wenn Sie das Risiko minimieren möchten, dass jemand einen anonymen Link weitergibt, geben Sie das Dokument stattdessen frei, indem Sie eine Anmeldung erforderlich machen.

Entscheiden, wie die Freigabe erfolgen soll

Beachten Sie in Bezug auf die externe Freigabe von Inhalten folgende Aspekte:

  • Wem möchten Sie den Zugriff auf den Inhalt Ihrer Teamwebsites und aller Unterwebsites gewähren, und welche Rechte soll der Benutzer erhalten?
  • Welchen Personen in Ihrer Organisation möchten Sie die Berechtigung erteilen, Inhalte extern freizugeben?
  • Gibt es Inhalte, die keinesfalls von Personen außerhalb Ihrer Organisation angezeigt werden dürfen?

Die Beantwortung dieser Fragen erleichtert die strategische Planung der Freigabe von Inhalten.

Aktion Zweck

Freigeben einer Website

Wenn Sie eine Website freigeben und gleichzeitig verhindern möchten, dass externe Benutzer auf diverse interne Inhalte Ihrer Organisation zugreifen können, erstellen Sie eine Unterwebsite mit eigenen Berechtigungen, die Sie nur für externe Freigaben verwenden.

Sie müssen Personen außerhalb Ihrer Organisation laufenden Zugriff auf Informationen und Inhalte einer Website ermöglichen. Die Personen benötigen dieselben Funktionen wie ein vollwertiger Benutzer und die Möglichkeit, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und anzuzeigen.
Freigeben eines Dokuments mit verbindlicher Anmeldung Sie müssen Personen außerhalb Ihrer Organisation sicheren Zugriff auf ein bestimmtes Dokument ermöglichen, damit sie es überprüfen oder bearbeiten können. Diese Personen benötigen jedoch keinen laufenden Zugriff auf andere Inhalte Ihrer internen Website.
Geben Sie ein Dokument frei, indem Sie einen anonymen Gastlink verwenden. Sie müssen einen Link zu einem Dokument ohne sensible oder vertrauliche Inhalte für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, damit sie es anzeigen oder mit Feedback aktualisieren können. Diese Personen benötigen keinen laufenden Zugriff auf Inhalte der internen Website.

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Anzeigen, wer auf eine bestimmte Website oder ein bestimmtes Dokument zugreifen kann

Sie könne auch den Befehl Freigeben verwenden, um schnell eine Liste der Personen anzuzeigen, für die ein Dokument freigegeben wurde.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Wenn Sie sehen möchten, wer auf eine Website zugreifen kann, klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Freigeben und dann im Dialogfeld Freigeben auf den Link hinter Freigegeben für, um eine Liste der Personen mit Zugriff auf die Website anzuzeigen.
  • Wenn Sie sehen möchten, wer auf ein Dokument, einen Ordner oder eine Dokumentenmappe zugreifen kann, wählen Sie das Element in der Dokumentbibliothek aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Datei auf Freigegeben für.

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Zurücknehmen von Einladungen

Wenn Sie eine Einladung zurücknehmen möchten, die Sie an einen externen Benutzer gesendet haben, können Sie die Einladung widerrufen, bevor sie akzeptiert wird.

Wechseln Sie zu der Website, für die Sie eine Einladung zurücknehmen möchten.

  1. Wechseln Sie zu EinstellungenSchaltfläche 'Einstellungen' > Websiteeinstellungen.
  2. Klicken Sie unter Benutzer und Berechtigungen auf Zugriffsanforderungen und Einladungen.
  3. Suchen Sie unter Einladungen externer Benutzer die Person, deren Einladung Sie zurücknehmen möchten, und klicken Sie auf Menü öffnen.
  4. Klicken Sie im Eigenschaftenfenster auf Zurücknehmen.

Wenn der externe Benutzer die Einladung bereits angenommen hat und Sie dessen Zugriff auf die Website verhindern möchten, können Sie ihn aus der SharePoint-Berechtigungsgruppe entfernen, der er zugewiesen wurde. Darüber hinaus kann die Person in Ihrer Organisation, die als Office 365-Administrator oder SharePoint Online-Administrator fungiert, die Person auch aus der Liste der Benutzer für Ihre Umgebung entfernen. Weitere Informationen finden Sie in im Abschnitt Verwalten von externen Freigaben.

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Deaktivieren eines Links für anonyme Gäste

Wenn ein Dokument über einen Gastlink freigegeben wurde, können Sie diese Informationen über die Beschreibung des Dokuments anzeigen.

Dialogfeld 'Eigenschaften', das angibt, dass ein Dokument mithilfe eines Gastlinks freigegeben wurde

Sie können den Zugriff auf ein Dokument, das über einen Gastlink freigegeben wurde, verhindern, indem Sie den Link deaktivieren.

  1. Wechseln Sie zu der Bibliothek, die das Dokument enthält, für das Sie einen Gastlink entfernen möchten.
  2. Zeigen Sie auf das Dokument, und klicken Sie auf Menü öffnen.
  3. Klicken Sie im Satz Offen für jeden mit einem Gastlink auf einem Gastlink.
  4. Klicken Sie neben der URL des Gastlinks auf die Schaltfläche Deaktivieren.
  5. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Link deaktivieren möchten, klicken Sie auf Link deaktivieren.
    Dialogfeld mit der Frage, ob Sie einen Gastlink für ein Dokument deaktivieren möchten, um die Freigabe aufzuheben

Wenn Personen von außerhalb Ihrer Organisation nun versuchen, über den Gastlink auf den Inhalt zuzugreifen, wird eine Nachricht angezeigt, die besagt, dass ein Zugriff nicht möglich ist.

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Verwalten von externen Freigaben

Die Verwaltungseinstellungen für externe Freigaben unterscheiden sich je nach dem Office 365-Plan, den Ihre Organisation abonniert hat. Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren der Funktion für externe Freigaben oder zu deren Konfiguration finden Sie in den folgenden Artikeln:

Wenn in Ihrer Organisation Office 365 für kleine Unternehmen verwendet wird, lesen Sie Verwalten der Freigabe für externe Benutzer.

Wenn in Ihrer Organisation einer der Office 365 Enterprise-Pläne verwendet wird, lesen Sie Verwalten der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung.

Informationen zum Einrichten und Verwalten von Zugriffsanforderungen für Websites finden Sie unter Einrichten und Verwalten der Funktion "Zugriffsanforderungen".

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Zutreffend für:
SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Online für Office 365 Midsized Business, SharePoint Online für Unternehmen (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint-Verwaltungskonsole