Erstellen einer neuen Datenbank

Microsoft Office Access 2007 umfasst eine Reihe von Verbesserungen, die das Erstellen einer neuen Datenbank erleichtern. Auch wenn Sie bereits zuvor Datenbanken erstellt haben, werden Sie diese Feature wegen der Beschleunigung des Erstellungsvorgangs zu schätzen wissen.

Dieser Artikel behandelt die Grundlagen des Startens von Office Access 2007 und Erstellens einer Datenbank, sei es mit einer Vorlage oder durch Erstellen eigener Tabellen, Formulare, Berichte und anderer Datenbankobjekte. Außerdem geht er auf einige Methoden ein, mit denen Sie die neue Datenbank mit Informationen speisen.

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Kennen lernen der Seite "Erste Schritte bei Microsoft Office Access"

Wenn Sie Access zum ersten Mal starten oder eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, wird die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access angezeigt. Von hier aus können Sie neue Datenbanken erstellen, bereits vorhandene Datenbanken öffnen oder wichtigen Inhalt aus Microsoft Office Online anzeigen.

Erste Schritte bei Microsoft Office Access (Seite)

Von dieser Seite aus können Sie neue Datenbanken erstellen, eine bereits vorhandene Datenbanken öffnen oder wichtigen Inhalt aus Microsoft Office Online anzeigen.

Erstellen einer Datenbank mit einer Vorlage

Access bietet Ihnen eine Reihe von Vorlagen, mit denen Sie das Erstellen von Datenbanken beschleunigen können. Eine Vorlage ist eine gebrauchsfertige Datenbank, die alle Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. So gibt es z. B. Vorlagen, die zum Nachverfolgen von Problemen, Verwalten von Kontakten oder Überwachen von Ausgaben verwendet werden können. Einige Vorlagen enthalten Beispieldatensätze, mit denen ihre Verwendung veranschaulicht werden kann. Vorlagendatenbanken können so verwendet werden, wie sie sind, Sie können sie aber auch individuell an Ihre Anforderungen anpassen.

Falls eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, ist deren Verwendung die schnellste Methode, um eine Datenbank zu starten. Wenn sich jedoch Daten, die Sie in Access importieren möchten, in einem anderen Programm befinden, empfiehlt es sich möglicherweise, eine Datenbank ohne Vorlage zu erstellen. Vorlagen besitzen eine bereits definierte Datenstruktur, und es kann mit viel Arbeit verbunden sein, die bereits vorhandenen Daten an die Vorlagenstruktur anzupassen.

  1. Klicken Sie, während die Datenbank geöffnet ist, auf Microsoft Office-SchaltflächeSchaltflächensymbol, und klicken Sie dann auf Datenbank schließenSchaltflächensymbol, um die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access anzuzeigen.
  2. In der Mitte der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access sind mehrere Features enthalten, und weitere stehen zur Verfügung, wenn Sie auf die Verknüpfungen im Bereich Vorlagenkategorien klicken. Sie können zusätzliche Kategorien von der Office Online Website herunterladen. Weitere Details finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.
  3. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.
  4. In Access wird ein Dateiname für Ihre Datenbank im Feld Dateiname vorgeschlagen – Sie können den Namen ggf. ändern. Um die Datenbank in einem anderen Ordner als dem unter dem Dateinamenfeld angezeigten zu speichern, klicken Sie auf Button image, navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Datenbank speichern möchten, und klicken Sie dann auf OK. Sie können die Datenbank wahlweise auch mit einer Website von Windows SharePoint Services 3.0 erstellen und verknüpfen.
  5. Klicken Sie auf Erstellen (oder im Falle einer Office Online-Vorlage auf Herunterladen).

In Access wird die Datenbank erstellt oder heruntergeladen und dann geöffnet. Es wird ein Formular angezeigt, in dem Sie mit der Dateneingabe beginnen können. Falls die Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie die einzelnen Datensätze löschen, indem Sie auf den Datensatzmarkierer klicken (das ausgeblendete Feld oder der graue Balken links neben dem Datensatz) und dann folgende Aktionen ausführen:

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.Schaltflächensymbol

  1. Um mit der Dateneingabe zu beginnen, klicken Sie in die erste Zelle im Formular und beginnen mit der Eingabe. Verwenden Sie den Navigationsbereich, um nach anderen Formularen und Berichten zu suchen, die Sie eventuell verwenden möchten.

