Feststellen mithilfe eines Basisplans, ob sich ein Projekt im Zeitplan befindet

Der Schlüssel zum Überwachen (Überwachung: Anzeigen und Aktualisieren des aktuellen Vorgangsfortschritts, sodass der Fortschritt über die Zeit erkennbar wird, Vorgangsverzögerungen bewertet, geplante oder Basisplandaten mit Ist-Daten verglichen und die prozentuale Fertigstellung von Vorgängen und des Projekts geprüft werden können.) von Fortschritten in Microsoft Office Project 2003 liegt im Basisplan (Basisplan: Die ursprünglichen Projektpläne [bis zu 11 pro Projekt], mit denen der Fortschritt im Verlauf eines Projekts überwacht wird. Der jeweilige Basisplan ist eine Momentaufnahme des Zeitplans für den Zeitpunkt, an dem Sie den Basisplan gespeichert haben, und enthält Informationen zu Vorgängen, Ressourcen und Zuordnungen.). Zum Überwachen von Projekten benötigen Sie eine Vergleichsmöglichkeit. Im Basisplan sind die ursprünglichen Schätzwerte enthalten, im Vergleich zu denen Sie den aktuellen (Aktuell: Informationen, die die Ist-Situation wiedergeben. Beispielsweise ist der aktuelle Anfangstermin eines Vorgangs der Tag, an dem der Vorgang tatsächlich begonnen hat.) Fortschritt eines Projekts überwachen können.

Zu welchem Zeitpunkt und auf welche Weise sollte ein Basisplan erstellt werden?

Welche Informationen werden in einem Basisplan gespeichert?

Wie unterscheiden sich Basispläne und Zwischenpläne?

Welchen Zweck erfüllen Basispläne?

Zu welchem Zeitpunkt und auf welche Weise sollte ein Basisplan erstellt werden?

Im Idealfall erstellen Sie einen Basisplan erst nach Abschluss und Abstimmung des Projektplans. Das Erstellen des Basisplans ist ein unkomplizierter Vorgang. Sie erstellen einfach einen Terminplan (Terminplan: Die zeitliche Festlegung sowie die Abfolge von Vorgängen eines Projekts. Ein Terminplan besteht hauptsächlich aus Vorgängen, Anordnungsbeziehungen, Dauern, Einschränkungen und zeitbezogenen Projektinformationen.). Das Komplizierte daran ist lediglich das Erstellen eines guten Terminplans!

Da der Basisplan die Vergleichswerte für den aktuellen Projektfortschritt bereitstellt, sollten darin möglichst gute Schätzungen für die Vorgangsdauer (Dauer: Die gesamte Spanne der aktiven Arbeitszeit, die für das Beenden eines Vorgangs erforderlich ist. Dies ist im Allgemeinen der Umfang der Arbeitszeit vom Anfang bis zum Ende eines Vorgangs, wie dies durch den Projekt- und Ressourcenkalender definiert ist.), Anfangstermine (Anfangstermin: Das Datum, das als Anfang eines Vorgangs berechnet wurde. Dieses Datum ergibt sich aus den Dauern, Kalendern und Einschränkungen der Vorgänger- und Nachfolgervorgänge. Der Anfangstermin eines Vorgangs hängt auch von seinem eigenen Kalender und seinen eigenen Einschränkungen ab.) und Endtermine (Endtermin: Das Datum, an dem ein Vorgang abgeschlossen sein sollte. Dieses Datum ergibt sich aus dem Anfangstermin, der Dauer, den Kalendern, den Terminen der Vorgänger, den Anordnungsbeziehungen und den Einschränkungen des Vorgangs.), Kosten (Kosten: Die berechneten Gesamtkosten für einen Vorgang, eine Ressource oder eine Zuordnung oder für ein gesamtes Projekt. Diese Kosten werden manchmal als die aktuellen Kosten bezeichnet. In Project werden geplante Kosten normalerweise als Kostenrahmen bezeichnet.) und andere Projektvariablen enthalten sein, die Sie überwachen möchten. Geben Sie Vorgänge ein, richten Sie Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehung: Eine Beziehung zwischen zwei verknüpften Vorgängen. Verknüpft durch eine Beziehung zwischen deren End- und Anfangsterminen. Vier Arten von Anordnungsbeziehungen sind vorhanden: Ende-Anfang [EA], Ende-Ende [EE], Anfang-Anfang [AA] und Anfang-Ende [AE].) ein, und weisen Sie ggf. Ressourcen (Ressourcen: Die Personen, die Sachmittel und das Material, die in einem Projekt verwendet werden, um die Vorgänge zu erledigen.) und Kosten zu. Überprüfen Sie im Anschluss den Terminplan, und passen Sie ihn an.

Speichern Sie den aus Ihrer Sicht optimalen Terminplan nach dem Erstellen und vor Beginn der Überwachung, indem Sie im Menü Extras auf Überwachung zeigen, und klicken Sie dann auf Basisplan speichern. Beim Speichern eines Basisplans werden in Project einfach die Vorgangs-, Ressourcen-, Zuordnungs- und Kosteninformationen in den berechneten Feldern in die Basisplanfelder kopiert.

