Verwalten der Rangfolge von Regeln zur bedingten Formatierung

Wenn Sie mehrere Regeln zur bedingten Formatierung für einen Zellbereich erstellen, müssen Sie wissen, wie diese Regeln ausgewertet werden, was geschieht, wenn zwischen zwei oder mehr Regeln ein Konflikt besteht, wie sich das Kopieren und Einfügen auf die Auswertung der Regeln auswirken kann, wie die Rangfolge der Auswertung geändert wird und wann die Auswertung von Regeln gestoppt wird.

Inhalt dieses Artikels


Informationen zur Rangfolge der Regeln zur bedingten Formatierung

Das Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Anzeigen aller Regeln zur bedingten Formatierung erfolgt in der Arbeitsmappe mithilfe des Dialogfelds Manager für Regeln zur bedingten Formatierung. (Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlage auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung und anschließend auf Regeln verwalten.) Wenn zwei oder mehr Regeln zur bedingten Formatierung für einen Zellbereich gelten, werden die Regeln in der Reihenfolge der Rangfolge (von oben nach unten) danach ausgewertet, wie sie in diesem Dialogfeld aufgelistet sind.

Daten mit bedingter Formatierung

In diesem Beispiel werden Zellen mit ID-Nummern von Mitarbeitern, deren Zertifizierungsdaten innerhalb von 60 Tagen ablaufen, gelb und Zellen mit ID-Nummern von Mitarbeitern mit bereits abgelaufener Zertifizierung rot formatiert. Die Regeln sind in der folgenden Abbildung dargestellt.

Regeln zur bedingten Formatierung

Die erste Regel (die, falls sie wahr ist, die Hintergrundfarbe der Zelle auf Rot festlegt) überprüft einen Datumswert in Spalte B mit dem aktuellen Datum (das durch Verwendung der Funktion HEUTE in einer Formel abgerufen wird). Die Formel muss dem ersten Datumswert in Spalte B zugeordnet werden, in diesem Fall B2. Die Formel für diese Regel lautet =B2<HEUTE. Diese Formel wird verwendet, um die Zellen in Spalte B (Zellen B2:B15) zu überprüfen. Wenn die Formel für eine beliebige Zelle in Spalte B als wahr ausgewertet wird, wird die ihr entsprechende Zelle in Spalte A (z. B. entspricht A5 der Zelle B5, und A11 entspricht B11) daraufhin mit einer roten Hintergrundfarbe formatiert. Nachdem alle unter Wird angewendet auf angegebenen Zellen mit dieser ersten Regel ausgewertet wurden, wird die zweite Regel geprüft. Diese Formel überprüft, ob Werte in der Spalte B weniger als 60 Tage vom aktuellen Datum (für das Beispiel wird angenommen, das aktuelle Datum ist der 11.8.2010) entfernt sind. Die Zelle in B4, 4.10.2010, ist weniger als 60 Tage von heute entfernt, daher wird die Bedingung als wahr ausgewertet und die Zelle mit gelber Hintergrundfarbe formatiert. Die Formel für diese Regel ist =B2<HEUTE()+60. Zellen, die bereits von der obersten Regel in der Liste rot formatiert wurden, werden nicht berücksichtigt.

Eine Regel, die sich an höherer Stelle in der Liste befindet, besitzt Vorrang vor einer Regel weiter unten in der Liste. Standardmäßig werden neue Regeln stets am Anfang der Liste hinzugefügt und besitzen daher Vorrang, Sie können jedoch die Rangfolge mithilfe der Pfeile Nach Oben und Nach unten im Dialogfeld ändern.

Pfeile 'Nach oben' und 'Nach unten'

Folgendes geschieht, wenn mehrere Regeln zur bedingten Formatierung den Wert "Wahr" ergeben:

Für einen Zellbereich können mehrere Regeln zur bedingten Formatierung vorliegen, die mit dem Wert "Wahr" ausgewertet werden. Entweder lösen die Regeln keinen Konflikt aus, oder sie lösen einen Konflikt aus:

Regeln lösen keinen Konflikt aus    Wenn beispielsweise eine Zelle nach einer Regel fett formatiert wird und dieselbe Zelle nach einer anderen Regel mit Rot formatiert wird, wird die Zelle sowohl fett als auch rot formatiert. Da kein Konflikt zwischen den beiden Formaten auftritt, werden beide Regeln angewendet.

Regeln lösen Konflikt aus    Beispielsweise wird durch eine Regel eine Zellschriftartfarbe auf Rot festgelegt, und durch eine andere Regel wird eine Zellschriftartfarbe auf Grün festgelegt. Da die beiden Regeln einen Konflikt auslösen, kann nur eine angewendet werden. Die angewendete Regel entspricht der mit der höheren Stellung in der Rangfolge (weiter oben in der Liste im Dialogfeld).

So wirken sich Einfüge- und Ausfüllvorgänge sowie die Funktion "Format übertragen" auf Regeln zur bedingten Formatierung aus

Beim Bearbeiten Ihres Arbeitsblatts kopieren Sie möglicherweise Zellwerte mit bedingten Formaten und fügen sie an anderer Stelle ein. Vielleicht füllen Sie einen Zellbereich mit bedingten Formaten aus, oder Sie verwenden die Option "Format übertragen". Durch diese Vorgänge kann die Rangfolge der Regeln zur bedingten Formatierung folgendermaßen beeinflusst werden: Für die Zellen des Zielbereichs wird anhand der Zellen des Quellbereichs eine neue Regel zur bedingten Formatierung erstellt.

Wenn Sie Zellwerte mit bedingten Formaten kopieren und in ein Arbeitsblatt einfügen, das in einer anderen Instanz von Excel (einem weiteren Excel.exe-Prozess, der gleichzeitig auf dem Computer ausgeführt wird) geöffnet ist, wird in der anderen Instanz keine Regel zur bedingten Formatierung erstellt, und das Format wird nicht in die andere Instanz kopiert.

Folgendes geschieht, wenn zwischen einem bedingten Format und einem manuellen Format ein Konflikt entsteht:

Wenn eine Formatierungsregel für einen Zellbereich den Wert "Wahr" besitzt, hat sie Vorrang vor einem manuellen Format. Ein manuelles Format kann über die Registerkarte Start mithilfe des Befehls Format in der Gruppe Zellen angewendet werden. Wenn Sie die Regel zur bedingten Formatierung löschen, bleibt die manuelle Formatierung für den Zellbereich erhalten.

 Hinweis   Manuelle Formatierungen werden weder im Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung aufgeführt noch zum Bestimmen der Rangfolge verwendet.

So steuern Sie mithilfe des Kontrollkästchens "Anhalten", wann die Auswertung von Regeln gestoppt wird

Zum Zweck der Abwärtskompatibilität können Sie im Dialogfeld Regeln verwalten das Kontrollkästchen Anhalten aktivieren, um die Anzeige einer bedingten Formatierung oder die Anwendung mehrerer Regeln auf denselben Bereich in früheren Versionen von Excel zu simulieren, die maximal drei Regeln zur bedingten Formatierung unterstützen.

Wenn Sie über mehr als drei Regeln zur bedingten Formatierung für einen Zellbereich verfügen und mit einer Version von Excel vor Excel 2007 arbeiten, gilt für diese Version von Excel:

  • Es werden nur die ersten drei Regeln ausgewertet.
  • Es wird die erste Regel in der Rangfolge angewendet, die als "Wahr" ausgewertet wird.
  • Regeln, die in der Rangfolge niedriger sind, werden ignoriert, auch wenn sie als "Wahr" ausgewertet werden.

In der folgenden Tabelle sind die möglichen Bedingungen für die ersten drei Regeln zusammengefasst:

Regel Auswertung als Regel Auswertung als Regel Auswertung als Ergebnis
Eins Wahr Zwei Wahr oder falsch Drei Wahr oder falsch Regel Eins wird angewendet, und die Regeln Zwei und Drei werden ignoriert.
Eins Falsch Zwei Wahr Drei Wahr oder falsch Regel Zwei wird angewendet, und Regel Drei wird ignoriert.
Eins Falsch Zwei Falsch Drei Wahr Regel Drei wird angewendet.
Eins Falsch Zwei Falsch Drei Falsch Keine Regel wird angewendet.

Zum Ändern des Standardverhaltens können Sie das Kontrollkästchen Anhalten aktivieren oder deaktivieren:

  • Um nur die erste Regel auszuwerten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhalten für die erste Regel.
  • Um nur die erste und zweite Regel auszuwerten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhalten für die zweite Regel.
  • Um nur die erste, zweite und dritte Regel auszuwerten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhalten für die dritte Regel.

 Hinweis   Sie können das Kontrollkästchen Anhalten nicht aktivieren oder deaktivieren, wenn bei der Regel mit einem Datenbalken, einer Farbskala oder einem Symbolsatz formatiert wird.

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Bearbeiten der Rangfolge der Regeln zur bedingten Formatierung

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung, und klicken Sie dann auf Regeln verwalten.

Gruppe 'Formatvorlagen' auf der Registerkarte 'Start'

Die Liste der Regeln zur bedingten Formatierung wird für die aktuelle Auswahl angezeigt. Sie enthält den Regeltyp, das Format, den Zellbereich, für den die Regel gilt, sowie die Einstellung Anhalten.

Wenn die gewünschte Regel nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass im Listenfeld Formatierungsregeln anzeigen für der Zellbereich, das Arbeitsblatt, die Tabelle bzw. der PivotTable-Bericht wie vorgesehen ausgewählt ist.

  1. Wählen Sie eine Regel aus. Es kann jeweils nur eine Regel ausgewählt werden.
  2. Wenn Sie die ausgewählte Regel in der Rangfolge nach oben verschieben möchten, klicken Sie auf Nach oben. Wenn Sie die ausgewählte Regel in der Rangfolge nach unten verschieben möchten, klicken Sie auf Nach unten.

    Pfeile 'Nach oben' und 'Nach unten'
  3. Optional können Sie das Kontrollkästchen Anhalten aktivieren, um die Regelauswertung bei einer bestimmten Regel anzuhalten.

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Zutreffend für:
Excel 2010