Grundlegende Aufgaben in Access 2010

Erste Schritte in Office 2010 Hier folgen einige grundlegende Aufgaben, die Sie ausführen können, um die Verwendung von Microsoft Access 2010 zu erlernen.

 


Inhalt dieses Artikels


Was ist Access?

Access 2010 ist ein Tool zu Entwurf und Bereitstellung von Datenbankanwendungen, das Sie zum Erfassen und Verfolgen wichtiger Informationen verwenden können. Sie können Ihre Daten lokal auf dem Computer halten oder sie im Web veröffentlichen– auf diese Weise können andere Benutzer mit einem Webbrowser auf Ihre Datenbank zugreifen.

Viele Personen beginnen mit der Verwendung von Access, wenn das von ihnen zum Nachverfolgen von Daten verwendete Programm sich für diese Aufgabe zunehmend als unzulänglich erweist. Nehmen wir beispielsweise an, Sie organisieren Veranstaltungen und möchten alle Details, die Sie für die erfolgreiche Abwicklung von Veranstaltungen berücksichtigen müssen, im Auge behalten. Wenn Sie dazu eine Textverarbeitung oder eine Tabellenkalkulation verwenden, können doppelt vorhandene oder inkonsistente Daten Sie leicht in Schwierigkeiten bringen. Sie können ein Terminplanungstool verwenden, aber das Nachverfolgen von Finanzdaten in einem Kalender ist keine überzeugende Lösung.

Relationale Datenbanken in Access

Manchmal ist eine relationale Datenbank zum Nachverfolgen solcher Informationen erforderlich – ein Lagerhaus voller Daten, die in kleinere Datensammlungen aufgeteilt wurden („Tabellen“ genannt), um Redundanz zu eliminieren, und dann miteinander auf der Grundlage kleiner Informationseinheiten („Felder“) in Beziehung gesetzt wurden. Eine relationale Datenbank zur Planung von Veranstaltungen kann beispielsweise eine Tabelle mit Kundeninformationen, eine Tabelle mit Lieferanteninformationen und eine Tabelle mit Veranstaltungsinformationen enthalten. Die Tabelle mit Veranstaltungsinformationen kann etwa ein Feld aufweisen, das sie mit der Kundentabelle in Beziehung setzt, und ein Feld, das sie mit der Lieferantentabelle in Beziehung setzt. Auf diese Weise kann z. B. bei der Änderung einer Lieferantentelefonnummer die betreffende Information einmalig in der Lieferantentabelle geändert werden statt in jeder Veranstaltung, die den Lieferanten betrifft.

Access ist ein Tool, das zum einfachen und schnellen Entwickeln von relationalen Datenbankanwendungen dienen kann, die Sie beim Verwalten von Informationen unterstützen. Sie können eine Datenbank erstellen, um Sie beim Nachverfolgen nahezu jeder Art von Informationen zu unterstützen, z. B. Lagerbestände, berufliche Kontakte oder Geschäftsprozesse. Access umfasst von vornherein eine Reihe von Vorlagen, die Sie verwenden können, um auf der Stelle mit dem Erfassen einer Vielzahl von Informationen zu beginnen, was auch Einsteigern die ersten Schritte erleichtert.

Beim Öffnen von Access

Beim Starten von Access 2010 wird die Microsoft Office Backstage-Ansicht angezeigt, die Informationen zur aktuellen Datenbank enthält und auf der neue Datenbanken erstellt, vorhandene Datenbanken geöffnet und wichtige Inhalte aus Office.com dargestellt werden können.

Backstage-Ansicht von Access 2010

Die Backstage-Ansicht enthält ferner eine Vielzahl weiterer Befehle, die zum Anpassen, Warten oder Freigeben der Datenbanken verwendet werden können. Befehle in der Backstage-Ansicht beziehen sich im Allgemeinen auf gesamte Datenbanken, nicht auf Objekte innerhalb von Datenbanken.

 Hinweis   Sie können jederzeit zur Backstage-Ansicht gelangen, indem Sie auf die Registerkarte Datei klicken.

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Suchen und Anwenden einer Vorlage

Access stellt eine Vielzahl von Vorlagen bereit, mit denen Sie Datenbanken schneller erstellen können. Eine Vorlage ist eine gebrauchsfertige Datenbank, die bereits alle Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen zum Überwachen von Problemen, zum Verwalten von Kontakten oder zum Aufzeichnen von Ausgaben. Bestimmte Vorlagen enthalten Beispieleinträge, um die Art der Verwendung zu verdeutlichen. Vorlagendatenbanken können unverändert verwendet oder Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage auf Ihre Datenbank anzuwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf die Option Neu.
  2. Führen Sie unter Verfügbare Vorlagen eine der folgenden Aktionen aus:
  • Klicken Sie zum erneuten Verwenden einer Vorlage, die Sie vor Kurzem verwendet haben, auf Zuletzt verwendete Vorlagen, und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus.
  • Klicken Sie zum Verwenden einer Vorlage, die Sie bereits installiert haben, auf Meine Vorlagen, und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus.
  • Klicken Sie zum Suchen einer Vorlage auf Office.com unter Vorlagen auf Office.com auf eine Vorlagenkategorie, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Download, um die Vorlage von Office.com auf Ihren Computer herunterzuladen.

 Hinweis    Ferner können Sie direkt aus Access nach Vorlagen auf Office.com suchen. Geben Sie im Feld Office.com nach Vorlagen durchsuchen mindestens einen Suchbegriff ein, und klicken Sie dann auf die Pfeilschaltfläche zum Durchsuchen.

  1. Klicken Sie optional auf das Ordnersymbol neben dem Feld Dateiname, um zu einem Speicherort zu navigieren, an dem Sie die Datenbank erstellen möchten. Wenn Sie keinen bestimmten Speicherort angeben, erstellt Access die Datenbank am Standardspeicherort, der unterhalb des Felds Dateiname angezeigt wird.
  2. Klicken Sie auf Erstellen.

