Ein freigegebener Arbeitsbereich ist ein auf einem Webserver gehosteter Bereich, in dem Kollegen Dokumente und Informationen freigeben, Listen mit relevanten Daten verwalten und sich gegenseitig über den Status eines bestimmten Projekts auf dem Laufenden halten können. Freigegebene Arbeitsbereiche sind Microsoft Windows SharePoint Services-Websites, die Sie in einem Webbrowser oder im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich eines Microsoft Office-Programms öffnen können.
Hinweis Da Besprechungsarbeitsbereichs-Websites und Dokumentarbeitsbereich-Websites auf Windows SharePoint Services basieren, können Sie sie ebenfalls im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich öffnen. Der Aufgabenbereich steht immer zur Verfügung, wenn Sie ein Dokument öffnen, das sich in einer Dokumentbibliothek (Dokumentbibliothek: Ein Ordner, in dem eine Sammlung von Dateien freigegeben ist; die Dateien verwenden häufig die gleiche Vorlage. Jeder Datei in einer Bibliothek sind benutzerdefinierte Informationen zugeordnet, die in der Inhaltsauflistung für die betreffende Bibliothek angezeigt werden.)befindet. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumentbibliothek Teil eines Dokumentarbeitsbereichs, eines Besprechungsarbeitsbereichs oder einer anderen Windows SharePoint Services-Website ist.
Features eines freigegebenen Arbeitsbereichs
Ein freigegebener Arbeitsbereich stellt die folgenden Features bereit:
- Dokumentbibliothek In der Dokumentbibliothek können Sie Dokumente speichern, auf die alle Mitglieder des freigegebenen Arbeitsbereichs zugreifen können. Der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich zeigt die Bibliothek an, in der das zurzeit geöffnete Dokument gespeichert ist.
- Aufgabenliste In der Aufgabenliste können Sie Einzelaufgaben mit Fälligkeitsdaten Mitgliedern des freigegebenen Arbeitsbereichs zuweisen. Wenn ein anderes Mitglied Ihnen eine Aufgabe zugewiesen hat, können Sie sie in der Aufgabenliste abhaken. Wenn andere Teammitglieder die Aufgabenliste im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich öffnen, können sie sehen, dass Sie die Aufgabe erledigt haben.
- Hyperlinkliste In der Hyperlinkliste können Sie Hyperlinks zu interessanten Ressourcen oder Informationen zu Mitgliedern des freigegebenen Arbeitsbereichs hinzufügen.
- Mitgliederliste Die Mitgliederliste zeigt Benutzernamen der Mitglieder des freigegebenen Arbeitsbereichs an. Im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich sind Kontaktinformationen (beispielsweise der Frei- oder Gebucht-Status, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) eingeschlossen, so dass Mitglieder leicht miteinander in Kontakt bleiben können.
- E-Mail-Benachrichtigungen Sie können E-Mail-Benachrichtigungen verwenden, um Benachrichtigungen über Änderungen an einer Liste, an einem bestimmten Element (beispielsweise am Status einer Aufgabe) oder an einem Dokument im freigegebenen Arbeitsbereich zu erhalten.
Hinweis Wenn Sie Instant Messaging verwenden, können Sie außerdem den Onlinestatus der Mitglieder des freigegebenen Arbeitsbereichs sehen.
Der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich
Der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich wird automatisch geöffnet, wenn Sie ein Dokument öffnen, das in einer Dokumentbibliothek gespeichert ist.
Der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich zeigt nicht nur auf den Registerkarten Mitglieder, Aufgaben, Dokumente und Hyperlinks Websitedaten an, sondern er stellt auch auf den Registerkarten Status und Dokumentinformationen Informationen zum aktiven Dokument bereit:
- Registerkarte "Status"
Diese Registerkarte listet wichtige Informationen zum aktuellen Dokument auf, beispielsweise, ob das Dokument aktuell ist, ob ein Konflikt zwischen ihm und der Kopie eines anderen Mitglieds besteht und ob es ausgecheckt ist. Sie listet außerdem Ihre Information Rights Management-Berechtigungen auf.
- Registerkarte "Dokumentinformationen"
Diese Registerkarte zeigt mit dem Dokument verbundene Eigenschaften an, beispielsweise das Datum der letzten Änderung. Wenn die Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, benutzerdefinierte Eigenschaften für Dokumente definiert, werden diese benutzerdefinierten Eigenschaften ebenfalls auf der Registerkarte Dokumentinformationen angezeigt.
Hinweis Die Registerkarten Status und Dokumentinformationen sind nicht im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich von Microsoft Office OneNote 2003 oder Microsoft Office Project 2003 eingeschlossen.
Mitgliedschaft im freigegebenen Arbeitsbereich
Mitglieder eines freigegebenen Arbeitsbereichs werden einer Websitegruppe zugewiesen, die ihre Berechtigungen für die Website ermittelt.
Wenn Sie beispielsweise einen freigegebenen Arbeitsbereich erstellen, sind Sie sein Administrator, d. h., Sie können neue Mitglieder einladen und zu Websitegruppen zuweisen, Mitglieder entfernen und sogar den freigegebenen Arbeitsbereich löschen.
Am anderen Ende des Spektrums befinden sich Mitglieder, die Dokumente nur schreibgeschützt öffnen können. Sie können den freigegebenen Arbeitsbereich besuchen, sie können jedoch keine seiner Inhalte bearbeiten.
Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie eine Windows SharePoint Services-Website im Webbrowser öffnen und dann auf der oberen Hyperlinkleiste auf Hilfe klicken.
