Kontakte erstellen

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In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Kontakt anlegen und allgemeine und persönliche Details eingeben.

Neue Kontakte anlegen

Erfahren Sie in den folgenden Schritten, wie Sie einen neuen Kontakt in Outlook anlegen:

  1. Wechseln Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Kontakte im Navigationsbereich zum Ordner Kontakte.
  2. Aktivieren Sie unter Meine Kontakte den Kontaktordner, in dem Sie einen neuen Kontakt anlegen möchten.

Tipp:   Standardmäßig ist nur der Ordner Kontakte vorhanden, der für die meisten Zwecke auch ausreicht. Möchten Sie mit Outlook jedoch private und geschäftliche Kontakte verwalten, sollten Sie für die privaten Kontakte einen neuen Kontaktordner einrichten und die Kontakte in diesem speichern. Mehr hierzu erfahren Sie im Abschnitt »Kontakte löschen« weiter hinten in diesem Kapitel.


  1. Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu oder wählen Sie im Menü Datei den Befehl Neu/Kontakt.
  2. Es öffnet sich das Kontaktformular mit dem Titel Unbenannt – Kontakt, das Felder für die wichtigsten Kontaktdaten enthält (siehe Abbildung 9.1). Geben Sie nun den Vornamen und den Namen des Kontakts direkt in das Feld Name ein und drücken Sie die (Tab)-Taste, um zum nächsten Feld zu gelangen. Der Name wird im Format Nachname, Vorname in das Feld Speichern unterübernommen und gemäß dieser Angabe in den Kontaktordner einsortiert.

Profitipp:   In den Details zum Namen, die Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Name einblenden, können Sie zwar über das Listenfeld Namenszusatz einen Doktortitel auswählen. Dieser wird jedoch wie die eher im angelsächsischen Raum gebräuchlichen Zusätze Sen. und Jun. an den Nachnamen angehängt. Es ist deshalb sinnvoller, den Doktortitel vor dem Vor- oder, falls Sie den Vornamen nicht benutzen möchten, vor dem Nachnamen einzugeben, damit er in der Visitenkarte korrekt dargestellt wird.


Abbildung 9.1: Das Kontaktformular

  1. Geben Sie bei Bedarf die Position des Kontakts innerhalb einer Firma und den Firmennamen in die entsprechenden Felder ein. Drücken Sie jedes Mal die (Tab)-Taste, um zum nächsten Feld zu gelangen oder aktivieren Sie das nächste Feld mit einem Mausklick.
  2. Tragen Sie dann im Abschnitt Internet die E-Mail-Adresse, die Webseite des Kontakts und, falls vorhanden, die IM-Adresse, also die Adresse für den MSN Messenger oder Windows Live Messenger, in die dafür vorgesehenen Felder ein. Das Feld Anzeigen als wird von Outlook automatisch ausgefüllt, aber Sie können den Inhalt bei Bedarf ändern.
  3. Dann geben Sie im Abschnitt Telefonnummern alle benötigten Telefon- und Faxnummern in die dafür vorgesehenen Felder ein.

Tipp:  Reichen Ihnen die angegebenen Felder nicht aus, können Sie über die Abwärtspfeile rechts neben den vorhandenen Schaltflächen für die einzelnen Felder neue Felder einblenden. Um beispielsweise eine weitere E-Mail-Adresse einzugeben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Feld E-Mail und wählen Sie im Dropdown-Menü den gewünschten Eintrag aus (siehe Abbildung 9.2). Die bisherige Schaltflächenbezeichnung wird nun durch die gewählte ersetzt und Sie können die entsprechenden Daten eingeben.

Abbildung 9.2: Ein zusätzliches Feld einblenden


  1. Tragen Sie nun die Adresse in das Textfeld rechts neben der Schaltfläche Geschäftlich ein. Drücken Sie nach jeder Zeile die (Eingabe)-Taste. Für Adressen innerhalb Deutschlands benutzen Sie beispielsweise das folgende Muster.

<Straße> <Hausnummer>

<PLZ> <Ort>

oder

<Postfach>

<PLZ> <Ort>

  1. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift.

Tipp:   Handelt es sich um einen privaten Kontakt oder wollen Sie neben der geschäftlichen auch eine Privatadresse eingeben, müssen Sie das Feld erst aktivieren. Klicken Sie dazu auf den Abwärtspfeil neben der Schaltfläche Geschäftlich und wählen Sie im Dropdown-Menü den Eintrag Privat aus.