Access erstellt die Datenbank und öffnet sie für die Verwendung.

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Erstellen einer neuen Datenbank

 Hinweis   Eine gründlichere Einführung in die der Verwendung von Access zum Erstellen einer Datenbank zugrundeliegenden Konzepte finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Wenn keine der Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht oder wenn Sie Daten aus einem anderen Programm in Access verwenden möchten, kann es sinnvoll sein, eine neue Datenbank zu erstellen. In Access 2010 haben Sie dabei die Wahl zwischen einer normalen Desktopdatenbank oder einer Webdatenbank.

 Hinweis   Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer im Web freizugebenden Datenbank.

Führen Sie folgenden Aktionen aus, um eine neue Datenbank zu erstellen:

  1. Starten Sie Access.
  2. Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf der Registerkarte Neu auf Leere Datenbank oder Leere Webdatenbank.

 Wichtig   Die hier getroffene Auswahl legt fest, welche Features in der Datenbank verfügbar sind. Desktopdatenbanken können nicht im Web veröffentlicht werden, und Webdatenbanken unterstützen einige der Desktopfeatures nicht, wie etwa Summenabfragen.

  1. Geben Sie rechts einen Namen für die Datenbank im Feld Dateiname ein.

Klicken Sie zum Ändern des Speicherorts, an dem Sie die Datei erstellen möchten, neben dem Feld Dateiname auf Durchsuchen Schaltflächensymbol, navigieren Sie zum neuen Speicherort, wählen Sie ihn aus, und klicken Sie dann auf OK.

  1. Klicken Sie auf Erstellen.

Access erstellt die Datenbank und öffnet dann eine leere Tabelle (Tabelle 1) in der Datenblattansicht (Datenblattansicht: Eine Ansicht, in der Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format angezeigt werden. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.).

  1. Access platziert den Cursor in der ersten leeren Zelle in der Spalte Zum Hinzufügen klicken der neuen Tabelle.

Zum Hinzufügen von Daten beginnen Sie mit der Eingabe – alternativ können Sie Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Einfügen von Daten in eine Access-Tabelle aus einer anderen Quelle, weiter unten in diesem Artikel, beschrieben.

 Hinweise 

  • Die Dateneingabe in der Datenblattansicht ähnelt dem Eingeben von Daten in ein Excel-Arbeitsblatt. Die wichtigste Beschränkung besteht darin, dass die Daten in zusammenhängende Zeilen und Spalten eingegeben werden müssen, und zwar von der linken oberen Ecke des Datenblatts aus. Daten sollten nicht durch das Einfügen leerer Zeilen oder Spalten formatiert werden, wie dies in einem Excel-Arbeitsblatt möglich ist, da auf diese Weise Platz in der Tabelle verschwendet wird. Die Tabelle enthält lediglich die Daten. Die visuelle Darstellung dieser Daten erfolgt über die Formulare und Berichte, die Sie später erstellen.

Wenn Sie jetzt noch keine Daten eingeben möchten, klicken Sie auf SchließenSchaltflächensymbol

 Hinweis   Access löscht die Tabelle 1, wenn Sie ohne zu speichern schließen.

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Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

 Tipp   Wenn Sie eine der zuletzt von Ihnen geöffneten Datenbanken öffnen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Zuletzt verwendet, und klicken Sie dann auf den Dateinamen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.
  2. Klicken Sie auf eine Verknüpfung im Dialogfeld Öffnen – oder klicken Sie im Feld Suchen in auf das Laufwerk oder den Ordner mit der gewünschten Datenbank.
  3. Doppelklicken Sie in der Ordnerliste mehrmals auf Ordner, bis Sie den Ordner geöffnet haben, der die Datenbank enthält.
  4. Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie die Datenbank gefunden haben:
  • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um sie im Standardöffnungsmodus zu öffnen.
  • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für gemeinsamen Zugriff in einer Mehrbenutzer (Mehrbenutzerdatenbank [freigegeben]: Eine Datenbank, die es mehreren Benutzern ermöglicht, zur selben Zeit auf die gleiche Gruppe von Daten zuzugreifen und sie zu ändern.)umgebung zu öffnen. Auf diese Weise haben Sie gleichzeitig mit anderen Benutzern Lese- und Schreibzugriff auf die Datenbank.
  • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen und dann auf Schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank schreibgeschützt zu öffnen, sodass Sie sie anzeigen, jedoch nicht bearbeiten können.
  • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen und dann auf Exklusiv öffnen, um die Datenbank exklusiv zu öffnen, sodass sie von keinem anderen Benutzer geöffnet werden kann, während Sie sie geöffnet haben.
  • Um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank nach wie vor öffnen, aber sie haben nur Lesezugriff.

So suchen Sie die zu öffnende Datenbank    

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf die Verknüpfung Arbeitsplatz – oder klicken Sie alternativ im Feld Suchen in auf Arbeitsplatz.
  2. Klicken Sie in der Liste der Laufwerke mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, von dem Sie annehmen, dass es die Datenbank enthält, und klicken Sie auf Suchen.
  3. Geben Sie die Suchkriterien ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um nach der Datenbank zu suchen.
  4. Wenn die Datenbank gefunden wurde, öffnen Sie sie, indem Sie im Dialogfeld Suchergebnisse auf die Datenbank doppelklicken.

 Hinweis   Da die Suche über das Dialogfeld Öffnen initiiert wurde, müssen Sie in diesem Dialogfeld auf Abbrechen klicken, damit die Datenbank geöffnet wird.

Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat, z. B. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch eine beliebige ODBC-Datenquelle (ODBC-Datenquelle: Daten und die erforderlichen Informationen für den Zugriff auf Daten aus Programmen und Datenbanken, die das ODBC-Protokoll (Open Database Connectivity) unterstützen.) direkt öffnen, z. B. Microsoft SQL Server oder Microsoft FoxPro. In Access wird automatisch eine neue Access-Datenbank in demselben Ordner erstellt, in dem sich die Datendatei befindet, und jeder Tabelle in der externen Datenbank werden Verknüpfungen hinzugefügt.

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Erste Schritte bei der Verwendung Ihrer neuen Datenbank

Je nach der verwendeten Vorlage müssen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte ausführen, um erste Schritte in der neuen Datenbank auszuführen:

  • Wenn Access ein Dialogfeld Anmeldung mit einer leeren Benutzerliste anzeigt, führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit der Bearbeitung beginnen zu können:
  1. Klicken Sie auf Neuer Benutzer.
  2. Füllen Sie das Formular Benutzerdetails aus.
  3. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
  4. Wählen Sie den soeben eingegebenen Benutzernamen aus, und klicken Sie dann auf Anmeldung.
  • Wenn Access ein leeres Datenblatt anzeigt, können Sie direkt mit der Eingabe von Daten in dieses Datenblatt beginnen oder auf andere Schaltflächen und Registerkarten klicken, um die Datenbank zu durchsuchen.
  • Wenn Access eine Seite Erste Schritte anzeigt, können Sie auf die Verknüpfungen auf dieser Seite klicken, um weitere Informationen über die Datenbank zu erhalten, oder auf andere Schaltflächen und Registerkarten klicken, um die Datenbank zu durchsuchen.
  • Wenn Access eine Meldung Sicherheitswarnung in der Statusleiste anzeigt und Sie der Quelle der Vorlage vertrauen, klicken Sie auf Inhalt aktivieren. Wenn für die Datenbank eine Anmeldung erforderlich ist, müssen Sie sich erneut anmelden.

Für Desktop- wie für Webdatenbanken werden Sie ebenfalls mit einem dieser Schritte beginnen wollen:

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Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank eine neue Tabelle hinzufügen, indem Sie die Tools in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen verwenden.

Gruppe „Tabellen“ auf der Registerkarte „Erstellen“

 Hinweis   Für Webdatenbanken steht nur der Befehl Tabelle in der Gruppe Tabellen zur Verfügung.

Unabhängig davon, welche Ansicht zuerst angezeigt wird, können Sie jederzeit mithilfe der Ansichtsschaltflächen auf der Statusleiste des Access-Fensters zur anderen Ansicht wechseln.

Erstellen einer leeren Tabelle in der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie sofort Daten eingeben, während Access die Tabellenstruktur im Hintergrund erstellt. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.), und Access legt den Datentyp eines Felds basierend auf den eingegebenen Daten fest.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf TabelleSchaltflächensymbol
  2. Access erstellt die Tabelle und platziert dann den Cursor in der ersten leeren Zelle der Spalte Zum Hinzufügen klicken.
  3. Geben Sie Daten in die erste leere Zelle ein – alternativ können Sie Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie weiter unten in diesem Artikel beschrieben.
  • Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den neuen Namen ein.

 Tipp   Geben Sie jedem Feld einen Namen mit Bedeutung, damit der Inhalt ersichtlich ist, ohne dass Sie die Daten betrachten müssen.

  • Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, markieren Sie sie, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken, und ziehen Sie sie dann an die gewünschte Stelle. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten markieren und sie zusammen an eine andere Stelle verschieben.

Zum Hinzufügen von Feldern zu Ihrer Tabelle können Sie entweder mit der Eingabe in der Spalte Zum Hinzufügen klicken in der Datenblattansicht beginnen oder neue Felder mithilfe der Befehle auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen und Löschen hinzufügen.

Erstellen einer Tabelle über die Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zunächst die Struktur der neuen Tabelle. Dann wechseln Sie entweder zur Datenblattansicht, um Daten einzugeben, oder Sie geben Daten auf andere Weise ein, z. B. mithilfe eines Formulars.

 Hinweis   Die Entwurfsansicht steht für Tabellen in Webdatenbanken nicht zur Verfügung.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf TabellenentwurfSchaltflächensymbol
  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.
  3. Sie können für jedes Feld weitere Informationen in die Spalte Beschreibung eingeben. Die eingegebene Beschreibung wird in der Statusleiste angezeigt, wenn sich die Einfügemarke im entsprechenden Feld befindet. Sie wird außerdem als Statusleistentext für Steuerelemente verwendet, die Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste auf ein Formular oder in einen Bericht ziehen, sowie für Steuerelemente, die mithilfe des Formular-Assistenten oder des Berichts-Assistenten für dieses Feld erstellt werden.
  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:
    • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern.
  5. Sie können jederzeit mit der Dateneingabe beginnen, indem Sie zur Datenblattansicht wechseln, auf die erste leere Zelle klicken und Daten in die Tabelle eingeben. Sie können Daten auch aus einer anderen Quelle einfügen. Dieser Vorgang wird im nächsten Abschnitt beschrieben.

Erstellen einer auf einer SharePoint-Liste basierenden Tabelle    Mithilfe einer SharePoint-Liste können Ihre Daten von Personen verwendet werden, die nicht über Access verfügen. Darüber hinaus werden Listendaten auf einem Server gespeichert, was im Allgemeinen einen besseren Schutz vor Datenverlust als die Speicherung von Dateien auf einem Desktopcomputer ermöglicht. Sie können entweder mit einer neuen Liste beginnen oder eine Verknüpfung zu einer neuen Liste erstellen. Sie müssen über ausreichende Berechtigungen auf der SharePoint-Website verfügen, auf der Sie die Liste erstellen möchten. Diese können von Website zu Website unterschiedlich sein, wenden Sie sich daher an den SharePoint-Administrator, um Details zu den Optionen zu erfahren.

