Bewährte Verfahren für das Erstellen und Verwalten von Teamwebsites

Wenn Sie der Besitzer einer Teamwebsite sind, empfiehlt es sich, ein Governancemodell zu erstellen, das sich mit den Websiterichtlinien und -prozessen befasst und die Rollen und Zuständigkeiten regelt.

Inhalt dieses Artikels


Was ist Governance?

Ein wichtiger, aber häufig unsichtbarer Bestandteil einer jeden Website ist das zugehörige Governancemodell – die Sammlung mit Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen, die Sie einrichten, um festzulegen, wie die Personen in Ihrer Gruppe SharePoint verwenden können.

In vielen Unternehmen gibt es ein Governancemodell für Websites auf der Ebene der Zentraladministration oder der Websitesammlung, das von der IT-Abteilung (Informationstechnologie) oder dem IT-Team erstellt und gepflegt wird.

Wenn Sie der Besitzer einer Unterwebsite in einer Websitesammlung sind, wie einer Teamwebsite, empfiehlt es sich, ein eigenes, zusätzliches Governancemodell zu erstellen, das Ihre speziellen Problemstellungen berücksichtigt.

Ein Governancemodell vereinfacht Folgendes:

  • Es informiert Websitebenutzer, wann sie eine neue Unterwebsite anstelle einer Liste oder anstelle von anderem Websiteinhalt erstellen sollten.
  • Es sorgt dafür, dass die Veröffentlichung von Unterwebsites und Inhalten eingestellt wird, wenn diese veraltet sind, sodass kein Speicherplatz verschwendet wird und die Suchergebnisse nicht verwässert werden.
  • Es stellt sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Inhalte haben.
  • Es informiert die Besitzer von Unterwebsites, welche Vorlagen und Designs sie verwenden können.
  • Es sorgt für die reibungslose Übergabe der Besitzrechte an einer Website von einer Person an eine andere.

Elemente eines Governancemodells

Das Governancemodell muss sich mit folgenden Problemstellungen befassen:

  • Erstellung von Websites
  • Berechtigungsverwaltung
  • Informationsarchitektur
  • Lebenszyklus und Einstellung von Websites
  • Speicherlimits
  • Klassifizierung von Informationen
  • Anpassung
  • Datenschutz
  • Navigation
  • Suchen
  • Rollen und Zuständigkeiten für den Support der Website

Einige dieser Fragen wurden ggf. bereits für Sie im Governancemodell auf der Ebene der Websitesammlung oder auf Unternehmensebene entschieden, wie die Speichermenge, die für Ihre Website zur Verfügung steht, und die Anpassungen, die Sie an Aussehen und Funktion der Website vornehmen können. Andere Fragen sind je nach Komplexität der Teamwebsite und der Anzahl der aktiven Benutzer für Sie möglicherweise gar nicht relevant. Aber auch wenn Sie zu diesen Themen keine Entscheidungen treffen müssen, ist es gut zu wissen, welche Entscheidungen getroffen wurden, damit Sie die Websitebenutzer entsprechend informieren und die Richtlinien in geeigneter Weise umsetzen können.

Hier einige Punkte, die beim Einrichten einer neuen Website zu berücksichtigen sind.

Erstellen von Unterwebsites

Möglicherweise sollen die Teammitglieder in der Lage sein, unterhalb der Teamwebsite Unterwebsites für bestimmte Projekte zu erstellen.

Die Möglichkeit, spontan neue Unterwebsites zu erstellen, kann für die Gruppe von großem Vorteil sein, allerdings kann die uneingeschränkte Websiteerstellung auch schnell aus dem Ruder laufen. Wenn Unterwebsites in unbegrenzter Anzahl erstellt werden können, kann dies zu Problemen führen. Beispiele:

