Was ist ein externer Benutzer?

Ein externer Benutzer ist eine Person, der Sie Zugriffsrechte für Ihre SharePoint Online-Website gewährt haben, die jedoch kein lizenzierter Benutzer in Ihrer Organisation ist. Externe Benutzer sind Benutzer, die weder Ihre Mitarbeiter, noch Vertragsnehmer oder Vor-Ort-Vertreter Ihrer Partner sind.

Sie können externen Benutzer den Zugriff gewähren, indem Sie den Befehl Freigeben verwenden, um ihnen per E-Mail eine Einladung für ein Dokument oder eine Website senden. Weitere Informationen zur Funktionsweise von externen Freigaben finden Sie unter Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation.

Externe Benutzer können zwar als erweiterte Projektmitglieder eingeladen werden und dann auf der Website eine breite Palette von Aktionen durchführen, verfügen jedoch nicht über exakt die gleichen Fähigkeiten wie die Inhaber einer vollständigen, bezahlten Lizenz in Ihrer Organisation. In diesem Artikel werden die Rechte von externen Benutzern erläutert, es wird erklärt, wie die Nutzungsrechte von Kunden auf externe Benutzer übertragen werden können und welche Features des SharePoint Online-Diensts für externe Benutzer nicht zur Verfügung stehen.

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Was externe Benutzer können:

  • Externe Benutzer können Dokumente mit Office Online anzeigen und bearbeiten. Wenn Ihr Plan Office Pro Plus umfasst, erhalten sie keine Lizenzen zum Installieren der Desktopversion von Office auf den eigenen Computern.
  • Externe Benutzer erben die Rechte des Office 365-Kunden, der sie zur Zusammenarbeit auf einer Website einlädt. Wenn eine Organisation also einen E3 Enterprise-Plan erwirbt und eine Website erstellt, auf der Enterprise-Features bereitgestellt werden, erhält der externe Benutzer das Recht, die Enterprise-Features in der Websitesammlung zu verwenden und/oder anzuzeigen, für die er eine Einladung erhalten hat.
  • Ein externer Benutzer kann auf einer Website Aufgaben ausführen, die der ihm zugewiesenen Berechtigungsstufe entsprechen. Wenn Sie einen externen Benutzer beispielsweise der Gruppe "Mitglieder" hinzufügen, verfügt er über Bearbeitungsberechtigungen und kann Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen. Darüber hinaus kann er Listenelemente und Dokumente anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen.
  • Externe Benutzer können andere Inhaltstypen auf Websites anzeigen. Sie können beispielsweise zu anderen Unterwebsites in der Websitesammlung navigieren, zu der sie eingeladen wurden, und sie können zum Beispiel Websitefeeds anzeigen.

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Was externe Benutzer nicht können:

  • Externe Benutzer können keine eigene persönliche Website (eine so genannte "Meine Website") erstellen. Dies bedeutet, dass sie nicht über eine eigene OneDrive for Business-Dokumentbibliothek verfügen.
  • Externe Benutzer können den unternehmensweiten Newsfeed nicht anzeigen. Sie können auch ihr eigenes Profil nicht bearbeiten, ihr Foto nicht ändern und keine aggregierten Aufgaben anzeigen.
  • Externe Benutzer erhöhen nicht das Speicherkontingent des gesamten Speicherpools des Mandanten (dieser wird nur von der Anzahl der lizenzierten Benutzern bestimmt).
  • Externe Benutzer können nicht als Administrator einer Websitesammlung fungieren. Sie können einen externen Benutzer jedoch zum Designer Ihrer öffentlichen Website machen. Diese Einschränkung gilt nicht für Szenarien, in denen Sie einen Partner verpflichtet haben, um Ihnen bei der Verwaltung von Office 365 zu helfen.
  • Standardmäßig können externe Benutzer nicht auf das Suchcenter zugreifen und sind nicht in der Lage, globale Suchen durchzuführen.

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Informationen zu Freigaben für externe Benutzer

Wenn Sie planen, die Funktion für externe Freigaben zu verwenden, empfiehlt es sich, die folgenden Überlegungen anzustellen:

  • Für welche Websites oder Websitesammlungen soll die externe Freigabe aktiviert werden? Das können Sie als Administrator steuern.
  • Welche Personen in Ihrer Organisation sollen über die Berechtigung zum Freigeben von Websites oder Dokumenten für externe Benutzer verfügen?
  • Wer soll als externer Benutzer eingeladen werden?

Weitere Informationen über die Funktionsweise der externen Freigabe sowie einige bewährte Methoden für die Verwaltung von externen Freigaben finden Sie in den folgenden Artikeln:

Informationen zum Planen Ihrer SharePoint Online-Websites finden Sie im Planungshandbuch zu Ihrem jeweiligen Plan:

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Zutreffend für:
SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Online für Office 365 Midsized Business, SharePoint Online für Unternehmen (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint-Verwaltungskonsole