Informationen zum Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Datensätzen

Die Informationen in einer Datenbank sind in Tabellen gespeichert. Tabellen enthalten Daten zu einem bestimmten Thema, z. B. Posten oder Kontakte. Jeder Datensatz in einer Tabelle enthält Informationen zu einem Element, z. B. zu einem bestimmten Kontakt. Ein Datensatz besteht aus Feldern, wie dem Namen, der Adresse und der Telefonnummer. Üblicherweise wird ein Datensatz als Zeile bezeichnet und ein Feld als Spalte. In Microsoft Office Access 2007 können Sie in einer Tabelle Datensätze direkt in der Datenblattansicht (Datenblattansicht: Eine Ansicht, in der Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format angezeigt werden. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.) hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Haben Sie eine Auswahlabfrage (Auswahlabfrage: Eine Abfrage zu den in Ihren Tabellen gespeicherten Daten, die ein Resultset in Form eines Datenblattes zurückgibt, ohne die Daten zu ändern.) entworfen und erstellt, können Sie die Datensätze, die sich durch das Ausführen der Abfrage ergeben, direkt in der Datenblattansicht anzeigen und häufig auch bearbeiten. Außerdem können Sie ein Formular erstellen, das auf einer Tabelle oder Abfrage basiert, und das Formular dann zum Hinzufügen oder Bearbeiten von Datensätzen verwenden.

Inhalt dieses Artikels


Übersicht

Wenn Sie basierend auf einer Vorlage eine Datenbank erstellen, werden die ersten Tabellen, Abfragen und Formulare automatisch für Sie erstellt. In diesem Artikel wird erläutert, wie Datensätze hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden, wenn Sie eine Datenbank verwenden, die aus einer der Vorlagen in Access erstellt wurde.

Informationen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Datensätzen in einer Datenbank, die nicht aus einer Access-Vorlage erstellt wurde, finden Sie in den folgenden Artikeln:

Informationen zur Verwendung des Features Daten über E-Mail sammeln und aktualisieren finden Sie im Artikel Sammeln von Daten mithilfe von E-Mail-Nachrichten.

Informationen zum Importieren von Daten in Access finden Sie in den folgenden Artikeln:

Informationen dazu, wie Sie ein einer Tabelle neues Feld oder eine neue Spalte hinzufügen, finden Sie unter Einfügen, Hinzufügen oder Erstellen eines neuen Felds in einer Tabelle.

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Hinzufügen eines neuen Datensatzes

Sie fügen der Datenbank einen neuen Datensatz hinzu, wenn Sie über ein neues zu überwachendes Element verfügen. Sie könnten z. B. der Tabelle Kontakte einen neuen Kontakt hinzufügen, wenn Sie die Informationen zu einem neuen Freund oder Kollegen aufzeichnen möchten. Wenn Sie einen neuen Datensatz hinzufügen, wird der Datensatz in Office Access 2007 an das Ende der Tabelle angefügt.

Sie müssen zuerst eine Tabelle oder ein Formular öffnen, um einen Datensatz hinzuzufügen. Manchmal wird beim Öffnen der Datenbank ein Formular automatisch geöffnet. Wenn Sie z. B. eine Datenbank öffnen, die mithilfe der Vorlage Kontakte erstellt wurde, wird automatisch das Formular Kontaktliste geöffnet. Das Formular Kontaktliste ist das Startformular für die Datenbank Kontakte.

Formular 'Kontaktliste'

In den folgenden Abschnitten werden verschiedene Möglichkeiten erläutert, wie Sie über die Datenblattansicht oder die Formularansicht einen neuen Datensatz hinzufügen können.

Verwenden des Startformulars einer Vorlage

Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, die auf einer Access-Vorlage basiert, wird beim ersten Öffnen der Datenbank üblicherweise ein Startformular geladen. Wenn Sie z. B. eine Datenbank basierend auf der Vorlage Kontakte erstellen, wird das Startformular Kontaktliste geladen. Das Startformular sollte ein Ausgangspunkt für die Navigation und für die Verwendung der Datenbank sein. In vielen dieser Vorlagen (aber nicht in allen) können Sie auf eine Schaltfläche klicken, die zum Hinzufügen neuer Datensätze im Startformular dient. Beispielsweise weist das Formular Kontaktliste die Schaltfläche Neuer Kontakt und das Formular Problemliste die Schaltfläche Neues Problem auf.

