| Anwendbar unter |
| Microsoft Office OneNote® 2003 SP1 |
| Microsoft Office Outlook® 2003 |
| Microsoft Office SharePoint® Portal Server 2003 |
Bei ihrer Arbeit im Produktentwicklungsteam des Druckerherstellers Contoso, Ltd. müssen Carolyn und ihre Mitarbeiter täglich Informationen sammeln, analysieren und freigeben. Ihre aktuelle Aufgabe besteht darin, eine Vergleichsübersicht über die Laserdrucker von vier Wettbewerbern zu erstellen. Contoso arbeitet gerade an einer neuen Version seines Laserdruckers und muss dabei Schwerpunkte sowie das Design für die neuen Druckerfeatures festlegen.
Das große Kickoff-Meeting mit Designern, Ingenieuren und der Unternehmensführung findet in zwei Wochen statt. Als Produktteam-Managerin ist Carolyn dafür verantwortlich, dass sämtliche Daten für die Vergleichsübersicht an einem Ort gesammelt und allen Besprechungsteilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Die Informationen müssen für das Team an einer Stelle zugänglich sein, und die Teammitglieder müssen in der Lage sein, die Informationen während der Besprechung anzuzeigen und zu analysieren.
Zusammenarbeiten mithilfe von OneNote
Während ihr Team Informationen über die Laserdrucker der Mitwettbewerber sammelt, wendet sich Carolyn ihrem bevorzugten Tool für die Zusammenarbeit zu: Microsoft Office OneNote. Sie fügt einen Abschnitt in OneNote hinzu und beschriftet anschließend die einzelnen Registerkarten in diesem Abschnitt mit den Namen der Laserprinter, die von ihrem Team getestet werden. Die Teammitglieder verwenden OneNote zum Aufzeichnen von Notizen während der Recherche. Nach Abschluss der Recherche werden sie ihre Notizen einfach auf der entsprechenden Registerkarte in dem von Carolyn erstellten Abschnitt einfügen. Carolyn bittet ihre Mitarbeiter, die Funktionen, die ihrer Meinung nach am nützlichsten sind, mit einem Notizkennzeichen für Aufgaben zu versehen. Das Team kann diese Aufgabenkennzeichen leicht markieren oder löschen, damit bei der Besprechung alle Teilnehmer die Informationen besser analysieren können.
Erstellen eines Abschnitts oder eines Ordners in OneNote
Hinzufügen oder Entfernen eines Notizkennzeichens
Im Aufgabenbereich
Notizkennzeichenzusammenfassung wird die Liste der Notizen angezeigt, die Sie mit Notizkennzeichen versehen haben.
OneNote verfügt zwar über mehrere verschiedene Notizkennzeichen, aber nur die Notizkennzeichen für Aufgaben können bei der Überarbeitung markiert oder gelöscht werden.
Freigeben der Notizen
Carolyn überlegt, wie sie ihrem Team und den Besprechungsteilnehmern die OneNote-Datei am besten zur Verfügung stellen kann. Dabei kommt ihr der Gedanke, dass sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen kann. Wenn sie die OneNote-Datei einer Dokumentbibliothek auf einer Besprechungsarbeitsbereich-Website hinzufügt, können ihre Teammitglieder nach Abschluss ihrer Berichte die Registerkarten mit den Notizen aktualisieren, und anschließend kann die gesamte Besprechungsgruppe die Notizen durchsehen, um diese dann in der kommenden Besprechung zu diskutieren.
Über eine Besprechungsarbeitsbereich-Website wird allen Besprechungsteilnehmern eine Onlinesite zum Anzeigen und Aktualisieren der Besprechungsinformationen sowohl vor als auch nach der Besprechung bereitgestellt. Außerdem beabsichtigt Carolyn, die Besprechungsarbeitsbereich-Website auch während der Besprechung zum Anzeigen der Tagesordnungspunkte und der Notizen des Teams zu verwenden.
Was ist eine Besprechungsarbeitsbereich-Website?
Bei einer Besprechungsarbeitsbereich-Website handelt es sich um einen besonderen Websitetyp, der auf einer SharePoint-Website erstellt wird. Zum Erstellen von Sharepoint-Websites können Sie entweder SharePoint Portal Server 2003 oder die Microsoft Windows SharePoint Services-Technologie verwenden. Besprechungsarbeitsbereich-Websites können von der SharePoint-Website oder aus Outlook 2003 heraus erstellt werden. Die Besprechung an sich wird nicht über die Bespechungsarbeitsbereich-Website ausgeführt, sondern Sie erstellen eine Arbeitsbereich-Website, um den Inhalt einer Besprechung zu organisieren und zu kommunizieren. Eine Arbeitsbereich-Website kann z. B. die Tagesordnung, Besprechungsnotizen, relevante Dokumente und die Namen sowie die Kontaktinformationen der Teilnehmer enthalten. Eine Arbeitsbereich-Website ermöglicht Ihnen zudem, wichtige Informationen an einem zentralen Speicherort zu speichern, sodass Sie Anforderungen und Entscheidungen verfolgen, Ihr Team auf dem Laufenden halten und ein Besprechungsprotokoll verwalten können, auf das alle am Projekt Beteiligten zurückgreifen können.
