Öffnen, Bearbeiten und Aktualisieren von Dateien von einer SharePoint-Website

Sie können mit Microsoft Office Outlook 2007 eine Verbindung mit einer Bibliothek auf einer SharePoint-Website herstellen und die Dateien durchsuchen und bearbeiten. Nachdem Sie die SharePoint-Bibliothek mit Outlook verbunden haben, können Sie die Dateien auf Ihrer Festplatte bearbeiten, sogar wenn Sie nicht im Büro sind.

 Hinweis   Die in diesem Artikel beschriebenen Features können auf SharePoint-Websites verwendet werden, auf denen Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Versionen von Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien auf dem Server ausgeführt werden, wenden Sie sich an den Serveradministrator.

Inhalt dieses Artikels


Übersicht

Wenn Sie häufig Outlook für die Verwaltung von Informationen nutzen, ziehen Sie es möglicherweise vor, die Dateien Ihrer SharePoint-Bibliothek direkt in Office Outlook 2007 zu bearbeiten, statt einen Webbrowser dafür zu verwenden. Sie beantworten z. B. eine E-Mail und müssen dann auf Teamrichtlinien auf der SharePoint-Website Bezug nehmen. Wenn die SharePoint-Bibliothek mit Outlook verbunden ist, können Sie nach der Datei wie nach einer E-Mail-Nachricht suchen und sie anzeigen, ohne Outlook zu verlassen.

Dokumente aus der SharePoint-Bibliothek in Outlook

Legende 1 In Outlook 2007 können Sie die Ansicht einer SharePoint-Bibliothek auf verschiedene Arten anordnen und sortieren.
Legende 2 Der rote Pfeil wird angezeigt, wenn Sie eine Datei offline bearbeiten. Sie können auf den Pfeil klicken, um weitere Informationen zum Dateistatus zu sehen, z. B. das Datum der letzten Änderung.

Ein weiterer Vorteil der Bearbeitung von Dateien über Outlook ist, dass die Dateien auf Ihrer Festplatte gespeichert werden, während Sie sie bearbeiten. Dies geht normalerweise schneller, als die Bearbeitung auf einem Server.

Wann sollten Dateien in Outlook bearbeitet werden

Das Bearbeiten von Dateien der SharePoint-Website in Outlook empfiehlt sich für das Durchsuchen und Bearbeiten von herkömmlichen Dateien, die in der Dokumentbibliothek gespeichert sind, z. B. Dokumente, Arbeitsblätter und Präsentationen. Sie können auch Dateien in anderen Arten von Bibliotheken wie Bildbibliotheken durchsuchen. Komplexere Datenoperationen, wie die Arbeit mit benutzerdefinierten Listen oder die Aktualisierung von Datenbankanwendungen, sollten besser direkt auf der SharePoint-Website verarbeitet werden. Möchten Sie die Einstellungen oder Struktur einer Bibliothek ändern oder eine neue Bibliothek erstellen, sollten Sie die Bibliothek direkt auf der SharePoint-Website bearbeiten.

Sie können Dateien aus vielen Anwendungen in Office Outlook 2007 öffnen. Ist die Datei mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007 kompatibel, können Sie die Datei auch bearbeiten und anschließend die Änderungen auf dem Server aktualisieren. Beispiele kompatibler Dateien sind Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsblätter, Microsoft Office PowerPoint 2007-Präsentationen und Microsoft Office Word 2007-Dokumente.

Sie können die Dateien auch offline bearbeiten, z. B. im Flugzeug. Zurück im Büro können Sie dann die Versionen auf der SharePoint-Website aktualisieren.