Formular 'Kontaktliste' mit Kreis um die Schaltfläche 'Neuer Kontakt'

Wenn Sie auf eine solche Schaltfläche klicken, wird eine Formular geöffnet, in das Sie die entsprechenden Informationen eingeben können. Klicken Sie z. B. auf die Schaltfläche Neuer Kontakt, wird das Formular Kontaktdetails geöffnet.

Hinzufügen eines neuen Datensatzes mithilfe der Schaltfläche "Neu"

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche und anschließend auf Neu.
  1. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
  2. Wenn das Startformular angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines neuen Datensatzes.

Klicken Sie z. B. im Formular Kontaktliste auf Neuer Kontakt. Das Formular Kontaktdetails wird geöffnet.

  1. Füllen Sie das Formular aus. Geben Sie die Informationen in die einzelnen Felder ein. Drücken Sie die TAB-TASTE, um zum nächsten Feld zu wechseln. Oder drücken Sie UMSCHALT+TAB, um zum vorherigen Feld zu wechseln.

 Hinweis   Drücken Sie STRG+EINGABE, um in einem Feld, das mehr als eine Textzeile unterstützt, z. B. ein Textfeld oder ein Memofeld, eine neue Zeile zu beginnen. Sie können das Feld Zoom öffnen, wenn Sie für die Bearbeitung mehr Platz wünschen. Klicken Sie zum Öffnen des Felds Zoom in das Feld, das Sie bearbeiten möchten, damit sich der Cursor in dem Feld befindet und das Feld ausgewählt ist. Drücken Sie dann UMSCHALT+F2.

  1. Wenn Sie die Eingabe von Datensätzen abgeschlossen haben, klicken Sie auf OK, um die Information zu speichern. Wenn Sie jedoch weitere Datensätze hinzufügen möchten, klicken Sie auf Speichern und neuer Eintrag bzw. auf Speichern und neuer Kontakt, wenn diese Funktion verfügbar ist.

Verwenden Sie das Formular Kontaktliste, können Sie einen Datensatz hinzufügen, indem Sie auf Aus Outlook hinzufügen klicken und dann den Datensatz aus dem Microsoft Office Outlook 2007-Adressbuch hinzufügen.

Hinzufügen eines Datensatzes mithilfe der Schaltfläche "Aus Outlook hinzufügen"

Einige Vorlagen verfügen über die Schaltfläche Aus Outlook hinzufügen, mit der Sie einen Datensatz aus Ihrem Office Outlook 2007-Adressbuch hinzufügen können. Beachten Sie, dass es sich bei dieser Schaltfläche um ein Feature bestimmter Vorlagen handelt und standardmäßig nicht angezeigt wird, wenn Sie ein neues Formular oder eine neue Tabelle erstellen.

  1. Klicken Sie auf Aus Outlook hinzufügen.
  2. Wird das Dialogfeld Profil auswählen angezeigt, wählen Sie einen Profilnamen im Feld Profilname aus, und klicken Sie dann auf OK.

 Hinweis   Ein Dialogfeld mit folgender Meldung wird möglicherweise angezeigt: Ein Programm versucht, auf Ihre in Outlook gespeicherten E-Mail-Adressen zuzugreifen. Möchten Sie dies zulassen? Falls dies unerwartet geschieht, könnte es sich um einen Virus handeln. Gewähren Sie in diesem Fall keinen Zugriff. Dieses Dialogfeld wird immer angezeigt, wenn Sie auf Aus Outlook hinzufügen klicken. Gewähren Sie also Zugriff. Wenn Sie mehrere Kontakte auswählen möchten, sollten Sie das Kontrollkästchen Zugriff gewähren für aktivieren und dann einen kurzen Zeitraum (z. B. 5 Min.) auswählen. Dadurch wird Outlook angewiesen, für den angegebenen Zeitraum Zugriff auf die gespeicherten E-Mail-Adressen zu gewähren. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Ja.

  1. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Hinzuzufügende Namen auswählen auf die hinzuzufügenden Namen, und klicken Sie dann auf OK.

Die Namen werden dem Formular hinzugefügt.

Speichern eines Kontaktdatensatzes in Ihrem Outlook-Adressbuch

Einige Vorlagen verfügen über die Schaltfläche Outlook-Kontakt erstellen, über die Sie einen Datensatz als Kontakt in Ihrem Outlook-Adressbuch speichern können. Beachten Sie, dass es sich bei dieser Schaltfläche um ein Feature bestimmter Vorlagen handelt und standardmäßig nicht angezeigt wird, wenn Sie ein neues Formular oder eine neue Tabelle erstellen.

  1. Klicken Sie auf Outlook-Kontakt erstellen.
  2. Wird das Dialogfeld Profil auswählen angezeigt, wählen Sie einen Profilnamen im Feld Profilname aus, und klicken Sie dann auf OK.
  3. Outlook öffnet ein neues Kontaktformular, das die Daten aus dem ausgewählten Datensatz enthält. Prüfen Sie die Daten in dem Kontaktformular, und nehmen Sie erforderliche Änderungen vor.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt des neuen Kontaktformulars in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen.

Einige Vorlagen verfügen über den Befehl Als Outlook-Kontakt speichern auf der Multifunktionsleiste, die Bestandteil der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche ist. Mit diesem Befehl können Sie einen Kontaktdatensatz in Ihrem Outlook-Adressbuch speichern. Beachten Sie, dass es sich bei dem Befehl um ein Feature bestimmter Vorlagen handelt und nur verfügbar ist, wenn Sie eine Tabelle verwenden, die E-Mail-Adressen speichert, oder wenn Sie in einer Datenbank eine Abfrage oder ein Formular auf der Grundlage einer solchen Tabelle verwenden, die wiederum auf bestimmten Vorlagen basiert.

  1. Wählen Sie den Datensatz aus, den Sie als Outlook-Kontakt speichern möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Weitere, und klicken Sie auf Als Outlook-Kontakt speichern.
  3. Wird das Dialogfeld Profil auswählen angezeigt, wählen Sie einen Profilnamen im Feld Profilname aus, und klicken Sie dann auf OK.
  4. Outlook öffnet ein neues Kontaktformular, das die Daten aus dem ausgewählten Datensatz enthält. Prüfen Sie die Daten in dem Kontaktformular, und nehmen Sie erforderliche Änderungen vor.
  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt des neuen Kontaktformulars in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen.

Hinzufügen eines Datensatzes zum Startformular

Abhängig von der verwendeten Vorlage können Sie manchmal Informationen direkt in das Startformular eingeben. Meist werden in Access vorhandene Informationen in einem Datenblatt angezeigt. Direkt unterhalb der letzten Datenzeile befindet sich ein neuer, leerer Datensatz, für den auf dem Datensatzmarkierer ein Sternchen (*) angezeigt wird. Geben Sie die Informationen in den Datensatz ein, dem das Sternchen vorangestellt ist. Beachten Sie, dass der neue Datensatz mit einigen bereits zugewiesenen Standardwerten angezeigt wird, wenn einigen Feldern Standardwerte zugewiesen wurden. Sie können auf die Navigationsschaltfläche Neuer (leerer) Datensatz klicken oder auf Neuer Datensatz in der Gruppe Datensätze auf der Registerkarte Start, um schnell zum neuen Datensatz am Ende der Tabelle zu gelangen.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche und anschließend auf Neu.
  1. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
  2. Wenn das Startformular angezeigt wird und keine Daten vorhanden sind, geben Sie die Informationen in den angezeigten neuen, leeren Datensatz ein. Sind bereits Informationen vorhanden, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Neu.
  • Klicken Sie auf Neuer (leerer) Datensatz, wenn diese Funktion verfügbar ist.
  • Suchen Sie nach dem Datensatz mit einem Sternchen auf dem Datensatzmarkierer, und geben Sie die Informationen dort ein.
  1. Füllen Sie den Datensatz aus. Geben Sie die Informationen in die einzelnen Felder ein. Drücken Sie die TAB-TASTE, um zum nächsten Feld zu wechseln. Oder drücken Sie UMSCHALT+TAB, um zum vorherigen Feld zu wechseln.