  • Für die Benutzer wird es schwierig, die richtige Unterwebsite zu finden oder sicherzustellen, dass sie die richtige Unterwebsite gefunden haben.
  • Informationen können auf mehreren Unterwebsites doppelt vorhanden sein, wodurch teurer Speicherplatz belegt wird und sich der Wartungsaufwand verdoppelt.
  • Auf Unterwebsites können sich – potenziell jahrelang – veraltete Informationen befinden, die in den Suchergebnissen angezeigt werden. Dann ist es ggf. schwierig festzustellen, welche Informationen korrekt sind.
  • Die Verwaltung der Berechtigungen für ein Vielzahl von Unterwebsites kann problematisch werden, sodass die Benutzer irrtümlich Zugriff auf Informationen erhalten, die nicht für sie vorgesehen sind.
  • Wenn Mitarbeiter die Gruppe verlassen, werden die von diesen Mitarbeitern erstellten Unterwebsites ggf. "herrenlos", wodurch Verwirrung entsteht und die Suchergebnisse für die verbleibenden Websitebenutzer verwässert werden.

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Sie können Zeit und Aufwand sparen, indem Sie einige Richtlinien für die Websiteerstellung festlegen, die sich auf die folgenden Bereiche beziehen:

  • Wer darf Unterwebsites erstellen?
  • Müssen neue Unterwebsites im Vorfeld genehmigt werden? Falls ja, was sind die Kriterien für die Genehmigung, und wer ist für die Genehmigung zuständig?
  • Sollen für neue Unterwebsites definierte Vorlagen und Designs verwendet werden?
  • Wie viele Informationen können auf einer Website gespeichert werden? Das heißt, wie viel Speicherplatz auf dem Server darf sie in Anspruch nehmen?
  • Wie lauten die Regeln für die Einbeziehung von Navigationsstrategien auf der Website?
  • Wie lange sollen Informationen auf Unterwebsites gespeichert bleiben, bis sie gelöscht oder archiviert werden?

Berechtigungsverwaltung

Vollständigkeit, Vertraulichkeit und Schutz der geschäftswichtigen Daten einer Organisation hängen davon ab, wie sicher Sie eine Website gestalten, insbesondere mit Blick darauf, wem Sie Zugriff auf Ihre Website gewähren.

Das Gewähren und Einschränken des Zugriffs auf die Website wird als Berechtigungsverwaltung bezeichnet und gehört zu den wichtigsten Zuständigkeiten eines Websitebesitzers.

Hier einige Tipps, die Sie bei der Entwicklung einer Berechtigungsstrategie beherzigen sollten:

  • Halten Sie sich an das Prinzip der minimalen Rechte: Erteilen Sie Personen die niedrigste Berechtigungsstufe, die sie benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen zu können.
  • Gewähren Sie Benutzern den Zugriff, indem Sie sie Standardgruppen (z. B. Mitglieder, Besucher oder Besitzer) hinzufügen. Machen Sie die meisten Personen zu Mitgliedern der Gruppen Mitglieder oder Besucher, und beschränken Sie die Anzahl der Personen in der Gruppe Besitzer.
  • Arbeiten Sie mit der Berechtigungsvererbung, um eine übersichtliche und einfach darzustellende Hierarchie anzulegen, d. h., vermeiden Sie, Einzelpersonen Berechtigungen zu erteilen, und arbeiten Sie stattdessen mit Gruppen. Sorgen Sie, wenn möglich, dafür, dass Unterwebsites Berechtigungen von der Teamwebsite erben, anstatt eindeutige Berechtigungen zu erteilen.
  • Organisieren Sie Inhalte in einer Weise, dass die Vorteile der Berechtigungsvererbung genutzt werden: Erwägen Sie die Segmentierung Ihrer Inhalte nach Sicherheitsstufen. Legen Sie eine Website oder Bibliothek speziell für vertrauliche Dokumente an, anstatt diese in einer großen Bibliothek zu verteilen und durch besondere Berechtigungen zu schützen.

Informationsarchitektur

Die Informationsarchitektur einer Website ist wie das Inhaltsverzeichnis eines Buchs: Hiermit wird festgelegt, wie die Informationen auf dieser Website, d. h. die Webseiten, Dokumente, Listen und Daten, organisiert und für die Websitebenutzer präsentiert werden. Die Informationsarchitektur wird häufig als eine hierarchische Liste des Websiteinhalts, der Suchschlüsselwörter, Datentypen und anderer Konzepte aufgezeichnet.

