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Planen von Lync 2010-Onlinebesprechungen

Bewährte Methoden für das Planen von Lync 2010-Besprechungen

Halten Sie sich am besten an diese bewährten Vorgehensweisen, damit Ihre Onlinebesprechungen und Telefonkonferenzen ein Erfolg werden.

Planen der Besprechung

Berücksichtigen Sie vor der Planung der Besprechung folgende Vorschläge:

  • Bei kleineren, der Zusammenarbeit dienenden Besprechungen mit Kollegen aus dem Unternehmen erzielen Sie mit den Standardeinstellungen für Besprechungen optimale Ergebnisse und brauchen die Besprechungsoptionen gar nicht ändern.
  • Falls spezielle Besprechungsanforderungen zu berücksichtigen sind, wie etwa eine große Zielgruppe, sichere Daten, externe Kunden usw., sollten Sie die Besprechungsoptionen entsprechend anpassen. Einzelheiten dazu finden Sie unter Festlegen von Optionen für Onlinebesprechungen und Telefonkonferenzen.
  • Wenn Sie meistens Besprechungen vom gleichen Typ abhalten, aktivieren Sie im Fenster Optionen für Onlinebesprechung das Kontrollkästchen Einstellungen speichern, damit Ihre künftigen Besprechungen mit denselben Optionen erstellt werden. Sie können die Optionen bei Bedarf jederzeit wieder ändern.

Abbildung des Kontrollkästchens 'Einstellungen speichern'

  • Falls bei der Besprechung einige Teilnehmer persönlich anwesend sind, andere dagegen remote teilnehmen, planen Sie separat einen Besprechungsraum und geben seine Nummer in Ihrer Besprechungseinladung bzw. -anfrage im Feld Ort: an. Standardmäßig lautet die Angabe hier "online".

Benennen eines stellvertretenden Referenten

Benennen Sie einen Kollegen als stellvertretenden Referenten, falls Sie nicht an der Besprechung teilnehmen können oder sich verspäten. Der stellvertretende Referent kann zudem die Aufzeichnung starten, sich um die Onlineteilnehmer kümmern oder die während der Besprechung gestellten Fragen verwalten, damit Sie sich ganz auf Ihre Präsentation konzentrieren können. Dies ist besonders bei Besprechungen oder Veranstaltungen mit großen Zielgruppen von Bedeutung.

Einwahlkonferenzen und PIN-Verwaltung

Wenn Sie der Organisator einer Besprechung sind und zum Zeitpunkt der Besprechung keinen Computer im Zugriff haben, können Sie sich über ein beliebiges Telefon (z. B. Mobil- oder privates Festnetztelefon) einwählen, um am Audioteil der Besprechung teilzunehmen. Notieren Sie sich einfach die Einwahlnummer für die Konferenz, die Konferenz-ID und Ihre persönliche Identifikationsnummer (PIN), damit Sie sich einwählen können. Da Sie von einem öffentlichen Telefon aus anrufen, werden Sie zum Nachweis Ihrer Berechtigung zur Eingabe der PIN aufgefordert. Falls Sie Ihre PIN vergessen haben, klicken Sie in Lync auf die Registerkarte Telefon und folgen dann den Anweisungen zum Zurücksetzen der PIN.

Abbildung zum Festlegen der Einwahlkonferenz-PIN

Einbinden eines Schulungsdokuments oder -links in die Besprechungsanfrage

Wenn Sie Teilnehmer einladen, die nicht mit Lync vertraut sind, binden Sie ein Schulungsdokument zur Vorgehensweise oder einen Link zur Lync 2010-Schulung in die Besprechungseinladung ein, damit sich diese Teilnehmer vor der Besprechung mit den Lync-Funktionen vertraut machen können. Siehe Lync-Support.

Hinweis: Einige der bei diesem Kurs vorgestellten Funktionen stehen Ihnen abhängig von der Konfiguration in Ihrem Unternehmen eventuell nicht zur Verfügung. Manche Tools werden z. B. nur unterstützt, wenn das Unternehmen eine Verbundpartnerschaft mit einem anderen Unternehmen unterhält oder Lync Enterprise Voice für das Unternehmen konfiguriert ist.

Lync Enterprise Voice

Lync Enterprise Voice ist eine Sprachoption, um traditionelle Telefonsysteme zu optimieren bzw. zu ersetzen. Die Option beinhaltet Anruffeatures wie etwa Anrufen eines Kontakts, Halten, Weiterleiten, Durchstellen, Umleiten, Parken, Heranholen eines Anrufs, Voicemail, Telefonkonferenzen sowie Anrufe in das und aus dem Telefonfestnetz (Public Switched Telephone Network, PSTN).

Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Lync 2010 Enterprise Voice.

Verbund

Möglicherweise entscheidet die IT-Abteilung Ihres Unternehmens, eine Verbundbeziehung mit anderen Unternehmen einzugehen. Es handelt sich dabei um eine virtuelle Allianz, die Ihnen ermöglicht, Benutzer der anderen Organisation zu Ihrer Kontaktliste hinzuzufügen, Sofortnachrichten an sie zu senden, sie zu Audio- oder Videoanrufen oder Telefonkonferenzen einzuladen, Anwesenheitsinformationen auszutauschen oder Einzelgespräche problemlos auf weitere Personen auszuweiten. Bitte wenden Sie sich an das IT-Supportteam, falls Sie Fragen zur den Tools und ihrer Verfügbarkeit haben.

Weitere Informationen finden Sie unter Verbundkommunikation und öffentliche Netzwerke in Lync 2010.

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