Ihre Änderungen einer Datei werden nicht automatisch auf dem Server aktualisiert, während Sie die Datei bearbeiten und speichern. So können Sie Offlinedateien schneller bearbeiten, da der Computer keine Verbindung mit dem Server herstellen muss, während Sie arbeiten. Wenn Sie die Datei schließen, werden Sie aufgefordert, die Änderungen auf dem Server zu aktualisieren. Nur die an bestimmten Dateien vorgenommenen Änderungen werden aktualisiert. Outlook muss also nicht die gesamte Bibliothek mit dem Server synchronisieren.

Nimmt ein anderer Benutzer Änderungen an einer Datei vor, bevor Sie die Datei auf dem Server aktualisieren, müssen Sie beim Aktualisieren der Datei auf dem Server angeben, ob Sie die Änderungen zusammenführen möchten bzw. welche Version der Datei Sie behalten möchten. Sie können verhindern, dass andere Änderungen an einer Datei vornehmen, indem Sie die Datei vor der Bearbeitung auschecken.

Wo werden die Dateien in Outlook angezeigt

Wenn Sie eine Verbindung zwischen einer SharePoint-Bibliothek und Office Outlook 2007 herstellen, wird die Bibliothek in einem Ordner namens SharePoint-Listen angezeigt. In diesem Ordner können Sie die üblichen in Outlook verwendeten Überwachungs- und Kommunikationsfeatures verwenden, z. B. Kennzeichnen einer Datei zur Nachverfolgung, Einordnen der Datei in Kategorien und Weiterleiten der Dateien an Kollegen. Die mit Outlook angewendeten Kennzeichen und Kategorien sind nicht verfügbar, wenn Sie in einem Webbrowser an der Website arbeiten. Sei können damit aber die Arbeit in Outlook besser strukturieren.

Bei der Arbeit in Outlook können Sie mithilfe der Suchordner, die in Outlook im Ordner SharePoint-Listen zur Verfügung stehen, leicht nach Dateien suchen. In Suchordnern werden keine Elemente gespeichert, sondern sie stellen Ansichten dar, mit denen Sie schnell Elemente finden können, die in anderen Ordnern gespeichert sind.

Genau wie die Nachrichten im Posteingang angezeigt werden, können Sie die Namen von Dateien in der Bibliothek sehen, sie durchsuchen und öffnen. Alle Ordnerstrukturen in der Bibliothek werden auch in Outlook angezeigt. Durch die Dateien wird Ihr Posteingang nicht vergrößert. Sie werden in einer Persönliche Ordner-Datei (PST) auf der Festplatte gespeichert.

Sie können auch eine einzelne Datei oder einen einzelnen Ordner herunterladen, wenn Sie nur damit in Outlook arbeiten möchten. Befinden sich die Datei oder die Dateien, die Sie bearbeiten, in Ordnern, wird von Outlook auch die Ordnerstruktur heruntergeladen. Sie können aber keine gefilterte Ansicht einer Bibliothek herunterladen, z. B. die Dateien, die von einer bestimmten Abteilung erstellt wurden.

Anzeigen einer Vorschau von Dateien in Outlook

Im Vorschaufenster in Office Outlook 2007 können Sie eine Vorschau vieler Dateitypen anzeigen, die in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert sind. Weitere Informationen zum Status der Datei, z. B. das Datum der letzten Bearbeitung, kann oben in der Datei angezeigt werden.

Informationen zu einer Datei aus einer SharePoint-Bibliothek im Vorschaufenster

 Hinweis   Verfügen Sie über eine umfangreiche Bibliothek, kann ein Administrator steuern, ob die Kopfzeile (wie der Titel und einige Eigenschaften) einer Datei oder die gesamte Datei heruntergeladen wird. Wenn standardmäßig nur die Kopfzeilen heruntergeladen werden, können Sie nach Bedarf einzelne Dateien herunterladen.

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Verbinden einer SharePoint-Bibliothek mit Outlook

  1. Öffnen Sie in einem Webbrowser die Bibliothek auf der SharePoint-Website.

Wenn Sie die Bibliothek nicht finden können, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  1. Klicken Sie im Menü Aktionen Menü 'Aktionen' auf Mit Outlook verbinden.

Menü 'Aktionen' in 'Freigegebene Dokumente'

  1. Wenn Sie dazu aufgefordert werden zu bestätigen, dass Sie die Bibliothek mit Outlook verbinden möchten, klicken Sie auf Ja.

In Outlook wird die Bibliothek in der Ordnerliste in einem neuen Ordner namens SharePoint-Listen hinzugefügt.

Wenn Sie auf die hinzugefügte Bibliothek klicken, werden die Dateien darin wie E-Mail-Nachrichten angezeigt. Doppelklicken Sie auf die Datei, um sie zu öffnen, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, um weitere Optionen anzuzeigen.

 Hinweise 

  • Wenn die Bibliothek Ordner enthält und Sie alle Ordner und Dateien mit Outlook verbinden möchten, zeigen Sie die oberste Ebene der Bibliothek an, bevor Sie sie mit Outlook verbinden. Wenn Sie beim Verbinden die Inhalte eines Ordners in der Bibliothek durchsuchen, werden nur die Inhalte des Ordners verbunden.
  • Wenn Sie nur die Inhalte eines Ordners mit Outlook verbinden möchten, haben Sie zwei Optionen. Ist der Ordner mit den Dateien nicht geöffnet, zeigen Sie auf den Ordner, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Mit Outlook verbinden. Ist der Ordner, den Sie verbinden möchten, bereits geöffnet, folgen Sie den Schritten zum Verbinden einer Bibliothek, indem Sie im Menü Aktionen auf Mit Outlook verbinden klicken.

 Tipp   Nachdem Sie eine Bibliothek mit Outlook verbunden haben, können Sie eine Freigabenachricht an andere Teammitglieder senden, mit der diese dazu eingeladen werden, eine Verbindung mit der Bibliothek herzustellen. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf den Bibliotheksnamen, und klicken Sie dann auf 'Bibliotheksname' freigeben. Damit wird eine E-Mail-Nachricht erstellt, die einen Hyperlink und einen Befehl für die Verbindung mit der Bibliothek enthält.

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Herunterladen einer Datei aus einer SharePoint-Bibliothek nach Outlook

Bei sehr umfangreichen Bibliotheken kann Outlook nur eine Liste der verfügbaren Dateien herunterladen, damit Sie dann nur die gewünschten Dateien herunterladen können. Outlook kann aber auch zuerst nur eine Liste der Dateien herunterladen und anschließend über einen Zeitraum hinweg alle Dateien herunterladen. So können Sie die Liste der Dateien schneller anzeigen. Ihr Administrator kann außerdem angeben, dass nicht alle Dateien automatisch heruntergeladen werden.

Haben Sie eine Datei nicht heruntergeladen, wird sie in der Gruppe Zum Herunterladen verfügbar in der Nachrichtenliste angezeigt. Sie können die Datei markieren, sodass sie bei der nächsten Ausführung des Befehls Senden/Empfangen heruntergeladen wird. Sie können sie aber auch direkt herunterladen, wenn eine Verbindung mit der SharePoint-Website besteht.

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste in der Gruppe Zum Herunterladen verfügbar mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie herunterladen möchten.

 Tipp   Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen, indem Sie die STRG-TASTE gedrückt halten, während Sie auf die Kopfzeilen der Dateien klicken.

  1. Klicken Sie im Kontextmenü auf Dokument(e) für den Download markieren.

 Hinweis   In der Vorschau einer Datei, die noch nicht heruntergeladen wurde, kann die Schaltfläche Dieses Dokument herunterladen angezeigt werden. Sie können zum Herunterladen des Dokuments auf diese Schaltfläche klicken, falls eine Verbindung mit dem Server besteht.

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Öffnen einer Datei aus einer SharePoint-Bibliothek mit Outlook

Sie können eine Datei erst in Office Outlook 2007 öffnen, nachdem Sie die Bibliothek mit Outlook verbunden haben. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer SharePoint-Bibliothek mit Outlook in diesem Artikel.

Wenn Sie die Dateien in Outlook heruntergeladen haben, können die Dateien auch geöffnet werden, wenn Sie offline arbeiten. Zum Überprüfen, ob die Dateien verfügbar sind, wechseln Sie in eine Ansicht, in der die Dateien entsprechend ihrer Verfügbarkeit angeordnet werden. Alle noch nicht heruntergeladenen Dateien werden in der Gruppe Zum Herunterladen verfügbar angezeigt. Verknüpfungen zu allgemeinen Informationen über das Anordnen von Ansichten in Outlook finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Erweitern Sie unter E-Mail im Navigationsbereich den Ordner SharePoint-Listen, und wählen Sie dann den Namen der SharePoint-Bibliothek aus.

Wird kein Ordner SharePoint-Listen angezeigt, klicken Sie auf den Pfeil neben Alle E-Mail-Elemente, und stellen Sie sicher, dass SharePoint-Listen ausgewählt ist.

  1. Doppelklicken Sie auf den Namen der Datei, um sie zu öffnen. Werden Sie aufgefordert, die Quelle der Datei zu überprüfen, klicken Sie auf Öffnen, wenn Sie das Öffnen der Datei für sicher halten.
  2. Wurde die Datei auf dem Server aktualisiert, nachdem Sie sie in Outlook heruntergeladen haben, müssen Sie möglicherweise auswählen, ob Sie die neuste Version der Datei öffnen möchten. Je nachdem, ob Sie die Kopie auf Ihrer Festplatte oder auf dem Server öffnen möchten, klicken Sie auf Ja oder Nein.
  3. Die Datei wird in dem Programm geöffnet, mit dem sie erstellt wurde, sofern das Programm auf dem Computer installiert ist.

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Bearbeiten einer Datei aus einer SharePoint-Bibliothek mit Outlook

Sie können eine Datei erst in Office Outlook 2007 bearbeiten, nachdem Sie die Bibliothek mit Outlook verbunden haben. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer SharePoint-Bibliothek mit Outlook in diesem Artikel.

 Tipp   Damit kein anderer Benutzer Änderungen an der Datei vornehmen kann, während Sie sie bearbeiten, können Sie die Datei zuerst aus der Bibliothek auf der SharePoint-Website auschecken. Wenn Sie eine Datei vor dem Öffnen auschecken, können Sie die Datei direkt ändern.

Wenn Sie die Dateien in Outlook heruntergeladen haben, können die Dateien auch geöffnet werden, wenn Sie offline arbeiten. Zum Überprüfen, ob die Dateien verfügbar sind, wechseln Sie in eine Ansicht, in der die Dateien entsprechend ihrer Verfügbarkeit angeordnet werden. Alle noch nicht heruntergeladenen Dateien werden in der Gruppe Zum Herunterladen verfügbar angezeigt. Verknüpfungen zu allgemeinen Informationen über das Anordnen von Ansichten in Outlook finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Erweitern Sie unter E-Mail im Navigationsbereich den Ordner SharePoint-Listen, und wählen Sie dann den Namen der SharePoint-Bibliothek aus.

Wird kein Ordner SharePoint-Listen angezeigt, klicken Sie auf den Pfeil neben Alle E-Mail-Elemente, und stellen Sie sicher, dass SharePoint-Listen ausgewählt ist.

  1. Doppelklicken Sie auf den Namen der Datei, um sie zu öffnen. Werden Sie aufgefordert, die Quelle der Datei zu überprüfen, klicken Sie auf Öffnen, wenn Sie das Öffnen der Datei für sicher halten.
  2. Wurde die Datei auf dem Server aktualisiert, nachdem Sie sie in Outlook heruntergeladen haben, müssen Sie möglicherweise auswählen, ob Sie die neuste Version der Datei öffnen möchten. Je nachdem, ob Sie die Kopie auf Ihrer Festplatte oder auf dem Server öffnen möchten, klicken Sie auf Ja oder Nein.
  3. Die Datei wird in dem Programm geöffnet, mit dem sie erstellt wurde, sofern das Programm auf dem Computer installiert ist.

Wurde die Datei in einem mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen Programm, wie Word 2007, Excel 2007 oder PowerPoint 2007 erstellt, wird die Statusleiste oben in der Datei angezeigt. Die Statusleiste wird unterhalb der Titelleiste der Datei und etwaiger oben in der Datei angezeigter Symbolleisten angezeigt. Die Statusleiste enthält den Text Offlineserverdokument und eine Schaltfläche Offline bearbeiten.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Offline bearbeiten.

Es kann eine Meldung mit Informationen zur Offlinearbeit angezeigt werden, beispielsweise Verknüpfungen mit dem Ordner SharePoint-Entwürfe auf der Festplatte und Offlinebearbeitungsoptionen für das Programm.

  1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Datei vor, und speichern Sie die Datei wie üblich.
  2. Schließen Sie die Datei.

Besteht beim Schließen der Datei eine Verbindung mit dem Server, kann das Dialogfeld Offline bearbeiten angezeigt werden, sodass Sie die Änderungen auf dem Server aktualisieren können. Besteht keine Verbindung mit dem Server der SharePoint-Website, wird das Dialogfeld beim Schließen der Datei nicht angezeigt. Es kann aber angezeigt werden, wenn Sie erneut eine Verbindung herstellen und dann die Datei erneut öffnen.

  1. Klicken Sie auf Aktualisieren, wenn Sie die Datei auf dem Server aktualisieren möchten.
  2. Ist die Datei ausgecheckt, können andere Personen die Änderungen auf dem Server erst sehen, wenn die Datei wieder eingecheckt ist. Wenn die Datei ausgecheckt ist, können Sie dazu aufgefordert werden, die Datei einzuchecken. Klicken Sie auf Ja, wenn die Datei eingecheckt werden kann.

Möglicherweise werden Sie dazu aufgefordert, weitere Informationen einzugeben, z. B. einen Kommentar zu den vorgenommenen Änderungen oder Details zur Datei.

  1. Wenn Sie die Datei ohne eine Verbindung mit dem Server bearbeiten, werden Sie beim Schließen nicht dazu aufgefordert, die Datei zu aktualisieren. Wenn Sie die Datei auf dem Server aktualisieren möchten, öffnen Sie die Datei erneut, nehmen Sie weitere gewünschte Änderungen vor, und schließen Sie sie dann. Wenn das Dialogfeld Offline bearbeiten angezeigt wird, klicken Sie auf Aktualisieren.

 Hinweis   Haben Sie die Datei vor der Bearbeitung nicht ausgecheckt und wurde sie währenddessen von einem anderen Benutzer auf dem Server aktualisiert, wird eine Meldung zu Serverkonflikten angezeigt. Befolgen Sie die Anweisungen, um die Änderungen abzustimmen.

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Entfernen einer SharePoint-Datei aus Outlook

Ist die Bibliothek umfangreich, möchten Sie möglicherweise nicht alle Dateien in Outlook 2007 anzeigen. Sie können einzelne Dateien oder Ordner aus dem Ordner SharePoint-Listen in Outlook entfernen, wenn Sie sie nicht bearbeiten möchten. Mit diesem Verfahren werden die Dateien nicht aus der SharePoint-Bibliothek gelöscht.

  1. Wählen Sie unter E-Mail im Navigationsbereich im Ordner SharePoint-Listen die Bibliothek aus, aus der Sie eine oder mehrere Dateien entfernen möchten.
  2. Wählen Sie in der Nachrichtenliste die Datei aus, die Sie entfernen möchten.

