Wenn Sie einen Import-Assistenten oder Export-Assistenten in Microsoft Office Access 2007 ausführen, können Sie die verwendeten Einstellungen als Spezifikation speichern, damit Sie den Import- oder Exportvorgang jederzeit wiederholen können.
In diesem Artikel wird das Ausführen eines gespeicherten Vorgangs in Office Access 2007 or Microsoft Office Outlook 2007 beschrieben.
Wenn Sie die automatische Ausführung eines Vorgangs in regelmäßigen Intervallen planen möchten, finden Sie weitere Informationen im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.
Was möchten Sie tun?
Speichern eines Import- oder Exportvorgangs
Eine Spezifikation enthält alle Informationen, die von Access benötigt werden, um den Vorgang ohne Eingabe zu wiederholen.
Beispielsweise werden in einer Importspezifikation, durch die Daten aus einer Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe importiert werden, der Name der Excel-Quelldatei, der Name der Zieldatenbank und andere Details gespeichert, z. B. ob Sie eine neue Tabelle angefügt oder erstellt haben, Informationen zum Primärschlüssel, Feldnamen usw.
Sie müssen erst einen Import- oder Exportvorgang ausführen, um eine Spezifikation zu speichern. Sie können jedoch für einen noch nie ausgeführten Vorgang eine vorhandene Spezifikation verwenden, wenn der Vorgang einer der folgenden Bedingungen entspricht:
- Wenn der einzige Unterschied zwischen dem auszuführenden Vorgang und einer vorhandenen Spezifikation im Namen der Quelldatei (bei einem Importvorgang) oder der Zieldatei (bei einem Exportvorgang) besteht, können Sie den Namen der in der vorhandenen Spezifikation angegebenen Quell- oder Zieldatei ändern und die Spezifikation ausführen.
- Wenn Sie formatierte Daten exportieren müssen und der einzige Unterschied zwischen dem auszuführenden Vorgang und einer vorhandenen Spezifikation in den Spalten- oder Filtereinstellungen besteht, können Sie die Spalten- und Filtereinstellungen in der Spezifikation ändern. Was exportiert wird, wird immer durch die aktuellen Spalten- und Filtereinstellungen bestimmt, nicht durch die Einstellungen, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Spezifikation wirksam waren.
Sie können einen Import- oder Exportvorgang speichern, der alle Dateiformate umfasst, die in Office Access 2007 unterstützt werden. Sie können jedoch nicht die Details eines Verknüpfungsvorgangs oder die Einstellungen speichern, die sich aus dem Export nur eines Datenblattteils ergeben.
Erstellen einer Import- oder Exportspezifikation
- Wählen Sie auf der Registerkarte Externe Daten den Import- oder Exportbefehl aus, der ausgeführt werden soll. Die Befehle befinden sich entweder in der Gruppe Importieren oder in der Gruppe Exportieren.
Verfügbare Assistenten zum Importieren oder Exportieren von Daten aus gemeinsamen Dateiformaten
In den folgenden Artikeln wird die Verwendung der einzelnen in Access verfügbaren Import- und Export-Assistenten beschrieben:
- Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Nachdem Sie auf Fertig stellen geklickt haben und Access den Vorgang abgeschlossen hat, wird das Dialogfeld Importschritte speichern oder das Dialogfeld Exportschritte speichern angezeigt.
- Klicken Sie im Dialogfeld entweder auf Importschritte speichern oder auf Exportschritte speichern, um die Details des Vorgangs als Spezifikation zu speichern.
- Geben Sie in das Feld Speichern unter einen Namen für die Spezifikation ein.
- Geben Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, die Ihnen oder anderen Benutzern helfen soll, den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt zu identifizieren.
- Um eine Outlook-Aufgabe zu erstellen, die Sie daran erinnert, wenn es Zeit ist, diesen Vorgang zu wiederholen, klicken Sie auf Outlook-Aufgabe erstellen.
- Klicken Sie entweder auf Import speichern oder auf Export speichern, um die Spezifikation zu speichern.
Die Spezifikation wird von Access erstellt und in der aktuellen Datenbank gespeichert.
Hinweis Wenn Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen entweder im Dialogfeld Importschritte speichern oder im Dialogfeld Exportschritte speichern aktiviert haben, wird ein Outlook-Aufgabenfenster angezeigt. Füllen Sie die Details der Aufgabe aus, und klicken Sie dann auf Speichern und Schließen.
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Ausführen eines gespeicherten Vorgangs in Access
Führen Sie nach dem Speichern der Details als Spezifikation die folgenden Schritte aus, wenn Sie den Vorgang wiederholen möchten.
