Sie können Elemente wie Dokumente oder Ordner auf SkyDrive Pro für Personen in Ihrer Organisation freigeben. Bei der Einrichtung der Freigabe können Sie Berechtigungen zum Anzeigen oder Bearbeiten des Dokuments oder Ordners festlegen. Optional können Sie auch eine E-Mail senden, die andere Personen informiert, dass das Dokument oder der Ordner für sie freigegeben wurde.
Hinweis Wenn Sie Office 365 verwenden, können Sie möglicherweise externe Benutzer (Personen, die sich nicht in Ihrem Netzwerk befinden) zur Freigabe eines Dokuments einladen, indem Sie sie als "Gäste" einladen. Ausführliche Informationen finden Sie unter Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation.
Was möchten Sie tun?
Freigeben eines Dokuments
Wenn Sie ein Dokument freigeben, können Sie sich entscheiden, ob Sie dem Dokument folgen möchten. Wenn Sie einem Dokument folgen, erhalten Sie in Ihrem Newsfeed die Aktualisierungen, die andere Personen im Dokument vorgenommen haben. Sie können jederzeit aufhören, einem Dokument zu folgen, wenn Sie diese Aktualisierungen nicht mehr in Ihrem Newsfeed erhalten möchten. Personen, für die Sie das Dokument freigegeben haben, können sich ebenfalls entscheiden, dem Dokument zu folgen.
- Klicken Sie neben dem Dokument auf die drei Punkte (...), um das Popup des Dokuments anzuzeigen, und klicken Sie dann auf Freigeben.
- Geben Sie im Freigabefenster die Namen aller Personen ein, die Sie zur Freigabe des Dokuments einladen möchten.
Bei der Eingabe der einzelnen Namen durchsucht SharePoint das Adressbuch auf Übereinstimmungen und führt die Auswahlmöglichkeiten an. Wenn der gewünschte Name angezeigt wird, klicken Sie darauf, um ihn der Einladungsliste hinzuzufügen.
- Wählen Sie im Dropdownmenü die Berechtigungen aus, die Sie den eingeladenen Personen erteilen möchten.
Sie können die Berechtigungen einer Person später ändern.
- Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht eingeben, die in einer E-Mail enthalten sein soll und an alle eingeladenen Personen gesendet wird.
Die E-Mail enthält einen Link zu dem freigegebenen Dokument.
- Klicken Sie auf Optionen anzeigen, wenn Sie keine E-Mail an die eingeladenen Personen senden möchten, und deaktivieren Sie Eine E-Mail-Einladung senden.
Wenn Sie möchten, können Sie auch später noch eine E-Mail an die Personen senden, für die Sie das Dokument freigeben. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter "Senden einer E-Mail an Personen, für die Sie ein Dokument freigegeben haben". Wenn Sie den eingeladenen Personen keine E-Mail senden, werden diese nicht benachrichtigt, dass Sie das Dokument freigegeben haben. Sie können es jedoch sehen, wenn sie Ihre SkyDrive-Bibliothek besuchen oder nach dem Dokument suchen.
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Freigeben eines Ordners
Wenn Sie einen Ordner freigeben, geben Sie automatisch alle in diesem Ordner enthaltenen Elemente frei. Die Freigabe eines Ordners stellt eine Möglichkeit dar, um schnell viele Dokumente gleichzeitig für andere Personen freizugeben, und erspart Ihnen den Arbeitsaufwand, jedes Dokument einzeln freizugeben. Beachten Sie folgende Details zum Freigeben von Ordnern:
- Nachdem Sie einen Ordner freigegeben haben, wird jedes Element, das Sie dem Ordner hinzufügen, automatisch für die Personen freigegeben, die Sie zur Freigabe dieses Ordners eingeladen haben. Deshalb sollten Sie sich sicher sein, dass Sie die Elemente freigeben möchten, die Sie dem Ordner hinzufügen.
- Sie müssen einen Ordner freigeben, wenn Sie möchten, dass Personen zu ihm navigieren können, wenn sie die Bibliothek besuchen. Angenommen, Sie erstellen einen neuen Ordner und fügen diesem anschließend ein Dokument hinzu, das Sie freigeben. Wenn dieser Ordner anderen zugänglich sein soll, damit diese das freigegebene Dokument anzeigen können, müssen Sie ebenfalls den Ordner für sie freigeben.
- Sie können den Zugriff auf freigegebene Dokumente in einem Ordner auch dann gewähren, wenn Sie den Ordner nicht freigeben. Kopieren Sie hierzu eine Verknüpfung mit dem Dokument, und fügen Sie diese als Link ein. So können Sie beispielsweise einen Link zu einem Dokument in einer E-Mail senden. Verwenden Sie dieses Verfahren zum Beispiel, wenn Sie nur bestimmte Dokumente in einem Ordner freigeben möchten.