Herunterladen einer Vorlage aus Office Online

Falls Sie keine Vorlage auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access finden, die Ihren Anforderungen entspricht, und Sie eine Internetverbindung hergestellt haben, können Sie auf der Office Online-Website nach einer größeren Auswahl suchen.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access unter Neue leere Datenbank auf Leere Datenbank.

Die Vorlagen-Startseite von Office Online wird im Browserfenster angezeigt.

  1. Verwenden Sie die Navigations- und Suchtools von Office Online, um nach der gewünschten Access-Vorlage zu suchen, und befolgen Sie die Anweisungen zum Herunterladen. Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, wird eine Datenbank auf Ihren Computer heruntergeladen und in einer neuen Instanz von Access geöffnet. In den meisten Fällen wurde die Vorlage so entworfen, dass ein Dateneingabeformular geöffnet wird, sodass Sie sofort mit der Dateneingabe beginnen können.

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Erstellen einer Datenbank ohne Verwenden einer Vorlage

Falls Sie keine Vorlage verwenden möchten, können Sie auch eine völlig neue Datenbank erstellen, indem Sie Ihre eigenen Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. Dies beinhaltet in den meisten Fällen eine oder mehrere der folgenden Aktionen:

  • Eingeben, Einfügen oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellt wird, und Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie mit dem Befehl Tabelle auf der Registerkarte Erstellen erstellen.
  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen.

Weitere Informationen zum Planen und Entwerfen einer Datenbank oder zum Erstellen von Beziehungen, Formularen, Berichten oder Abfragen finden Sie in diesem Artikel in den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch.

Erstellen einer leeren Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access unter Weitere Informationen zu Office Online auf Vorlagen.

Leere Datenbank (Schaltfläche)

  1. Geben Sie im Bereich Leere Datenbank im Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Wenn Sie keine Dateinamenerweiterung angeben, wird sie von Access automatisch hinzugefügt. Um als Speicherort der Datei nicht das Standardverzeichnis zu behalten, klicken Sie auf Sucht nach einem Speicherort für Ihre DatenbankSchaltflächensymbol (neben dem Feld Dateiname), navigieren Sie zum neuen Speicherort, und klicken Sie dann auf OK.
  2. Klicken Sie auf Erstellen.

In Access wird die Datenbank mit einer leeren Tabelle mit dem Namen Tabelle1 erstellt und dann Tabelle1 in der Datenblattansicht geöffnet. Der Cursor wird in der ersten leeren Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen platziert.

  1. Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle hinzufügen, wie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle.

Die Eingabe von Informationen in der Datenblatteinsicht ist ähnlich gestaltet wie die Arbeit in einem Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsblatt. Die Tabellenstruktur wird während der Dateieingabe erstellt – jedes Mal, wenn Sie der Tabelle eine neue Spalte hinzufügen, wird ein neues Feld definiert. In Access wird der Datentyp aller Felder basierend auf den eingegebenen Daten automatisch festgelegt.

Wenn Sie zum aktuellen Zeitpunkt keine Informationen in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf SchließenSchaltflächensymbol. Wenn Sie an der Tabelle Änderungen vorgenommen haben, werden Sie von Access dazu aufgefordert, die Änderungen an der Tabelle zu speichern. Klicken Sie auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern, auf Nein, um Sie zu verwerfen, oder auf Abbrechen, um die Tabelle geöffnet zu lassen.

 Wichtig   Wenn Sie Tabelle1 schließen, ohne mindestens einmal gespeichert zu haben, wird die gesamte Tabelle in Access gelöscht, selbst wenn Sie Daten eingegeben haben.

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen hinzufügen.

Access-Multifunktionsleiste (Bild)

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten unmittelbar eingeben und von Access die Tabellenstruktur erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.). Der Datentyp eines Felds wird automatisch basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten festgelegt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.Schaltflächensymbol

Access erstellt die Tabelle und wählt die erste leere Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen aus.

