Office-Programme zum Erstellen eines Onlineformulars oder eines gedruckten Formulars

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Formulare können in Microsoft Office InfoPath 2003, Microsoft Word, Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft FrontPage und Microsoft Outlook erstellt werden. Die meisten dieser Programme enthalten Musterformulare, die Sie unverändert übernehmen oder als Grundlage für benutzerdefinierte Formulare verwenden können. In Word stehen z. B. Rechnungen, Bestellscheine und Wochenpläne sowie weitere Formulare für den allgemeinen Geschäftsbetrieb zur Verfügung. Access bietet Musterdatenbanken mit verschiedenen Formulartypen, die Sie entsprechend Ihren Anforderungen bearbeiten können. Darüber hinaus enthält Access den Formular-Assistenten, der Fragen stellt und anhand Ihrer Antworten automatisch das Layout erstellt und das Formular formatiert.

• Verwenden Sie InfoPath, um dynamische, auf XML (Extensible Markup Language (XML): Eine komprimierte Form der Standard Generalized Markup Language (SGML), mit deren Hilfe Entwickler benutzerdefinierte Tags erstellen können, die eine flexible Organisation und Präsentation von Informationen ermöglichen.) basierende Formulare zu erstellen, die allgemeine Steuerelemente enthalten können, wie z. B. Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdownlisten und Datumsauswahlen, sowie neue Steuerelemente, wie z. B. wiederholte Tabellen (Wiederholte Tabelle: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente in einem Tabellenformat enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Zeilen einfügen.), wiederholte Abschnitte (Wiederholter Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Bereiche einfügen.) und optionale Abschnitte (Optionaler Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält und in der Regel nicht standardmäßig angezeigt wird. Benutzer können optionale Abschnitte beim Ausfüllen des Formulars einfügen oder entfernen.). Sie können angeben, welche Datentypen in den Steuerelementen zulässig sein sollen, und Sie können für diese eine Gültigkeitsprüfung (Gültigkeitsprüfung: Der Vorgang, bei dem die Richtigkeit von Daten geprüft wird. Eine Gruppe von Regeln, die auf ein Steuerelement angewendet werden können, um den Datentyp und den Datenbereich anzugeben, der von Benutzern eingegeben werden kann.) und die bedingte Formatierung (Bedingte Formatierung: Vorgang zum Ändern der Darstellung eines Steuerelements, einschließlich dessen Sichtbarkeit und Lese-/Schreibzugriffsstatus, auf der Grundlage von Werten, die in das Formular eingegeben wurden.) festlegen, womit Benutzer direkt Feedback zu den eingegebenen Daten erhalten. Außerdem können Sie unterschiedliche Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) des Formulars zum Anzeigen von Daten und Drucken erstellen. Sie können das Zusammenführen mehrerer Formulare ermöglichen und Formulare so entwickeln, dass diese direkt an eine Datenbank oder einen Webdienst gesendet werden können. Sie können auch benutzerdefinierte Aufgabenbereiche, Symbolleisten, Dialogfelder und Menüs erstellen, die dann verwendet werden, wenn Personen ein Formular in der Rich-Text-Umgebung von InfoPath ausfüllen.
• Verwenden Sie zum Erstellen eines Formulars, das umfangreiche Formatierungen, Grafiken, verknüpfte Objekte (Verknüpftes Objekt: Ein Objekt, das in einer Quelldatei erstellt und in eine Zieldatei eingefügt wurde, wobei die Verbindung zwischen den beiden Dateien beibehalten wird. Das verknüpfte Objekt in der Zieldatei kann aktualisiert werden, wenn die Quelldatei aktualisiert wird.), eingebettete Objekte (Eingebettetes Objekt: Daten (Objekte), die in einer Quelldatei enthalten sind und in eine Zieldatei eingefügt werden. Sobald das Objekt eingebettet ist, wird es zum Bestandteil der Zieldatei. Änderungen am eingebetteten Objekt werden in der Zieldatei widergespiegelt.), Kontrollkästchen, Dropdown-Listenfelder oder Textbereiche mit bestimmten Datentypen, Formatierungen und Standardtext enthält, Microsoft Word oder Access. In beiden Programmen können Sie Formulare erstellen, die am Computer ausgefüllt werden, sowie Formulare, die gedruckt und anschließend auf Papier ausgefüllt werden. Sie können auch Bedingungen für das Hinzufügen von Daten zu einem Formular festlegen, automatisch ablaufende Makros einfügen sowie anderen Personen Hilfestellung beim Ausfüllen von Formularen geben. Darüber hinaus können Sie in Access den Programmcode von Visual Basic für Applikationen aufnehmen, der automatisch ausgeführt wird, sowie QuickInfos bereitstellen, die den Anwendern das Ausfüllen der Formulare erleichtern.
• Access sollten Sie verwenden, wenn Sie große Datenmengen erfassen und speichern müssen, umfassende Funktionen einer relationalen Datenbank (Relationale Datenbank: Ein Datenbanktyp, in dem Informationen in Tabellen gespeichert werden. Verwendet übereinstimmende Werte aus zwei Tabellen, um Daten in der einen Tabelle mit Daten in der anderen in Beziehung zu setzen. In einer relationalen Datenbank werden bestimmte Datentypen in der Regel nur einmal gespeichert.) benötigen, auf der Grundlage der Daten eine Reihe von Berichten erstellen oder die Formulare gemeinsam in ein Programm einbinden möchten.
• Verwenden Sie Excel, wenn Sie zum Sammeln von Daten für Berechnungen, Analysen oder Finanzberichte (z. B. eine Hypothekentabelle oder Angebote an Kunden) ein Formular erstellen möchten. Um die in dem Formular eingegebenen Daten zu einer Datenbank hinzuzufügen, verwenden Sie zum Erstellen einer Formularvorlage den Vorlagen-Assistenten mit Datenverfolgung. Jedes neue Formular, das auf der Grundlage der Vorlage erstellt wird, erzeugt in der Datenbank automatisch einen entsprechenden Datensatz.
• Verwenden Sie FrontPage, wenn Sie ein Formular auf einer Webseite erstellen möchten, mit dem Sie Informationen von Besuchern der Website erfassen oder es Besuchern Ihrer Website ermöglichen können, nach Informationen zu suchen. Webbasierte Formulare werden ferner zum Erstellen virtueller Gästebücher, zum Erfassen von E-Mail-Adressen für Mailinglisten sowie zum Einsenden von Onlinereaktionen (als Alternative zu E-Mails) verwendet.
• Verwenden Sie Outlook-Formulare, wenn Sie Mailnachrichten, Termine sowie andere Outlook-Elemente so gestalten möchten, dass Informationen auf bequeme Weise elektronisch verteilt und erfasst werden können. Mithilfe von Outlook-Formularen können Sie die erfassten Daten gruppieren und sortieren, auf Fragen antworten sowie Daten nach Ausgangsthema anzeigen, sodass die Antworten auf dem Formular, zusammen mit dem Ausgangsformular, gruppiert werden.