Verwalten der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung

Wenn Ihre Organisation Aufgaben erledigt, bei denen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten, Klienten oder Kunden erforderlich ist, können Sie über die SharePoint Online-Features für externe Freigabe Inhalte für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, die nicht über Lizenzen für Ihr Microsoft Office 365-Abonnement verfügen.

Dieser Artikel beschreibt die Features von SharePoint Online für die externe Freigabe. Informationen zu weiteren Features für die externe Freigabe in Office 365 finden Sie hier:

Welche Features von SharePoint Online für die externe Freigabe gibt es?

Die Features für externe Freigabe umfassen:

  • Die Möglichkeit, die externe Freigabe für die gesamte SharePoint Online-Umgebung (oder den Mandanten) global aktivieren oder deaktivieren zu können.    Das Deaktivieren der externen Freigabe auf Mandantenebene bedeutet, dass keine Dokumente, Websites oder Websitesammlungen extern freigegeben werden können.
  • Die Möglichkeit, die externen Freigabe für einzelne Websitesammlungen aktivieren oder deaktivieren zu können.    Damit sind Sie in der Lage, die Inhalte bestimmter Websitesammlungen zu sichern, die nicht freigegeben werden sollen.
  • Die Möglichkeit, Websites und Dokumente für authentifizierte Benutzer freigeben zu können.    Authentifizierte Benutzer sind Benutzer, die eingeladen werden, sich mit einem Microsoft-Konto oder einer Office 365-Benutzer-ID anzumelden.
  • Die Möglichkeit, Websites und Dokumente für Gastbenutzer freigeben zu können.    Gastbenutzer, auch als anonym Benutzer bezeichnet, benötigen kein Microsoft-Konto oder eine Office 365-Benutzer-ID, um auf Ihre Websites und Dokumente zuzugreifen. Sie greifen über Gastlinks zu, die ihnen von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern bereitgestellt werden.

Was ist ein externer Benutzer?

Ein externer Benutzer ist eine Person außerhalb Ihrer Organisation, die auf Ihre SharePoint Online-Websites und Dokumente zugreifen kann, aber keine Lizenz für Ihr SharePoint Online- oder Microsoft Office 365-Abonnement besitzt. Externe Benutzer sind weder Mitarbeiter, noch Vertragsnehmer oder Vor-Ort-Vertreter für Sie oder Ihre Partner.

Externe Benutzer erben die Rechte des SharePoint Online-Kunden, der sie zur Zusammenarbeit einlädt. Wenn eine Organisation also einen E3 Enterprise-Plan erwirbt und eine Website erstellt, auf der Enterprise-Features bereitgestellt werden, erhält der externe Benutzer das Recht, die Enterprise-Features in der Websitesammlung zu verwenden und/oder anzuzeigen, für die er eine Einladung erhalten hat. Externe Benutzer können zwar als erweiterte Projektmitglieder eingeladen werden und dann auf der Website eine breite Palette von Aktionen durchführen, verfügen jedoch nicht über exakt die gleichen Fähigkeiten wie die Inhaber einer vollständigen, bezahlten Lizenz in Ihrer Organisation. Die Einschränkungen sind in der folgenden Tabelle beschrieben.