 Hinweis   Drücken Sie STRG+EINGABE, um in einem Feld, das mehr als eine Textzeile unterstützt, z. B. ein Textfeld oder ein Memofeld, eine neue Zeile zu beginnen. Sie können das Zoomfeld öffnen, wenn Sie für die Bearbeitung mehr Platz wünschen. Dazu muss sich der Cursor in dem Feld befinden, das Sie bearbeiten möchten. Drücken Sie dann UMSCHALT+F2.

  1. Drücken Sie die TAB-TASTE, um zu einem neuen, leeren Datensatz zu wechseln, nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben.

Wenn Sie einen anderen Datensatz anzeigen oder das Formular schließen, wird der hinzugefügte neue Datensatz von Access gespeichert.

Verwenden einer Tabelle oder eines Formulars aus dem Navigationsbereich

Sie können einen neuen Datensatz nicht nur über das Startformular der Vorlage eingeben, Sie können dazu auch eine Tabelle oder ein Formular aus dem Navigationsbereich öffnen und einen neuen Datensatz eingeben.

Öffnen einer Tabelle oder eines Formulars

  • Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Element, das Sie öffnen möchten (oder klicken Sie einmal, wenn Sie die Option Objekte öffnen mit im Dialogfeld Navigationsoptionen geändert haben).

Die Tabelle oder das Formular wird in der Standardansicht geöffnet.

Vorhandene Informationen werden angezeigt, meist in Zeilen in einem Datenblatt. Unter diesen Zeilen wird ein neuer, leerer Datensatz mit einem Sternchen auf dem Datensatzmarkierer angezeigt. Geben Sie die neuen Informationen in diese Zeile ein.

Hinzufügen eines Datensatzes zu einer Tabelle oder einem Formular    

Wenn das Datenblatt oder das Formular angezeigt wird und keine Daten vorhanden sind, geben Sie die Informationen in den angezeigten neuen, leeren Datensatz ein. Sind bereits Informationen vorhanden, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Neu.
  • Klicken Sie auf Neuer (leerer) Datensatz, wenn diese Funktion verfügbar ist.
  • Suchen Sie nach dem Datensatz mit einem Sternchen auf dem Datensatzmarkierer, und geben Sie die Informationen dort ein.

Drücken Sie die TAB-TASTE, um zu einem neuen, leeren Datensatz zu wechseln, nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben.

Wenn Sie einen anderen Datensatz anzeigen oder die Tabelle bzw. das Formular schließen, wird der hinzugefügte neue Datensatz von Access gespeichert.

Ursache für das Überspringen von Nummern bei ID-Nummern

Wenn Sie ein Feld erstellen, für das der Datentyp AutoWert festgelegt ist, wird in Access automatisch ein Wert für das Feld in jedem neuen Datensatz generiert. Der Wert wird standardmäßig erhöht, sodass jedem neuen Datensatz die nächste verfügbare, laufende Nummer zugewiesen wird. Mit dem Datentyp AutoWert soll ein Wert bereitgestellt werden, der für die Verwendung als Primärschlüssel geeignet ist.

Weitere Informationen zu Primärschlüsseln finden Sie unter Hinzufügen, Festlegen, Ändern oder Entfernen des Primärschlüssels.

Wenn Sie aus einer Tabelle eine Zeile löschen, die ein Feld enthält, für das der Datentyp AutoWert festgelegt ist, wird der Wert im AutoWert-Feld für diese Zeile nicht immer automatisch wiederverwendet. Aus diesem Grund ist die von Access generierte Nummer möglicherweise nicht die von Ihnen erwartete Nummer. Zudem kann die Folge von ID-Nummern Lücken aufweisen. Dies ist so vorgesehen. Sie können sich nur auf die Eindeutigkeit der Werte in einem AutoWert-Feld verlassen, nicht auf deren Reihenfolge.

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Suchen eines Datensatzes zum Bearbeiten oder Löschen

Sie müssen einen Datensatz finden, bevor Sie ihn bearbeiten oder löschen können. In einer Tabelle mit einer nur geringen Anzahl von Datensätzen können Sie die Navigationsschaltflächen für Datensätze verwenden, um durch die Datensätze zu navigieren, bis Sie den gewünschten gefunden haben. In einer größeren Tabelle sollten Sie jedoch andere Techniken für die Suche nach dem gewünschten Datensatz verwenden.