Zum Erstellen einer Informationsarchitektur müssen Sie zunächst die Informationen analysieren, die auf der Website präsentiert werden sollen. Hier einige Frage, die Ihnen helfen, eine Informationsarchitektur zu entwickeln:

  • Welche Art von Inhalten wird auf der Website verwendet? Wie wird kann der Inhalt mithilfe von Unterwebsites, Listen, Bibliotheken usw. strukturiert werden?
  • Wie sollen die Informationen auf der Website präsentiert werden?
  • Wie sollen die Benutzer auf der Website navigieren?
  • Wie sollen die Informationen für bestimmte Zielgruppen ausgelegt werden?
  • Wie soll die Suche konfiguriert und optimiert werden?

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Ein Teil der Informationsarchitektur umfasst ggf. auch die Klassifizierung von Informationen.

Wenn die Informationen, die Sie verarbeiten, für das Unternehmen von hohem Wert sind, wenn besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen oder gesetzliche Vorschriften im Hinblick auf die Konformität eingehalten werden müssen, möchten Sie möglicherweise ein Klassifizierungsschema erstellen, um die speziellen Inhaltstypen zu identifizieren, die besonders sorgfältig verwaltet werden müssen.

Nachdem Sie die Informationen in bestimmten Listen und Bibliotheken gespeichert haben, können Sie mithilfe von Governancefunktionen festlegen, wie die Inhalte verwaltet werden sollen. Beispiele:

Auschecken von Dateien erforderlich

Wenn eine Datei ausgecheckt werden muss, können Sie sicherstellen, dass nur eine Person die Datei bearbeiten kann, bis sie wieder eingecheckt wurde. Wenn Dokumente ausgecheckt werden müssen, kann verhindert werden, dass mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen. Es können also keine Bearbeitungskonflikte entstehen, die zu Verwirrung führen würden. Außerdem können Teammitglieder dadurch daran erinnert werden, einen Kommentar hinzuzufügen, wenn sie eine Datei einchecken, sodass es einfacher zu verfolgen ist, welche Änderungen in den einzelnen Versionen vorgenommen wurden.

Verfolgen von Versionen

Wenn Sie frühere Versionen von Dateien behalten müssen, können Sie die Dateien mithilfe von Bibliotheken verfolgen, speichern und wiederherstellen. Sie können festlegen, dass alle Versionen auf dieselbe Weise verfolgt werden. Sie können aber auch manche Versionen als Hauptversionen, z. B. wenn Sie einem Handbuch ein neues Kapitel hinzugefügt haben, und manche Versionen als Nebenversionen kennzeichnen, z. B. wenn Sie einen Rechtschreibfehler korrigiert haben. Um das Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der einzelnen Typen von Versionen festzulegen, die gespeichert werden sollen.

Dokumentgenehmigung erforderlich

Sie können festlegen, dass die Genehmigung eines Dokuments erforderlich ist. Dokumente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Dokument vor dessen Genehmigung anzeigen können. Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn Ihre Bibliothek wichtige Richtlinien oder Verfahren enthält, die abgeschlossen sein müssen, bevor sie anderen angezeigt werden.

Über Änderungen informiert sein

Bibliotheken unterstützen die RSS-Technologie, sodass die Mitglieder einer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen oder Feeds von Nachrichten und Informationen an einem gemeinsamen Speicherort empfangen und anzeigen können. Sie können sich mit der RSS-Technologie bei Änderungen an der Bibliothek warnen lassen, beispielsweise wenn in der Bibliothek gespeicherte Dateien geändert werden. RSS-Feeds ermöglichen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe das Anzeigen einer einheitlichen Liste der Dateien, die geändert wurden. Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, sodass Sie über Dateiänderungen benachrichtigt werden.

Erstellen von Workflows

Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, z. B. die Verwaltung der Dokumentgenehmigung oder -überprüfung. Ihre Gruppe kann Geschäftsprozesse auf ihre Dokumente anwenden, die als Workflows bezeichnet werden und Aktionen angehen, die nacheinander ausgeführt werden müssen, z. B. das Genehmigen oder Übersetzen von Dokumenten. Ein Workflow stellt eine automatisierte Methode zum Verschieben von Dokumenten oder Elementen über eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben dar. Standardmäßig stehen für Bibliotheken drei Workflows zur Verfügung: "Genehmigung", wobei ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird; "Feedback sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln von Feedback an eine Gruppe von Personen weitergeleitet und das Dokument an die Person als Aufstellung zurückgesendet wird, die den Workflow gestartet hat; "Signaturen sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln ihrer digitalen Signaturen an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird.