Externe Benutzer können... Externe Benutzer können nicht...
Office Online zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumente verwenden. Wenn Ihr Plan Office Pro Plus umfasst, erhalten sie keine Lizenzen zum Installieren der Desktopversion von Office auf den eigenen Computern. Eigene persönliche Websites (sogenannte "Meine Website") erstellen, ihr Profil bearbeiten, ihr Foto ändern oder aggregierte Aufgaben anzeigen. Externe Benutzer erhalten keine eigene OneDrive for Business-Dokumentbibliothek.
Auf einer Website Aufgaben ausführen, die der ihnen zugewiesenen Berechtigungsstufe entsprechen. Wenn Sie einen externen Benutzer beispielsweise der Gruppe "Mitglieder" hinzufügen, verfügt er über Bearbeitungsberechtigungen und kann Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen. Darüber hinaus kann er Listenelemente und Dokumente anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen. Administrator für eine Websitesammlung sein (außer in Szenarios, in denen Sie einen Partner für die Hilfe bei der Verwaltung von Office 365 vertraglich beschäftigen). Sie können einen externen Benutzer zum Designer Ihrer öffentlichen Website machen.
Andere Inhaltstypen auf Websites anzeigen. Sie können beispielsweise zu anderen Unterwebsites in der Websitesammlung navigieren, zu der sie eingeladen wurden, und sie können zum Beispiel Websitefeeds anzeigen. Den unternehmensweiten Newsfeed anzeigen.
Dem mandantenübergreifenden Speicherpool Speicher hinzufügen.
Auf das Suchcenter zugreifen oder globale Suchen durchführen. Weitere Suchfeatures, die eventuell nicht verfügbar sind, sind u.a.: Erweiterte Inhaltsverarbeitung, kontinuierliche Durchforstungen und Einschränkungen.
Zugreifen auf Websitepostfächer
Zugreifen auf PowerBI-Features wie Power View, Power Pivot, Schnelleinblick oder Zeitachsen-Datenschnitte. Diese Features erfordern eine zusätzliche Lizenz, die externe Benutzer nicht erben.
eDiscovery verwenden. Hierzu ist eine Exchange Online-Lizenz erforderlich.

Weitere Features, die externen Benutzern möglicherweise nicht zur Verfügung stehen:

  • Excel Services-Features, einschließlich Berechneter Measures und Berechneter Elemente, entkoppelter Pivot Tables und PivotCharts, Feldlisten und Feldunterstützung, Filtererweiterungen und Suchfilter.
  • SharePoint Online-Datenverbindungsbibliotheken
  • Visio Services

Seitenanfang Seitenanfang

Entscheiden, wie die Freigabe erfolgen soll

Die Möglichkeit zur externen Freigabe ist standardmäßig für die gesamte SharePoint Online-Umgebung (auch als "Mandant" bezeichnet) und die hierin befindlichen Websitesammlungen aktiviert. Sie können diese Funktion global deaktivieren, bevor die Benutzer mit der Nutzung der Websites beginnen, oder bis Sie entschieden haben, wie Sie diese Funktion exakt einsetzen möchten.

Sie besitzen ein hohes Maß an Flexibilität, wenn Sie die externe Freigabe aktivieren, sodass Sie sich vielleicht ein wenig Zeit nehmen sollten, um Ihre Optionen abzuwägen. Beispielsweise können Sie die Freigabe mandantenweit aktivieren, wodurch alle Benutzer die Möglichkeit zum Freigeben erhalten. Sie können das Freigeben auf bestimmte Websitesammlungen einschränken, sodass nur die Websitesammlungsadministratoren und Administratoren von Websites innerhalb dieser Sammlungen externe Benutzer einladen können. Sie können die Möglichkeit zum Freigeben von Websites und Dokumenten auch auf eine ausgewählte Gruppe von Benutzern einschränken.

Beachten Sie in Bezug auf die externe Freigabe von Inhalten folgende Aspekte:

  • Wem möchten Sie den Zugriff auf den Inhalt Ihrer Teamwebsites und aller Unterwebsites gewähren, und welche Rechte soll der Benutzer erhalten?
  • Welchen Personen in Ihrer Organisation möchten Sie die Berechtigung erteilen, Inhalte extern freizugeben?
  • Gibt es Inhalte, die keinesfalls von Personen außerhalb Ihrer Organisation angezeigt werden dürfen?

Die Beantwortung dieser Fragen erleichtert die strategische Planung der Freigabe von Inhalten.

