Einführung in die Verwendung von IRM (Information Rights Management) für E-Mail-Nachrichten

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Zugriffsberechtigung auf E-Mail-Nachrichten in Microsoft Office Outlook 2007 mithilfe der in 2007 Microsoft® Office System zur Verfügung stehenden Verwaltung von Informationsrechten (IRM) einschränken können. Informationen darüber, wie Sie die Zugriffsberechtigung auf Inhalt in Dokumenten, Arbeitsmappen und Präsentationen beschränken können, erhalten Sie unter Einschränken der Berechtigungen für vertrauliche Informationen in Office-Dateien.

Inhalt dieses Artikels


Zweck und Grenzen von IRM

Mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) können Einzelpersonen Zugriffsberechtigungen für E-Mail-Nachrichten festlegen. So wird vermieden, dass vertrauliche Informationen gedruckt, weitergeleitet oder von unberechtigten Personen kopiert werden. Nachdem die Berechtigung für eine Nachricht durch die Verwendung von IRM beschränkt wurde, werden die Zugriffs- und Nutzungsbeschränkungen unabhängig davon erzwungen, wo sich die Informationen befinden, da die Berechtigungen für den Zugriff auf eine E-Mail-Nachricht in der Nachrichtendatei selbst gespeichert sind.

Mithilfe von IRM können einzelne Personen ihre persönlichen Vorlieben im Hinblick auf die Übermittlung von persönlichen oder privaten Informationen erzwingen. Mithilfe von IRM können Unternehmen auch Unternehmensrichtlinien erzwingen, welche die Steuerung und Verbreitung von vertraulichen oder proprietären Informationen regeln.

IRM bietet folgende Möglichkeiten:

  • Verhindern, dass beschränkter Inhalt von einem berechtigten Empfänger für eine unautorisierte Verwendung weitergeleitet, kopiert, geändert, gedruckt, gefaxt oder ausgeschnitten und eingefügt wird
  • Verhindern, dass beschränkter Inhalt mithilfe des Drucktasten-Features in Microsoft Windows kopiert wird
  • Beschränken von Inhalt, wohin auch immer er gesendet wird
  • Unterstützung derselben Beschränkungsstufe auf E-Mail-Anlagen, solange es sich bei den Anlagen um Dateien handelt, die mit anderen Microsoft Office-Programmen, z. B. Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 oder Microsoft Office PowerPoint 2007, erstellt wurden
  • Unterstützung des Dateiablaufdatums, sodass der Inhalt in Dokumenten und E-Mail-Nachrichten nach einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr angezeigt werden kann
  • Erzwingen von Unternehmensrichtlinien, mit denen die Verwendung und Weitergabe von Inhalten innerhalb des Unternehmens geregelt wird

IRM kann Folgendes nicht verhindern:

  • Löschen, Diebstahl oder Übertragen von Inhalt durch bösartige Programme, wie trojanische Pferde, Tastenprotokollierung und bestimmte Arten von Spyware
  • Verlust von Inhalt oder beschädigter Inhalt aufgrund der Aktionen von Computerviren
  • Manuelles Kopieren oder Abtippen von beschränkten Inhalt von der Anzeige auf dem Empfängerbildschirm
  • Digitales Fotografieren des auf dem Bildschirm angezeigten beschränkten Inhalts durch einen Empfänger
  • Kopieren des beschränkten Inhalts durch die Verwendung von Drittanbieter-Bildschirmerfassungsprogrammen

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Konfigurieren des Computers für die Verwendung von IRM

Auf Computern mit Windows Vista ist der Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client (Rights Management Services, RMS) bereits installiert. Bei Computern mit Microsoft Windows XP muss Service Pack 1 (SP1) des Windows-Rechteverwaltungsdienste-Clients ( (RMS) entweder von Ihnen oder vom RMS-Administrator installiert werden.

Der RMS-Administrator kann unternehmensspezifische IRM-Richtlinien konfigurieren, mit denen definiert wird, wer auf Informationen zugreifen kann und welche Bearbeitungsstufe für eine E-Mail-Nachricht zulässig ist. So kann beispielsweise ein Unternehmensadministrator eine Rechtevorlage namens "Vertraulich - firmenintern" erstellen, die angibt, dass eine E-Mail-Nachricht, die diese Richtlinie verwendet, nur von Benutzern innerhalb der Domäne des Unternehmens geöffnet werden kann.

Installieren des Windows-Rechteverwaltungsdienste-Clients (RMS-Client)

 Hinweis   Auf Computern mit Windows Vista ist der Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client (Rights Management Services, RMS) bereits installiert.

