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Meine Änderungen werden angezeigt
Sie erhalten in einer E-Mail-Nachricht ein Dokument von einem Kollegen. Dieses Dokument möchten Sie gerne als Grundlage für ein eigenes Dokument verwenden. Daher speichern Sie es unter einem neuen Namen und passen es an Ihre Anforderungen an. Sie vergessen dabei völlig, dass Ihr Kollege in seinem Dokument Kommentare eingefügt hat, weil die Kommentare in Ihrer Version nicht angezeigt werden.
Sie möchten nun das Dokument an Kunden weiterleiten, diese sollen aber Ihre Version und nicht die Kombination aus dem Dokument Ihres Kollegen, seinen Kommentaren und Ihren Aktualisierungen erhalten.
Oder Sie haben das Feature zum Nachverfolgen von Änderungen in Word verwendet, um den Überblick über die Änderungen an Ihrem Bewerbungsschreiben zu behalten. Nun möchten Sie sich bewerben, und Ihr zukünftiger Arbeitgeber soll das Ergebnis Ihrer Arbeit an dem Dokument sehen, nicht die einzelnen Schritte, die zu diesem Ergebnis geführt haben.
In beiden Fällen sind Sie überrascht, wenn Sie vom Empfänger des Dokuments erfahren, dass es schwer lesbar ist, bei all den durchgestrichenen Wörtern, Unterstreichungen und Sprechblasen am Seitenrand. Oh nein! Der Brief enthält einen Abschnitt in drei unterschiedlichen, durchgestrichenen Versionen, und die Formulierung, die Sie dieses Mal hervorheben wollten, ist unterstrichen. Diese Stelle werden Sie vermutlich nicht bekommen.
Dieser Text war nicht in dem Dokument, als Sie es abgeschickt haben. Wo wurde er dann von Word gefunden und wie konnte er angezeigt werden? Wie können Sie Word besser kontrollieren?
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Das Feature "Änderungen nachverfolgen"
Möglicherweise verwenden Sie das Feature zum Nachverfolgen von Änderungen bzw. das Feature für Kommentare in Word, ohne dass es Ihnen bewusst ist. Werden in Word Änderungen nachverfolgt, werden Löschungen normalerweise in Sprechblasen am Seitenrand und Einfügungen unterstrichen angezeigt. Löschungen sowie Kommentare (oder Anmerkungen) können auch als Inlineelemente angezeigt werden.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, diese nachverfolgten Änderungen oder Kommentare auszublenden. Doch alle Änderungen, die vorgenommen wurden, während das Feature zum Nachverfolgen von Änderungen aktiviert war, und alle eingefügten Kommentare bleiben Teil des Dokuments, bis sie angenommen oder abgelehnt werden (bzw. bis die Kommentare gelöscht werden).
Hinweis Durch das Ausblenden von nachverfolgten Änderungen werden vorhandene nachverfolgte Änderungen und Kommentare nicht aus dem Dokument gelöscht. Das Ausblenden der nachverfolgten Änderungen ermöglicht es Ihnen lediglich, das Dokument anzuzeigen, ohne sich durch unter- bzw. durchgestrichene Textstellen oder Sprechblasen stören zu lassen.
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Wie prüfe ich, ob ein Dokument nachverfolgte Änderungen und Kommentare enthält?
Word 2010 stellt die Dokumentprüfung bereit. Mit diesem Feature können Sie jedes Dokument auf nachverfolgte Änderungen, Kommentare, ausgeblendeten Text und andere persönliche Informationen überprüfen. So prüfen Sie ein Dokument:
- Öffnen Sie das Dokument, in dem nach Kommentaren und nachverfolgten Änderungen gesucht werden soll.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
- Klicken Sie auf Informationen, klicken Sie auf Auf Probleme überprüfen und dann auf Dokument prüfen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung auf Prüfen.
- Schauen Sie sich die Ergebnisse der Prüfung an. Wenn die Dokumentprüfung Kommentare und nachverfolgte Änderungen gefunden hat, werden Sie aufgefordert, neben Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen auf Alle entfernen zu klicken.
- Klicken Sie auf Erneut prüfen oder auf Schließen.
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Wie entferne ich nachverfolgte Änderungen und Kommentare?
Wenn Sie nachverfolgte Änderungen und Kommentare entfernen möchten, müssen Sie die Änderungen annehmen oder ablehnen und die Kommentare löschen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf den Pfeil neben Markup anzeigen.
- Stellen Sie sicher, dass neben den folgenden Elementen jeweils ein Häkchen angezeigt wird:
- Kommentare
- Freihand
- Einfügungen und Löschen
- Format
- Bearbeiter (Zeigen Sie auf Bearbeiter, und stellen Sie sicher, dass Alle Bearbeiter ausgewählt wurde.)
Wenn neben einem Element kein Häkchen angezeigt wird, klicken Sie darauf, um es zu markieren.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Änderungen auf Weiter oder Zurück.