Aktion Zweck

Freigeben einer Website

Wenn Sie eine Website freigeben und gleichzeitig verhindern möchten, dass externe Benutzer auf diverse interne Inhalte Ihrer Organisation zugreifen können, erstellen Sie eine Unterwebsite mit eigenen Berechtigungen, die Sie nur für externe Freigaben verwenden. Wenn Sie eine Unterwebsite freigeben möchten, die Sie an Ihrem OneDrive for Business-Speicherort erstellt haben, möchten Sie wahrscheinlich ebenso sicherstellen, dass es für diese Website eindeutige Berechtigungen gibt, damit Sie Benutzern nicht versehentlich Berechtigungen für weitere Websites oder Inhalte auf Ihrer OneDrive for Business-Website gewähren.

SharePoint verwendet ein Modell der Berechtigungsvererbung, bei dem neue Websites automatisch die Berechtigungen der ihnen übergeordneten Websites erben. Durch das Zuweisen eindeutiger Berechtigungen zu Unterwebsites unterbrechen Sie die Vererbung. Weitere Informationen zur Berechtigungsvererbung finden Sie unter Was ist Berechtigungsvererbung?.

Sie müssen Personen außerhalb Ihrer Organisation laufenden Zugriff auf Informationen und Inhalte einer Website ermöglichen. Die Personen benötigen dieselben Funktionen wie ein vollwertiger Benutzer und die Möglichkeit, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und anzuzeigen.
Freigeben eines Dokuments mit verbindlicher Anmeldung Sie müssen einer oder mehreren Personen außerhalb Ihrer Organisation sicheren Zugriff auf ein bestimmtes Dokument ermöglichen, damit sie es überprüfen oder bearbeiten können. Diese Personen benötigen jedoch keinen laufenden Zugriff auf andere Inhalte Ihrer internen Website.
Freigeben eines Dokuments ohne verbindliche Anmeldung

Sie müssen einen Link zu einem Dokument ohne sensible oder vertrauliche Inhalte für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, damit sie es anzeigen oder mit Feedback aktualisieren können. Diese Personen benötigen keinen laufenden Zugriff auf Inhalte der internen Website.

Beachten Sie, dass, wenn Sie Dokumente mithilfe von anonymen Gastlinks freigeben, die Empfänger der Einladungen diese Gastlinks anderen Benutzern zur Verfügung stellen können, sodass diese die Inhalte ebenfalls anzeigen können.

Die Planung von externen Freigaben sollte Teil der gesamten Berechtigungsplanung für SharePoint Online sein. Im Allgemeinen empfiehlt es sich, nach dem "Prinzip der minimalen Rechte" vorzugehen, d. h., dass Sie externen Benutzer nur minimale und eingeschränkte Zugriffsrechte auf Ihre Umgebung gewähren. Sie könnten sogar eine spezielle Berechtigungsgruppe erstellen, der externe Benutzer zugewiesen werden, wenn sie Einladungen erhalten. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Inhalte nach Sicherheitsstufen zu kategorisieren, damit vertrauliche Inhalte zentral gespeichert und entsprechend gesichert werden können. Wenn Sie davon ausgehen, dass sich externe Benutzer laufend bei Ihrer Website anmelden und bestimmte Aufgaben erledigen müssen, empfiehlt sich die Erstellung einer dedizierten Websitesammlung für die externe Freigabe. So können Sie externen Benutzern den Zugriff auf bestimmte Inhalte gewähren, ohne die gesamte Umgebung zugänglich zu machen.

Weitere Informationen zum Planen von Berechtigungen finden Sie unter Planen Ihrer Berechtigungsstrategie.

Seitenanfang Seitenanfang

Aktivieren oder Deaktivieren der externen Freigabe für eine SharePoint Online-Umgebung (Mandant)

Zum Konfigurieren der externen Freigabe müssen Sie ein SharePoint Online-Administrator sein.