 Hinweis   Wenn die Spalte Neues Feld hinzufügen nicht angezeigt wird, befinden Sie sich möglicherweise in der Entwurfsansicht und nicht in der Datenblattansicht. Um zur Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle. In Access werden Sie zum Speichern der neuen Tabelle aufgefordert. Anschließend wird die Datenblattansicht angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld.Schaltflächensymbol

In Access wird der Bereich Feldvorlagen angezeigt, der eine Liste mit häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie auf eines dieser Felder doppelklicken oder es in Ihr Datenblatt ziehen, wird von Access ein Feld mit diesem Namen hinzugefügt, und seine Eigenschaften werden auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp festgelegt. Sie können die Eigenschaften zu einem späteren Zeitpunkt ändern, falls Sie dies wünschen. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, der Daten enthält (es wird eine vertikale Einfügemarke angezeigt, die angibt, wo das Feld abgelegt wird).

  1. Beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, um Daten hinzuzufügen. Oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.
  2. Um eine Spalte (Feld) umzubenennen, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift und geben dann den neuen Namen ein.

Jedem Feld sollte ein aussagekräftiger Name zugewiesen werden, damit Sie schon in der Feldliste erkennen können, was das Feld enthält.

  1. Zum Verschieben einer Spalte klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die Spalte auszuwählen, und ziehen Sie die Spalte dann an den gewünschten Speicherort.

Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und sie dann alle gleichzeitig an einen neuen Speicherplatz ziehen. Um mehrere zusammenhängende Spalten auszuwählen, klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte und dann auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Struktur der neuen Tabelle. Anschließend wechseln Sie zur Datenblattansicht, um Daten einzugeben oder Daten mithilfe einer anderen Methode wie z. B. Einfügen oder Importieren einzugeben.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf.Schaltflächensymbol
  1. Geben Sie für jedes Feld in Ihrer Tabelle einen Namen in der Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp in der Liste Datentyp aus.

 Hinweis   Wenn die Spalten Feldname und Datentyp nicht angezeigt werden, befinden Sie sich möglicherweise in der Datenblattansicht anstelle in der Entwurfsansicht. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf EntwurfsansichtSchaltflächensymbol, um zur Entwurfsansicht zu wechseln. Sie werden von Access aufgefordert, einen Namen für die neue Tabelle einzugeben. Anschließend wird die Entwurfsansicht angezeigt.

  1. Wenn Sie möchten, können Sie eine Beschreibung für jedes Feld in der Spalte Beschreibung eingeben. Die Beschreibung wird dann auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in diesem Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als Statusleistentext für alle Steuerelemente in einem Formular oder Bericht verwendet, die Sie durch Ziehen des Felds aus dem Bereich Feldliste erstellen, sowie für alle Steuerelemente, die für dieses Feld erstellt werden, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.
  2. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Schaltflächensymbol, und klicken Sie anschließend auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S.
  1. Beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, um Daten hinzuzufügen. Oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie weiter unten im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

Erstellen einer Tabelle mithilfe einer Vorlage    Access bietet Vorlagen für häufig verwendete Tabellentypen. Mit einem einzigen Mausklick können Sie eine vollständige Tabellenstruktur mit Feldern erstellen, die bereits konfiguriert und einsatzbereit sind. Bei Bedarf können Sie Felder hinzufügen oder entfernen, sodass die Tabelle Ihren Anforderungen genügt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenvorlagen, und wählen Sie dann in der Liste eine der vorhandenen Vorlagen aus.
  1. Beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, um Daten hinzuzufügen. Oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.
    • So löschen Sie eine Spalte    

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Spalte löschenSchaltflächensymbol.

  • So fügen Sie eine neue Spalte hinzu    

Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld.Schaltflächensymbol

In Access wird der Bereich Feldvorlagen angezeigt, der eine Liste mit häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie auf eines dieser Felder doppelklicken oder es in Ihr Datenblatt ziehen, wird von Access ein Feld mit diesem Namen hinzugefügt, und seine Eigenschaften werden auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp festgelegt. Sie können die Eigenschaften zu einem späteren Zeitpunkt ändern, falls Sie dies wünschen. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, der Daten enthält (es wird eine vertikale Einfügemarke angezeigt, die angibt, wo das Feld abgelegt wird).

