Grundlegende Aufgaben in Outlook 2013

Microsoft Outlook 2013 organisiert Ihre E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Aufgabenlisten an einer zentralen Stelle. Alles beginnt mit Ihren E-Mail-Konten. Von hier aus können Sie beginnen, mit E-Mails zu arbeiten und diese zu Aufgaben oder Terminen machen, und Sie können die Informationen von Personen, mit denen Sie umgehen, in Ihren Kontakten speichern, sodass Sie sich weder E-Mail-Adressen, noch Telefonnummern merken müssen. Diese grundlegenden Schritte wollen wir nun einmal kurz durchgehen.

Einrichten eines E-Mail-Kontos

Der erste Schritt besteht darin, Ihr Konto einzurichten. Anschließend können Sie E-Mails empfangen und senden, den Kalender verwenden, Kontakte erstellen und mit Aufgaben arbeiten. 

Die Einrichtung erfolgt automatisch, wenn Sie eine ältere Version von Outlook auf dem gleichen Computer verwendet haben. Andernfalls wird das Feature "Konto automatisch einrichten" beim ersten Start von Outlook aufgerufen, und Sie werden schrittweise durch das Verfahren geführt.

Sie werden nach Ihrem Namen, der E-Mail-Adresse und einem Kennwort gefragt. Diese Angaben sind normalerweise ausreichend, aber wenn die automatische Einrichtung fehlschlägt, fragt Outlook noch weitere Informationen ab, wie den Namen des Mailservers.

Diese Informationen erhalten Sie im Bedarfsfall von Ihrem E-Mail-Anbieter.

Schaltfläche 'Neues Konto' in der Backstage-Ansicht

 Hinweis    Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt ein weiteres E-Mail-Konto hinzufügen möchten, klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen, um das Feature "Konto automatisch einrichten" zu starten.

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Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht

Klicken Sie in E-Mail auf Neue E-Mail.

Neue E-Mail

Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+M, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen.

Klicken Sie anschließend auf Senden.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer E-Mail-Nachricht.

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Weiterleiten von oder Antworten auf E-Mail-Nachrichten

Klicken Sie im Lesebereich (Lesebereich: Ein Fenster in Outlook, in dem Sie eine Vorschau eines Elements anzeigen können, ohne es zu öffnen. Klicken Sie zum Anzeigen eines Elements im Lesebereich auf das Element.) oder im Menüband auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten.

Antworten

Wenn Sie einen Namen aus den Zeilen An und Cc entfernen möchten, klicken Sie auf den Namen, und drücken Sie anschließend auf ENTF. Zum Hinzufügen eines Empfängers klicken Sie in das Feld An, Cc oder Bcc, und geben Sie dann einen Empfänger ein.

Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten von oder Antworten auf E-Mail-Nachrichten.

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Hinzufügen einer Anlage zu einer E-Mail-Nachricht

Zum Freigeben einer Datei können Sie diese als Anlage mit der Nachricht senden. Sie können auch andere Outlook-Elemente wie Nachrichten, Kontakte oder Aufgaben als Anlage senden.

  1. Erstellen Sie eine Nachricht, oder klicken Sie für eine vorhandene Nachricht auf Antworten, Allen Antworten oder Weiterleiten.
  2. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Nachricht > Datei anfügen.

Datei anfügen

Weitere Informationen finden Sie unter Anfügen einer Datei, einer Nachricht, eines Kontakts oder einer Aufgabe an eine E-Mail-Nachricht.

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Öffnen oder Speichern einer Anlage einer E-Mail-Nachricht

Sie können eine Anlage über den Lesebereich (Lesebereich: Ein Fenster in Outlook, in dem Sie eine Vorschau eines Elements anzeigen können, ohne es zu öffnen. Klicken Sie zum Anzeigen eines Elements im Lesebereich auf das Element.) oder über eine geöffnete Nachricht öffnen. Nach dem Öffnen und Anzeigen einer Anlage können Sie diese speichern. Wenn eine Nachricht mehr als eine Anlage enthält, können Sie diese als Gruppe oder einzeln speichern.

Öffnen einer Anlage

Doppelklicken Sie auf die Anlage.

Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen von Anlagen.

Speichern einer Dateianlage

  1. Klicken Sie auf die Anlage im Lesebereich oder in der geöffneten Nachricht.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anlagen in der Gruppe Aktionen auf Speichern unter. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Anlage klicken und dann auf Speichern unter klicken.

Als Anlagen speichern

Weitere Informationen finden Sie unter Speichern von Anlagen.

