Erstellen, Importieren und Exportieren von SharePoint-Workflows in Visio

Sie können mit Microsoft Visio Premium 2010 einen Workflow in Visio erstellen und dann nach Microsoft SharePoint Designer 2010 exportieren. Wirtschaftsanalysten und Prozessanalysten, die bereits mit der Erstellung von Flussdiagrammen in Visio vertraut sind, können mithilfe von Visio einen Workflow entwerfen, der ihre Geschäftslogik darstellt, diesen Workflow exportieren und dann mit SharePoint Designer einem Websitebesitzer oder IT-Experten ermöglichen, diesen in ein Formular zu implementieren, das in SharePoint 2010 automatisiert werden kann.

Übersetzen von Geschäftslogik aus Visio in Workflowregeln in SharePoint Designer

Workflowdiagramme können nach Visio exportiert werden

Was möchten Sie tun?


Erstellen eines Workflows

Visio Premium 2010 enthält eine neue Vorlage namens "Microsoft SharePoint-Workflow". Mithilfe dieser Vorlage können Sie in Visio einen SharePoint-Workflow erstellen, der nach SharePoint Designer 2010 exportiert und dann auf einer SharePoint-Website veröffentlicht werden kann.

 Hinweis    Andere Visio-Vorlagen werden von SharePoint nicht als gültiger SharePoint-Workflow erkannt.

Die Vorlage "Microsoft SharePoint-Workflow" enthält mehrere neue Schablonen mit neuen Master-Shapes, die für SharePoint-Workflows spezifisch sind:

  • SharePoint-Workflowaktionen    Stellen eine "Aufgabe" oder einen "Schritt" im Workflow dar. Beispielsweise ist "E-Mail senden" eine SharePoint-Workflowaktion.
  • SharePoint-Workflowbedingungen    Ähnlich wie ein Entscheidungs-Shape in einem Flussdiagramm, wobei der Flussdiagrammpfad von Parametern oder einer Logik abhängig ist. Ein Beispiel für eine Workflowbedingung ist "Erstellt von", wobei die nächsten Workflowaktivitäten davon abhängen, von wem das Element im Workflow erstellt wurde.
  • SharePoint-Workflow-Abschlusszeichen    Werden verwendet, um den Start bzw. das Ende eines Workflows zu kennzeichnen.

Alle Master-Shapes in den SharePoint-Workflowschablonen entsprechen direkt Workflowaktivitäten in SharePoint. Shapes aus anderen Schablonen werden nicht als Workflowaktivitäten von SharePoint erkannt.

Um die Erstellung eines SharePoint-Workflows zu beginnen, können Sie Shapes auf den Zeichenbereich ziehen, so wie auch ein Flussdiagramm in Visio erstellt wird. Damit die Überprüfung erfolgreich absolviert wird, müssen alle Workflows mit dem Start-Shape beginnen und mit dem Terminieren-Shape enden.

Gehen Sie zum Erstellen eines SharePoint-Workflows in Visio Premium 2010 wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in Visio Premium 2010 auf der Registerkarte Datei auf Neu.
  2. Klicken Sie unter Vorlage auswählen unter Vorlagenkategorien auf Flussdiagramm. Klicken Sie auf Microsoft SharePoint-Workflow und dann auf Erstellen.
    Auswählen der Vorlage 'SharePoint-Workflow'
  3. Ziehen Sie aus dem Fenster Shapes ein Start-Shape auf das Zeichenblatt. Damit die Überprüfung erfolgreich absolviert wird, müssen alle SharePoint-Workflows mit einem Start-Shape beginnen.
    Schablonenmenü
  1. Ziehen Sie aus dem Fenster Shapes Aktions- und Bedingungs-Shapes auf den Workflow.

     Hinweis    Sie können den Standard-Shape-Text durch eine spezifischere und genauere Beschreibung der Workflowaktivität ersetzen. Dies hilft der Person, die Ihren Workflow in SharePoint Designer 2010 implementiert, die Geschäftsabsicht hinter dem Workflow besser zu verstehen.