  1. Speichern Sie die Tabelle:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Schaltflächensymbol, und klicken Sie anschließend auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S.

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie Ihre Tabelle nun erstellt haben, empfiehlt es sich auf jeden Fall, die Feldeigenschaften zu überprüfen und festzulegen. Dies ist nur in der Entwurfsansicht möglich. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um die Feldeigenschaften anzuzeigen, klicken Sie in das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs unter Feldeigenschaften angezeigt.

Um eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzuzeigen, klicken Sie auf die Eigenschaft, und lesen Sie die Beschreibung im Feld neben der Eigenschaftenliste unter Feldeigenschaften. Weitere Informationen erhalten Sie durch Drücken von F1.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften, die häufig angepasst werden, beschrieben.

Eigenschaft Beschreibung
Feldgröße Im Falle von Textfeldern legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die im Feld gespeichert werden können. Der maximale Wert lautet 255. Im Falle von Nummernfeldern legt diese Eigenschaft den Nummerntyp fest, der gespeichert wird (Long Integer, Double usw.). Um eine möglichst effiziente Datenspeicherung zu erzielen, wird empfohlen, den Daten so wenig Speicherplatz wie möglich zuzuweisen. Sie können den Wert dann später nach oben korrigieren, falls sich Ihre Anforderungen ändern.
Format Diese Eigenschaft legt fest, wie die Daten angezeigt werden. Sie wirkt sich nicht auf die tatsächlichen Daten und ihre Speicherung im Feld aus. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.
Eingabeformat Verwenden Sie diese Eigenschaft, um ein Muster für alle Daten anzugeben, die in dieses Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten richtig eingegeben werden und dass sie die erforderliche Anzahl an Zeichen enthalten. Falls Sie Hilfe zum Erstellen einer Eingabemaske benötigen, klicken Sie auf der rechten Seite des Eigenschaftenfelds auf Schaltflächensymbol.
Standardwert Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert anzugeben, der jedes Mal in diesem Feld angezeigt wird, wenn ein neuer Datensatz hinzugefügt wird. Wenn Sie z. B. in einem Datums-/Uhrzeitfeld immer das Datum festhalten möchten, an dem der Datensatz hinzugefügt wurde, können Sie "Datum()" (ohne Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.
Erforderlich Diese Eigenschaft legt fest, ob in diesem Feld ein Wert erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Ja festlegen, können Sie in Access keinen neuen Datensatz hinzufügen, es sei denn, für dieses Feld wird ein Wert eingegeben.

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Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Falls Ihre Daten zurzeit in einem anderen Programm gespeichert sind, z. B. in Office Excel 2007, können Sie diese in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt sind, wie dies bei einem Excel-Arbeitsblatt der Fall ist. Falls sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, sollten Sie die Spalten mithilfe von Tabulatoren trennen oder die Daten im Textverarbeitungsprogramm in eine Tabelle konvertieren, bevor Sie die Daten kopieren. Falls Sie Ihre Daten bearbeiten möchten (z. B. vollständige Namen in Vor- und Nachnamen trennen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, wird der Datentyp der einzelnen Felder in Access entsprechend den dort vorgefundenen Daten festgelegt. Wenn ein eingefügtes Feld z. B. nur Datumswerte enthält, wird auf dieses Feld der Datentyp Datum/Uhrzeit angewendet. Falls das eingefügte Feld nur die Wörter "ja" und "nein" enthält, wird auf das Feld der Datentyp Ja/Nein angewendet.

In Access werden die Felder mit der ersten Zeile der eingefügten Daten als Feldnamen bezeichnet. Wenn die erste Zeile der eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilentypen ähnelt, wird die erste Zeile in Access als Teil der Daten festgelegt, und dem Feld werden generische Namen (F1, F2 usw.) zugeordnet. Falls die erste Zeile von eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilen nicht ähnlich ist, wird in Access festgelegt, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. In Access werden den Feldern entsprechende Namen zugeordnet, und es wird die erste Zeile nicht in die Daten eingefügt.

