Sollte ich meine Dokumente auf OneDrive for Business oder einer Teamwebsite speichern?

Es ist verlockend, alle Dokumente auf OneDrive for Business zu speichern. Der Link zu Ihre OneDrive for Business-Bibliothek befindet sich immer am oberen Rand der Seite, so dass Sie jederzeit neue Dokumente hochladen oder erstellen können. Sie müssen jedoch auch bedenken, wer auf die von Ihnen auf OneDrive for Business gespeicherten Dokumente zugreifen kann und wer nicht. Wenn ein Dokument eine Gemeinschaftsarbeit in einem Projekt ist, könnte das Speichern auf einer Teamwebsite die bessere Wahl sein. Dieser Artikel bietet einige Richtlinien, anhand derer Sie entscheiden können, welche Möglichkeit Sie verwenden.

Sie speichern Dokumente auf OneDrive for Business, wenn ...

  • ... Sie nicht planen, sie freizugeben.
    Dokumente, die Sie auf OneDrive for Business ablegen, sind standardmäßig privat, außer Dokumenten, die Sie im Ordner Für jeden freigegeben speichern. Dies macht OneDrive for Business zu Ihrer besten Wahl für Entwürfe oder persönliche Dokument, die keiner sonst sehen soll.
  • ... Sie planen, sie freizugeben, sie aber nur einen begrenzten Wirkungsbereich oder Lebenszyklus haben.
    So können Sie beispielsweise an Dokumenten arbeiten, die in keinem Zusammenhang zu einem laufenden Projekt stehen und die hauptsächlich für Sie wichtig sind, die Sie aber dennoch freigeben möchten. Beispielsweise, wenn Sie einen Artikel für einen Blog schreiben und ausgewählte Kollegen um eine Durchsicht und Bearbeitung vor der Bereitstellung bitten möchten. In diesem Fall erwarten Sie, dass diese Personen das Dokument einmalig verwenden und dann nicht mehr. Die Personen benötigen keine zusätzlichen Kontextinformationen und müssen nicht wissen müssen, wo Sie das Dokument im Detail aufbewahren. Alles, was diese Personen benötigen, ist ein Link zu dem Dokument sowie Bearbeitungsberechtigungen.
  • Sie keine vorhandene Teamwebsite, zu der Ihr Dokument gehört, angeben können und Sie nicht denken, dass der Zweck des Dokuments die Erstellung einer neuen Teamwebsite rechtfertigt.

Speichern Sie Dokumente in einer Teamwebsite-Bibliothek, wenn...

  • Sie möchten, dass Teammitglieder das Dokument als für ein laufendes Projekt relevant erkennen können.
  • Sie Besitz und Berechtigungen auf einen weiteren Personenkreis ausdehnen möchten. Wenn ein Dokument für den Erfolg eines Projekts wichtig ist, ist es eine gute Idee, dass andere Personen vorhanden und in der Lage sind, die Kontrolle über Vorgänge auf der Website auszuüben.
  • Hierbei sollten Berechtigungen eher auf Websiteebene statt für einzelne Dokumente gewährt werden. Wenn Personen über Zugriff auf die Teamwebsite verfügen, besitzen Sie auch Zugriff auf die auf der Website gespeicherten Dokumente.
  • Andere projektbezogene Dokumente bereits in der Teamwebsite-Bibliothek gespeichert sind und andere damit rechnen, dieses Dokument dort zu finden.
  • Sie sollten einen Eincheck-Workflow erstellen, bei dem das Dokument der jeweiligen Person zugewiesen wird.

Verschieben eines Dokuments von OneDrive for Business auf Teamwebsites

Manchmal werden einzelne Dokumente erst später wichtig und somit relevant für ein Projekt. Tritt dies ein, kann es sinnvoll sein, sie von OneDrive for Business auf eine Teamwebsite zu verschieben.

Das Verschieben eines Dokuments von OneDrive for Business in eine Teamwebsite-Bibliothek ist ein manueller Vorgang. Sie können das Dokument entweder kopieren oder ausschneiden und dann einfügen. Die einfachste Möglichkeit zum Verschieben von Dateien zwischen Bibliotheken ist die Verwendung des Explorers. Klicken Sie in der Bibliothek auf die Registerkarte Bibliothek, und wählen Sie dann Mit Explorer öffnen aus.

Befehl 'Mit Explorer öffnen' auf der Menüband-Registerkarte 'Bibliothek'

Im Folgenden finden Sie ein kurzes Schulungsvideo, in dem das Verschieben von Dokumenten demonstriert wird:

Hinweis SkyDrive ist jetzt OneDrive, und SkyDrive Pro ist jetzt OneDrive for Business. Lesen Sie mehr über diese Umstellung unter Von SkyDrive zu OneDrive.

Behandlung von Problemen beim Verschieben von Dokumenten von OneDrive for Business

Es gibt einige Probleme, die beim Verschieben von Dokumenten von OneDrive for Business in eine Teamwebsite-Bibliothek zu berücksichtigen sind:

  • Links zum Originaldokument funktionieren nicht mehr, weil Sie das Dokument auf OneDrive for Business gelöscht haben. Sie können das Dokument freigeben, das Sie auf die Teamwebsite verschoben haben, um den Benutzern der Website einen aktuellen, funktionsfähigen Link bereitzustellen.
  • Wenn Personen dem Originaldokument gefolgt sind, funktionieren die Links zu diesem Dokument in ihren Newsfeeds nicht mehr. Um diese Zuordnung wiederherzustellen, müssen die Personen dem Dokument an seinem neuen Speicherort folgen.
 
 
Zutreffend für:
SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Online für Office 365 Midsized Business, SharePoint Online für Unternehmen (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint Online-Website, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard