Eine Bibliothek ist ein Speicherort auf einer Website, an dem Sie Dateien zusammen mit Teammitgliedern erstellen, sammeln, aktualisieren und verwalten können. Jede Bibliothek zeigt eine Liste mit Dateien und wichtige Informationen zu den Dateien an, was Mitgliedern die gemeinsame Arbeit mit den Dateien erleichtert. Sie können aus einer Reihe von einsatzbereiten Bibliotheken und Bibliotheksvorlagen auswählen, die einen guten Ausgangspunkt zum Ordnen der Dateien darstellen. Nachdem Sie eine Bibliothek erstellt haben, können Sie sie auf verschiedene Weise anpassen. Sie können z. B. steuern, wie Dokumente angezeigt, verwaltet und erstellt werden. Sie können auch Versionen verfolgen, wobei einbezogen wird, wie viele und welche Arten von Versionen auftreten. Sie können sogar benutzerdefinierte Ansichten, Formulare und Workflows erstellen, damit Ihre Projekte und Geschäftsprozesse reibungsloser verlaufen.
Inhalt dieses Artikels
Übersicht über Bibliotheken
Anstatt, dass Ihr Team an verschiedenen Stellen nach Dokumenten suchen muss, z. B. auf privaten Computern, Netzwerklaufwerken und in E-Mail-Ordnern, ist es wesentlich effizienter, eine SharePoint-Bibliothek als zentralen Speicherort zu verwenden, den jeder im Team Anzeigen verwenden kann.
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Was ist eine Bibliothek?
Eine SharePoint-Bibliothek ist ein Ort auf einer Website, an dem Sie Dateien erstellen, speichern, aktualisieren und zusammen mit Teammitgliedern bearbeiten können. Jeder Typ von Bibliothek, z. B. Dokument, Bild, Formular und eine Wiki-Seite zeigt eine Liste mit Dateien und wichtigen Informationen wie der Person, von der die Datei zuletzt bearbeitet wurde, zu den Dateien an, sodass die Verwendung der Dateien für die Zusammenarbeit vereinfacht wird. Sie können aus verschiedenen Arten von Bibliotheken in Abhängigkeit von den Dateitypen auswählen, die Sie speichern möchten und wie Sie planen, diese zu verwenden. Wenn Sie mit einer Bibliothek fertig sind, können Sie die Dateien archivieren, die nicht verwendete Bibliothek löschen sowie Speicherplatz auf dem Server freigeben.
Sie können Bibliotheken auch auf verschiedene Weisen anpassen und steuern, wie Dokumente angezeigt, verfolgt, verwaltet und erstellt werden. Es ist möglich, Versionen und deren Anzahl und Typ zu verfolgen, sowie einzuschränken, welche Personen Dokumente vor deren Genehmigung anzeigen können. Mithilfe von Workflows können Sie an Dokumenten in Bibliotheken zusammenarbeiten, um einen Geschäftsprozess zu optimieren. Sie können Informationsverwaltungsrichtlinien zum Verwalten des Umgangs mit und des Ablaufs von Dokumenten in den Bibliotheken festlegen, um überflüssige Daten zu verringern.
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Wie wird eine Bibliothek von einem typischen Team verwendet?
Ein Marketingteam von Contoso muss an einem Projekt zusammenarbeiten und Dokumente gruppieren. Für die Teammitglieder ist ein zentraler Speicherort erforderlich, an denen sie an Dokumenten zusammenarbeiten, ihre Kalender und Besprechungen verfolgen, Projekte verwalten und Teamaufgaben verfolgen können. Dieses Team arbeitet auch mit einem Anbieter zusammen, der an einem Remotestandort lebt, daher weist die Verwendung von SharePoint 2010 einen zusätzlichen Vorteil auf.
Der erste Schritt besteht für das Team darin, ein Mitglied als Websitebesitzer zu bestimmen und eine Person für die Verwaltung ihrer Website auszuwählen. Der Websitebesitzer übernimmt die Rolle des Websiteadministrators, erhält die Berechtigung für den Vollzugriff auf die Bibliothek und stellt zuerst sicher, dass jeder im Team über die Berechtigungsstufe zur Mitwirkung an der Bibliothek für freigegebene Dokumente und an der Teamwebsite verfügt. Als nächstes benennt sie der Websitebesitzer in "Marketingdokumente" um und fügt dann eine ausführliche Beschreibung hinzu, damit alle Benutzer, aber insbesondere erstmalige Benutzer eine bessere Idee vom Zweck der Bibliothek erhalten und welche Inhalte darin angezeigt und zu ihr hinzugefügt werden. Das Team hat sich dazu entschieden, diese Bibliothek zum Verwalten von Pressemitteilungen, Budgetdateien, Verträgen, Angeboten und anderen sachbezogenen Teamdokumenten zu verwenden.
Eine der ersten Aufgaben des Websitebesitzers besteht darin, viele wichtige Dokumente zu suchen und in die Bibliothek zu laden, damit sich das Team darauf konzentriert, die Bibliothek als zentralen Speicherort zu verwenden. Dann entscheidet sich der Websitebesitzer dazu, die folgenden Aktionen auszuführen: Die Bibliothek so konfigurieren, dass ein Auschecken erforderlich ist, damit nicht aus Versehen Änderungen an Dokumenten überschrieben werden. Außerdem werden Versionen verfolgt, damit das Team über einen Verlauf darüber verfügt, wie sich Dateien entwickelt haben und wie bei Bedarf eine frühere Version wiederhergestellt werden kann. Der Websitebesitz verfügt außerdem Standardvorlagen für Marketingberichte, Kaufverträge, Aktionspläne und Budgettabellen zur Bibliothek hinzu, um sicherzustellen, dass die Unternehmensstandards eingehalten werden. Jede Vorlage weist das Unternehmenslogo und die Zielsetzungen des Unternehmens auf. Beim Erstellen einer neuen Datei in der Dokumentbibliothek stehen dann die entsprechenden Vorlagen zur Verfügung.
Im Laufe der Zeit organisieren die Teammitglieder beim Hinzufügen von Dateien und bei der Zusammenarbeit an Dokumenten die Bibliothek, indem sie Spalten hinzufügen und Ansichten erstellen, die Inhalte auf verschiedene Weisen anzeigen, die für ihre Arbeit von Bedeutung sind. Der Websitebesitzer fügt z. B. die Spalte "Projektname" hinzu, damit die Teammitglieder nach dieser Spalte sortieren oder filtern können.
Andere Teammitglieder fügen öffentliche Ansichten hinzu, die eine Gruppierung nach Geschäftsquartal vornehmen und nach Verträgen filtern, die innerhalb von sechs Monaten ablaufen. Jedes Mitglied erstellt außerdem persönliche Ansichten, die ihnen dabei helfen, Informationen schnell zu finden und ihre Arbeit zu vollenden.
Nach ausgiebigen Diskussionen bei einer Personalversammlung entscheidet sich das Team, Benachrichtigungen auf Bibliotheksebene festzulegen, um wöchentliche Aktualisierungen zu melden. Jedes Mitglied kann entscheiden, wie bei Bedarf weitere Benachrichtigungen oder RSS-Feeds für bestimmte Dateien eingerichtet werden. Das Team verpflichtet sich bei dieser neuen Art der Zusammenarbeit auch zu einer wichtigen "bewährten Methode". Wenn Mitglieder ein Dokument in einer Bibliothek verteilen möchten, widerstehen sie der Versuchung, es an eine E-Mail-Nachricht anzuhängen und senden stattdessen den Link in einer E-Mail. Das Einfügen eines Dokumentlinks in eine E-Mail-Nachricht kann einfach über das Menüband der Bibliothek erreicht werden, wodurch sichergestellt wird, dass die Benutzer Zugriff auf die aktuellste Version erhalten. Außerdem hilft es dabei, das auch lokale Netzwerk vor überflüssigen Daten zu bewahren.
Gelegentlich wird Teammitgliedern und anderen Benutzern der Zugriff auf Inhalte verwehrt, da sie nicht über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Bestimmte Dokumente sind geschützt, da sie vertrauliche Inhalte enthalten, z. B. Vertrags- oder Budgetdaten. Da jedoch die Möglichkeit aktiviert ist, den Zugriff von einem Websitebesitzer anzufordern, können sie den Zugriff von einer Seite bequem anfordern und der Websitebesitzer kann die für das Dokument geeignete Berechtigung erteilen.
Allen Mitgliedern des Marketingteams, aber insbesondere dem Anbieter, gefällt die Möglichkeit, Bibliotheksinhalte offline zu nehmen, diese zu Hause oder an einem Remotestandort zu bearbeiten, um die Änderungen dann problemlos zu synchronisieren, wenn sie wieder online sind und das alles mithilfe von Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.
Eine entscheidende Zuständigkeit dieses Marketingteams ist das Vorschlagen von Marketingkampagnen, um die Verkäufe und Einnahmen zu steigern. Während der Entwicklung eines neuen Aktionsplans werden die Nebenversionen der Datei verfolgt. Tritt in einer Version ein Fehler auf, kann eine frühere Version wiederhergestellt werden. Ist der Aktionsplan fertig gestellt, wird eine Hauptversion erstellt, und diese wird dann zur Genehmigung durch die Rechtsabteilung und den Manager veröffentlicht. Nachdem die Datei genehmigt wurde, können die anderen Mitarbeiter der Firma die Datei anzeigen. Der Websitebenutzer untersucht die Onlinedokumentation, Schulungsunterlagen und Blogs und findet dann heraus, ohne dabei Code zu verwenden, wie ein Workflow eingerichtet und dieser der Bibliothek zugeordnet wird und wie die Erfassung von Feedback und Signaturen sowie die Veröffentlichung des fertigen Dokuments automatisiert wird.
Nach der dreimonatigen Verwendung ist die Marketingbibliothek und -site zu einer wichtigen Komponente des Marketingteams geworden, die dabei geholfen hat, ihre Produktivität und Sicht im Unternehmen wesentlich zu verbessern. Sie können sich nicht mehr vorstellen, ohne sie zu arbeiten und suchen aktiv nach anderen Möglichkeiten, um SharePoint 2010 für eine bessere Zusammenarbeit zu nutzen.
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Typen von Bibliotheken
Manche Bibliotheken werden für Sie erstellt, wenn Sie eine neue Website erstellen, z. B. die Bibliothek Freigegebene Dokumente auf einer Teamwebsite. Sie können diese Bibliotheken Ihren Anforderungen entsprechend anpassen oder eigene zusätzliche Bibliotheken erstellen. Jeder Typ von Bibliothek dient einem bestimmten Zweck und weist zu den anderen Bibliothektypen unterschiedliche Verhaltensweisen und Features auf.
Dokumentbibliothek Für zahlreiche Dateitypen, einschließlich Dokumenten und Kalkulationstabellen, werden Dokumentbibliotheken verwendet. In einer Dokumentbibliothek können auch andere Dateitypen gespeichert werden. Einige werden jedoch aus Sicherheitsgründen gesperrt. Wenn Sie mit Programmen arbeiten, die nicht gesperrt werden, können Sie diese Dateien in der Bibliothek erstellen. So kann z. B. Ihr Marketingteam über eine eigene Dokumentbibliothek für Planungsmaterial, neue Versionen und Publikationen verfügen.
Bildbibliothek Nutzen Sie eine Bildbibliothek, um eine Sammlung digitaler Bilder oder Grafiken freizugeben. Bilder können zwar auch in anderen SharePoint-Bibliotheken gespeichert werden, Bildbibliotheken bieten jedoch einige Vorteile. Mithilfe einer Bildbibliothek können Sie z. B. Bilder in einer Bildschirmpräsentation anzeigen, auf den Computer herunterladen und in kompatiblen Grafikprogrammen wie Microsoft Paint bearbeiten. Ziehen Sie die Erstellung einer Bildbibliothek in Betracht, um Bilder von Teamereignissen oder Produktveröffentlichungen zu speichern. Zudem können Sie überall auf der Website, z. B. auf Wiki-Websites und in Blogs, einen Link zu Bildern in der Bibliothek erstellen.
Formularbibliothek Wählen Sie eine Formularbibliothek, wenn Sie eine Gruppe XML-basierter Geschäftsformulare verwalten möchten. In Ihrer Organisation könnte z. B. eine Formularbibliothek für Spesenabrechnungen benötigt werden. Zum Einrichten einer Formularbibliothek benötigen Sie einen XML-Editor oder ein Programm zum Entwerfen von XML-Formularen wie Microsoft InfoPath. Das ausgefüllte Formular ist lediglich eine XML-Datei, die die Daten (und ausschließlich die Daten) enthält, die in das Formular eingegeben wurden, wie das Spesendatum und der Betrag. Alle weiteren Bestandteile des Spesenberichts werden durch die Formularvorlage bereitgestellt. Nachdem Formulare ausgefüllt wurden, können Sie die Formulardaten zusammenführen oder zur Analyse exportieren.