Falls Access generische Feldnamen zuordnet, sollten Sie die Felder so bald wie möglich umbenennen, um Verwirrungen zu vermeiden. Verwenden Sie die folgende Prozedur:

  1. Speichern Sie die Tabelle.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Schaltflächensymbol, und klicken Sie anschließend auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S.
  1. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann für jede Spalte einen Feldnamen ein. Unter Umständen sieht es so aus, als ob Sie Daten überschreiben, die Zeile mit der Spaltenüberschrift enthält jedoch Feldnamen, keine Daten.
  2. Speichern Sie die Tabelle erneut.

 Hinweis   Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie in die Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Um in die Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um zurück in die Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie in die Tabelle im Navigationsbereich.

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Importieren, Anfügen oder Verknüpfen von Daten aus einer anderen Quelle

Unter Umständen verfügen Sie über Daten, die in einem anderen Programm gespeichert sind und die Sie in eine neue Tabelle importieren oder an eine bereits vorhandene Tabelle in Access anfügen möchten. Oder Sie arbeiten z. B. mit Personen zusammen, die ihre Daten in anderen Programmen gespeichert haben, und möchten damit in Access arbeiten, indem Sie die Daten verknüpfen. In beiden Fällen ist das Arbeiten mit Daten aus anderen Quellen mit Access sehr einfach. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer Liste von Windows SharePoint Services 3.0 oder aus einer Reihe anderer Quellen importieren. Der verwendete Prozess unterscheidet sich je nach Quelle geringfügig, Sie können jedoch mit dem folgenden Verfahren beginnen.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf den Befehl für den Dateityp, den Sie importieren.

Access-Multifunktionsleiste (Bild)

Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn die gewünschte Programmart nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter.

 Hinweis   Wenn Sie in der Gruppe Importieren nicht den richtigen Formattyp finden, müssen Sie ggf. das Programm starten, mit dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm zum Speichern der Daten in einem häufig verwendeten Dateiformat (wie eine durch Trennzeichen getrennte Textdatei (Textdatei mit Trennzeichen: Eine Datei, die Daten enthält, bei denen einzelne Feldwerte durch ein Zeichen [z. B. ein Komma oder einen Tabulator] getrennt sind.)) verwenden, bevor Sie diese Daten in Access importieren können.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten entweder auf Durchsuchen, um die Quelldatendatei zu suchen, oder geben Sie in das Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.
  2. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten auf die gewünschte Option (alle Programme ermöglichen das Importieren, und manche Programme ermöglichen das Anfügen und Verknüpfen der Daten). Sie können eine neue Tabelle erstellen, die die importierten Daten verwendet, oder Sie können (bei manchen Programmen) die Daten einer bereits vorhandenen Tabelle hinzufügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die weiterhin eine Verknüpfung zu den Daten im Quellprogramm enthält.
  3. Wenn ein Assistent gestartet wird, folgen Sie den Anweisungen des Assistenten auf den angezeigten Seiten des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Wenn Sie Objekte importieren oder Tabellen aus einer Access-Datenbank verknüpfen, wird das Dialogfeld Objekte importieren oder das Dialogfeld Tabellen verknüpfen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus, und klicken Sie auf OK.

Die genaue Vorgehensweise hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen.

  1. Sie werden in Access gefragt, ob Sie die Details des gerade durchgeführten Importvorgangs speichern möchten. Wenn Sie vorhaben, denselben Importvorgang zukünftig noch einmal durchzuführen, klicken Sie auf Importschritte speichern und geben dann die Details ein. Sie können den Vorgang dann zu einem späteren Zeitpunkt problemlos wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Gespeicherte ImporteSchaltflächensymbol klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importieren möchten, werden von Access die Daten in eine neue Tabelle importiert und die Tabelle dann im Navigationsbereich unter Tabellen angezeigt. Fügen Sie Daten an eine bereits vorhandene Tabelle an, werden die Daten dieser Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten herstellen, wird von Access im Navigationsbereich unter Tabellen eine verknüpfte Tabelle erstellt.