Sie können mehrere Dateien auswählen, indem Sie die STRG-TASTE gedrückt halten, während Sie auf die Kopfzeilen der Dateien klicken. Drücken Sie STRG+A, um alle Dateien auszuwählen.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, und klicken Sie dann auf Offlinekopie entfernen.

Die entfernten Kopfzeilen von Dateien werden dann aus der Gruppe Heruntergeladene Dokumente in die Gruppe Zum Herunterladen verfügbar verschoben. Wenn Sie auf die Kopfzeile einer entfernten Datei klicken, wird im Lesebereich keine Vorschau angezeigt, da die lokale Kopie der Datei entfernt wurde.

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Entfernen einer SharePoint-Bibliothek aus Outlook

  1. Wählen Sie unter E-Mail im Navigationsbereich im Ordner SharePoint-Listen die Bibliothek aus, die Sie entfernen möchten.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie im Kontextmenü auf "Bibliotheksname" löschen.
  3. Klicken Sie bei der Aufforderung, das Löschen zu bestätigen, auf Ja.

 Hinweis   Durch diesen Vorgang wird die Bibliothek lediglich in Outlook, nicht aber von der Windows SharePoint Services-Website gelöscht.

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Hinzufügen einer Datei zu einer SharePoint-Bibliothek durch Senden einer E-Mail

Wenn die SharePoint-Website und -Bibliothek zum Empfangen von E-Mails eingerichtet sind, können Sie der Bibliothek eine Datei hinzufügen, indem Sie sie als Anlage in einer E-Mail-Nachricht senden, so wie Sie auch einem Kollegen eine Anlage in einer E-Mail-Nachricht senden. Sie müssen die Bibliothek nicht mit Outlook verbinden.

Bevor Sie eine E-Mail an die Bibliothek senden können, müssen Sie wissen, ob die Bibliothek zum Empfangen von E-Mails eingerichtet ist. Ist dies der Fall, ermitteln Sie die Adresse.

  1. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus, um die E-Mail-Adresse der Bibliothek zu ermitteln:
    • Sehen Sie im Adressbuch nach. Finden Sie die E-Mail-Adresse dort nicht, können Sie sie von der Person bekommen, die die Bibliothek eingerichtet hat. Sie können sie dann der Kontaktliste hinzufügen, sodass Sie sie später problemlos finden können.
    • Sehen Sie sich die Beschreibung der Bibliothek auf der SharePoint-Website an. Sie befindet sich direkt unter dem Titel der Bibliothek. Der Websitebesitzer kann der Beschreibung die E-Mail-Adresse der Bibliothek hinzugefügt haben.
    • Zeigen Sie die E-Mail-Einstellungen der Bibliothek an, wenn Sie über die Berechtigung zur Anzeige der Bibliothekseinstellungen verfügen:
      1. Klicken Sie auf der Website im Browser auf den Namen der Bibliothek, um sie zu öffnen.

Wenn der Name der Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  1. Klicken Sie im Menü EinstellungenMenüsymbol auf die Einstellungen für den Bibliothekstyp, den Sie öffnen.

Klicken Sie für eine Dokumentbibliothek beispielsweise auf Einstellungen für 'Dokumentbibliothek'.

  1. Ist die Bibliothek zum Empfangen von E-Mails eingerichtet, wird die Adresse unter Listeninformationen neben E-Mail-Adresse angezeigt.
  1. Fügen Sie in Outlook die Datei, z. B. ein Dokument oder ein Arbeitsblatt, an die E-Mail-Nachricht an.
  2. Geben Sie in das Feld An oder Cc die Adresse der Bibliothek ein. Enthält die SharePoint-Gruppe bereits die Bibliothek, fügen Sie stattdessen die E-Mail-Adresse der SharePoint-Gruppe hinzu.
  3. Klicken Sie auf Senden.

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Zutreffend für:
Outlook 2007