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Klicken Sie in der Gruppe Änderungen auf Annehmen.
- Klicken Sie in der Gruppe Änderungen auf Ablehnen.
- Klicken Sie in der Gruppe Kommentare auf Löschen.
- Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis alle nachverfolgten Änderungen im Dokument angenommen oder abgelehnt und alle Kommentare gelöscht wurden.
Hinweise
- Wenn Sie bereits wissen, dass Sie alle Änderungen annehmen möchten, klicken Sie auf Annehmen und dann auf Alle Änderungen im Dokument annehmen.
- Wenn Sie bereits wissen, dass Sie alle Änderungen ablehnen möchten, klicken Sie auf Ablehnen und dann auf Alle Änderungen im Dokument ablehnen.
- Sie müssen alle Kommentare löschen, um sie zu entfernen. Klicken Sie in der Gruppe Kommentare auf den Pfeil neben Löschen, und klicken Sie dann auf Alle Kommentare im Dokument löschen.
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Wie sind die nachverfolgten Änderungen und Kommentare in das Dokument gekommen?
Möglicherweise dachten Sie, Sie hätten alle Kommentare und nachverfolgten Änderungen entfernt, oder Sie haben das Dokument von einer anderen Person erhalten und nicht bemerkt, dass es nachverfolgte Änderungen und Kommentare enthält. Wie werden diese Elemente von Word gespeichert, ohne dass Sie dies merken?
Die nachverfolgten Änderungen oder Kommentare wurden vermutlich von Ihnen oder von der Person, von der Sie das Dokument erhalten haben, aus Gründen der Übersichtlichkeit ausgeblendet. Durch das Ausblenden werden nachverfolgte Änderungen jedoch nicht entfernt. Sie bleiben im Dokument enthalten, bis Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen. Abhängig von der jeweiligen Word-Version und den Einstellungen werden die nachverfolgten Änderungen und Kommentare möglicherweise wieder angezeigt, wenn das Dokument von Ihnen oder von einem anderen Benutzer geöffnet wird.
Wenn andere Benutzer die nachverfolgten Änderungen und Kommentare nicht sehen sollen, nehmen Sie die Änderungen an, oder lehnen Sie sie ab, und löschen Sie die Kommentare, bevor Sie das Dokument anderen Personen zugänglich machen.
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Suchen von ausgeblendeten Änderungen und Kommentaren
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, nachverfolgte Änderungen und Kommentare auszublenden, durch die Sie den Eindruck haben könnten, dass sich die Elemente nicht mehr im Dokument befinden. Beispiel:
- Feld 'Für Überarbeitung anzeigen' Auf der Registerkarte Überprüfen wird in der Gruppe Nachverfolgung im Feld Für Überarbeitung anzeigen angezeigt, in welchem Anzeigemodus Sie sich befinden. Dieses Feld enthält außerdem zusätzliche Anzeigeoptionen für das Dokument. Wenn Sie Abgeschlossen oder Original auswählen, werden nachverfolgte Änderungen und Kommentare ausgeblendet. Wählen Sie Abgeschlossen: Markups anzeigen oder Original: Markups anzeigen aus, um sie anzuzeigen.
- Markup anzeigen Auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung befindet sich die Liste Markup anzeigen, mit der Sie Kommentare und nachverfolgte Änderungen ausblenden können. Elemente, die unter Markup anzeigen mit einem Häkchen versehen sind, werden angezeigt. Elemente ohne Häkchen werden ausgeblendet. Klicken Sie im Menü Markup anzeigen auf ein Element, z. B. Einfügungen und Löschen, um es anzuzeigen.
Warum werden in Microsoft Office Word nachverfolgte Änderungen und Kommentare standardmäßig angezeigt?
Word zeigt nachverfolgte Änderungen und Kommentare standardmäßig an, damit Sie Dokumente, die nachverfolgte Änderungen und Kommentare enthalten, nicht versehentlich verteilen. Abgeschlossen: Markups anzeigen ist die Standardoption für das Feld Für Überarbeitung anzeigen.
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Kann ich beide Möglichkeiten implementieren?
Wenn Sie in einem Dokument nachverfolgte Änderungen oder Kommentare beibehalten und das Dokument für andere freigeben möchten, ohne dass die Änderungen und Kommentare angezeigt werden, arbeiten Sie am besten mit separaten Exemplaren des Dokuments.
Erstellen Sie ein öffentliches Exemplar für die Weitergabe, und behalten Sie ein privates Exemplar für sich selbst. In der öffentlichen Version des Dokuments nehmen Sie alle nachverfolgten Änderungen an (oder lehnen Sie ab) und löschen alle Kommentare (wie oben beschrieben). In der privaten Dokumentversion können Sie die nachverfolgten Änderungen und Kommentare unverändert beibehalten.
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