Wiki-Seitenbibliothek Mithilfe einer Wiki-Seitenbibliothek können Sie eine Sammlung verbundener Wiki-Seiten erstellen. Über ein Wiki können mehrere Personen Routineinformationen in einem leicht zu erstellenden und zu ändernden Format zusammenstellen. Sie können der Bibliothek auch Wiki-Seiten mit Bildern, Tabellen, Links und internen Links hinzufügen. Wenn Ihr Team z. B. eine Wiki-Website für ein Projekt erstellt, können darauf Tipps und Tricks auf einer Reihe miteinander verbundener Seiten gespeichert werden.
Hinweis Je nach Website und Konfiguration werden zusätzliche Systembibliotheken, z. B. die Formatbibliothek, die Websiteobjektbibliothek und die Websiteseitenbibliothek, automatisch von SharePoint Server 2010 erstellt. Allerdings können diese speziellen Bibliotheken nicht auf der Benutzeroberfläche erstellt werden.
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Möglichkeiten des Arbeitens mit Bibliotheken
Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie mit Bibliotheken arbeiten und wie Sie sie für Ihre Gruppe hilfreicher gestalten können:
Erstellen von Ansichten Verwenden Sie eine Ansicht (Ansicht: Eine Gruppe von Spalten auf einer Webseite, in der Elemente in einer Liste oder Dokumentbibliothek angezeigt werden. In der Ansicht können sortierte oder gefilterte Elemente, eine Auswahl von Spalten oder ein benutzerdefiniertes Layout angezeigt werden.), um die Elemente in einer Bibliothek anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind oder am besten einem Zweck dienen. Der Inhalt der eigentlichen Bibliothek wird dabei nicht geändert, aber die Dateien werden so organisiert oder gefiltert, dass sie sinnvoller angeordnet werden und einfacher zu verwalten sind.
Auschecken von Dateien erforderlich Wenn eine Datei ausgecheckt (Auschecken: Sperren einer Datei beim Bearbeiten, damit sie nicht von anderen Benutzern versehentlich überschrieben oder bearbeitet wird. Nur der Benutzer, der ein Dokument auscheckt, kann es auch bearbeiten.) werden muss, können Sie sicherstellen, dass nur eine Person die Datei bearbeiten kann, bis sie eingecheckt (Einchecken: Aufheben der Bearbeitungssperre und Zulassen, dass andere Benutzer die aktualisierte Datei anzeigen oder auschecken.) wurde. Wenn Dokumente ausgecheckt werden müssen, kann verhindert werden, dass mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen. Es können also keine Bearbeitungskonflikte entstehen, die zu Verwirrung führen würden. Außerdem können dadurch Teammitglieder daran erinnert werden, einen Kommentar hinzuzufügen, wenn sie eine Datei einchecken, sodass es einfacher zu verfolgen ist, welche Änderungen in den einzelnen Versionen vorgenommen wurden.
Verfolgen von Versionen Wenn Sie frühere Versionen (Versionsverwaltung: Das Verfahren zum Erstellen einer nummerierten Kopie einer Datei oder eines Elements bei jedem Speichern einer Überarbeitung in der Bibliothek oder Liste.) von Dateien behalten müssen, können Sie die Dateien mithilfe von Bibliotheken verfolgen, speichern und wiederherstellen. Sie können festlegen, dass alle Versionen auf dieselbe Weise verfolgt werden. Sie können aber auch manche Versionen als Hauptversionen, z. B. wenn Sie einem Handbuch ein neues Kapitel hinzugefügt haben, und manche Versionen als Nebenversionen kennzeichnen, z. B. wenn Sie einen Rechtschreibfehler korrigiert haben. Um das Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der einzelnen Typen von Versionen festzulegen, die gespeichert werden sollen.
Dokumentgenehmigung erforderlich Sie können festlegen, dass die Genehmigung eines Dokuments erforderlich ist. Dokumente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Dokument vor dessen Genehmigung anzeigen können. Dieses Feature kann hilfreich sein, wenn Ihre Bibliothek wichtige Richtlinien oder Verfahren enthält, die abgeschlossen sein müssen, bevor sie anderen angezeigt werden.