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Hinzufügen einer E-Mail-Signatur zu Nachrichten

Sie können persönliche angepasste Signaturen erstellen, die am Fuß von E-Mail-Nachrichten angezeigt werden. Signaturen können Text, Bilder, Ihre elektronische Visitenkarte (Elektronische Visitenkarte: Eine Ansicht mit spezifischen Informationen über einen Kontakt, die vom Format her einer Visitenkarte aus Papier entspricht, und die in Nachrichten eingefügt werden kann.), ein Logo oder sogar ein Abbild Ihrer handschriftlichen Unterschrift enthalten.

Erstellen einer Signatur

  1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf Signatur >Signaturen.

Signatur

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur auf Neu.

Hinzufügen einer Signatur

Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf Signatur, und klicken Sie anschließend auf die gewünschte Signatur.

Signatur

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur.

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Erstellen eines Kalendertermins

In Outlook sind Termine nicht dasselbe wie Besprechungen. Termine sind in Ihrem Kalender geplante Aktivitäten, zu denen keine anderen Personen eingeladen oder Ressourcen reserviert werden.

Klick auf 'Kalender'

Klicken Sie in Kalender auf Neuer Termin. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Zeitblock im Kalenderraster und dann auf Neuer Termin klicken.

Kalender > 'Neuer Termin'

Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+A, um einen Termin zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen eines Termins.

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Planen einer Besprechung

In Outlook bezieht eine Besprechung andere Personen und möglicherweise auch Ressourcen mit ein, z. B. Konferenzräume. Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden im Posteingang angezeigt.

Klicken Sie in Kalender auf Neue Besprechung.

Kalender > 'Neue Besprechung'

Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+Q, um von einem beliebigen Ordner in Outlook aus eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen einer Besprechung mit anderen Personen.

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Festlegen einer Erinnerung

Erinnerungen werden als Popupfenster angezeigt, damit Sie niemals einen wichtigen Termin verpassen. Sie können Erinnerungen für beinahe alle Elemente in Outlook festlegen oder entfernen, einschließlich E-Mail-Nachrichten, Termine und Kontakte.

Für Termine oder Besprechungen

Öffnen Sie einen Termin oder eine Besprechung, und wählen Sie dann in der Dropdownliste Erinnerung den Zeitraum vor dem Termin oder der Besprechung aus, zu dem die Erinnerung angezeigt werden soll. Wählen Sie zum Deaktivieren der Erinnerung Ohne aus.

Für E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Aufgaben

Klicken Sie auf Zur Nachverfolgung > Erinnerung hinzufügen.

Nachverfolgung

 Tipp    Mit Erinnerungen können Sie schnell E-Mail-Nachrichten als Aufgabenelement kennzeichnen. Damit wird die Nachricht im Aufgaben-Popup und in den Aufgaben angezeigt, es wird jedoch nicht automatisch eine Erinnerung hinzugefügt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kennzeichen in der Nachrichtenliste, um eine Erinnerung hinzuzufügen. Oder klicken Sie, falls die Nachricht geöffnet ist, auf Nachverfolgung und dann auf Erinnerung hinzufügen.

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Erstellen eines Kontakts

Kontakte können einfach nur aus einem Namen und einer E-Mail-Adresse bestehen oder zusätzliche Informationen und Details zum Kontakt enthalten, wie Anschriften, mehrere Telefonnummern, ein Bild, Geburtstage usw.

Personen

Klicken Sie in Personen auf Neuer Kontakt.

Neuer Kontakt

Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+C, um von einem beliebigen Ordner in Outlook aus einen neuen Kontakt zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Hinzufügen eines Kontakts.

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Erstellen einer Aufgabe

Viele Menschen verwenden Aufgabenlisten – auf Papier, in einer Tabelle oder mithilfe einer Kombination aus Papier und elektronischen Hilfsmitteln. In Outlook können Sie verschiedene Listen in einer Liste zusammenfassen, Erinnerungen angezeigt bekommen und den Aufgabenstatus nachverfolgen.

Klick auf 'Aufgaben'

Klicken Sie in Aufgaben auf Neue Aufgabe.

Neue Aufgabe

Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+K, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Aufgaben und Aufgabenelementen.

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Drucken einer E-Mail-Nachricht, eines Kontakts, eines Kalendereintrags oder einer Aufgabe

Unter Datei > Drucken können Sie Elemente, z. B. E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder Kalenderelemente, oder größere Ansichten, z. B. Kalender, Adressbücher oder Inhaltslisten von Nachrichtenordnern, drucken.

  1. Klicken Sie auf ein Element oder einen Ordner in Outlook, das bzw. den Sie drucken möchten.
  2. Klicken Sie auf Datei > Drucken.

Drucken

Weitere Informationen finden Sie unter Drucken von Elementen in Outlook.

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Zutreffend für:
Administrator für Office 365 Enterprise, Administrator für Office 365 Small Business, Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business, Office 365 Midsize Business-Administrator, Office 365 Small Business, Outlook 2013