Bei einer Regel handelt es sich um eine Aktion, die von Microsoft Outlook basierend auf von Ihnen festgelegten Bedingungen automatisch bei eingehenden oder ausgehenden Nachrichten ausgeführt wird. Sie können eine Regel auf Grundlage einer Vorlage, einer Nachricht oder mithilfe eigener Bedingungen erstellen.
Inhalt dieses Artikels
Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln
Eine Regel ist eine Aktion, die von Microsoft Outlook automatisch ausgeführt wird, wenn eine Nachricht eingeht oder gesendet wird, die den in der Regel festgelegten Bedingungen entspricht. Sie können viele Bedingungen und Aktionen auswählen, indem Sie den Regel-Assistenten verwenden. Regeln unterstützen Sie dabei, den Überblick zu behalten und auf dem Laufenden zu bleibenden.
Regeln können in zwei Kategorien unterteilt werden: Organisation und Benachrichtigung. Regeln gelten nur für ungelesene Nachrichten, nicht für gelesene.
Der Regel-Assistent enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln, z. B.:
- Den Überblick behalten Hierbei handelt es sich um Regeln, mit denen Sie Nachrichten ablegen und nachverfolgen können. So können Sie z. B. eine Regel für Nachrichten von einem bestimmten Absender, z. B. Franz Kohl, mit dem Wort "Verkauf" in der Zeile Betreff als Nachverfolgung kennzeichnen, als "Verkauf" kategorisieren und in einen Ordner namens "Franz' Verkäufe" verschieben.
- Auf dem Laufenden bleiben Hierbei handelt es sich um Regeln, anhand derer Sie benachrichtigt werden, wenn Sie eine bestimmte Nachricht erhalten. So können Sie z. B. eine bestimmte Regel erstellen, die automatisch eine Benachrichtigung an Ihr Mobiltelefon sendet, wenn Sie eine Nachricht von einem Familienmitglied erhalten.
- Regel ohne Vorlage erstellen Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie völlig neu erstellen.
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Erstellen einer Regel
- Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktionen auf Regeln, und klicken Sie dann auf Regeln und Warnungen verwalten.
- Wenn Sie über mehrere E-Mail-Konten verfügen, wählen Sie in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden den gewünschten Posteingang aus, und klicken Sie dann auf Neue Regel.
Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie eine Regel auf Grundlage einer Vorlage erstellen möchten:
- Wählen Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen aus der Vorlagenauflistung Den Überblick behalten oder Auf dem Laufenden bleiben die gewünschte Vorlage aus.
- Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert. Wenn Sie z. B. auf die Verknüpfung einer Person/Verteilerliste klicken, wird das Adressbuch geöffnet.
- Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, denen die Nachrichten entsprechen sollen, damit die Regel angewendet werden kann.
- Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert, falls nicht bereits geschehen, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.
- Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert, falls nicht bereits geschehen, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen zur Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie zum Fertigstellen der Regel einen Namen für die Regel ein, und wählen Sie dann alle weiteren gewünschten Optionen aus.
- Wenn Sie diese Regel für Nachrichten ausführen möchten, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im "Ordner" befinden.
- Wenn Sie diese Regel auf alle E-Mail-Konten und dem mit den jeweiligen Konten verknüpften Posteingang anwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.
- Klicken Sie auf Fertig stellen.
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Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Regel zu erstellen, indem Sie die Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen selbst auswählen:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktionen auf Regeln.
- Wenn Sie über mehrere E-Mail-Konten verfügen, wählen Sie in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden den gewünschten Posteingang aus.
- Klicken Sie auf Neue Regel.
- Wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder Nachrichten bei Ankunft prüfen oder Nachrichten nach dem Senden prüfen, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die von den Nachrichten erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet werden kann.
- Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert, falls nicht bereits geschehen, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.
- Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert, falls nicht bereits geschehen, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen zur Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie zum Fertigstellen der Regel einen Namen für die Regel ein, und wählen Sie dann alle weiteren gewünschten Optionen aus.
- Wenn Sie diese Regel für Nachrichten ausführen möchten, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im "Ordner" befinden.
- Wenn Sie diese Regel auf alle E-Mail-Konten und dem mit den jeweiligen Konten verknüpften Posteingang anwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.
- Klicken Sie auf Fertig stellen.
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Sie können eine Regel direkt aus einer Nachricht erstellen. So können Sie z. B. eine Regel erstellen, um Nachrichten von einer bestimmten Person in einen bestimmten Ordner zu verschieben.
Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie eine Regel auf Grundlage einer Nachricht erstellen möchten:
- Klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie eine Regel erstellen möchten. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktionen auf Regeln, und klicken Sie dann auf Regel erstellen.
- Aktivieren Sie im Dialogfeld Regel erstellen die Kontrollkästchen für die gewünschten Bedingungen. Viele Optionen enthalten bereits Informationen aus der ausgewählten Nachricht.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.
- Klicken Sie auf einen vorhandenen Ordner, oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Ordner zum Speichern der Nachrichten zu erstellen.
- Wenn Sie weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und befolgen Sie die restlichen Anweisungen des Regel-Assistenten.
Tipp Wenn Sie die Regel sofort ausführen möchten, aktivieren Sie auf der letzten Seite des Regel-Assistenten das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner "Ordner" befinden.