Festlegen von Berechtigungen SharePoint-Gruppen und Berichtigungsebenen unterstützen Sie dabei, den Zugriff auf die Inhalte effizient zu verwalten. Standardmäßig werden Berechtigungen für Bibliotheken, Ordner in Bibliotheken und Dokumenten von der übergeordneten Website geerbt. Das Zuordnen von Berechtigungsebenen zu einem bestimmten Element kann Ihnen dabei helfen, vertrauliche Inhalte zu schützen, z. B. Vertrags- oder Budgetdaten, ohne den Zugriff auf die restliche Website einzuschränken.
Über Änderungen informiert sein Bibliotheken in SharePoint 2010 unterstützen die RSS-Technologie, sodass die Mitglieder einer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen oder Feeds von Nachrichten und Informationen an einem gemeinsamen Speicherort empfangen und anzeigen können. Sie können sich mit der RSS-Technologie bei Änderungen an der Bibliothek warnen lassen, beispielsweise wenn in der Bibliothek gespeicherte Dateien geändert werden. RSS-Feeds ermöglichen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe das Anzeigen einer einheitlichen Liste der Dateien, die geändert wurden. Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, sodass Sie über Dateiänderungen benachrichtigt werden.
Erstellen von Workflows Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, z. B. die Verwaltung der Dokumentgenehmigung oder -überprüfung. Ihre Gruppe kann Geschäftsprozesse auf ihre Dokumente anwenden, die als Workflows bezeichnet werden und Aktionen angehen, die nacheinander ausgeführt werden müssen, z. B. das Genehmigen oder Übersetzen von Dokumenten. Ein SharePoint-Workflow stellt eine automatisierte Methode zum Verschieben von Dokumenten oder Elementen über eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben dar. Standardmäßig stehen für Bibliotheken drei Workflows zur Verfügung: "Genehmigung", wobei ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weitergeleitete wird; "Feedback sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln von Feedback an eine Gruppe von Personen weitergeleitet und das Dokument an die Person als Aufstellung zurückgesendet wird, die den Workflow gestartet hat; "Signaturen sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln ihrer digitalen Signaturen an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird.
Definieren von Inhaltstypen Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien arbeitet, z. B. Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem Sie mehrere Inhaltstypen (Inhaltstyp: Eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellungen für eine Inhaltskategorie. Verwenden Sie Inhaltstypen, um Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Inhaltstypen werden auf Websiteebene definiert und in Listen und Bibliotheken verwendet.) ermöglichen und definieren. Inhaltstypen führen zu höherer Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Für jeden Inhaltstyp können Sie eine Vorlage und Workflow (Workflow: Automatisiertes Durchlaufen einer bestimmten Abfolge von geschäftsprozessbezogenen Aktionen oder Aufgaben von Dokumenten oder anderen Elementen. Workflows können eingesetzt werden, um allgemeine Geschäftsabläufe wie z. B. die Bewilligung oder Überarbeitung von Dokumenten einheitlich zu verwalten.)prozesse festlegen. Die Vorlagen dienen als Ausgangspunkt für die Formatierung und sämtliche Textbausteine sowie für Eigenschaften, die für Dokumente dieses Typs gelten, z. G. Abteilungsname oder Vertragsnummer.
Clientintegration Bestimmte kompatible Clientprogramme arbeiten mit SharePoint-Features direkt über den Client. Wenn Sie z. B. Microsoft Word 2010 verwenden, können Sie das Ein- und Auschecken einfacher verwalten. Über Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 oder Microsoft Outlook 2010 können Sie Bibliotheksinhalte offline schalten, mit ihnen an einem Remotestandort arbeiten und die Änderungen dann problemlos synchronisieren, wenn die Onlineverbindung wieder besteht.
Revisionsverfolgung Wenn Sie eine Gruppe vertraulicher Dateien besitzen und die Information hilfreich wäre, wie die Dokumente verwendet wurden, dann können Sie eine Richtlinie definieren, mit der Sie die Revisionsverfolgung von Ereignissen aktivieren können, z. B. von Dateiänderungen, Kopier- oder Löschvorgängen.