  1. Klicken Sie im SharePoint Admin Center auf Einstellungen.
  2. Führen Sie im Abschnitt Externe Freigabe eine der folgenden Aktionen durch:
Sie möchten: Option: Ergebnis:
Für alle Benutzer auf allen Websites verhindern, dass Websites oder Inhalte für externe Benutzer freigegeben werden

Freigabe außerhalb Ihrer Organisation nicht zulassen

  • Die Benutzer können Websites oder Inhalte nicht für Benutzer freigeben, die keine Lizenzen für Ihr Office 365-Abonnement haben.
  • Die externe Freigabe kann nicht für beliebige einzelne Websitesammlungen aktiviert werden.
Festlegen, dass externe Benutzer, die Einladungen zum Anzeigen von Websites oder Inhalten erhalten haben, sich mit einem Microsoft-Konto anmelden müssen, bevor sie auf die Inhalte zugreifen können Externe Benutzer zulassen, die die Freigabe von Einladungen akzeptieren und sich als authentifizierte Benutzer anmelden
  • Websitebesitzer oder andere Personen mit der Berechtigung "Vollzugriff" können Websites für externe Benutzer freigeben.
  • Alle externen Benutzer müssen sich anmelden, bevor sie Inhalte anzeigen können.
  • Einladungen zum Anzeigen von Inhalten können nur einmal angenommen werden. Nachdem die Einladung akzeptiert wurde, kann sie nicht weitergegeben und von anderen Personen verwendet werden, um auf Inhalte zugreifen zu können.
Zulassen, dass Websitebenutzer Websites für Personen freigeben können, die sich als authentifizierte Benutzer anmelden; darüber hinaus sollen Websitebenutzer auch in der Lage sein, Dokumente mithilfe von anonymen Gastlinks freizugeben, für die sich die eingeladenen Empfänger nicht anmelden müssen

Externe Benutzer, die die Freigabe von Einladungen akzeptieren, und anonyme Gastlinks zulassen

  • Websitebesitzer oder andere Personen mit der Berechtigung "Vollzugriff" können Websites für externe Benutzer freigeben.
  • Alle externen Benutzer müssen sich anmelden, bevor sie die Inhalte einer freigegebenen Website anzeigen können.
  • Websitebesitzer und andere Personen mit der Berechtigung "Vollzugriff" können Dokumente freigeben und optional eine Anmeldung erforderlich machen oder einen anonymen Gastlink zu Dokumenten versenden.
  • Wenn Websitebenutzer ein Dokument freigeben, können sie externen Benutzern entweder die Berechtigung zum Anzeigen oder die Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments gewähren.
  • Externe Benutzer, die einen anonymen Gastlink erhalten, können Inhalte ohne Anmeldung anzeigen oder bearbeiten.
  • Anonyme Gastlinks können potenziell an andere Personen weitergegeben werden, die dann ebenfalls in der Lage sind, das Dokument ohne Anmeldung anzuzeigen oder zu bearbeiten.


 Hinweise 

  • Wenn Sie externe Freigaben für die gesamte Umgebung deaktivieren und später wieder aktivieren, können externe Benutzer, die zuvor auf Inhalte oder Dokumente auf Websites zugreifen konnten, auch danach wieder darauf zugreifen. Wenn Sie wissen, dass externe Freigaben zuvor aktiviert waren und für bestimmte Websitesammlungen verwendet wurden und nicht möchten, dass externe Benutzer erneut darauf zugreifen können, nachdem externe Freigaben wieder global aktiviert wurden, empfiehlt es sich, die externen Freigaben für diese speziellen Websitesammlung zuerst zu deaktivieren.
  • Wenn Sie externe Freigaben auf Websitesammlungsebene deaktivieren, werden alle Berechtigungen für externe Benutzer dieser Websitesammlungen dauerhaft gelöscht.
  • Wenn Sie externe Freigaben auf Websitesammlungsebene deaktivieren, werden Gastlinks deaktiviert, können jedoch wieder verwendet werden, wenn externe Freigaben wieder aktiviert werden. Wenn Sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente dauerhaft unterbinden möchten, müssen Sie die anonymen Gastlinks deaktivieren.
  • Wenn Sie den externen Zugriff deaktivieren oder den externen Zugriff einschränken, wird der Zugriff für externe Benutzer normalerweise innerhalb einer Stunde nach der Änderung gesperrt.