Weitere Informationen über Besprechungsarbeitsbereiche
Anforderungen
Für das Besprechungsarbeitsbereich-Feature in Outlook benötigen Sie die folgenden Voraussetzungen:
- Outlook 2003
- Microsoft Exchange Server-E-Mail-Konto
- Zugriffsrechte für eine übergeordnete Windows SharePoint Services-Website oder für eine SharePoint Portal Server-Website, auf der die Besprechungsarbeitsbereich-Website als Unterwebsite erstellt wird
Weitere Informationen über diese Anforderungen erhalten Sie vom Administrator Ihres Unternehmens.
Carolyn öffnet Outlook und erstellt eine Besprechungsanfrage. Hierzu klickt sie auf Besprechungsarbeitsbereich und gibt die Einzelheiten für die in zwei Wochen stattfindende Besprechung ein. Es besteht zwar noch keine Notwendigkeit, Einladungen für die Besprechung zu senden, aber nun hat sie für ihr Team bereits einen Bereich erstellt, in dem die Mitglieder ihre Notizen für die Produktübersicht hinzufügen können.
Erstellen eines neuen Besprechungsarbeitsbereichs
Um einen Besprechungsarbeitsbereich zu erstellen, klicken Sie zunächst in einer Outlook-Besprechungsanforderung auf Besprechungsarbeitsbereich. Daraufhin wird der hier abgebildete Aufgabenbereich Besprechungsarbeitsbereich geöffnet. Klicken Sie auf Erstellen.
Sie lädt die OneNote-Datei schnell in die Dokumentbibliothek auf der Besprechungsarbeitsbereich-Website und sendet dann die Besprechungsanforderung an ihr Team, sodass die einzelnen Teammitglieder wissen, wo sie ihre Berichtsnotizen hinzufügen können. Carolyn hofft, dass bis zum Ende der Woche alle Notizen für die Produktübersicht bereitgestellt werden können. Danach möchte sie die Besprechungsanforderung an die übrigen Teilnehmer senden und diese bitten, die Produktberichte ihres Teams vorab durchzusehen, damit sich alle auf die Analyse der Produkte in der Besprechung vorbereiten können.
Speichern einer Datei einer Dokumentbibliothek
Der Besprechungstag
Während Carolyn auf die Ankunft der anderen Besprechungsteilnehmer wartet, öffnet sie schon einmal die Besprechungsarbeitsbereich-Website. Auf der Projektionsfläche an der Wand sieht sie ihre Besprechungsarbeitsbereich-Website, so wie sie sie erstellt hat, mit den Besprechungszielen, der Tagesordnung, einer Liste der Teilnehmer und der Dokumentbibliothek, die die Notizen über den Produktvergleich enthält.
Die Vergleichsübersicht steht als zweiter Punkt auf der Tagesordnung. Mit einem Mausklick öffnet Carolyn ihre OneNote-Datei in der Dokumentbibliothek, um sie für alle Besprechungsteilnehmer anzuzeigen. Als sie aus den Kommentaren der Teilnehmer um sie herum entnehmen kann, dass viele die Notizen zur Vorbereitung auf die Besprechung gelesen haben, ist sie sehr erfreut. Sie haben also ihre Hausaufgaben gemacht! Es entwickelt sich eine lebhafte Diskussion, als die Gruppe die einzelnen Features der Produkte der Mitwettbewerber analysiert und mit ihrem eigenen aktuellen Modell vergleicht.
Überprüfen von gekennzeichneten Notizen
Bei der Diskussion erstellt Carolyn eine Seite im OneNote-Abschnitt, auf der sie Notizen aufzeichnet und eine Liste mit den Vorschlägen zu den Features des neuen Druckers zusammenstellt. Bis zum Ende der Besprechung hat die Gruppe verschiedene Features geprüft und arbeitet an einer kurzen Aufstellung von Features, die im nächsten Modell enthalten sein sollen. Auf dieser Grundlage können die Designer nun mit ihrer Arbeit beginnen und einen neuen, besseren Laserdrucker für Contoso entwerfen. Dabei können sie in den kommenden Wochen jederzeit auf die Notizen in der Dokumentbibliothek auf Carolyns Besprechungsarbeitsbereich-Website zurückgreifen.
Hinweis Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie E-Mail-Adressen und Logos sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, E-Mail-Adressen und Logos ist rein zufällig.