Wenn sich die Projektplanungsphase als besonders lang erweist oder das Projekt bereits begonnen wurde, Sie jedoch Änderungen am Umfang (Umfang: Die Kombination aller Projektziele und -vorgänge sowie die Arbeit, die zu deren Erledigung erforderlich ist.) genehmigt haben, können Sie mehrere Basispläne speichern, um veränderliche Basisplanwerte zeitabhängig aufzuzeichnen. Diese können Sie später miteinander und mit den aktuellen Werten vergleichen. (Bei Ertragswertanalysen (Ertragswert: Ein Maßstab für die Kosten der Arbeit, die bis zum Statusdatum oder aktuellen Datum ausgeführt wurden. Für einen Ertragswert werden die ursprünglichen Kostenschätzungen, die mit einem Basisplan gespeichert wurden, und die Ist-Kosten der Arbeit zum entsprechenden Datum verwendet. Auf diese Weise wird ermittelt, ob die bisher angefallenen Kosten den Kostenrahmen einhalten.) können Sie die für Ertragswertberechnungen zu verwendenden Basisplanwerte angeben.)

In einem Projektplan können bis zu 11 Basispläne gespeichert werden. Die Basispläne werden Basisplan (im Falle des zuerst gespeicherten Basisplans) und Basisplan1 bis Basisplan10 benannt. Bei jedem Speichern eines Basisplans werden Datum und Uhrzeit aufgezeichnet. Auf diese Weise können die eventuelle Verwendung und der letzte Speichervorgang eines Basisplans problemlos ermittelt werden.

 Hinweis   Das Speichern mehrerer Basispläne ist besonders bei Projekten nützlich, deren geplante (Berechnet: Die aktuellsten Informationen zu einem Projekt. Sie umfassen folgende Angaben: die aktuellen und verbleibenden Termine, Dauern und Kosten für bereits begonnene Vorgänge und die neuesten berechneten Termine, Dauern und Kosten für Vorgänge, die noch nicht angefangen haben.) Vorgänge oder Kosten sich erheblich geändert haben, so dass die ursprünglichen Basisplandaten nicht mehr relevant sind.

Welche Informationen werden in einem Basisplan gespeichert?

Der Basisplan enthält alle wichtigen Informationen zum Projekt: Vorgänge, Ressourcen, Zuordnungen (Zuordnung: Eine bestimmte Ressource, die einem bestimmten Vorgang zugeordnet ist.) und Kosten.

Basispläne stellen keine selbständigen Dateien dar. Beim Speichern eines Basisplans werden in Project einfach die Informationen in den berechneten Feldern in die Basisplanfelder kopiert.

Das kann zum Beispiel bedeuten, dass beim Speichern eines Basisplans die Informationen aus den Feldern für Anfang bzw. Ende in die Felder Anfang bzw. Ende des Basisplans kopiert werden. Wenn Sie mehrere Basispläne speichern, werden in Project die Informationen in die Felder für Anfang bzw. Ende von Basisplan1 usw. kopiert.

Folgende Vorgangsinformationen werden in Project im Basisplan gespeichert:

Folgende Ressourceninformationen werden in Project im Basisplan gespeichert:

  • Ressourcenname
  • Arbeit
  • Kosten
  • Zeitphasen-Arbeitswerte
  • Zeitphasen-Kostenwerte

Folgende Zuordnungsinformationen werden in Project im Basisplan gespeichert:

  • Anfangs- und Endtermine
  • Arbeit
  • Kosten
  • Zeitphasen-Arbeitswerte
  • Zeitphasen-Kostenwerte

 Hinweis   Sie können aus einem Basisplan alle Daten löschen, indem Sie den Basisplan löschen, wenn zum Beispiel das Projekt abgeschlossen wurde und Sie den Projektplan als Vorlage (Projektvorlage: Ein Project-Dateiformat [MPT], mit dessen Hilfe vorhandene Terminpläne als Ausgangsbasis zum Erstellen neuer Terminpläne verwendet werden können. In eine Projektvorlage können Vorgangs- und Ressourceninformationen, Formatierungen, Makros und projektspezifische Einstellungen aufgenommen werden.) für ein zukünftiges Projekt verwenden möchten. In Project werden aus dem Projektplan alle Basisplanwerte gelöscht. Ein selektives Löschen einzelner Werte ist nicht möglich.

Wie unterscheiden sich Basispläne und Zwischenpläne?

Ein Basisplan besteht aus den ursprünglichen Schätzungen für Anfangs- und Endtermine, Dauer, Arbeit und Kosten, die Sie nach Abschluss und Optimierung des Projektplans und vor Beginn des Projekts gespeichert haben. Er bildet die wichtigste Referenz für das Einschätzen von Änderungen am Projekt. Basispläne sind umfangreich, da sie etwa 20 verschiedene Informationen enthalten, einschließlich Gesamt- und Zeitphaseninformationen zu Vorgängen, Ressourcen und Zuordnungen.