  1. Geben Sie bei Bedarf Notizen zum Kontakt in das gleichnamige Feld ein und prüfen Sie dann in der Visitenkarte auf der rechten Seite des Kontaktformulars, ob alle Angaben korrekt sind (siehe Abbildung 9.3).

Abbildung 9.3: Die Kontaktdaten prüfen

  1. Klicken Sie schließlich in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um den Kontakt zu schließen und in den Kontaktordner einzusortieren.

Tipp:  Wollen Sie den Kontakt speichern und direkt danach einen weiteren Kontakt eingeben, klicken Sie in der Multifunktionsleiste nicht auf die Schaltfläche Speichern & schließen, sondern auf die Schaltfläche Speichern und neuer Kontakt. Um den aktuellen Kontakt zu speichern und danach einen neuen Kontakt in der gleichen Firma anlegen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der Schaltfläche Speichern und neuer Kontakt, und wählen Sie im Dropdown-Menü den Befehl Neuer Kontakt in dieser Firma (siehe Abbildung 9.4).

Abbildung 9.4: Speichern und einen neuen Kontakt anlegen


Treten keine Konflikte mit bereits vorhandenen Kontakten auf, wird der neue Kontakt nun als Adresskarte im Ordner Kontakte angezeigt. Wiederholen Sie den Vorgang mit allen weiteren Kontakten, die Sie anlegen wollen.

Ist bereits ein Kontakt mit dem gleichen Namen im Ordner Kontakte vorhanden, öffnet Outlook das Dialogfeld Mehrfach vorhandener Kontakt, in dem Sie festlegen können, was mit dem neuen Kontakt geschehen soll (siehe Abbildung 9.5). Sie können den neuen Kontakt entweder als neuen Kontakt hinzufügen oder die Informationen des vorhandenen Kontakts mit denen des neuen Kontakts aktualisieren.

Abbildung 9.5: Entscheiden Sie, was mit einem mehrfach vor¬handenen Kon¬takt geschehen soll

Haben Sie sich entschieden, die zweite Option Informationen des ausgewählten Kontakts aktualisieren zu wählen, prüfen Sie im Abschnitt Änderungen am ausgewählten Kontakt, welche Änderungen vorgenommen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen oder auf Abbrechen, um zum Kontaktformular zurückzukehren.

Neue Kontakte in einer Firma anlegen

Wollen Sie einen neuen Kontakt zu einer Firma erfassen, für die bereits Kontakte im Ordner Kontakte vorliegen, brauchen Sie nicht alles neu einzutippen. Sie können zahlreiche Angaben von dem bereits vorhandenen Kontakt übernehmen.

  1. Wechseln Sie im Navigationsbereich mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche zum Ordner Kontakte, falls dieser nicht bereits aktiviert ist.
  2. Markieren Sie den Kontakt, zu dessen Firma Sie einen weiteren Kontakt anlegen möchten, und wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Neuer Kontakt in dieser Firma.
  3. Es öffnet sich ein neues Kontaktformular, in dem alle firmenbezogenen Angaben wie der Firmenname, die Geschäftsadresse, die geschäftliche Ruf- und Faxnummer und die Webseite bereits enthalten sind (siehe Abbildung 9.6).

Abbildung 9.6: Kontaktformular für einen neuen Kon¬takt zu einer Firma

  1. Geben Sie im Feld Name den Namen des neuen Kontakts ein und drücken Sie die (Tab)- oder die (Eingabe)-Taste. Die neue Angabe wird in das Feld Speichern unter übernommen.
  2. Ändern Sie nun, falls erforderlich, die Durchwahl für die Fax- und die Telefonnummer und geben Sie alle weiteren noch fehlenden Informationen ein.

  1. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern & schließen, um den Kontakt zu übernehmen und das Kontaktformular zu schließen.

Kontakte aus empfangenen E-Mails erstellen

Haben Sie eine E-Mail von einem Absender erhalten, dessen Daten Sie im Kontaktordner speichern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie im Ordner E-Mail die E-Mail, deren Absender Sie in Ihren Kontaktordner übernehmen möchten.
  2. Klicken Sie im Lesebereich mit der rechten Maustaste auf den Absender und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zu Outlook-Kontakten hinzufügen (siehe Abbildung 9.7).

Abbildung 9.7: Den Absender einer E-Mail zu den Kontakten hinzufügen

  1. Es öffnet sich ein Kontaktformular, in dem Name, die E-Mail-Adresse und der Anzeigename bereits eingetragen sind. Den Namen müssen Sie allerdings sehr wahrscheinlich korrigieren, da er aus der E-Mail-Adresse übernommen wurde. Ergänzen Sie alle weiteren Angaben (siehe Abbildung 9.8).

Abbildung 9.8: Das Kontaktformular enthält im Wesentlichen die E-Mail-Adresse

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um den Kontakte in Ihren Ordner Kontakte zu übernehmen.

Kontakte in einer Tabellenansicht neu eingeben

In der Ansicht Telefonliste und in allen anderen Tabellenansichten können Sie Kontakte direkt eingeben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Ordner Kontakte mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich.
  2. Wechseln Sie mit einem Mausklick auf die Option Telefonliste im Abschnitt Aktuelle Ansicht des Navigationsbereichs zur Ansicht Telefonliste.
  3. Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf das Feld Hier klicken, um Kontakt zu erstellen, das Sie in der Spalte Name finden (siehe Abbildung 9.9).

Abbildung 9.9: Einen neuen Kontakt erstellen

  1. Geben Sie den Vor- und Nachnamen ein und drücken Sie jeweils die (Tab)-Taste.
  2. Der Name wird nun im Format Nachname, Vorname in das Feld Speichern unter übernommen und das Feld Firma wird aktiviert. Tragen Sie die Firma ein und drücken Sie die (Tab)-Taste, um zum nächsten Feld zu wechseln. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Felder, in die Sie Daten eingeben möchten.
  3. Soll ein Feld keine Daten enthalten, drücken Sie die (Tab)-Taste, ohne Daten einzugeben. Das Feld bleibt dann leer und das nächste Feld wird aktiviert (siehe Abbildung 9.10).

Abbildung 9.10: Weitere Daten zum Kontakt eingeben

  1. Drücken Sie die (Eingabe)-Taste, um die Dateneingabe abzuschließen und den Kontakt fertig zu stellen. Der Kontakt wird nun an der passenden Stelle in die Liste einsortiert.

Kontakte aus elektronisch empfangenen Visitenkarten erstellen

Haben Sie per E-Mail eine elektronische Visitenkarte empfangen, gehen Sie wie folgt vor, um sie in Ihre Kontakte zu übernehmen.

  1. Klicken Sie im Lesebereich der E-Mail mit der rechten Maustaste auf die angehängte Visitenkarte.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zu den Kontakten hinzufügen (siehe Abbildung 9.11).

Abbildung 9.11: Eine elektronische Visitenkarte zu den Kontakten hinzufügen

  1. Im Kontaktformular klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen.

Tipp:   Ist bereits ein Kontakt mit dem gleichen Namen vorhanden, können Sie wählen, ob der Kontakt neu hinzugefügt werden soll, oder ob die Angaben im vorhandenen Kontakt mit denen des neuen Kontakts aktualisiert werden sollen. Wählen Sie letztere Option, wird eine Sicherungskopie des vorhandenen Kontakts im Ordner Gelöschte Objekte gespeichert, die Sie jederzeit wiederherstellen können, so lange der Ordner Gelöschte Objekte noch nicht geleert wurde.


Kontakte in einem öffentlichen Ordner erstellen

Arbeiten Sie mit Outlook als Exchange-Client, können Sie Kontakte auch in einem öffentlichen Ordner ablegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Ordnerliste, um die Ordnerliste einzublenden.
  2. Blenden Sie die Unterordner von Öffentliche Ordner ein, indem Sie auf das vorangestellte Pluszeichen klicken. Markieren Sie dann den Kontaktordner, in dem Sie den Kontakt anlegen wollen (siehe Abbildung 9.12).

Abbildung 9.12: Einen Kontakt in einem öffentlichen Ordner anlegen

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu.
  2. Im Kontaktformular geben Sie alle Angaben zum Kontakt ein. Das Formular unterscheidet sich nur in der Zeile in der linken unteren Ecke von einem normalen Kontaktformular. Hier wird angegeben, dass der Kontakt in einem freigegebenen öffentlichen Ordner gespeichert wird (siehe Abbildung 9.13).

Abbildung 9.13: In der linken unteren Ecke des Kontaktformulars wird der Speicherort angegeben

  1. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern & schließen in der Multifunktionsleiste des Kontaktformulars, um die Kontaktdaten zu speichern.

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Zutreffend für:
Outlook 2007