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Organisieren von Bibliotheken auf einer Website
Die Art des Ordnens der Dateien in einer Bibliothek hängt von den Anforderungen der Gruppe, von der bevorzugten Speicherart und von der Art des Suchens nach Informationen ab. Mit ein wenig Planung können Sie die für die Gruppe am besten geeignete Struktur besser einrichten. Bibliotheken verfügen über zahlreiche Features, durch die Sie beim Arbeiten mit mehreren Dateien in einer Bibliothek unterstützt werden. Möglicherweise steht sich Ihre Gruppe aber auch mit mehreren Bibliotheken besser.
Speichern von Dokumenten in einer Bibliothek
Mithilfe einer Bibliothek können Sie verschiedene Anforderungen erfüllen. So kann z. B. eine Gruppe an mehreren Projekten arbeiten, oder mehrere Gruppen können an einem Projekt arbeiten. Erwägen Sie für die folgenden Situationen die Verwendung einer einzelnen Bibliothek:
- Ihre Gruppe erfordert das Anzeigen von zusammengefassten Informationen zu oder unterschiedliche Ansichten von demselben Dateisatz. Ein Manager möchte möglicherweise alle Dateien gruppiert nach Abteilung oder Fälligkeitsdatum anzeigen.
- Es soll möglich sein, dass auf einer Website an einem Speicherort nach den Dateien gesucht werden kann.
- Sie möchten für Dateien identische Einstellungen übernehmen, z. B. Verfolgen von Versionen von Dateien oder Anfordern der Genehmigung.
- Die Gruppen, die mit der Bibliothek arbeiten, nutzen gemeinsam ähnliche Eigenschaften, z. B. dieselben Berechtigungsstufen.
- Möglicherweise möchten Sie Informationen zu den Dateien in einem Arbeitsblatt analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen zu den Dateien erhalten.
Für die effiziente Arbeit mit Dokumenten in einer einzelnen Bibliothek können Sie Dateien in einer Bibliothek durch Hinzufügen von Spalten, Definieren von Ansichten oder Erstellen von Ordnern organisieren.
Speichern von Dokumenten in mehreren Bibliotheken
Möglicherweise möchten Sie mehrere Bibliotheken erstellen, wenn erhebliche Unterschiede zwischen den zu speichernden und zu verwaltenden Dateisätzen oder zwischen den Personengruppen, die mit den Dateien arbeiten, bestehen. Verwenden Sie in den folgenden Situationen mehrere Bibliotheken:
- Die Typen von Dateien, die Sie speichern und verwalten möchten, weisen Unterschiede auf, und Sie gehen nicht davon aus, dass sich die Personen regelmäßig eine Zusammenfassung der Dateien ansehen oder die Dateien insgesamt durchsuchen.
- Die Gruppen von Personen, die die Dateien verwenden, sind verschieden und weisen eindeutige verschiedene Berechtigungsstufen auf.
- Sie müssen unterschiedliche Einstellungen, beispielsweise Versionsverwaltung oder Zustimmung, auf unterschiedliche Dateisätze anwenden.
- Sie müssen die Dateien nicht zusammen analysieren oder einheitliche Aktualisierungen zu Dateien empfangen.
- Sie sollten unterschiedliche Optionssätze zum Erstellen neuer Dateien zur Verfügung stellen, oder die Optionen im Menü Neu einer Bibliothek sollten in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden.
Nachfolgend werden Möglichkeiten des effizienten Arbeitens mit mehreren Bibliotheken beschrieben.
Einrichten von Websitevorlagen und -spalten Wenn Ihre Organisation die Einstellungen der Bibliotheken vereinheitlichen möchte, können zu diesem Zweck Websitevorlagen und -spalten eingerichtet werden. Sie können die Einstellungen für mehrere Bibliotheken freigeben, sodass Sie die Einstellungen nicht jedes Mal neu erstellen müssen.
Senden von Dateien an einen anderen Speicherplatz Wenn eine Datei in mehreren Bibliotheken verfügbar sein soll, können Sie die Datei in einer Bibliothek speichern und dann eine Kopie an andere Bibliotheken senden. Sie können wahlweise beim Vornehmen von Änderungen am Original an das Aktualisieren aller Kopien des Dokuments erinnert werden.
