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Outlook 2007 bringt ein erweitertes und überarbeitetes Kategoriensystem mit. Das Zuweisen neuer Kategorien geht noch schneller, Sie können eine bestimmte Kategorien auch direkt per Tastenkombination zuweisen und bei Bedarf Kategorien direkt mit einer Farbe verknüpfen, die den entsprechenden Einträgen zugeordnet wird. Sie können nicht mehr wie aus vorigen Versionen gewohnt einfach in das Feld Kategorien einer gerade als eigenes Fenster geöffneten Aufgaben (bzw. eines Termins oder Kontaktes) oder in die entsprechende Spalte in einer Tabellenansicht klicken und einfach drauflostippen, um eine Kategorie zuzuweisen. Dafür ist in Outlook 2007 die Verwendung der angepassten Kategorienliste nun noch einfacher geworden.
So weisen Sie Kategorien in Outlook 2007 zu
Die Kategorien finden Sie nicht mehr rechts unten im Standardformular einer z.B. mit Doppelklick geöffneten Aufgabe – der entsprechende Befehl ist jetzt ein vierfarbiges Quadrat, das sich aus vier kleinen, einfarbigen Quadraten zusammensetzt und rechts oben in der Gruppe Optionen auf der Registerkarte Aufgabe platziert ist. Mit einem Klick auf diesen Befehl weisen Sie neue Kategorien zu und ändern die aktuell zugewiesenen Kategorien (Alle Kategorien ganz unten in der Liste der Namen bringt Sie in die neue Kategorienliste, die wir gleich noch besprechen werden).
Alle zugewiesenen Kategorien erscheinen nun in einem entsprechend der Kategorie gefärbten Balken direkt über dem Betreff der Aufgabe.
In einer Listenansicht der Aufgaben klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte Kategorien in der zu einer Aufgabe gehörenden Zeile, um direkt aus der Liste mit einem Klick auf den entsprechenden Namen der Kategorie eine neue Kategorie zuzuweisen bzw. eine bereits zugewiesene Kategorien wieder von der Aufgabe zu entfernen.
In Outlook 2007 weisen Sie einer Aufgabe mit einem Rechtsklick in die Spalte Kategorien besonders schnell verschiedene Kategorien zu
»Schnellklicken« mit der linken Maustaste
Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte Kategorien klicken, sehen Sie ganz unten im dann geöffneten Kontextmenü den Befehl Schnellklicken festlegen. Wählen Sie mit diesem Befehl Ihre am häufigsten benötigte Kategorie aus. Sie können diese Kategorie danach direkt mit einem Linksklick in die Spalte Kategorien für die angeklickte Aufgabe direkt setzen bzw. mit einem weiteren Klick wieder entfernen.
So weisen sie die Kategorien im Kalender von Outlook 2007 zu
Wenn Sie einen Termin (z.B. mit Doppelklick) als eigenes Fenster geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Optionen auf das kleine Dreieck (direkt unter dem Wort Optionen) und wählen Sie im aufklappenden Kontextmenü den Befehl Kategorisieren. Alles weitere (Kategorienliste, Anzeige der zugewiesenen Kategorien direkt über dem Betreff) ist wie eben bei den Aufgaben beschrieben.
In der Tages-/Wochen-/Monatsansicht Ihres Kalenders klicken Sie einen Termin mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Kategorisieren.
Terminen weisen Sie in Outlook 2007 nicht mehr über eine Schaltfläche rechts unten Kategorien zu, sondern über die Gruppe Optionen.
Die neue Hauptkategorienliste in Outlook 2007
Das Aussehen und die Bedienung der Hauptkategorienliste haben sich in Outlook 2007 geändert. Die Liste ist jetzt als Standard nur noch mit den Namen einiger Grundfarben (Blaue Kategorie, Gelbe Kategorie usw.) vorbelegt.
Öffnen Sie wie eben beschrieben das Kontextmenü zum Zuweisen einer Kategorie und wählen Sie dort den Befehl Alle Kategorien, um die neue Hauptkategorienliste in einem Dialogfeld namens Farbkategorien zu öffnen. In diesem Dialogfeld können Sie jeweils (wie früher) mit einem Klick in das entsprechende Kontrollkästchen ein Häkchen setzen oder entfernen, um die Kategorie dem aktuellen Eintrag hinzuzufügen bzw. wieder vom aktuellen Eintrag zu entfernen. Anstatt wie früher ein neues Dialogfenster mit der Schaltfläche Hauptkategorienliste zu öffnen, können Sie jetzt mit den Schaltflächen Neu… bzw. nach dem Markieren eines
Kategorienamens (Linksklick auf den Namen) mit den Schaltflächen Umbenennen und Löschen sowie den Dropdown-Listenfeldern Farbe und Tastenkombination direkt die Hauptkategorienliste bearbeiten.
Die neue Hauptkategorienliste in Outlook 2007 – mit Farben und Tastenkombinationen
Das Aussehen und die Bedienung der Hauptkategorienliste haben sich in Outlook 2007 geändert. Die Liste ist jetzt als Standard nur noch mit den Namen einiger Grundfarben (Blaue Kategorie, Gelbe Kategorie usw.) vorbelegt.
Öffnen Sie wie eben beschrieben das Kontextmenü zum Zuweisen einer Kategorie und wählen Sie dort den Befehl Alle Kategorien, um die neue Hauptkategorienliste in einem Dialogfeld namens Farbkategorien zu öffnen. In diesem Dialogfeld können Sie jeweils (wie früher) mit einem Klick in das entsprechende Kontrollkästchen ein Häkchen setzen oder entfernen, um die Kategorie dem aktuellen Eintrag hinzuzufügen bzw. wieder vom aktuellen Eintrag zu entfernen. Anstatt wie früher ein neues Dialogfenster mit der Schaltfläche Hauptkategorienliste zu öffnen, können Sie jetzt mit den Schaltflächen Neu… bzw. nach dem Markieren eines Kategorienamens (Linksklick auf den Namen) mit den Schaltflächen Umbenennen und Löschen sowie den Dropdown-Listenfeldern Farbe und Tastenkombination direkt die Hauptkategorienliste bearbeiten.
Die neue Hauptkategorienliste in Outlook 2007 – mit Farben und Tastenkombinationen
So nutzen Sie Tastenkombination zum schnellen Zuweisen Ihrer wichtigsten Kategorien
Weisen Sie einer bestehenden Kategorie in der Liste (wie gerade beschrieben) über das Drop-Down-Listenfeld Tastenkombination eine der Tastenkombinationen von Strg+F2 bis Strg+F2 zu (das funktioniert erst seit der Version Outlook 2007).
Ab sofort können Sie eine in der Liste angeklickte Aufgabe, einen markierten Termin oder ein mit Doppelklick als eigenes Fenster geöffnetes Element mit dieser Tastenkombination der entsprechenden Kategorie zuordnen. Ein erneutes Anwenden der Tastenkombination entfernt die Kategorie wieder vom Element. Nur wenn Sie gerade eine neue E-Mail schreiben, funktionieren die Tastenkombinationen (anders beim Öffnen einer empfangenen E-Mail) nicht, da sie dann vom Editor abgefangen und anders interpretiert werden (Strg+F2 öffnet dann zum Beispiel die Seitenansicht).
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