 Hinweis   Dieses Feature steht in Webdatenbanken nicht zur Verfügung.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf SharePoint-Listen.
  2. Für das Erstellen einer standardmäßigen SharePoint-Liste kann eine der Listenvorlagen, wie etwa Kontakte oder Veranstaltungen verwendet werden.

Sie können sich auch entscheiden, eine benutzerdefinierte Liste zu erstellen oder eine Verknüpfung mit einer vorhandenen Liste zu erstellen oder diese zu importieren. Klicken Sie auf die gewünschte Option.

  1. Wenn Sie eine der Listenvorlagen auswählen oder eine benutzerdefinierte Liste erstellen, wird das Dialogfeld Neue Liste erstellen geöffnet, das Sie durch den Vorgang führt. Wenn Sie sich für eine vorhandene Liste entscheiden, wird das Dialogfeld Externe Daten geöffnet, um Sie zu unterstützen.

Weitere Informationen zu Tabellen finden Sie im Artikel Einführung in Tabellen.

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Einfügen von Daten in eine Access-Tabelle aus einer anderen Quelle

Falls Ihre Daten zurzeit in einem anderen Programm gespeichert sind, z. B. in Excel, können Sie diese in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt sind, wie dies bei einem Excel-Arbeitsblatt der Fall ist. Falls sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, sollten Sie die Spalten zuerst mithilfe von Tabulatoren trennen oder die Daten im Textverarbeitungsprogramm in eine Tabelle konvertieren und die Daten erst im Anschluss daran kopieren. Falls Sie Ihre Daten bearbeiten möchten (z. B. vollständige Namen in Vor- und Nachnamen trennen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, wird der Datentyp der einzelnen Felder in Access entsprechend den dort vorgefundenen Daten festgelegt. Wenn ein eingefügtes Feld z. B. nur Datumswerte enthält, wird auf dieses Feld der Datentyp Datum/Uhrzeit angewendet. Falls das eingefügte Feld nur die Wörter "ja" und "nein" enthält, wird auf das Feld der Datentyp Ja/Nein angewendet.

In Access werden die Felder mit der ersten Zeile der eingefügten Daten als Feldnamen bezeichnet. Wenn die erste Zeile der eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilentypen ähnelt, wird die erste Zeile in Access als Teil der Daten festgelegt, und dem Feld werden generische Namen (Feld1, Feld2 usw.) zugeordnet. Falls die erste Zeile von eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilen nicht ähnlich ist, verwendet Access die erste Zeile als Feldnamen und schließt sie aus den eigentlichen Daten aus.

Falls Access generische Feldnamen zuordnet, sollten Sie die Felder so bald wie möglich umbenennen, um Verwirrungen zu vermeiden. Verwenden Sie die folgende Prozedur:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern, um die Tabelle zu speichern.
  1. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen Namen für die Spalte ein.
  2. Speichern Sie die Tabelle erneut.

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Importieren von oder Verknüpfen mit Daten aus einer anderen Quelle

Möglicherweise haben Sie in einem anderen Programm Daten gesammelt, die Sie in Access verwenden möchten. Vielleicht arbeiten Sie mit Personen zusammen, die ihre Daten in anderen Programmen speichern, und möchten diese Daten in Access verwenden. Oder Sie verfügen über viele disparate Datenquellen und benötigen eine „Landeplattform“, auf der Sie alle diese Daten zur tieferen Analyse zusammenbringen können.

Access macht es einfach, Daten aus anderen Programmen zu importieren oder zu verknüpfen. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Reihe anderer Quellen einbringen. Die Vorgehensweise ist je nach Datenquelle leicht unterschiedlich, doch mit den folgenden Anweisungen können Sie den Vorgang beginnen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf den Befehl für den Dateityp, aus dem Sie importieren.

Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn der korrekte Programmtyp nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter.

 Hinweis   Wenn Sie in der Gruppe Importieren nicht den richtigen Formattyp finden, müssen Sie ggf. das Programm starten, mit dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm zum Speichern der Daten in einem häufig verwendeten Dateiformat (wie eine durch Trennzeichen getrennte Textdatei (Textdatei mit Trennzeichen: Eine Datei, die Daten enthält, bei denen einzelne Feldwerte durch ein Zeichen [z. B. ein Komma oder einen Tabulator] getrennt sind.)) verwenden, bevor Sie die Daten in Access importieren können.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten entweder auf Durchsuchen, um zur Quelldatendatei zu wechseln, oder geben Sie in das Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.
  2. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten auf die gewünschte Option. Sie können mithilfe der importierten Daten eine neue Tabelle erstellen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die eine Verknüpfung zur Datenquelle enthält.
  3. Klicken Sie auf OK.

Je nach der gewählten Vorgehensweise wird entweder das Dialogfeld Objekte verknüpfen oder das Dialogfeld Objekte importieren geöffnet.

  1. Verwenden Sie das Dialogfeld zum Abschließen des Vorgangs. Die genaue Vorgehensweise hängt von der gewählten Import- oder Verknüpfungsoption ab.
  2. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Wenn Sie sich für den Import entschieden haben, werden Sie gefragt, ob die Details des gerade abgeschlossenen Importvorgangs gespeichert werden sollen.

  1. Wenn Sie vermuten, dass Sie denselben Importvorgang in Zukunft erneut ausführen werden, klicken Sie auf Importschritte speichern, und geben Sie die Einzelheiten ein.

Sie können dann den Importvorgang problemlos reproduzieren, indem Sie auf Importschritte speichern in der Gruppe Importieren auf der Registerkarte Externe Daten klicken. Anschließend klicken Sie auf die Importspezifikation und dann auf Ausführen.