Weitere spezifische Informationen zum Importieren von Daten in Access finden Sie in den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch.

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Öffnen einer bereits vorhandenen Access-Datenbank

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche und anschließend auf Neu.
  1. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.
  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um sie im Standardmodus, der im Dialogfeld Access-Optionen angegeben ist, oder im von einer administrativen Richtlinie festgelegten Modus zu öffnen.
    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für gemeinsamen Zugriff in einer Mehrbenutzerumgebung zu öffnen, damit Sie und andere Benutzer die Datenbank lesen und in sie schreiben können.
    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, sodass Sie sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer haben nach wie vor Lese-/Schreibzugriff für die Datenbank.
    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen, um die Datenbank mit exklusivem Zugriff zu öffnen. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusivem Zugriff geöffnet haben, werden andere Benutzer, die die Datenbank zu öffnen versuchen, darüber benachrichtigt, dass die Datei bereits verwendet wird.
    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank nach wie öffnen, aber sie sind auf schreibgeschützten Modus eingeschränkt.

Wenn Sie die zu öffnende Datenbank nicht finden können, gehen Sie folgendermaßen vor:    

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf Arbeitsplatz, oder klicken Sie in der Dropdownliste Suchen in auf Arbeitsplatz.
  2. Klicken Sie in der Liste der Laufwerke mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, von dem Sie annehmen, dass es die Datenbank enthält, und klicken Sie auf Suchen.
  3. Geben Sie im Dialogfeld Suchergebnisse Ihre Suchkriterien ein, und klicken Sie dann auf Suchen, um nach der Datenbank zu suchen.
  4. Sobald die Datenbank gefunden wurde, doppelklicken Sie darauf, um sie zu öffnen.
  5. Sie müssen im Dialogfeld Öffnen auf Abbrechen klicken, damit die Datenbank geöffnet wird. Schließen Sie anschließend das Dialogfeld Suchergebnisse.

 Hinweis   Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat, z. B. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch eine beliebige ODBC-Datenquelle (ODBC-Datenquelle: Daten und die erforderlichen Informationen für den Zugriff auf Daten aus Programmen und Datenbanken, die das ODBC-Protokoll (Open Database Connectivity) unterstützen.) direkt öffnen, z. B. Microsoft SQL Server oder Microsoft FoxPro. In Access wird automatisch eine neue Access-Datenbank in demselben Ordner erstellt, in dem sich die Datendatei befindet, und jeder Tabelle in der externen Datenbank werden Verknüpfungen hinzugefügt.

Tipps

  • Zum Öffnen einer der zuletzt geöffneten Datenbanken klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access in der Liste Zuletzt verwendete Datenbank öffnen auf den Dateinamen der Datenbank. Die Datenbank wird von Access mit den gleichen Optionseinstellungen wie beim letzten Öffnen geöffnet. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Microsoft Office-SchaltflächeSchaltflächensymbol, und klicken Sie dann auf Access-Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Erweitert. Geben Sie unter Anzeigen die Anzahl der Dokumente an, die in der Liste Letzte Dokumente angezeigt werden soll (maximal neun Dateien).
  • Wenn Sie eine Datenbank durch Klicken auf die Microsoft Office-SchaltflächeSchaltflächensymbol öffnen und dann den Befehl Öffnen verwenden, können Sie eine Liste von Verknüpfungen zu Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor durch Klicken auf Zuletzt verwendete Dokumente im Dialogfeld Öffnen geöffnet haben.

Weitere Informationen zum Öffnen bereits vorhandener Access-Datenbanken finden Sie in den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel.

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Erstellen einer benutzerdefinierten leeren Vorlage

Wenn Sie eine neue leere Datenbank erstellen, wird von Access eine neue Tabelle geöffnet, in die Sie Daten eingeben können. Es werden jedoch keine anderen Objekte in der Datenbank erstellt. Falls in allen erstellten neuen Datenbanken andere Objekte wie z. B. Formulare, Berichte, Makros oder zusätzliche Tabellen vorhanden sein sollen, können Sie eine benutzerdefinierte leere Vorlage, die diese Objekte enthält, erstellen. Wenn Sie dann das nächste Mal eine neue Datenbank erstellen, enthält Ihre Vorlage bereits diese Objekte. Neben diesen Objekten kann die Vorlage Tabellen enthalten, die bereits mit Daten aufgefüllt sind sowie beliebige spezifische Konfigurationseinstellungen, Datenbankeigenschaften, Verweise oder Code, die Sie in allen neuen Datenbanken benötigen.