Erstellen von Bibliotheksvorlagen Wenn Sie die Einstellungen für Bibliotheken vereinheitlichen oder Eigenschaften für andere Bibliotheken wieder verwenden möchten, können Sie eine Bibliothek als Vorlage speichern. Bibliotheksvorlagen werden als Option auf Ihrer Website verfügbar, wenn Sie im Menü Websiteaktionen auf Erstellen klicken.
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Organisieren von Dateien in einer Bibliothek
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dateien in einer Bibliothek zu organisieren. Sie können Spalten hinzufügen, Ansichten definieren und Ordner erstellen. Jeder Ansatz hat seine eigenen Vorteile, und Sie können die einzelnen Ansätze miteinander kombinieren, um sie den eindeutigen Anforderungen der Bibliothek und Ihres Teams anzupassen.
Hinzufügen von Spalten
Standardmäßig wird in Bibliotheken der Name einer Datei nachverfolgt, sowie Informationen zum Status einer Datei, beispielsweise ob sie eingecheckt ist. Sie können aber zusätzliche Spalten angeben, die die Gruppe beim Kategorisieren und Nachverfolgen von Dateien unterstützen, z. B. ein Kampagnenname, eine Projektnummer oder andere Informationen, die für das Team wichtig sind. Ihnen stehen etliche Optionen für den Typ der zu erstellenden Spalte zur Verfügung, u. a. eine einzelne Textzeile, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus anderen Spalten berechnet wird, oder sogar der Name und das Bild einer Person auf Ihrer Website.
Spalten bieten Spaltenüberschriften, mit denen die Benutzer die Dokumente einfacher sortieren und filtern können. Beim Betrachten von Dateien in einer Bibliothek können Sie die Dateien vorübergehend durch Zeigen auf den Namen einer Spalte, und darauf folgendes Klicken auf den Nach-Unten-Pfeil neben dem Namen sortieren oder filtern. Dies ist hilfreich, wenn die Dateien auf eine bestimmte Art angezeigt werden müssen, die Schritte jedoch nicht jedes Mal beim Anzeigen der Bibliothek wiederholt werden sollen.
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Definieren von Ansichten
Möchten die Benutzer z. B. häufig alle zu einem bestimmten Projekt gehörigen Dokumente sehen oder die Dokumente nach dem Monat der Fälligkeit gruppieren? Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie Dateien häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen, können Sie eine entsprechende Ansicht definieren. Diese Ansicht können Sie immer dann verwenden, wenn Sie mit der Bibliothek arbeiten. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird diese zur Dropdownliste Aktuelle Ansichten im Menüband der Bibliothek hinzugefügt.
Eine Bibliotheksansicht besteht aus einer Auswahl von Spalten auf einer Seite, die Elemente in einer Bibliothek anzeigt und häufig eine bestimmte Sortierreihenfolge, einen Filter, eine Gruppierung und ein benutzerdefiniertes Layout definiert. Bibliotheken können persönliche und öffentliche Ansichten aufweisen. Jede Person mit der Berechtigungsstufe zur Mitwirkung kann eine persönliche Ansicht erstellen, um die Dateien auf eine bestimmte Weise anzuzeigen oder nach den Dateien zu filtern, die angezeigt werden sollen. Wenn Sie über die Berechtigung zum Gestalten einer Bibliothek verfügen, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jede Person beim Anzeigen der Bibliothek anzeigen kann. Sie können auch jede öffentliche Ansicht in die Standardansicht umwandeln, sodass für Personen automatisch diese Ansicht der Bibliothek geöffnet wird.
Wenn Mitglieder der Gruppe die Bibliotheken auf einem mobilen Gerät anzeigen, können Sie sogar mobile Ansichten erstellen und mit Einschränkungen versehen, beispielsweise die maximale Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente festlegen, die für die Bandbreite oder die Gerätebeschränkung optimal ist.
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Erstellen von Ordnern
Ordner (auch als Container bezeichnet) stellen eine weitere Möglichkeit zum Gruppieren und Verwalten von Inhalten in einer Liste oder Bibliothek dar. Wenn Ordner für die Bibliothek aktiviert sind, können Sie den meisten Listen- und Bibliothekstypen Ordner hinzufügen. Wenn ihre Bibliothek viele Elemente enthält, erhöhen Ordner auch die Effizienz beim Zugriff auf diese Elemente. Wenn Sie einen Ordner erstellen, wird hinter den Kulissen ein interner Index erstellt. Dieser interne Index wird auch für den Stammordner oder die oberste Ebene einer Liste oder Bibliothek erstellt. Beim Zugriff auf Elemente in einem Ordner verwenden Sie eigentlich diesen internen Index für den Datenzugriff.