So richten Sie die Freigabe eines Ordners ein
- Erstellen Sie einen neuen Ordner.
- Befolgen Sie dasselbe Verfahren, wie es weiter oben unter "Einrichten der Freigabe eines Dokuments" beschrieben ist.
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Freigeben eines Dokuments für "Jeden"
Manchmal gibt es Dokumente, die für jeden verfügbar gemacht werden sollen. Vielleicht handelt es sich dabei um eine Produktbesprechung oder ein allgemeines Referenzdokument. Normalerweise würden Sie solche Dokumente nur zum Anzeigen, nicht zum Bearbeiten freigeben.
Ein wesentlicher Vorteil der Freigabe eines Dokuments für alle besteht darin, dass das Dokument bei Suchen gefunden werden kann.
Was bedeutet die Freigabe für "Jeden" nun tatsächlich? Es umfasst zumindest alle Personen in Ihrer Organisation. Wenn Ihre Organisation Office 365 verwendet, kann "Jeder" auch Personen außerhalb Ihrer Organisation einschließen, die zuvor von Ihnen oder anderen Personen Ihrer Organisation zur Freigabe von Dokumenten als Gäste eingeladen wurden. Wenn Sie Office 365 verwenden und externe Gäste ausschließen möchten, können Sie stattdessen "Jeder, außer externen Benutzern" einladen.
- Öffnen Sie das Freigabefenster für das Dokument, das Sie freigeben möchten.
- Geben Sie Jeder in das Feld "Personen einladen" ein.
- Wird mehr als eine Übereinstimmung angezeigt, wählen Sie den gewünschten Eintrag aus.
- Wenn Sie eine Einladung per E-Mail senden möchten, geben Sie den Text in das Textfeld ein.
Tipp Beim Freigeben eines Dokuments für jeden ist es gängige Praxis, das Senden einer Einladungs-E-Mail auszulassen. Wenn Sie in einer großen Organisation arbeiten, möchten Sie nicht unbedingt Hunderten oder sogar Tausenden Ihrer Mitarbeiter eine E-Mail senden. Wenn Sie das Senden der Einladungs-E-Mail überspringen möchten, klicken Sie auf Optionen anzeigen, und deaktivieren Sie Eine E-Mail-Einladung senden.
- Klicken Sie auf Freigeben.
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Anzeigen, für wen ein Dokument freigegeben wurde
- Wählen Sie das Dokument aus, an dem Sie interessiert sind, und klicken Sie dann auf Dateien > Freigegeben für.
Im Fenster Freigegeben für werden alle Personen aufgeführt, für die das Dokument gegenwärtig freigegeben ist, sowie deren Berechtigungsstatus.
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Senden einer E-Mail an Personen, für die ein Dokument freigegeben wurde
Sie können schnell eine E-Mail an alle Personen senden, für die ein Dokument freigegeben wurde. Dies empfiehlt sich, wenn es in Verbindung mit dem Dokument Besonderheiten gibt, zu denen Sie die Personen informieren möchten, oder wenn Sie die Personen daran erinnern möchten, dass Sie ein Dokument für sie freigegeben haben.
- Wählen Sie das Dokument aus, an dem Sie interessiert sind, und klicken Sie dann auf Dateien > Freigegeben für.
- Klicken Sie im Fenster Freigegeben für auf Alle per E-Mail benachrichtigen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Sicherheitswarnung auf Zulassen, damit SharePoint Ihr E-Mail-Programm öffnen kann.
- Verfassen und senden Sie die E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm.
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Ändern der Berechtigungen von Personen, für die ein Dokument freigegeben wurde
Sie können nur eine Berechtigungsstufe für alle eingeladenen Personen festlegen, wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner für mehrere Personen gleichzeitig freigeben. Gehen Sie wie folgt vor, um die Berechtigungen für ausgewählte Personen zu ändern:
- Wählen Sie das Dokument oder den Ordner aus, und klicken Sie dann auf Dateien > Freigegeben für.
- Klicken Sie im Fenster Freigegeben für auf den Dropdownpfeil neben dem Namen der Person, deren Berechtigungen Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf die Berechtigung, die Sie gewähren möchten.
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Beenden der Freigabe eines Dokuments oder Ordners
Sie können die Freigabe eines Dokuments oder Ordners für alle oder für ausgewählte Personen beenden.
- Wählen Sie das Dokument oder den Ordner aus, dessen Freigabe Sie beenden möchten, und klicken Sie dann auf Dateien > Freigegeben für.
- Klicken Sie im Fenster Freigegeben für auf den Dropdownpfeil neben dem Namen der Person, für die Sie die Freigabe beenden möchten, und klicken Sie dann auf Freigabe beenden.
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