Hinweis Wenn Sie den Vorgang auf diese Weise starten, können Sie die externe Quell- oder Zieldatei vor dem Ausführen der Spezifikation zu ändern. Beispielsweise können Sie den Namen der Excel-Quelldatei vor dem Starten des Importvorgangs von WeeklyReport-London.xlsx in WeeklyReport-Paris.xlsx ändern.
Ausführen des Vorgangs
- Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die Spezifikation enthält, wenn sie noch nicht geöffnet ist. Wenn Sie eine Importspezifikation ausführen, ist die aktuelle Datenbank die Zieldatenbank. Wenn Sie eine Exportspezifikation ausführen, ist die aktuelle Datenbank die Quelldatenbank.
- Wenn durch die Spezifikation formatierte Daten in eine Excel-Arbeitsmappe oder ein Microsoft Office Word 2007-Dokument exportiert werden, öffnen Sie das Objekt, und stellen Sie sicher, dass die zu exportierenden Felder in der Ansicht nicht ausgeblendet sind. Überprüfen Sie auf gleiche Weise die Filtereinstellungen, um sicherzustellen, dass alle zu exportierenden Datensätze in der Ansicht angezeigt werden.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten auf Gespeicherte Importe
oder auf Gespeicherte Exporte
, um die Spezifikation auszuwählen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Datentasks verwalten auf der Registerkarte Gespeicherte Importe oder Gespeicherte Exporte auf die Spezifikation, die ausgeführt werden soll.
- Wenn Sie die Quelldatei (wenn Sie einen Importvorgang ausführen) oder die Zieldatei (wenn Sie einen Exportvorgang ausführen) ändern möchten, klicken Sie auf den Pfad der Datei, um ihn zu bearbeiten.
Beachten Sie dabei unbedingt, dass Sie die Quell- oder Zieldateien ändern können, dass aber die angegebene neue Datei allen unerlässlichen Anforderungen entsprechen muss, damit der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wird.
- Bevor Sie auf Ausführen klicken, müssen Sie sicherstellen, dass die Quell- und Zieldateien vorhanden sind, dass die Quelldaten für den Import bereit sind und dass durch den Vorgang nicht versehentlich Daten in der Zieldatei überschrieben werden. Führen Sie vor dem Ausführen einer gespeicherten Spezifikation alle Aktionen aus, die Sie ausführen würden, um den Erfolg eines durch einen Assistenten gesteuerten Vorgangs sicherzustellen.
- Klicken Sie auf Ausführen.
In Access wird eine Meldung angezeigt, die Sie über den Status des Vorgangs informiert. Wenn der Vorgang fehlgeschlagen ist, führen Sie für den Fehler auf die gleiche Weise eine Problembehandlung aus, als würden Sie den Assistenten verwenden.
Tipp Wenn die Ursache des Fehlers in der Meldung nicht angegeben ist, versuchen Sie, den Import- oder Export-Assistenten zu starten und den Dialogfeldern zu folgen, um den gleichen Vorgang auszuführen.
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Ausführen eines gespeicherten Vorgangs in Outlook
Wenn Sie den Vorgang als Outlook-Aufgabe eingerichtet haben, können Sie den Vorgang in Outlook starten.
Hinweis Sie können den Pfad- oder Dateinamen der externen Datei in der Spezifikation nicht ändern, bevor Sie den Vorgang starten, wenn Sie die Spezifikation in Outlook ausführen. Starten Sie den Vorgang nicht als Aufgabe in Outlook, sondern starten Sie ihn in Access, um den Dateinamen in der Spezifikation zu ändern.
Stellen Sie vor dem Starten des Vorgangs in Outlook sicher, dass Office Access 2007 auf dem Computer installiert ist und dass die Quell- und Zieldateien vorhanden sind. Führen Sie vor dem Ausführen einer gespeicherten Spezifikation alle Aktionen aus, die Sie ausführen würden, um den Erfolg eines durch einen Assistenten gesteuerten Vorgangs sicherzustellen.
Ausführen des Vorgangs
- Starten Sie Outlook, und klicken Sie im Navigationsbereich auf Aufgaben. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, um sie zu öffnen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen
oder auf Export ausführen
. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.
Wenn der Vorgang erfolgreich ausgeführt wird, wird keine Meldung angezeigt. Wenn beim Ausführen des Vorgangs ein Fehler auftritt, wird in Access eine Meldung angezeigt, die die wahrscheinliche Ursache des Fehlers erläutert. Versuchen Sie, für den Fehler auf die gleiche Weise eine Problembehandlung auszuführen, als würden Sie den Assistenten verwenden.
Tipp Wenn die Ursache des Fehlers in der Meldung nicht angegeben ist, versuchen Sie, den Import- oder Export-Assistenten zu starten und den Dialogfeldern zu folgen, um den gleichen Vorgang auszuführen.
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