Wenn eine Bibliothek zahlreiche, auf bestimmte Weise gruppierbare Elemente enthält, können Sie Ordner zum Organisieren des Inhalts innerhalb der Bibliothek verwenden. Geeignete Beispiele für Gruppen umfassen Projekte, Teams, Abteilungen, Produktkategorien, Altersbereiche, alphabetische Listen und alphabetische Untergruppen (A-C, D-F usw.). In Ordnern können viele Dateien auf bereits vertraute Weise durchsucht und verwaltet werden.
Eine Bibliothek mit aktivierten Ordnern zeigt Ordner standardmäßig in der Standardansicht der Bibliothek ohne Filter an. Dies ist hilfreich, da Benutzer den entsprechenden Ordner auswählen können, wenn sie neue Dokumente einfügen. Bei der Anzeige aller Ordner sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Element in der Bibliothek außerhalb der Ordner an der falschen Stelle hinzugefügt werden. Sie können Dokumente ganz einfach in anderen Bibliotheksordnern neu organisieren, indem Sie den Befehl Öffnen mit Windows Explorer verwenden, der im Menüband der Bibliothek verfügbar ist.
Hinweis Es kann eine Bibliotheksansicht mit unveränderter Sortierung definiert werden, wobei in diesem Fall nicht die Ordner vor den Elementen in der Ansicht angezeigt werden. Sie sollten diese Option zur Ansichtssortierung nicht verwenden, wenn die Benutzer den richtigen Ordner leicht finden sollen.
Obwohl Bibliotheksordner nicht im Bereich Dokumente der Schnellstartleiste angezeigt werden, kann der Websitebesitzer oder ein Benutzer mit der Berichtigung zum entwerfen einer Website die Strukturansicht aktivieren, die den Bereich Websitehierarchie der Schnellstartleiste anzeigt, und es Ihnen ermöglicht, die Ordner von Bibliotheken zu erweitern, zu reduzieren und einfach zu durchsuchen.
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Kombinieren der Verwendung von Spalten, Ansichten und Ordnern
Alle drei Ansätze können zusammen arbeiten. Dieselben Spalten, mit denen sie Projekte in der Standardansicht einer Bibliothek verfolgen, können zum Erstellen einer Ansicht mit verschiedenen Filterkriterien verwendet werden. Eine Ansicht kann auch dynamisch sortiert und gefiltert werden, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken, um die spontan erforderlichen Inhalte weiter einzugrenzen und zu identifizieren. Wenn in der Bibliothek einer Ordnerstruktur definiert wurde, können Sie eine Bibliotheksansicht "reduzieren", indem Sie die Option Alle Elemente ohne Ordner anzeigen im Bereich Ordner aktivieren, wenn Sie die Ansicht erstellen oder ändern. Die einzelnen Ansätze können einander ergänzen, um den richtigen Inhalt zur richtigen Zeit und auf die für Sie geeignete Weite zu erhalten.
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Weitere Schritte
Nachdem Sie einen Überblick über Bibliotheken erhalten haben, finden Sie nachfolgend allgemeine und hilfreiche Aufgaben, die Sie für Bibliotheken ausführen können.
- Erstellen oder Löschen einer Bibliothek oder eines Ordners in einer Bibliothek
- Hinzufügen, Öffnen und Löschen von Dateien in einer Bibliothek
- Hinzufügen von Spalten zu einer Bibliothek und Erstellen von Bibliotheksansichten
- Arbeiten mit Bibliotheksvorlagen und Inhaltstypen
- Synchronisieren einer SharePoint-Bibliothek auf Ihrem Computer mit Clientprogrammen
- Verschieben und Kopieren von Dokumenten zwischen Bibliotheken
- Verwenden von Workflows mit einer Bibliothek
- Festlegen von Berechtigungen und erweiterten Einstellungen für eine Bibliothek
- Verwenden von Bildbibliotheken
- Verwalten einer Bibliothek mit vielen Dokumenten
Weitere Informationen über diese Aufgaben finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
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