  1. Klicken Sie unter Windows XP auf die Schaltfläche Start und dann auf Systemsteuerung.
  2. Klicken Sie auf Software und dann auf Programme ändern oder entfernen.
  3. Klicken Sie auf Neue Programme hinzufügen.
  4. Klicken Sie in der Liste der Programme auf Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client und dann auf Hinzufügen.

 Hinweis   Doppelklicken Sie in der klassischen Ansicht auf Software, und klicken Sie dann im linken Fensterbereich auf Neue Programme hinzufügen. Klicken Sie in der Liste mit Programmen auf Windows Rights Management Services-Client und dann auf Hinzufügen.

Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, Dateien zu öffnen, deren Rechte mithilfe von IRM verwaltet werden, fordert 2007 Office Release Sie auf, den Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client herunterzuladen, wenn Sie einen Computer ohne diese Software ausführen. Weitere Informationen zum Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client finden Sie auf der Website Windows-Rechteverwaltungsdienste.

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Herunterladen von Berechtigungen

Beim ersten Öffnen einer E-Mail-Nachricht, die eingeschränkte Berechtigungen verwendet, müssen Sie eine Verbindung mit einem Lizenzierungsserver herstellen, um Ihre Anmeldeinformationen zu überprüfen und eine Verwendungslizenz herunterzuladen. Die Verwendungslizenz definiert die Zugriffsstufe, über die Sie für eine Datei verfügen. Dieser Prozess ist für jede Datei erforderlich, die eingeschränkte Berechtigungen verwendet. Anders ausgedrückt heißt dies, dass Inhalte mit eingeschränkten Berechtigungen nicht ohne eine Verwendungslizenz geöffnet werden können. Für das Herunterladen von Berechtigungen ist es erforderlich, dass Microsoft Office Ihre Anmeldeinformationen (wozu Ihre E-Mail-Adresse gehört) und Informationen zu Ihren Berechtigungen an den Lizenzierungsserver sendet. In der E-Mail-Nachricht enthaltene Informationen werden nicht an den Lizenzierungsserver gesendet. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen.

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Anzeigen von Nachrichten ohne verfügbares IRM

Wenn Sie Inhalte mit beschränkten Berechtigungen lesen oder öffnen müssen, 2007 Office Release aber auf dem von Ihnen verwendeten Computer nicht zur Verfügung steht, können Sie das Rights Management Add-on für Internet Explorer (nur auf Englisch verfügbar) herunterladen, mit dem Sie die Nachrichten in Microsoft Windows Internet Explorer anzeigen können. Mit diesem Add-On können die Empfänger die Nachrichten lediglich anzeigen. Die Empfänger können die Nachrichten nicht beantworten, weiterleiten, kopieren oder drucken.

 Hinweis   Wenn zum Anzeigen von Nachrichten das Add-On für die Rechteverwaltung verwendet wird, können möglicherweise mit der Nachricht gesendete Anlagen nicht angezeigt werden.

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IRM-Richtlinien unterliegende Dateitypen, falls an Nachrichten angefügt

Wenn die folgenden Dateitypen in Office Outlook 2007 als Anlagen einer E-Mail-Nachricht, deren Rechte verwaltet werden, angefügt sind, werden auch die Rechte dieser Dateitypen automatisch verwaltet.

 Hinweis   Wenn Sie eine Nachrichtendatei (MSG) an eine E-Mail-Nachricht mit verwalteten Rechten anfügen, sind die Rechte der angefügten Nachricht nicht verwaltet. MSG-Dateitypen werden von IRM nicht verwaltet.

Word-Dateien

Dateityp Erweiterung
Dokument DOC
Dokument DOCX
Dokument mit Makros DOCM
Vorlage DOT
Vorlage DOTX
Vorlage mit Makros DOTM

Excel-Dateien

Dateityp Erweiterung
Arbeitsmappe XLS
Arbeitsmappe XLSX
Arbeitsmappe mit Makros XLSM
Vorlage XLT
Vorlage XLTX
Vorlage mit Makros XLTM
Nicht-XML-Binärarbeitsmappe XLSB
Add-In mit Makros XLA
Add-In mit Makros XLAM

PowerPoint-Dateien

Dateityp Erweiterung
Präsentation PPT
Präsentation PPTX
Präsentation mit Makros PPTM
Vorlage POT
Vorlage POTX
Vorlage mit Makros POTM
Bildschirmpräsentation PPS
Bildschirmpräsentation PPSX
Bildschirmpräsentation mit Makros PPSM
Office-Design THMX

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Zutreffend für:
Outlook 2007