  1. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Access importiert die Daten in eine neue Tabelle und zeigt die Tabelle dann im Navigationsbereich unter Tabellen an.

Folgen Sie den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels, um weitere Informationen zum Importieren von Daten in Access zu erhalten.

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Weitere Schritte

Der restliche Entwurfsprozess unterscheidet sich je nach den verfolgten Zielen, aber vermutlich möchten Sie das Erstellen von Abfragen, Formularen, Berichten und Makros berücksichtigen. Dieser Artikel enthält keine weiteren Informationen über das Erstellen zusätzlicher Datenbankobjekte.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln:

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Importieren von Daten aus einer Kalkulationstabelle oder aus einem anderen Programm

Wenn Sie sich mit anderen Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogrammen auskennen, verfügen Sie wahrscheinlich über grundlegende Kenntnisse zur Funktionsweise dieser Anwendungen und zu den Verwendungsmöglichkeiten von Datenbanken. Access unterscheidet sich von vielen anderen Datenbankanwendungen dadurch, dass Sie die Möglichkeit zum Erstellen relationaler Datenbanken (Relationale Datenbank: Ein Datenbanktyp, in dem Informationen in Tabellen gespeichert werden. Verwendet übereinstimmende Werte aus zwei Tabellen, um Daten in der einen Tabelle mit Daten in der anderen in Beziehung zu setzen. In einer relationalen Datenbank werden bestimmte Datentypen in der Regel nur einmal gespeichert.) erhalten. Ein weiterer Unterschied zu Tabellenkalkulationsprogrammen besteht in den bereitstehenden Tools zum Entwickeln komplexer Abfragen, Formulare und Berichte. Access stellt außerdem zahlreiche Optionen für die Arbeit mit anderen Datenbankprogrammen, wie z. B. SQL Server, zur Verfügung.

Importieren eines Excel-Arbeitsblatts in Access

Viele Benutzer fangen erst an, die Möglichkeiten zu erkunden, die Access bietet, nachdem sie bereits eine Liste in Excel erstellt haben. Excel ist zum Anlegen einer Liste gut geeignet, aber je umfangreicher die Liste wird, desto schwieriger wird es, sie zu organisieren und auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Liste nach Access zu verschieben, ist i. A. der nächste logische Schritt.

Eine Datenbanktabelle ist ähnlich wie ein Arbeitsblatt strukturiert, d. h. Daten werden in Zeilen und Spalten gespeichert. Somit ist der Import eines Arbeitsblatts in eine Datenbanktabelle in der Regel problemlos möglich. Der Hauptunterschied zwischen dem Speichern von Daten in einem Arbeitsblatt und dem Speichern von Daten in einer Datenbank besteht in der Art und Weise, wie die Daten organisiert werden. Das gesamte Arbeitsblatt einfach als neue Tabelle in eine Datenbank zu importieren, löst die Probleme in Bezug auf das Organisieren und Aktualisieren der Daten nicht, insbesondere, wenn das Arbeitsblatt nicht erforderliche Daten enthält. Zum Lösen dieser Probleme müssen Sie die Daten der Tabellenkalkulation in separate Tabellen aufteilen, wobei jede Tabelle verknüpfte Daten enthält. Weitere Informationen zum Anordnen von Daten in Ihren Tabellen finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Access enthält den Tabellenanalyse-Assistenten, der Sie bei diesem Vorgang unterstützen kann. Nachdem die Daten in eine Tabelle importiert wurden, hilft der Assistent dabei, die Tabelle in separate Tabellen zu unterteilen, wobei jede Tabelle Daten enthält, die nicht in den anderen Tabellen dupliziert werden. Der Assistent erstellt außerdem die erforderlichen Beziehungen zwischen den Tabellen.

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Importieren eines Excel-Arbeitsblatts in eine neue Datenbank als Tabelle

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Leere Datenbank.
  2. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für die neue Datenbank ein, und klicken Sie dann auf Erstellen.

Die neue Datenbank wird geöffnet, und Access erstellt eine neue leere Tabelle, Tabelle1.

  1. Schließen Sie Tabelle 1.

Wenn Sie gefragt werden, ob die Änderungen am Entwurf von Tabelle 1 gespeichert werden sollen, klicken Sie auf Nein.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf ExcelSchaltflächensymbol
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten auf Durchsuchen.
  3. Verwenden Sie das Dialogfeld Datei öffnen, um die Datei zu suchen.
  4. Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
  5. Vergewissern Sie sich, dass im Dialogfeld Externe Daten die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank aktiviert ist.
  6. Klicken Sie auf OK.

Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird aufgerufen und stellt einige Fragen zu den Daten.

  1. Befolgen Sie die Anweisungen, und klicken Sie jeweils auf Weiter bzw. auf Zurück, um durch die Seiten zu navigieren. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

 Hinweis   Sie werden gefragt, ob die Details des gerade abgeschlossenen Importvorgangs gespeichert werden sollen. Wenn Sie vermuten, dass Sie denselben Importvorgang in Zukunft erneut ausführen werden, klicken Sie auf Ja, und geben Sie die Einzelheiten ein. Sie können den Vorgang dann in Zukunft problemlos wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte Importieren in der Gruppe Externe Daten auf Gespeicherte Importe klicken. Wenn die Vorgangsdetails nicht gespeichert werden sollen, klicken Sie auf Schließen.

Access importiert die Daten in eine neue Tabelle und zeigt sie dann im Navigationsbereich unter Alle Tabellen an.

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Verwenden des Tabellenanalyse-Assistenten zum Organisieren der Daten

Wenn die Daten in eine Access-Tabelle importiert wurden, können Sie redundante Daten schnell mithilfe des Tabellenanalyse-Assistenten identifizieren. Der Assistent bietet dann eine einfache Möglichkeit, die Daten in separaten Tabellen zu organisieren, damit sie auf möglichst effiziente Weise gespeichert werden. Access bewahrt die ursprüngliche Tabelle als Sicherung auf und erstellt dann neue Tabellen, die Sie als Grundlage für die Datenbankanwendung verwenden können.