  2. Verknüpfen Sie jede Aktivität mit der vorherigen mithilfe von Verbindern. Verbinder, die auf ein Bedingungs-Shape folgen, erhalten Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Verbinder klicken und dann auf Ja, Nein oder (Leer) klicken, um dem Verbinder eine Bezeichnung hinzuzufügen.
    Verbinderbezeichnung
  3. Ziehen Sie zum Abschließen des Workflows eine Stopp-Aktion aus dem Fenster Shapes auf das Zeichenblatt. Ein Stopp-Shape ist am Ende des Workflows erforderlich, damit dieser die Überprüfung erfolgreich absolviert.
    Beispielworkflow

Überprüfen eines Workflows

Beim Exportieren eines SharePoint-Workflows aus Visio Premium 2010 nach SharePoint Designer 2010 muss das Diagramm zuerst überprüft werden. Wenn das Workflowdiagramm nicht gültig ist, wird ein Fenster "Probleme" angezeigt, das eine Liste der Probleme enthält, die repariert werden müssen, damit der Workflow exportiert werden kann.

Gehen Sie zum Überprüfen des Workflows wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Prozess in der Gruppe Diagrammüberprüfung auf Diagramm überprüfen.
    Schaltfläche 'Diagramm überprüfen'
  1. Prüfen Sie alle Probleme im Fenster Probleme, und korrigieren Sie sie.

     Hinweis    Zum Anzeigen der Stelle, an der sich das Problem befindet, klicken Sie im Bereich Probleme auf das Problem. Das betroffene Shape oder der Verbinder wird auf dem Zeichenblatt rot hervorgehoben.


    Workflowüberprüfung

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Exportieren eines Workflows nach SharePoint

Wenn Sie mit der Erstellung des Workflows in Visio Premium 2010 fertig sind, können Sie ihn in eine VWI-Datei (Visio Workflow Interchange, Visio-Workflowaustausch) exportieren, die direkt in SharePoint Designer 2010 importiert werden kann. Die VWI-Datei enthält einen Satz XML- und Unterstützungsdateien, die sich gebündelt und komprimiert in einer Datei befinden. In Abhängigkeit von der Komplexität des Workflows ist die VWI-Datei normalerweise zwischen 100 KB und 1 MB groß und kann verschoben, kopiert, archiviert und per E-Mail verschickt werden, wie jede andere komprimierte Datei auch.

Gehen Sie zum Speichern des SharePoint-Workflows als VWI-Datei wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Prozess in der Gruppe SharePoint-Workflow auf Exportieren.
    Schaltfläche 'Exportieren'

     Hinweis    Der Workflow wird von Visio zuerst automatisch überprüft, um sicherzustellen, dass er keine Probleme enthält. Wenn Probleme im Zusammenhang mit der Überprüfung vorliegen, müssen diese behoben werden, um die Datei erfolgreich exportieren zu können.

  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Workflow exportieren zu dem Speicherort, an dem die VWI-Datei gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Importieren eines Workflows aus SharePoint

Die Fähigkeit, einen Workflow wieder zurück in Visio zu importieren, nachdem er in SharePoint Designer bearbeitet wurde – auch bekannt als "Roundtripping" – ermöglicht eine intensivere Zusammenarbeit zwischen Geschäftsbenutzern und Workflowdesignern. Wenn der Workflowentwurf auf diese Weise schrittweise entwickelt wird, verwenden Sie zuerst Visio zum Definieren der Geschäftsanforderungen, um dann mittels Roundtripping Änderungen zu koordinieren und zu genehmigen.

Alle Master-Shapes in den SharePoint-Workflowschablonen entsprechen direkt Workflowaktivitäten in SharePoint.

 Hinweis    Visio Premium 2010 unterstützt keine Schritte. Schrittinformationen, die in SharePoint Designer hinzugefügt wurden, gehen möglicherweise verloren, wenn der Workflow in Visio angezeigt und dann in SharePoint Designer erneut importiert wird.

Gehen Sie zum Importieren eines Workflows aus SharePoint Designer wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in Visio Premium 2010 auf der Registerkarte Datei auf Neu.
  2. Klicken Sie im Bereich Vorlage auswählen unter Vorlagenkategorien auf Flussdiagramm.
  3. Klicken Sie auf Microsoft SharePoint-Workflow und dann auf Erstellen.
    Auswählen der Vorlage 'SharePoint-Workflow'
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Prozess in der Gruppe SharePoint-Workflow auf Importieren.
    Schaltfläche 'Importieren'
  5. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow importieren auf die zu importierende VWI-Datei und dann auf Öffnen.

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Zutreffend für:
SharePoint Designer 2010, SharePoint Server 2010