Einrichten einer Lync-Besprechung

Wenn Sie Outlook oder Outlook Web App verwenden, können Sie eine Online-Besprechungsserie oder Online-Einzelbesprechung auf ähnliche Weise planen, wie Sie mit Outlook normale Besprechungen planen. Der Link zur Lync-Besprechung wird der Besprechungsanfrage automatisch hinzugefügt, und wenn Ihr Konto für Einwahlkonferenzen konfiguriert ist, enthält die Besprechungsanfrage auch Einwahlinformationen (Telefonnummer und Konferenzkennung).

Wenn Sie nicht mit einem Outlook-Programm (oder Windows) arbeiten, können Sie neue Besprechungen mit Lync Web Scheduler einrichten, auf den Sie unter https://sched.lync.com zugreifen können. Informationen finden Sie unter Lync Web Scheduler.

So richten Sie eine Onlinebesprechung mit Outlook Web App ein

   
  1. Führen Sie im Office 365-Portal einen der folgenden Schritte aus:
  • Zum Einrichten einer Besprechung anhand des Datums klicken Sie auf die Registerkarte Kalender, und klicken Sie dann in der oberen linken Ecke auf Neues Ereignis.
  • Zum Einrichten einer Besprechung anhand der einzuladenden Personen klicken Sie auf die Registerkarte Personen, klicken Sie auf einen Kontakt oder eine Gruppe in Ihrer Kontaktliste, und klicken Sie dann unter dem Namen der Person oder Gruppe auf Besprechung ansetzen.

 Tipp    Zum Hinzufügen eines Kontakts oder einer Gruppe klicken Sie auf der Registerkarte Personen in der oberen linken Ecke auf Neu , und klicken Sie dann entweder auf Kontakt erstellen , und geben Sie die angeforderten Informationen ein, oder klicken Sie auf Gruppe erstellen , geben Sie einen Gruppennamen ein, klicken Sie auf das Textfeld Mitglieder hinzufügen , und geben Sie dann die E-Mail-Adresse jeder der hinzuzufügenden Personen ein. Während der Eingabe werden Vorschläge aus Ihrer Kontaktliste unter dem Textfeld angezeigt; wenn Sie dabei den Namen des Kontakts sehen, klicken Sie darauf.

  1. Klicken Sie in der Mitte des Besprechungsfensters oberhalb des Nachrichtenbereichs auf Onlinebesprechung. Detailinformationen zur Einwahl werden im Nachrichtenbereich angezeigt, wenn Ihr Konto für Einwahlkonferenzen konfiguriert ist, und unter Ort wird Onlinebesprechung angezeigt.
  2. Richten Sie die Besprechung wie gewohnt ein, d. h. geben Sie dem Termin einen Namen, fügen Sie Teilnehmer hinzu bzw. entfernen Sie diese, wählen Sie eine Anfangszeit und eine Dauer aus usw. Wenn Teilnehmer persönlich teilnehmen sollen, geben Sie unter Ort einen Ort für die Besprechung ein, z. B. einen Konferenzraum, oder klicken Sie auf Raum hinzufügen, um Hilfe zum Suchen eines Konferenzraums anzufordern.

 Tipp    Wenn Sie nach einer Uhrzeit suchen möchten, die allen passt, klicken Sie oben im Besprechungsfenster auf Terminplanungs-Assistent .

 Tipp    Wenn Sie die Einstellungen dafür anzeigen möchten, wer zur Besprechung zugelassen wird, wer warten muss, bis Sie ihn oder sie zur Besprechung zulassen, oder wer während der Besprechung Präsentationen abhalten kann, klicken Sie auf Onlinebesprechungseinstellungen

.
  1. Geben Sie im Besprechungsbereich eine Tagesordnung ein. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, dass Sie die Online-Besprechungsinformationen nicht ändern.
  2. (Optional) Um der Tagesordnung ein Bild oder eine Anlage hinzuzufügen, klicken Sie oben im Besprechungsfenster auf das Symbol Weitere Aktionen (…) rechts neben Terminplanungs-Assistent, klicken Sie auf Einfügen, und klicken Sie dann auf Anlage oder Bild.
  3. Klicken Sie oben im Besprechungsfenster auf Senden.

So richten Sie eine Lync-Besprechung mit Outlook 2013 ein

   
  1. Öffnen Sie Outlook, und navigieren Sie zu Ihrem Kalender.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start im Menüband Lync-Besprechung auf Neue Lync-Besprechung.
  3. Richten Sie die Besprechung so ein, wie Sie normalerweise vorgehen, das heißt:
  • Geben Sie im Feld An die E-Mail-Adressen der einzuladenden Personen durch Semikolons getrennt ein.
  • Geben Sie in das Feld Betreff einen Namen für die Besprechung ein.
  • Wenn Besprechungsteilnehmer persönlich anwesend sein sollen, klicken Sie entweder auf der Registerkarte "Besprechung" im Menüband "Optionen" auf Raumsuche , und suchen Sie dann einen Raum, oder geben Sie einen Besprechungsort, wie z. B. einen Konferenzraum, in das Feld Ort ein.
  • Wählen Sie eine Anfangszeit und eine Endzeit aus.

 Hinweis    Wenn Sie nach einer Uhrzeit suchen möchten, die allen passt, klicken Sie auf der Registerkarte "Besprechung" auf dem Menüband "Anzeigen" auf Terminplanungs-Assistent .

  1. Geben Sie im Besprechungsbereich eine Tagesordnung ein. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, dass Sie die Lync-Besprechungsinformationen nicht ändern.
  2. (Optional) Klicken Sie im Outlook-Menüband auf Terminplanungs-Assistent, um sicherzustellen, dass Sie die optimale Zeit für die Besprechung auswählen.
  3. Klicken Sie auf Senden.

 Wichtig    Das Planen einer Besprechung mit den Standardoptionen, wie soeben dargestellt, eignet sich eher für kleine, interne Besprechungen mit einigen Kollegen. Wenn Sie eine Besprechung mit Teilnehmern außerhalb des Unternehmens oder einer großen Teilnehmerzahl planen, ändern Sie vor dem Versenden von Einladungen die Besprechungsoptionen, um den Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Klicken Sie in der Besprechungsanfrage auf der Registerkarte "Besprechung" auf dem Menüband "Lync-Besprechung" auf Besprechungsoptionen, und wählen Sie dann die geeigneten Optionen aus.

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So starten Sie mit Lync eine Besprechung ohne Vorbereitung

Wenn Sie ein Thema sofort behandeln müssen, können Sie mit Lync schnell eine spontane Besprechung starten. Weitere Informationen finden Sie unter Einleiten einer Lync-Besprechung ohne Vorbereitung.

 
 
Zutreffend für:
Lync Basic 2013