Verwenden von "Aufräumen von Unterhaltungen" zum Löschen überflüssiger Nachrichten

Mithilfe des neuen Features "Aufräumen von Unterhaltungen" in Microsoft Outlook 2010 können Sie die Anzahl von Nachrichten in den E-Mail-Ordnern verringern. Überflüssige Nachrichten in einer Unterhaltung werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben.

Was ist eine Unterhaltung?

Möglicherweise ist Ihnen eine Unterhaltung unter dem Begriff "E-Mail-Thread" bekannt. Bei einer Unterhaltung handelt es sich um die vollständige Kette der E-Mail-Nachrichten – von der ersten Nachricht bis zu sämtlichen Antworten. Die Nachrichten einer Unterhaltung weisen denselben Betreff auf.

Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht an eine Person senden und diese darauf antwortet, entsteht eine Unterhaltung. In vielen Unterhaltungen werden viele Antworten hin und her gesendet, oder es antworten mehrere Personen auf bestimmte Teile der Unterhaltung.

Was geschieht beim Aufräumen von Unterhaltungen?

Beim Aufräumen von Unterhaltungen wird der Inhalt der einzelnen Nachrichten in der Unterhaltung ausgewertet. Wenn eine Nachricht in einer der Antworten vollständig enthalten ist, wird die vorherige Nachricht gelöscht. Lesen Sie dazu das nachstehende Beispiel.

Julius sendet eine Nachricht an Melissa und Andreas. Melissa antwortet Julius und Andreas; in ihrem Outlook-Nachrichtentext ist die gesamte Originalnachricht von Julius enthalten. Jetzt sieht Andreas Melissas Nachricht und sendet seine Antwort an Julius und Melissa. Andreas' Antwort umfasst alle vorherigen Nachrichten der Unterhaltung. Mit "Aufräumen von Unterhaltungen" können sämtliche Nachrichten gelöscht werden – mit Ausnahme von Andreas' letzter Nachricht, weil diese Nachricht eine Kopie aller vorherigen Nachrichten enthält.

Das Aufräumen von Unterhaltungen eignet sich am besten bei Unterhaltungen mit zahlreichen Antworten in beide Richtungen, insbesondere wenn viele Personen beteiligt sind.

Entfernen überflüssiger Nachrichten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Aufräumen.

Befehl 'Aufräumen' im Menüband

  1. Klicken Sie auf eines der folgenden Elemente:
  • Unterhaltung aufräumen    Die aktuelle Unterhaltung wird überprüft, und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.
  • Ordner aufräumen    Alle Unterhaltungen im ausgewählten Ordner werden überprüft, und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.
  • Ordner und Unterordner aufräumen    Alle Unterhaltungen im ausgewählten Ordner und allen darin enthaltenen Ordnern werden überprüft, und überflüssige Nachrichten werden gelöscht.

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Ändern der Optionen zum Aufräumen von Unterhaltungen

Sie können angeben, welche Nachrichten nicht in das Aufräumen einbezogen und wohin gelöschte Nachrichten verschoben werden sollen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Optionen.
  3. Klicken Sie auf E-Mail.
  4. Führen Sie unter Unterhaltung aufräumen eine der folgenden Aktionen aus:
  • Soll der Speicherort geändert werden, an den die gelöschten Elemente verschoben werden, klicken Sie bei Aufgeräumte Elemente werden in folgenden Ordner verschoben auf Durchsuchen, und wählen Sie einen Outlook-Ordner aus. Nachrichten werden standardmäßig in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Wenn Ihr Outlook-Profil mehrere E-Mail-Konten enthält, verfügt jedes Konto über einen eigenen Ordner Gelöschte Elemente. Nachrichten werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, der dem jeweiligen E-Mail-Konto entspricht.
  • Soll die Ordnerstruktur von Elementen repliziert werden, die mit Aufräumen gelöscht wurden (bei Verwendung des Befehls Ordner und Unterordner aufräumen), wählen Sie Beim Aufräumen von Unterordnern die Ordnerhierarchie im Zielordner neu herstellen aus.
  • Sollen noch nicht gelesene Nachrichten immer beibehalten werden, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Ungelesene Nachrichten nicht verschieben. Diese Option sollten Sie möglichst nicht auswählen. Die verbleibenden Nachrichten der Unterhaltung umfassen alle gelöschten Nachrichten, einschließlich derjenigen, die Sie möglicherweise nicht gelesen haben.
  • Sollen kategorisierte Nachrichten immer beibehalten werden, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kategorisierte Nachrichten nicht verschieben. Diese Option sollten Sie auswählen. Kategorien gelten für bestimmte Nachrichten, und das Löschen einer kategorisierten Nachricht würde zum Verlust dieser Nachricht führen.
  • Sollen gekennzeichnete Nachrichten immer beibehalten werden, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Gekennzeichnete Nachrichten nicht verschieben. Diese Option sollten Sie auswählen. Kennzeichnungen gelten für bestimmte Nachrichten, und das Löschen einer gekennzeichneten Nachricht würde zum Verlust dieser Nachricht führen.
  • Sollen digital signierte Nachrichten immer beibehalten werden, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Digital signierte Nachrichten nicht verschieben. Diese Option sollten Sie auswählen.
  • Soll die Originalnachricht immer beibehalten werden, wenn die in Antworten enthaltene Nachricht von einer anderen Person geändert wurde, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Wenn eine Nachricht von einer Antwort geändert wird, das Original nicht verschieben. Diese Option sollten Sie auswählen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie über eine vollständige Aufzeichnung des gesamten Inhalts der Unterhaltung verfügen, falls eine Person die in einer Antwort enthaltene Nachricht ändert.

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Zutreffend für:
Outlook 2010