  1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die zu analysierende Tabelle enthält.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Analysieren auf Tabelle analysieren.

Der Tabellenanalyse-Assistent wird gestartet.

Die zwei ersten Seiten des Assistenten enthalten ein kurzes Lernprogramm – mit Schaltflächen, auf die Sie klicken können, um die Beispiele anzuzeigen. Wenn anstelle der Einführungsseiten ein Kontrollkästchen mit der Beschriftung Einführungsseiten anzeigen? angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und klicken Sie dann zweimal auf Zurück, um die Einführung anzuzeigen. Wenn Sie die Einführungsseiten nach dem Durchlesen der Einführung nicht mehr anzeigen möchten, können Sie das Kontrollkästchen Einführungsseiten anzeigen? deaktivieren.

  1. Markieren Sie auf der Seite Welche Tabelle enthält Felder mit Werten, die in vielen Datensätzen wiederholt werden? die Tabelle, die analysiert werden soll, und klicken Sie dann auf Weiter.
  2. Sie können die Entscheidung, welche Felder in welcher Tabelle gespeichert werden sollen, dem Assistenten überlassen oder selbst treffen. Wenn Sie die Vorschläge des Assistenten akzeptieren, können Sie das Tabellenlayout auf der nächsten Seite des Assistenten immer noch ändern.

 Hinweis   Wenn Sie den Assistenten entscheiden lassen, welche Felder in welcher Tabelle abgelegt werden, kann es sein, dass die Ergebnisse für die speziellen Daten nicht immer angemessen sind, insbesondere, wenn die Datenmenge gering ist. Sie sollten die Ergebnisse des Assistenten immer sorgfältig prüfen. Auf der anderen Seite sind die Vorschläge des Assistenten jedoch möglicherweise effizienter als die von Ihnen geplante Anordnung, daher ist es sinnvoll, den Assistenten zumindest einmal auszuprobieren. Wenn Ihnen die Vorschläge nicht gefallen, können Sie die Felder immer noch manuell neu anordnen, und Sie können jederzeit auf Zurück klicken und alle Felder selbst anordnen.

  1. Klicken Sie auf Weiter. Auf dieser Seite geben Sie an, welche Tabellen welche Felder enthalten. Wenn Sie diese Entscheidung dem Assistenten überlassen, sollten mehrere Tabellen angezeigt werden, die durch Beziehungslinien miteinander verbunden sind. Andernfalls erstellt Access nur eine Tabelle, die alle Felder enthält. In jedem Fall können Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen.
  • Sie können Felder aus einer Tabelle in einen leeren Bereich der Seite ziehen, um eine neue Tabelle zu erstellen, die diese Felder enthält. Sie werden aufgefordert, einen Tabellennamen einzugeben.
  • Sie können Felder von einer Tabelle zu einer anderen ziehen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Felder dort effizienter gespeichert werden.
  • Den meisten Tabellen wird ein ID-Feld oder ein Feld des Typs Generierte eindeutige ID zugewiesen. Weitere Informationen zu ID-Feldern erhalten Sie, wenn Sie in der rechten oberen Ecke des Assistenten auf Tipps klicken.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig, um eine Änderung rückgängig zu machen.
  • Wenn Sie eine Tabelle umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Titelleiste der Tabelle, geben Sie den neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.
  1. Wenn Sie die Felder wie gewünscht angeordnet haben, klicken Sie auf Weiter.
  2. Wenn der Assistent Datensätze mit sehr ähnlichen Werten findet, werden diese Werte als mögliche Rechtschreibfehler identifiziert, und es wird ein Bildschirm angezeigt, auf dem Sie die weitere Vorgehensweise bestätigen können. Blättern Sie durch die Liste, um alle Einträge mit Daten in der Spalte Korrektur zu finden, und klicken Sie dann auf das entsprechende Element in der Dropdownliste. Aktivieren Sie die Option (Beibehalten), damit der Assistent keine Änderungen am Wert vornimmt. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind.
  3. Sie werden gefragt, ob Sie eine Abfrage erstellen möchten, die der ursprünglichen Tabelle ähnelt. Wenn Sie bereits Formulare und Berichte basierend auf der ursprünglichen Tabelle erstellt haben, ist das Erstellen einer solchen Abfrage ein sinnvoller Schritt. Wenn Sie Eine Abfrage erstellen wählen, benennt der Assistent die ursprüngliche Tabelle um, indem dem Tabellennamen die Endung _OLD angefügt wird, und weist der neuen Abfrage dann den Namen der ursprünglichen Tabelle zu. Die auf dieser Tabelle basierenden Formulare und Berichte verwenden nun die Abfrage für ihre Daten und funktionieren wie zuvor.
  4. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Die neuen Tabellen werden wie angegeben im Assistenten erstellt und dann geöffnet. Wenn Sie die Ergebnisse überprüft haben, schließen Sie die Tabellen.

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Arbeiten mit Daten aus anderen Programmen

Access 2010 enthält Features für die Arbeit mit Daten, die in anderen Programmen gespeichert sind.

Erstellen einer neuen Access-Datenbank mit Verknüpfungen zu Daten in anderen Dateiformaten    Sie können in Access eine Datei in einem anderen Dateiformat öffnen, beispielsweise im Text-, dBASE- oder Tabellenkalkulationsformat. Access erstellt automatisch eine Access-Datenbank und verknüpft die Datei.