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Manuelles Ausführen einer Regel
Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie eine Regel oder mehrere Regeln manuell ausführen möchten:
- Klicken Sie im Menü Aktionen auf Regeln.
- Deaktivieren Sie im Dialogfeld Regeln und Warnungen verwalten die Regel, indem Sie das Kontrollkästchen neben der Regel deaktivieren.
- Klicken Sie auf Regeln jetzt anwenden.
- Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben der Regel, die Sie ausführen möchten.
- Klicken Sie im Feld Anwenden im Ordner auf Durchsuchen, und wählen Sie dann den Ordner aus, auf den die Regel angewendet werden soll.
- Klicken Sie im Listenfeld Regeln anwenden auf auf die Kategorie von Nachrichten, auf die die Regel angewendet werden soll.
Sie können die Regel z. B. nur auf die ungelesenen Nachrichten in einem Ordner anwenden.
- Klicken Sie auf Jetzt ausführen.
Ausnahmen
Unter speziellen Umständen können Sie Ihren Regeln Ausnahmen hinzufügen, z. B. wenn eine Nachricht für eine Nachverfolgungsaktion oder mit hoher Wichtigkeit markiert ist. Wenn eine dieser Ausnahmen zutrifft, wird auf eine Nachricht keine Regel angewendet.
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Serverbasierte und Nur-Client-Regeln
Serverbasierte Regeln Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto verwenden, können Sie serverbasierte Regeln erstellen. Diese Regeln werden auf Ihr Postfach angewendet, selbst wenn Outlook nicht ausgeführt wird. Serverbasierte Regeln müssen auf Nachrichten angewendet werden, sobald diese an Ihren Posteingang übermittelt werden. Außerdem müssen die Regeln auf dem Server vollständig ausgeführt werden können. Eine Regel, mit der angegeben wird, dass eine Nachricht gedruckt werden soll, kann erst ausgeführt werden, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurde. Wenn eine Regel auf dem Server nicht angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook angewendet und wird zu einer Nur-Client-Regel.
Nur-Client-Regeln Nur-Client-Regeln sind Regeln, die nur auf Ihrem Computer ausgeführt werden. Dabei handelt es sich um Regeln, die erst ausgeführt werden können, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurden, z. B. eine Regel, mit der angegeben wird, dass bestimmte Nachrichten gedruckt werden sollen. Nur-Client-Regeln können nur ausgeführt werden, wenn Outlook ausgeführt wird.
Wenn Ihre Regelliste beide Regeltypen aufweist, werden zuerst die serverbasierten und dann die Nur-Client-Regeln ausgeführt.
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Anwenden von Regeln auf andere Outlook-Elemente
Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten
Wenn Regeln angewendet werden, werden Übermittlungsbestätigungen, Lesebestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten wie Nachrichten behandelt. Wenn mit einer Regel beispielsweise Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) mit dem Wort Besprechung im Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate oder automatische Antworten mit dem Wort Besprechung im Betreff verschoben.
Hinweis Wenn mit einer Regel Abstimmungsresultate aus dem Ordner Posteingang in einen anderen Ordner verschoben werden, wirkt sich dies auf den Abstimmungsverlauf aus. Wenn Sie eine gesendete Nachricht öffnen, in der eine Abstimmungsschaltfläche enthalten war, werden die Antworten, die von einer Regel verschoben wurden, nicht in den Verlaufsinformationen berücksichtigt. Das manuelle Verschieben oder Löschen einer Antwort wirkt sich nicht auf den Verlauf aus.
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Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente
Beim Anwenden von Regeln werden Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente als Nachrichten behandelt. Wenn Sie beispielsweise eine Regel erstellen, mit der Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) mit dem Wort Besprechung im Feld Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Aufgaben- oder Besprechungsanfragen, die die Bedingung erfüllen, verschoben. Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Regeln für diese Elementtypen jedoch die folgenden Einschränkungen:
- Ein Element, das in einen Ordner verschoben wird, der kein Nachrichtenordner ist, funktioniert nach dem Verschieben möglicherweise nicht wie erwartet. Wird beispielsweise eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.
- Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage mithilfe einer Regel in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben wird, wird die Antwort nicht vom Originalelement berücksichtigt.
- Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender eingetragen.
- Regeln für ausgehende Nachrichten werden nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen angewendet.
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Kontaktgruppen
Eine Regel, die eine Verteilerliste umfasst, kann sich je nach Erstellungsweise der Regel anders verhalten:
- An eine Kontaktgruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben Diese Regel ist nur verfügbar, wenn Sie ein Exchange-Konto verwenden. Nur an die Kontaktgruppe gesendete Nachrichten werden in den angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die Mitglied der Kontaktgruppe sind, werden nicht in den angegebenen Ordner verschoben.
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Weiterleiten von Nachrichten an Adressen außerhalb der Organisation
Wenn Sie ein Exchange 2010-Konto verwenden, können Sie keine Regeln verwenden, um Nachrichten an E-Mail-Adressen außerhalb der Organisation weiterzuleiten. Mithilfe dieser Einstellung kann verhindert werden, dass interne Unternehmensinformationen offen gelegt werden. Nur ein Exchange-Administrator kann diese Einstellung ändern.
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