Seitenanfang Seitenanfang

Aktivieren oder Deaktivieren der externen Freigabe für einzelne Websitesammlungen

Sie müssen ein SharePoint Online-Administrator sein, um die externe Freigabe für einzelnen Websitesammlungen zu konfigurieren. Administratoren von Websitesammlungen dürfen keine externen Freigabekonfigurationen ändern.

  1. Klicken Sie im SharePoint Admin Center auf Websitesammlungen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Websitesammlungen, deren Freigabeeinstellungen Sie aktivieren oder deaktivieren möchten.
  3. Klicken Sie im Menüband auf Freigabe.

Menüband im SharePoint Online Admin Center mit hervorgehobener Schaltfläche 'Freigabe'

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Sie möchten: Option: Ergebnis:
Für alle Benutzer auf allen Websites verhindern, dass Websites oder Websiteinhalte für externe Benutzer freigegeben werden

Freigabe außerhalb Ihrer Organisation nicht zulassen

  • Die Benutzer können Websites oder die Inhalte dieser Websitesammlung nicht für Benutzer freigeben, die keine Lizenzen für Ihr Office 365-Abonnement haben.
  • Wenn die Freigabe für diese Websitesammlung zuvor aktiviert war, werden alle externen Benutzer, die eine Einladung zur Anmeldung bei und zur Anzeige von Inhalten auf Websites in dieser Websitesammlung erhalten haben, dauerhaft gelöscht.
  • Wenn Sie planen, die externe Freigabe für diese Websitesammlung je wieder zu aktivieren, müssen diese externen Benutzer erneut eingeladen werden.
Festlegen, dass externe Benutzer, die Einladungen zum Anzeigen von Websites oder Inhalten erhalten haben, sich mit einem Microsoft-Konto anmelden müssen, bevor sie auf die Inhalte zugreifen können Externe Benutzer zulassen, die die Freigabe von Einladungen akzeptieren und sich als authentifizierte Benutzer anmelden
  • Websitebesitzer oder andere Personen mit der Berechtigung "Vollzugriff" können Websites für externe Benutzer freigeben.
  • Websitebesitzer oder andere Personen mit der Berechtigung "Vollzugriff" für eine Website können Dokumente für externe Benutzer freigeben, für die eine Anmeldung erforderlich ist.
  • Alle externen Benutzer müssen sich anmelden, bevor sie Inhalte anzeigen können.
  • Einladungen zum Anzeigen von Inhalten können nur einmal angenommen werden. Nachdem die Einladung akzeptiert wurde, kann sie nicht weitergegeben und von anderen Personen verwendet werden, um auf Inhalte zugreifen zu können.
Zulassen, dass Websitebenutzer Websites für Personen freigeben können, die sich als authentifizierte Benutzer anmelden; darüber hinaus sollen Websitebenutzer auch Dokumente mithilfe von anonymen Gastlinks freigeben können, für die sich die eingeladenen Empfänger nicht anmelden müssen

Externe Benutzer, die die Freigabe von Einladungen akzeptieren, und anonyme Gastlinks zulassen

  • Websitebesitzer oder andere Personen mit der Berechtigung "Vollzugriff" können Websites für externe Benutzer freigeben.
  • Alle externen Benutzer müssen sich anmelden, bevor sie die Inhalte einer freigegebenen Website anzeigen können.
  • Websitebesitzer und andere Personen mit der Berechtigung "Vollzugriff" können Dokumente auch für externe Benutzer freigeben und optional eine Anmeldung erforderlich machen oder einen anonymen Gastlink zu Dokumenten versenden.
  • Wenn Benutzer ein Dokument freigeben, können sie externen Benutzern entweder die Berechtigung zum Anzeigen oder die Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments gewähren.
  • Externe Benutzer, die einen anonymen Gastlink erhalten, können Inhalte ohne Anmeldung anzeigen oder bearbeiten.
  • Anonyme Gastlinks können potenziell an andere Personen weitergegeben werden, die dann ebenfalls in der Lage sind, das Dokument ohne Anmeldung anzuzeigen oder zu bearbeiten.