  1. Starten Sie Access.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen in der Liste auf den zu öffnenden Dateityp. Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Dateityp der Richtige ist, klicken Sie auf Alle Dateien (*.*).
  4. Wechseln Sie ggf. zu dem Ordner, der die zu öffnende Datei enthält. Öffnen Sie die Datei, indem Sie darauf doppelklicken.
  5. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Importieren oder Verknüpfen von Daten in eine bzw. mit einer vorhandenen Access-Datenbank    Sie können Daten entweder aus anderen Quellen und Programmen in Access-Tabellen importieren, damit die Daten in der Access-Datei enthalten sind, oder Sie können eine Verknüpfung zwischen Access und den Daten erstellen, sodass die Daten in der ursprünglichen Datei bleiben (außerhalb der Access-Datei).

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf das Format, in dem die Daten gespeichert sind.

Sie können Daten aus den folgenden Formaten importieren oder zu ihnen verknüpfen:

  • Excel    Sie können Daten aus einem Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich in einer Excel-Arbeitsmappe einbringen. Jedes Arbeitsblatt und jeder benannte Bereich muss separat importiert und verknüpft werden.
  • Access    Dies ist sehr nützlich, um Ihren Prozess von Ihren Daten zu trennen und so eine geteilte Datenbank zu erstellen. Das heißt, Sie können eine Datenbank verwenden, die alle gewünschten Formulare, Berichte und Makros enthält, und Ihre Daten in einer anderen Datenbank verwalten. Das erlaubt das Entwickeln von Verbesserungen ohne die Arbeit anderer Benutzer zu unterbrechen. Darüber hinaus können Sie Daten aus verschiedenen Access-Datenbanken in einer zusammenführen, wodurch das Zusammenfassen von Daten verschiedener Abteilungen oder Geschäftspartner vereinfacht wird.
  • ODBC-Datenbank    Viele Programme unterstützen dieses Format, einschließlich vieler Datenbankserver-Produkte. Dies unterstützt Sie beim Erstellen von „Landeplattform“-Datenbanken, in denen Daten aus verschiedenen Systemen kombiniert werden können.
  • Textdatei    Sie können eine Verbindung mit einer einfachen Textdatei herstellen und Access sogar verwenden, um den Inhalt der Datei zu ändern. Dadurch können Access-Daten für eine große Bandbreite von Programmen zugänglich gemacht werden.
  • XML-Datei    Dieses Format bietet ebenfalls Kompatibilität mit einer Vielzahl anderer Programme, einschließlich einiger Webserver.
  • SharePoint-Listen    Diese stellen Daten für die Verwendung in einem Webbrowser bereit, das normale Verfahren für die Nutzung von SharePoint-Listen.
  • Datendienste    Sie können Verbindungen mit Webdatendiensten innerhalb Ihres Unternehmens herstellen.
  • HTML-Dokument    
  • Outlook-Ordner    Sie können Verbindungen mit Outlook-Ordnern herstellen, damit Sie Ihre Kontaktinformationen einfacher in Ihre sonstigen Daten integrieren können.
  • dBase-Datei    dBase ist ein verbreitetes alternatives Datenbanksystem, das von Access unterstützt wird.

Das Dialogfeld Externe Daten wird geöffnet.

  1. Folgen Sie den Anweisungen im Dialogfeld.

Access importiert die Daten in die Datenbank oder erstellt die Verknüpfung mit der Datenbank. Bei den meisten Formaten müssen Sie den Speicherort der Daten angeben und dann wählen, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden sollen.

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Verwenden einer früheren Datenbankversion in mehreren Access-Versionen

Wenn Ihre Access-Datenbank oder Ihr Access-Projekt in Access 2000 oder höher erstellt wurde, können Sie die Datenbank oder das Projekt in der ursprünglichen Access-Version oder in höheren Versionen verwenden – auch mit aktivierter Dateisicherheit. Beispielsweise können Access 2000-Dateien in Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 und Access 2010 verwendet werden.

Möglicherweise möchten Sie in einer bestimmten Situation Ihre Daten in einer früheren Version von Access beibehalten, aber einige Ihrer Benutzer besitzen eine spätere Version von Access, die eine Verbindung zu diesen Daten herstellen möchten und dennoch die Vorteile von Features der späteren Version nutzen. In einem solchen Falle empfiehlt es sich, eine „Front-End“-Datenbank in der späteren Version zu erstellen (die Formulare, Berichte, Abfragen, Makros, aber keine Tabellen enthält), um diese mit den Tabellen in der früheren Dateiversion zu verbinden. Verwenden Sie eine der folgenden Prozeduren, abhängig davon, ob Ihre Datenbank in einer Datei enthalten oder bereits in eine Front-End/Back-End-Anwendung (Front-End/Back-End-Anwendung: Eine Datenbankanwendung, die aus einer "Back-End"-Datenbankdatei mit Tabellen und und Kopien einer "Front-End"-Datenbankdatei besteht, die alle anderen Datenbankobjekte mit Verknüpfungen zu den "Back-End"-Tabellen enthält.) aufgeteilt ist.

Verwenden einer Access-Datenbankdatei in verschiedenen Access-Versionen

Wenn alle Tabellen, Formulare und andere Objekte Ihrer Access-Datenbank aus einer früheren Version in einer Datei enthalten sind, und Sie die Datenbank in mehreren Access-Versionen verwenden möchten, können Sie eine neue Front-End-Datenbank in einer späteren Version erstellen und diese mit der ursprünglichen Datei verknüpfen. Benutzer, die die frühere Version von Access verwenden, können die ursprüngliche Datenbank weiterhin versenden. Benutzer der späteren Version können die neue Front-End-Datenbank verwenden, um eine Verknüpfung zu denselben Daten zu erstellen. Es können mehrere Front-End-Versionen erstellt werden, wenn mehrere Access-Versionen berücksichtigt werden müssen.