Angenommen, Sie haben eine Auflistung von Makros, die Sie in allen Ihren Projekten verwenden möchten. Wenn Sie eine leere Vorlage erstellen, die diese Makros enthält, werden sie von Access in jeder von Ihnen erstellten Datenbank eingeschlossen.

Sie können leere Vorlagen im Office Access 2007-Dateiformat, im Access 2002-2003-Dateiformat oder im Access 2000-Dateiformat erstellen. Die Vorlage muss mit Leer.accdb für das Office Access 2007-Dateiformat bzw. Leer.mdb für die früheren Dateiformate benannt werden.

  • Falls als Standarddateiformat Access 2000 oder Access 2002-2003 festgelegt wird, verwendet Access Leer.mdb als Dateinamen für die leere Vorlage. Die neue Datenbank wird im gleichen Dateiformat wie Leer.mdb erstellt. Beispielsweise hat, selbst wenn als Standarddateiformat Access 2000 festgelegt ist und die Vorlage mit dem Namen Leer.mdb das Access 2002-2003-Dateiformat aufweist, jede neue erstellte Datenbank das Access 2002-2003-Format.
  • Wenn als Standarddateiformat Access 2007 festgelegt ist, verwendet Access Leer.accdb als Dateinamen für die leere Vorlage.

AnzeigenWie ändere ich das Standarddateiformat?

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche, und klicken Sie anschließend auf Access-Optionen.
  1. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Häufig verwendet.
  2. Wählen Sie unter Datenbanken erstellen das gewünschte Format in der Dropdownliste Standarddateiformat aus.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um eine leere Vorlage zu erstellen:

  • Erstellen Sie eine neue Datenbank (Sie können Sie mit Leer benennen oder ihr einen temporären Namen geben), und importieren oder erstellen Sie dann die Objekte, die Sie in die Vorlage einfügen möchten.
  • Erstellen Sie eine Kopie einer vorhandenen Datenbank, die bereits die gewünschten Objekte für die Vorlage enthält, und löschen Sie dann alle nicht gewünschten Objekte.

Wenn die Vorlage die gewünschten Objekte enthält, müssen Sie sie an einem bestimmten Speicherort speichern.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche, und zeigen Sie anschließend auf Speichern unter.
  1. Klicken Sie unter Datenbank in einem anderen Format speichern auf das Dateiformat, das für die Vorlage gewünscht wird.
  2. Wechseln Sie im Dialogfeld Speichern unter zu einem der folgenden beiden Vorlagenordner:
    • Systemvorlagenordner    Beispielsweise C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen\1031\Access
    • Benutzervorlagenordner    Beispielsweise:
      • In Microsoft Windows Vista    c:\Benutzer\Benutzername\Dokumente
      • In Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

 Hinweis   Eine leere Vorlage im Systemvorlagenordner setzt leere Vorlagen in allen Benutzervorlagenordnern außer Kraft.

  1. Geben Sie Leer.accdb (oder Leer.mdb, falls Sie eine Vorlage für eine frühere Version erstellen) in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Wenn Sie, nachdem die neue Vorlage erstellt und gespeichert wurde, eine neue leere Datenbank erstellen, sind standardmäßig die Objekte aus der Vorlage in jeder neuen Datenbank vorhanden, die Sie erstellen. Access öffnet eine neue Tabelle in der Datenblattansicht, so wie dies beim Erstellen neuer leerer Datenbanken ohne eine Vorlage der Fall ist.

Wenn Sie die leere Vorlage nicht mehr verwenden möchten, löschen Sie die Datei Leer.accdb (oder Leer.mdb für frühere Versionen von Access), oder benennen Sie sie um.

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Zutreffend für:
Access 2007