 Hinweise 

  • Wenn externe Freigaben für die gesamte SharePoint Online-Umgebung deaktiviert sind, können Sie sie nicht für bestimmte Websitesammlungen aktivieren.
  • Die Einstellungen für externe Freigaben für einzelne Websitesammlungen können nicht weniger restriktiv sein als das, was für die gesamte SharePoint Online-Umgebung zulässig ist, diese Einstellungen können jedoch noch restriktiver sein. Ein Beispiel: Wenn externe Freigaben für die gesamte SharePoint Online-Umgebung aktiviert, jedoch ausschließlich auf authentifizierte Benutzer beschränkt sind, dann ist dies die einzige Einstellung für externe Freigaben, die für eine bestimmte Websitesammlung möglich ist. Wenn in der gesamten SharePoint Online-Umgebung per Anmeldungen und über anonyme Gastlinks auf externe Freigaben zugegriffen werden kann, können Sie externe Freigaben für eine bestimmte Websitesammlung vollständig deaktivieren oder auf authentifizierte Benutzer beschränken (keine Gastlinks).
  • Wenn externe Freigaben im SharePoint Online Admin Center Links global deaktiviert werden, funktionieren keine freigegebenen Links mehr. Wenn das Feature später erneut aktiviert wird, können die betreffenden Links wieder verwendet werden. Es ist auch möglich, einzelne Freigabelinks zu deaktivieren, um den Zugriff auf ein bestimmtes Dokument dauerhaft zu entziehen.
  • Wenn Sie die Einstellungen für externe Freigaben für die Websitesammlung "Meine Website" ändern, beziehen sich diese Einstellungen auch auf alle vorhandenen oder neu erstellten persönlichen Websites (früher als "Meine Website" bezeichnet).
  • Die Freigabeeinstellungen für die Websitesammlung –meine Website (z. B. https://contoso-my.sharepoint.com) gelten für die OneDrive for Business-Websites aller Benutzer in der Organisation. Sie können Freigaben nicht selektiv für die OneDrive for Business-Website eines bestimmten Benutzers verwalten.

Seitenanfang Seitenanfang

Anzeigen der Einstellungen der externen Freigabe von Websitesammlungen

So zeigen Sie die Einstellungen der externen Freigabe für eine Gruppe von Websitesammlungen an

  1. Klicken Sie im SharePoint Admin Center auf Websitesammlungen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Websitesammlungen, deren Freigabeeinstellungen Sie überprüfen möchten.
  3. Klicken Sie im Menüband auf Freigabe.
  4. Führen Sie einen Bildlauf in der Liste der URLs durch, um die Freigabeeinstellungen für jede Websitesammlung anzuzeigen.

Freigabedialogfeld mit Einstellungen für zwei Websitesammlungen

Seitenanfang Seitenanfang

Verwalten externer Benutzerkonten und Einladungen

Nachdem die externe Freigabe für den Mandanten und/oder die Websitesammlung aktiviert und Freigabeberechtigungen eingerichtet wurden, können autorisierte Benutzer Einladungen senden, Gastlinks erstellen, den Zugriff widerrufen usw. Vollständige Anweisungen hierzu finden Sie unter Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation.


 Hinweise 

  • Es gibt keine globale Möglichkeit zur Anzeige einer Liste aller Websites, auf die ein externer Benutzer zugreifen kann. Sie müssen die Einstellungen der einzelnen Websites prüfen, um zu sehen, ob ein bestimmter Benutzer hierauf zugreifen kann.
  • Es gibt auch keine globale Möglichkeit zur Anzeige einer Liste aller Dokumente, die extern freigegeben wurden.

Seitenanfang Seitenanfang

Weitere Informationen

Die Verwaltungseinstellungen für externe Freigaben unterscheiden sich je nach dem Office 365-Plan, den Ihre Organisation abonniert hat.

Seitenanfang Seitenanfang

 
 
Zutreffend für:
Administrator für Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business-Administrator, SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Online für Office 365 Midsized Business, SharePoint Online für Unternehmen (E1 & E2), SharePoint-Verwaltungskonsole