Definieren von Inhaltstypen

Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien arbeitet, z. B. Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem Sie mehrere Inhaltstypen zulassen und definieren. Inhaltstypen führen zu höherer Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Für jeden Inhaltstyp können Sie eine Vorlage und Workflowprozesse festlegen. Die Vorlagen dienen als Ausgangspunkt für die Formatierung und sämtliche Textbausteine sowie für Eigenschaften, die für Dokumente dieses Typs gelten, z. B. Abteilungsname oder Vertragsnummer.

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Revisionsverfolgung

Wenn Sie über eine Gruppe von vertraulichen Dateien verfügen und die Information hilfreich wäre, wie die Dokumente verwendet wurden, dann können Sie eine Richtlinie definieren, mit der Sie die Revisionsverfolgung von Ereignissen aktivieren können, z. B. von Dateiänderungen, Kopier- oder Löschvorgängen.

Lebenszyklus und Einstellung von Websites

Websites wie Dokumentarbeitsbereiche und Diskussionswebsites tendieren dazu, länger zu existieren, als sie wirklich hilfreich sind, und nehmen so wertvollen Speicherplatz in Anspruch und verwässern die Suchergebnisse. Es empfiehlt sich also, einen Zeitplan für die regelmäßige Überprüfung (mindestens einmal im Jahr) von Websites und deren Inhalt aufzustellen, um zu prüfen, ob ein Fortbestand sinnvoll ist.

Sie sollten auch nicht vergessen, dass das übergeordnete Governancemodell Ihres Unternehmens möglicherweise ebenfalls auf veraltete Websites überprüft. So kann ein Administrator beispielsweise automatisch Websites löschen, auf denen über 90 Tage keine Aktivitäten zu verzeichnen sind. Als Websitebesitzer erhalten Sie in dem Fall eine entsprechende Warnung per E-Mail.

Speicherlimits

Der Administrator hat möglicherweise den Festplattenspeicher begrenzt, der von Ihrer Gruppe in Anspruch genommen werden darf. Sie müssen wissen, ob es ein Speicherlimit gibt und, falls ja, entscheiden, wie der verfügbare Speicherplatz unter Websites, Webseiten und Bibliotheken aufgeteilt werden soll.

Standardmäßig legt SharePoint Server die maximale Größe für ein einzelnes Dokument, das in eine Dokumentbibliothek hochgeladen werden kann, auf 50 MB fest, und ebenso standardmäßig erhalten die Besitzer von Teamwebsites eine Warnung, wenn 90 % ihres Speicherkontingents belegt sind.

Nachdem Sie in Erfahrung gebracht haben, wie groß Ihr Speicherkontingent ist, können Sie mit Funktionen wie Versions- oder Revisionsverfolgung sicherstellen, dass das Kontingent nicht überschritten wird.

Anpassung

Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen ein standardisiertes Branding, Websitevorlagen oder Websitelayouts, die bevorzugt werden oder deren Verwendung obligatorisch ist. Wie weit können die Benutzer bei der Anpassung des Erscheinungsbilds ihrer Websites und Webseiten gehen?

Zur Steuerung möglicher Anpassungen können Sie festlegen, welche Personen aus dem Team über die Berechtigung zum Anpassen verfügen, oder Sie können die Verwendung von standardisierten Seitenlayouts verlangen, um sicherzustellen, dass bestimmte Anforderungen eingehalten werden, wie die Anzeige des Websitebesitzers in der oberen linken Ecke aller Websites.

Möglicherweise möchten Sie auch Richtlinien zu den Funktionen festlegen, die Personen auf ihren Unterwebsites verwenden können. So könnten Sie beispielsweise vorgeben, dass keine Webparts verwendet werden dürfen, die eine benutzerdefinierte Codierung voraussetzen.