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Schritt 1: Erstellen einer Kopie der vorhandenen Datenbank und Speichern der Kopie in einem anderen Format

Verwenden Sie den folgenden Vorgang, um die Datenbank in eine der drei zuletzt verwendeten Formate zu konvertieren: Access 2000, Access 2002-2003 oder Access 2007. Mit diesem Befehl wird das ursprüngliche Format der ursprünglichen Datenbank beibehalten und eine Kopie im angegebenen Format erstellt.

  1. Schließen Sie die Access-Datei. Falls es sich bei der Datei um eine Mehrbenutzer-Access-Datenbank auf einem Server oder in einem freigegebenen Ordner handelt, stellen Sie sicher, dass kein anderer Benutzer diese Datenbank geöffnet hat.
  2. Starten Sie Access 2010.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.
  4. Navigieren Sie zum Speicherort der zu konvertierenden Datei und öffnen Sie die Datei, indem Sie darauf doppelklicken.

 Hinweis   Wenn das Dialogfeld Datenbankverbesserung geöffnet wird, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Datenbank verbessern möchten, klicken Sie auf Nein.

  1. Wenn beim Starten der Datenbank ein Formular geöffnet wird, schließen Sie dieses Formular.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Datenbank speichern unter.
  3. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die neue Datenbank ein.

 Hinweis   Sofern Sie die neue Datenbank nicht an einer anderen Stelle speichern, muss sie einen anderen Namen als die ursprüngliche Datenbank haben. Es ist i. A. auf jeden Fall besser, einen anderen Namen zu verwenden, um problemlos zwischen der Front-End- und der Back-End-Datenbank unterscheiden zu können. Wenn Sie jedoch in das Access 2007-Format konvertieren, wird die Dateinamenerweiterung von MDB zu ACCDB geändert, sodass Sie denselben Dateinamen verwenden können.

  1. Klicken Sie auf Speichern.

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Schritt 2: Aufteilen der kopierten Datenbank und verwenden der Originaldatei als Back-End-Datenbank

Teilen Sie die konvertierte Datenbank mithilfe des folgenden Verfahrens auf:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Daten verschieben auf Access-DatenbankSchaltflächensymbol
  • Klicken Sie im Dialogfeld Assistent zur Datenbankaufteilung auf Datenbank aufteilen.

 Hinweis   Sie können eine Sicherungskopie erstellen, falls Sie dies wünschen, jedoch können Sie die Kopie auch einfach anhand der ursprünglichen Datenbank wiederherstellen.

  • Geben Sie einen Namen für die Back-End-Datenbank ein, und klicken Sie auf Teilen.

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Schritt 3: Verbinden des neuen Front-Ends mit der ursprünglichen Datenbank

  1. Löschen Sie die Back-End-Datenbank, die vom Assistenten zur Datenbankaufteilung erstellt wurde. Achten Sie darauf, dass Sie nicht die ursprüngliche Datenbank löschen.
  2. Verknüpfen Sie die neue Front-End-Datenbank mit den Tabellen in der ursprünglichen Datenbank: Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Tabellenverknüpfungs-ManagerSchaltflächensymbol
  3. Klicken Sie auf Alle auswählen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Neuen Speicherort immer bestätigen lassen.
  4. Klicken Sie auf OK, navigieren Sie zur Datenbank der früheren Version, und doppelklicken Sie dann darauf.

Bei erwartungsgemäßem Ablauf wird in Access eine Meldung angezeigt, die angibt, dass alle ausgewählten verknüpften Tabellen erfolgreich aktualisiert wurden.

Sie können nun die neue Front-End-Datenbank so erweitern, dass sie neue Features für Benutzer unterstützt, die neuere Versionen von Access verwenden. Benutzer, die mit früheren Versionen arbeiten, können weiterhin die Datenbank der früheren Version verwenden.

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Verwenden einer Front-End-/Back-End-Anwendung in verschiedenen Versionen von Access

Wenn die Access-Datenbank bereits eine Front-End-/Back-End-Anwendung (Front-End/Back-End-Anwendung: Eine Datenbankanwendung, die aus einer "Back-End"-Datenbankdatei mit Tabellen und und Kopien einer "Front-End"-Datenbankdatei besteht, die alle anderen Datenbankobjekte mit Verknüpfungen zu den "Back-End"-Tabellen enthält.) ist, können Sie die Front-End-Datenbank in das neue Dateiformat konvertieren. An der Back-End-Datenbank müssen keine Änderungen vorgenommen werden.

In der folgenden Prozedur wird die Verwendung des Befehls Datenbank in anderem Format speichern veranschaulicht, um die Front-End-Datenbank in eines der drei aktuellen Formate zu konvertieren: Access 2000, Access 2002-2003 oder Access 2007. Mit diesem Befehl wird das ursprüngliche Format der ursprünglichen Datenbank beibehalten und eine Kopie im angegebenen Format erstellt.

  1. Schließen Sie die Front-End-Datenbank. Falls es sich bei der Datei um eine Mehrbenutzer-Access-Datenbank auf einem Server oder in einem freigegebenen Ordner handelt, stellen Sie sicher, dass kein anderer Benutzer diese Datenbank geöffnet hat.
  2. Starten Sie Access 2010.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.
  4. Navigieren Sie zum Speicherort der Front-End-Datenbank, und öffnen Sie sie, indem Sie darauf doppelklicken.

 Hinweis   Wenn das Dialogfeld Datenbankverbesserung geöffnet wird, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Datenbank verbessern möchten, klicken Sie auf Nein.

  1. Wenn beim Öffnen der Datenbank ein Formular angezeigt wird, schließen Sie dieses Formular.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Datenbank speichern unter.
  3. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die neue Datenbank ein.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Jetzt kann die Front-End-Datenbank zur Unterstützung neuer Features erweitert werden.

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Zutreffend für:
Access 2010