Ein Zwischenplan (Zwischenplan: Eine Gruppe von Vorgangsanfangs- und Vorgangsendterminen, die Sie in verschiedenen Stadien eines Projekts speichern können. Sie können einen Zwischenplan mit dem Basisplan oder dem aktuellen Plan vergleichen, um den Projektfortschritt oder -rückstand zu überwachen. Sie können bis zu 10 Zwischenpläne speichern.) besteht aus aktuellen Projektdaten, die Sie nach Projektbeginn speichern und mit den Daten des Basisplans vergleichen, um den Projektfortschritt bewerten zu können. In einem Zwischenplan werden nur zwei Angaben gespeichert, die aktuellen Anfangs- und Endtermine von Vorgängen. Sie können bis zu 10 Zwischenpläne speichern.

Wenn Sie während der Planungsphase zu bestimmten Zeitpunkten Momentaufnahmen von umfassenden Projektdaten benötigen, sollten Sie mehrere Basispläne speichern, beispielsweise immer bei Erreichen eines größeren Meilensteins (Meilenstein: Ein Referenzpunkt, der ein wichtiges Ereignis in einem Projekt markiert und zum Überwachen des Projektverlaufs verwendet wird. Alle Vorgänge mit einer Dauer von Null werden automatisch als Meilenstein angezeigt. Sie können jeden Vorgang beliebiger Dauer als Meilenstein markieren.) in der Planung. Müssen Sie dann nach Projektbeginn nur Anfangs- und Endtermine speichern, können Sie mehrere Zwischenpläne speichern. Hierfür empfehlen sich monatliche oder vierteljährliche Abstände.

Welchen Zweck erfüllen Basispläne?

Für die Überwachung von Fortschritten sind Basispläne unerlässlich. Die enthaltenen ursprünglichen Schätzungen bilden ständige Referenzpunkte für den Vergleich mit aktualisierten Informationen für Vorgänge, Ressourcen, Zuordnungen und Kosten einschließlich der aufgezeichneten aktuellen Werte. Beispiele für aktuelle Informationen sind die aktuelle Vorgangsdauer, Ressourcenkosten nach Zeitphasen sowie abgeschlossene Arbeiten an einer Zuordnung.

Sie können die Fortschritte eines gespeicherten Basisplans überwachen, indem Sie die Abweichungen (Abweichung: Der Unterschied zwischen den berechneten und den geplanten Vorgangs- oder Ressourceninformationen. Abweichungen treten normalerweise auf, wenn Sie einen Basisplan festlegen und damit beginnen, aktuelle Informationen in den Terminplan einzugeben. Abweichungen können bei der Arbeit, bei den Kosten und beim Terminplan auftreten.) zwischen den Schätzwerten im Basisplan und in den berechneten Daten anzeigen. Wenn Sie z.B. die Vorgangskosten auf 43,22 € einschätzen, jedoch berechnete Kosten von 51,86 € verzeichnen, beträgt die Kostenabweichung (Kostenabweichung (KA): Die Differenz zwischen den Soll-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit [SKAA] eines Vorgangs und den Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit [IKAA]. Ist der KA-Wert positiv, liegen die Kosten zurzeit unter dem veranschlagten Betrag. Ist der KA-Wert negativ, überschreiten die Kosten für den Vorgang derzeit den Kostenrahmen.) 8,64 €. Wenn Sie Abweichungen regelmäßig überwachen, können Sie früher Schritte einleiten, um das Projekt im Plan zu halten. Basisplaninformationen und deren berechnete Abweichungen werden in Project in einer Vielzahl von Ansichten (Ansicht: Eine Kombination aus einer oder mehreren Ansichten ["Balkendiagramm", "Ressource: Tabelle" usw.] und bei Bedarf auch von einer Tabelle und einem Filter. Verwenden Sie Ansichten, um mit Informationen in einer Vielzahl von Formaten zu arbeiten. Drei Ansichtsarten sind verfügbar: Diagramme oder Grafiken, Tabellen und Masken.) verwendet. Zum Anzeigen von Basisplanfeldern in einer Tabellenansicht können Sie die Tabelle mit Abweichungen oder die Tabelle Überwachung verwenden.

Denken Sie daran, dass eine Überwachung nur möglich ist, wenn Sie über eine Vergleichsmöglichkeit verfügen. Wenn Sie zum Beispiel vor dem Speichern des Basisplans keine Ressourcenkosten eingegeben haben, können Sie keine Abweichungen für Ressourcenkosten anzeigen.

 Tipp   Wenn die Basisplaninformationen regelmäßig von den aktuellen Daten abweichen, ist der Originalplan ungenau. Normalerweise ist dies bei Änderungen von Umfang oder Art des Projekts der Fall.

Basispläne stellen in Project ein wichtiges Tool für den Vergleich der aktuellen Fortschritte mit den ursprünglichen Plänen dar. Nur über diese Vergleiche können Sie feststellen, ob sich ein Projekt wirklich im Plan befindet.