Auf der anderen Seite des Spektrums könnten Sie jede Person im Team mit SharePoint Designer ausstatten, sodass alle benutzerseitig gewünschten Änderungen vorgenommen werden können.

Navigation

Mit Navigationselementen können Personen zum gewünschten Inhalt navigieren. Zwei Navigationselemente, die Sie anpassen können, sind die Leiste für häufig verwendete Links und die Schnellstartleiste.

Mithilfe der Einstellungsseiten für die einzelnen Listen oder Bibliotheken können Sie festlegen, welche Listen und Bibliotheken auf der Schnellstartleiste angezeigt werden. Sie können auch die Reihenfolge der Links ändern, Links hinzufügen oder löschen und Abschnitte hinzufügen oder löschen, in denen die Listen organisiert sind. Wenn Sie im Abschnitt Liste z. B. zu viele Listen hinzugefügt haben, können Sie einen neuen Abschnitt für Aufgabenlisten hinzufügen, in den Sie Links zu Ihren Aufgabenlisten aufnehmen.

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Über die Leiste für häufig verwendete Links können Benutzer der Website zu anderen Websites in der Websitesammlung gelangen. Zu diesem Zweck wird oben auf jeder Seite in der Website eine Reihe von Registerkarten angezeigt. Wenn Sie eine neue Website erstellen, können Sie festlegen, ob die Website in die Leiste für häufig verwendete Links der übergeordneten Website eingefügt wird und ob die Leiste für häufig verwendete Links über die übergeordnete Website verwendet werden kann.

Suchen

Inhalte treten an vielen Stellen auf, wie etwa Websites, Listen, Bibliotheken, Webparts und Spalten. Wenn eine Person die Website durchsucht, wird der gesamte Inhalt der Website und der sämtlicher Unterwebsites in den Suchergebnissen angezeigt.

Als Websitebesitzer können Sie entscheiden, ob die Inhalte Ihrer Website in Suchergebnissen angezeigt werden. Wenn Sie die Anzeige von Inhalten einer Website in Suchergebnissen blockieren, wird auch die Anzeige der Inhalte aller darunter befindlichen Unterwebsites in Suchergebnissen blockiert.

Standardmäßig wird Inhalt mit eingeschränkten Zugriffsberechtigungen nicht in den Suchergebnissen von Benutzern angezeigt, die nicht über die Berechtigung zum Lesen dieses Inhalts verfügen. Diese Einstellung kann so geändert werden, dass eingeschränkter Inhalt zwar in den Suchergebnissen aufgeführt wird, jedoch nur von Benutzern geöffnet werden kann, die über die geeigneten Berechtigungen verfügen.

Rollen und Zuständigkeiten für den Support der Website

Es empfiehlt sich, Rollen und Zuständigkeiten zu definieren, um das Chaos möglichst gering zu halten, das auf einer Website entstehen kann, wenn Mitarbeiter nach dem Rotationsprinzip zum Team hinzukommen oder das Team verlassen. Hier einige Punkte, die im Hinblick auf die Zuständigkeit für bestimmte, die Website betreffende Aufgaben angesprochen werden sollten:

  • Schulung: Für Personen, die mit dem Produkt noch nicht vertraut sind, kann eine Schulung zur grundlegenden Navigation, zu Suchläufen und zur Dokumentverwaltung äußerst hilfreich sein.
  • Support: Möglicherweise möchten Sie ein Mitglied des Teams zum Experten ernennen, der für die Problembehandlung und den Kontakt zum Administrator zuständig ist.
  • Konformität mit gesetzlichen oder vom Unternehmen aufgestellten Richtlinien: Gegebenenfalls ist es ausreichend, die Links zu den entsprechenden Richtlinien stets auf dem neuesten Stand zu halten, es empfiehlt sich jedoch, eine Person zu benennen, die hierfür zuständig ist.

Datenschutz

Datensicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen schützen Sie vor unabsichtlichem Datenverlust. Die Häufigkeit der Datensicherung sowie die Geschwindigkeit und das Niveau der Wiederherstellung werden von einem Administrator festgelegt.

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Zutreffend für:
SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Online für Unternehmen (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard