Es gibt viele Möglichkeiten, Daten zwischen Access-Datenbanken auszutauschen. Kopieren und Einfügen ist die einfachste Methode. Mit Importieren und Verknüpfen können Sie jedoch flexibler steuern, welche Daten und wie die Daten in die Zieldatenbank übertragen werden.
In diesem Artikel wird erläutert, wie Daten in eine andere Access-Datenbank importiert oder darin verknüpft werden.
Was möchten Sie tun?
Grundlegendes zum Importieren und Verknüpfen von Daten aus einer anderen Access-Datenbank
Wenn Sie Daten aus einer anderen Datenbank importieren, erstellt Access eine Kopie der Daten oder Objekte in der Zieldatenbank, ohne dass die Quelle geändert wird. Während des Exportvorgangs können Sie die zu kopierenden Objekte auswählen, den Import von Tabellen und Abfragen steuern, zu importierende Beziehungen zwischen Tabellen angeben usw.
Häufige Szenarien beim Importieren von Daten oder Objekten aus einer Access-Datenbank
Für das Importieren von Daten gibt es in der Regel die folgenden Gründe:
- Sie möchten zwei Datenbanken zusammenführen, indem Sie alle Objekte einer Datenbank in eine andere Datenbank kopieren. Beim Importieren können Sie alle Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module sowie die Tabellenbeziehungen in einem einzigen Vorgang in eine andere Datenbank kopieren.
- Sie müssen einige Tabellen erstellen, die den Tabellen einer anderen Datenbank ähneln. Dazu können Sie die gesamte Tabelle oder nur die Tabellendefinitionen kopieren, damit Sie die Tabellen nicht einzeln manuell erstellen müssen. Wenn Sie nur die Tabellendefinition importieren, erhalten Sie eine leere Tabelle. Anders ausgedrückt, die Felder und Feldeigenschaften werden in die Zieldatenbank kopiert, nicht jedoch die Daten in der Tabelle. Ein weiterer Vorteil des Importierens (im Vergleich zum Kopieren und Einfügen) besteht darin, dass Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen zusammen mit den Tabellen importieren können.
- Sie müssen eine Reihe verbundener Objekte in eine andere Datenbank kopieren. Sie möchten beispielsweise die Employees-Tabelle (Personal) und das Employees-Formular in eine zweite Datenbank kopieren. Beim Importieren können Sie ein Objekt und alle verbundenen Objekte in einem einzigen Vorgang in eine andere Datenbank kopieren.
Hinweis Wenn Sie Datensätze aus einer Datenbank einer vorhandenen Datenbank hinzufügen möchten, empfiehlt es sich, die Datensätze in eine neue Tabelle zu kopieren und dann eine Anfügeabfrage zu erstellen. Datensätze können bei einem Importvorgang keiner vorhandenen Tabelle angefügt werden. Weitere Informationen zu Anfügeabfragen finden Sie im Artikel Erstellen einer Anfügeabfrage.
Häufige Szenarien beim Verknüpfungen mit Tabellen in Access-Datenbanken
Unter den folgenden Bedingungen sollten Sie eine Verknüpfung mit Daten herstellen:
- In Ihrer Organisation werden verschiedene Access-Datenbanken verwendet, jedoch müssen die Daten in einigen Tabellen, z. B. Personal für mehrere Datenbanken freigegeben werden. Statt die Tabelle in jeder einzelnen Datenbank zu duplizieren, können Sie sie in einer einzigen Datenbank speichern und für andere Datenbanken eine Verknüpfung mit der Tabelle herstellen.
- Eine andere Arbeitsgruppe oder Abteilung muss Daten in Ihrer Datenbank hinzufügen und ändern können, Sie möchten jedoch Besitzer der Tabellenstruktur bleiben.
In den folgenden Abschnitten wird erklärt, wie Datenbankobjekte importiert und verknüpft werden.
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Importieren von Daten aus einer anderen Access-Datenbank
Das Importieren von Daten umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:
- Vorbereiten des Importvorgangs
- Ausführen des Import-Assistenten
- Optionales Speichern der Importeinstellungen als Importspezifikation für die spätere Wiederverwendung
In den folgenden Schritten wird die jeweilige Vorgehensweise erläutert.
Vorbereiten des Importvorgangs
- Suchen Sie die Quelldatenbank, und ermitteln Sie die Objekte, die Sie importieren möchten.
Wenn die Datenbank eine MDB- oder eine ACCDB-Datei ist, können Sie Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module importieren. Ist die Quelldatei eine MDE- oder ACCDE-Datei, können nur Tabellen importiert werden.
- Falls Sie zum ersten Mal Daten aus einer Access-Datenbank importieren, finden Sie in der folgenden Tabelle einige nützliche Tipps.
| Element |
Beschreibung |
| Mehrere Objekte |
Sie können mehrere Objekte in einem einzigen Importvorgang importieren. |
| Neues Objekt |
Bei jedem Importvorgang wird ein neues Objekt in der Zieldatenbank erstellt. Sie können in einem Importvorgang ein vorhandenes Objekt überschreiben oder einer vorhandenen Tabelle Datensätze anfügen. |
| Importieren einer verknüpften Tabelle |
Wenn die Quelltabelle (beispielsweise Personal1 in der Vertrieb-Datenbank) tatsächlich eine verknüpfte Tabelle ist (eine Tabelle, die mit der Personal-Tabelle in der Lohn-Datenbank verknüpft ist), wird der aktuelle Importvorgang durch einen Verknüpfungsvorgang ersetzt. Am Ende des Vorgangs sehen Sie eine verknüpfte Tabelle (z. B. mit dem Namen Personal1), die mit der ursprüngliche Quelltabelle (Personal in der Lohn-Datenbank) verknüpft ist. |
| Überspringen von Feldern und Datensätzen |
Beim Importieren von Daten aus einer Tabelle oder Abfrage können keine speziellen Felder oder Datensätze übersprungen werden. Wenn Sie jedoch keine Datensätze in einer Tabelle importieren möchten, können Sie nur die Tabellendefinition importieren. |
| Beziehungen |
Sie können die Beziehungen zwischen den Quelltabellen importieren. |
| Tabellendefinition |
Sie können wählen, ob die gesamte Tabelle oder nur die Tabellendefinition importiert werden soll. Wenn Sie nur die Definition importieren, erstellt Access eine Tabelle, die dieselben Felder wie die Quelltabelle enthält, jedoch ohne Daten. |
| Datensatzquellenobjekte |
Beim Importieren einer Abfrage, eines Formulars oder eines Berichts werden die zugrunde liegenden Datensatzquellen nicht automatisch importiert. Sie müssen die zugrunde liegenden Datensatzquellen separat exportieren, damit die Abfrage, das Formular oder der Bericht funktioniert. |
| Nachschlagefelder |
Wenn ein Feld in der Quelltabelle Werte in einer anderen Tabelle oder Abfrage nachschlägt, müssen Sie die verwandte Tabelle bzw. Abfrage importieren, damit die Nachschlagewerte im Zielfeld angezeigt werden. Wenn Sie die verwandte Tabelle oder Abfrage nicht importieren, werden im Zielfeld nur die Nachschlage-IDs angezeigt. |
| Unterformulare, Unterberichte |
Wenn Sie ein Formular oder einen Bericht importieren, werden im Formular bzw. Bericht enthaltene Unterformulare und Unterberichte nicht automatisch importiert. Sie müssen die einzelnen Unterformulare, Unterberichte und zugrunde liegenden Datensatzquellen für das Formular oder den Bericht importieren, die in der Zieldatenbank verwendet werden sollen. |
| Abfragen |
Eine Abfrage kann als Abfrage oder als Tabelle importiert werden. Wenn Sie eine Abfrage als Abfrage importieren möchten, müssen Sie die zugrunde liegenden Tabellen importieren. |
- Schließen Sie die Quelldatenbank. Stellen Sie sicher, dass kein anderer Benutzer die Datenbank im Exklusivmodus geöffnet hat.
- Öffnen Sie die Zieldatenbank. Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie die erforderlichen Berechtigungen besitzen, um der Datenbank Objekte und Daten hinzuzufügen.
Falls die Quelldatenbank kennwortgeschützt ist, werden Sie jedes Mal zum Eingeben eines Kennworts aufgefordert, wenn Sie die Datenbank als Quelle für einen Importvorgang verwenden.
Hinweis Wenn Sie die Daten in eine neue Datenbank importieren möchten, müssen Sie vor dem Starten des Importvorgangs eine leere Datenbank erstellen (d. h. eine Datenbank ohne Tabellen, Formulare und Berichte). Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office 
, zeigen Sie auf Datenbank verwalten, und klicken Sie anschließend auf Tabellenverknüpfungs-Manager.
Mit dem Importvorgang werden keine vorhandenen Tabellen oder Objekte überschrieben oder geändert. Ist bereits ein Objekt mit demselben Namen in der Zieldatenbank vorhanden, fügt Access dem Namen des importierten Objekts eine Zahl an (1, 2, 3 usw.). Wenn Sie z. B. die Tabelle mit dem Namen Probleme in eine Datenbank importieren, die bereits eine Tabelle mit diesem Namen enthält, wird die importierte Tabelle Probleme1 genannt. Ist der Name Probleme1 bereits vergeben, erhält die neue Tabelle den Namen Probleme2 usw.
Beachten Sie Folgendes: Wenn die Datensätze in der Quelltabelle an eine Tabelle in der Zieldatenbank angefügt werden sollen, müssen Sie anstelle eines Importvorgangs eine Anfügeabfrage verwenden. Weitere Informationen zu Anfügeabfragen finden Sie im Artikel Erstellen einer Anfügeabfrage.
Importieren der Daten
- Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Access.
Hinweis Die Registerkarte Externe Daten ist nur dann verfügbar, wenn eine Datenbank geöffnet ist.
- Geben Sie in das Textfeld Dateiname den Namen der Quelldatenbank ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Datei öffnen anzuzeigen.
- Wählen Sie Importieren Sie Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module in die aktuelle Datenbank aus, und klicken Sie dann auf OK.
- Klicken Sie im Dialogfeld Objekte importieren auf die jeweiligen Registerkarten, und wählen Sie die gewünschten Objekte aus.
Klicken Sie erneut auf ein Objekt, um die Auswahl des Objekts aufzuheben.
- Klicken Sie auf Optionen, um weitere Einstellungen anzugeben.
In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie sich die einzelnen Optionen auf die Ergebnisse des Vorgangs auswirken.
| Element |
Beschreibung |
| Kontrollkästchen Beziehungen |
Wählen Sie die Option aus, um die Beziehungen zwischen den ausgewählten Tabellen zu importieren. |
| Kontrollkästchen Menüs und Symbolleisten |
Hiermit importieren Sie benutzerdefinierte Menüs und Symbolleisten, die in der Quelldatenbank vorhanden sind. Die Menüs und Symbolleisten werden auf einer Registerkarte mit dem Namen Add-Ins angezeigt. |
| Kontrollkästchen Import/Export-Spez. |
Hiermit importieren Sie gespeicherte Import- oder Exportspezifikationen, die in der Quelldatenbank vorhanden sind. |
| Kontrollkästchen Navigationsbereichsgruppen |
Hiermit importieren Sie benutzerdefinierte Navigationsbereichsgruppen, die in der Quelldatenbank vorhanden sind. |
| Optionsfeld Definitionen und Daten |
Wählen Sie die Option aus, um die Struktur und die Daten aller ausgewählten Tabellen zu importieren. |
| Optionsfeld Nur Definitionen |
Wählen Sie die Option aus, um nur die Felder der ausgewählten Tabellen zu importieren. Die Datenquellen werden nicht importiert. |
| Optionsfeld Als Abfragen |
Wählen Sie die Option aus, um die ausgewählten Abfragen als Abfragen zu importieren. Denken Sie in diesem Fall daran, alle zugrunde liegenden Tabellen mit den Abfragen zu importieren. |
| Optionsfeld Als Tabellen |
Wählen Sie die Option aus, um Abfragen als Tabellen zu importieren. In diesem Fall müssen Sie die zugrunde liegenden Tabellen nicht importieren. |
- Klicken Sie auf OK, um den Vorgang zu beenden.
Access kopiert die Daten und zeigt Fehlermeldungen an, falls Probleme auftreten. Wenn die Daten erfolgreich importiert wurden, können Sie auf der letzten Seite des Assistenten die Details des Vorgangs zur künftigen Verwendung als Importspezifikation speichern. In den nächsten Schritten wird das Speichern der Details des Vorgangs als Spezifikation erläutert.
Speichern der Importspezifikation
- Klicken Sie auf Importschritte speichern, um die Details des Vorgangs zu speichern.
Wenn Sie die Details speichern, können Sie den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen, ohne die Schritte im Assistenten erneut ausführen zu müssen.
- Geben Sie in das Feld Speichern unter einen Namen für die Importspezifikation ein. Sie können auch eine Beschreibung in das Feld Beschreibung eingeben.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen, wenn der Vorgang in bestimmten Zeitabständen ausgeführt werden soll, z. B. wöchentlich oder monatlich.
So wird eine Microsoft Office Outlook 2007-Aufgabe erstellt, über die Sie die Spezifikation ausführen können.
- Klicken Sie auf Import speichern.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen nicht aktiviert haben, speichert Access die Importspezifikation und importiert die angegebenen Objekte. Sie können nun die importierten Tabellen und anderen Objekte überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß importiert wurden.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen aktiviert haben, startet Access Outlook. Verwenden Sie dieses Verfahren, um die folgenden Schritte auszuführen.
Hinweis Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt. Ist Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert, wird der Outlook-Start-Assistent gestartet. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Outlook zu konfigurieren.
- Überprüfen Sie in Outlook die Aufgabeneinstellungen, z. B. Fälligkeitsdatum und Erinnerung, und ändern Sie die Einstellungen.
Damit eine Aufgabe als Serie eingerichtet wird, klicken Sie auf Serientyp. In dieser Abbildung ist der Aufgabenplaner mit einigen typischen Einstellungen dargestellt:
Informationen zum Planen von Outlook-Aufgaben finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.
- Klicken Sie auf Speichern und schließen.
Öffnen Sie die Aufgabe in Outlook, und klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen
, um die Spezifikation zu einem späteren Zeitpunkt auszuführen.
- Überprüfen Sie in Access die importierten Tabellen und sonstigen Objekte, um sicherzustellen, dass alle Daten und Objekte kopiert wurden.
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Verknüpfen von Daten in einer anderen Access-Datenbank
Das Verknüpfen ermöglicht es Ihnen, eine Verbindung mit Daten in einer anderen Datenbank herzustellen, ohne die Daten zu importieren. Eine Verknüpfung kann nur mit Tabellen in einer anderen Access-Datenbank erstellt werden. Sie können keine Verknüpfung mit Abfragen, Formularen, Berichten, Makros oder Modulen erstellen.
Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Tabelle in einer Access-Datenbank herstellen, wird von Access eine neue Tabelle erstellt, eine so genannte verknüpfte Tabelle, die eine Verknüpfung zu den Quelldatensätzen und -feldern enthält. Alle Änderungen, die Sie an den Daten in der Quelldatenbank vornehmen, werden in der verknüpften Tabelle in der Zieldatenbank wiedergegeben und umgekehrt. Sie können jedoch die Struktur einer verknüpften Tabelle in der Zieldatenbank nicht ändern. Änderungen an der verknüpften Tabelle, wie das Hinzufügen oder Löschen eines Felds oder das Ändern eines Felddatentyps, sind folglich nicht möglich.
Vorbereiten auf das Verknüpfen von Tabellen in einer Access-Datenbank
- Suchen Sie die Quelldatenbank.
Das Dateiformat kann MDB, MDE, ACCDB oder ACCDE sein. Falls die Quelldatenbank kennwortgeschützt ist, werden Sie während des Verknüpfungsvorgangs zur Eingabe eines Kennworts aufgefordert.
- Identifizieren Sie die Tabellen, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten.
Sie können Verknüpfungen mit Tabellen herstellen, nicht jedoch mit Abfragen, Formularen, Berichten, Makros oder Modulen.
Falls Sie zum ersten Mal eine Verknüpfung mit Tabellen in einer anderen Access-Datenbank herstellen, finden Sie in der folgenden Tabelle einige nützliche Tipps.
| Element |
Beschreibung |
| Mehrere Objekte |
Sie können mit einem einzigen Verknüpfungsvorgang Verknüpfungen mit mehreren Tabellen herstellen. Für jede Quelltabelle wird eine verknüpfte Tabelle erstellt. |
| Verknüpfte Tabellen als Quelle |
Mit einer Tabelle, die in der Quelldatenbank bereits verknüpft ist, kann keine Verknüpfung hergestellt werden.
Wenn z. B. die Personal1-Tabelle, mit der Sie in der Vertrieb-Datenbank eine Verknüpfung herstellen möchten, bereits mit der Personal-Tabelle in Lohn-Datenbank verknüpft ist, können Sie die Personal1-Tabelle in der Vertrieb-Datenbank nicht als Quelltabelle verwenden. Stattdessen müssen Sie direkt mit der Personal-Tabelle in der Lohn-Datenbank eine Verknüpfung herstellen.
|
| Neue oder vorhandene Tabelle |
Mit jedem Verknüpfungsvorgang wird eine neue verknüpfte Tabelle für die einzelnen Quelltabellen erstellt. Eine vorhandene Tabelle kann mit einem Verknüpfungsvorgang nicht überschrieben werden und kann keine Anfügung erhalten. |
| Beziehungen |
Wenn Sie mehrere Quelltabellen auswählen, werden die Beziehungen zwischen den Tabellen automatisch an die Zieldatenbank weitergegeben. Die Beziehungen können in der Zieldatenbank jedoch nicht geändert oder gelöscht werden. |
| Nachschlagefelder |
Wenn ein Feld in der Quelltabelle Werte in einer anderen Tabelle nachschlägt, müssen Sie mit der verwandten Tabelle eine Verknüpfung herstellen, damit die Nachschlagewerte im Zielfeld angezeigt werden. Wenn Sie die verwandte Tabelle nicht verknüpfen, werden im Zielfeld nur die Nachschlage-IDs angezeigt. |
- Schließen Sie die Quelldatenbank. Stellen Sie sicher, dass kein anderer Benutzer die Datenbank im Exklusivmodus geöffnet hat.
- Öffnen Sie die Zieldatenbank. Stellen Sie sicher, dass die Zieldatenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie die erforderlichen Berechtigungen besitzen, um der Datenbank Objekte und Daten hinzuzufügen.
Hinweis Wenn Sie die Verknüpfungen in einer neue Datenbank erstellen möchten, müssen Sie vor dem Starten des Importvorgangs eine leere Datenbank erstellen (d. h. eine Datenbank ohne Tabellen, Formulare und Berichte).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , zeigen Sie auf Datenbank verwalten, und klicken Sie anschließend auf Tabellenverknüpfungs-Manager.
Mit dem Vorgang werden keine vorhandenen Tabellen oder Objekte überschrieben oder geändert. Ist bereits ein Objekt mit demselben Namen in der Zieldatenbank vorhanden, fügt Access dem Namen der verknüpften Tabelle eine Zahl an (1, 2, 3 usw.). Wenn Sie z. B. die Tabelle mit dem Namen Probleme aus einer Datenbank verknüpfen, die bereits eine Tabelle mit diesem Namen enthält, wird die verknüpfte Tabelle Probleme1 genannt. Ist der Name Probleme1 bereits vergeben, erhält die neue Tabelle den Namen Probleme2 usw.
Beachten Sie Folgendes: Wenn die Datensätze in der Quelltabelle an eine Tabelle in der Zieldatenbank angefügt werden sollen, müssen Sie anstelle eines Verknüpfungsvorgangs eine Anfügeabfrage verwenden.
Weitere Informationen zu Anfügeabfragen finden Sie im Artikel Erstellen einer Anfügeabfrage.
Verknüpfen mit den Daten
- Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Access.
Hinweis Die Registerkarte Externe Daten ist nur dann verfügbar, wenn eine Datenbank geöffnet ist.
- Geben Sie in das Textfeld Dateiname den Namen der Quelldatenbank ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Datei öffnen anzuzeigen.
- Klicken Sie auf Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen, und klicken Sie dann auf OK.
- Wählen Sie im Dialogfeld Tabellen verknüpfen die Tabellen aus, die Sie verknüpfen möchten.
Klicken Sie erneut auf die Tabelle, wenn Sie die Auswahl aufheben möchten.
- Klicken Sie auf OK, um den Vorgang zu beenden.
Die verknüpften Tabellen werden von Access erstellt.
- Öffnen Sie die verknüpften Tabellen in der Datenblattansicht, und überprüfen Sie, ob die Daten stimmen.
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