Verwenden der Navigationsschaltflächen für Datensätze

Sie können mithilfe der Navigationsschaltflächen zwischen Datensätzen navigieren. Sie können auf diese Pfeilschaltflächen klicken, um zum ersten, zu vorherigen, zum nächsten oder zum letzten Datensatz zu navigieren oder um einen neuen Datensatz hinzuzufügen.


Navigationsschaltflächen

Legende 1 Erster Datensatz
Legende 2 Vorheriger Datensatz
Legende 3 Aktueller Datensatz
Legende 4 Nächster Datensatz
Legende 5 Letzter Datensatz
Legende 6 Neuer (leerer) Datensatz
Legende 7 Filterindikator
Legende 8 Feld Suchen

Wenn Sie in das Feld Aktueller Datensatz klicken, können Sie eine Datensatznummer eingeben und dann die EINGABETASTE drücken, um zu diesem Datensatz zu navigieren. Die Datensätze sind mit aufeinander folgenden Zahlen nummeriert, beginnend am Anfang des Formulars oder Datenblatts. Diese Nummer entspricht keinem Feldwert.

Die Schaltfläche für den Filterindikator zeigt an, ob ein Filter angewendet wurde. Sie können den Filter entfernen, indem Sie auf diese Schaltfläche klicken, wenn Gefiltert angezeigt wird. Wenn jedoch Ungefiltert angezeigt wird, können Sie auf diese Schaltfläche klicken, um den zuletzt verwendeten Filter anzuwenden.

Wenn Sie Text in das Feld Suchen eingeben, wird in Echtzeit noch während der Eingabe der einzelnen Zeichen der erste übereinstimmende Wert angezeigt. Mithilfe dieses Features können Sie schnell nach einem Datensatz mit einem Wert suchen, der mit Ihrer Eingabe in das Feld Suchen übereinstimmt.

Verwenden der Suchfunktion im Dialogfeld "Suchen und Ersetzen"

Sie können die Suchfunktion im Dialogfeld Suchen und Ersetzen verwenden, um nach einem übereinstimmenden Datensatz zu suchen. Finden Sie einen übereinstimmenden Datensatz, wird er zum aktuellen Datensatz, den Sie dann bearbeiten oder löschen können.

Suchen eines übereinstimmenden Datensatzes

  1. Klicken Sie in das Feld, das Sie durchsuchen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen auf Suchen, oder drücken Sie STRG+F.

Tastenkombination  Drücken Sie STRG+F.

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird angezeigt.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Suchen.
  2. Geben Sie in das Feld Suchen nach den Wert ein, nach dem Sie suchen möchten.
  3. Sie können auch die Liste Suchen in verwenden, um das zu durchsuchende Feld zu ändern oder um stattdessen die gesamte zugrunde liegende Tabelle zu durchsuchen.
  4. Sie können auch in der Liste Vergleichen die Option Teil des Feldinhaltes auswählen. Durch Auswahl dieser Option erhalten Sie den größtmöglichen Suchumfang.
  5. Wählen Sie in der Liste Suchen die Option Alle aus, und klicken Sie dann auf Weitersuchen.

Informationen zur Verwendung des Dialogfelds Suchen und Ersetzen finden Sie im Artikel Verwenden des Dialogfelds "Suchen und Ersetzen" zum Ändern von Daten.

Anwenden eines Filters

Sie können einen Filter anwenden, um die angezeigten Datensätze auf diejenigen zu beschränken, die mit Ihren Kriterien übereinstimmen. Durch das Anwenden eines Filters ist es einfacher, den Datensatz zu finden, den Sie bearbeiten oder löschen möchten. Sie können z. B. schnell die angezeigten Datensätze einschränken, indem Sie mit der rechten Maustaste in ein Feld klicken, nach dessen Wert Sie suchen möchten, und dann unten im Kontextmenü auf Ist gleich, Ist ungleich, Enthält oder Enthält nicht klicken.

Anwenden eines auswahlbasierten Filters

  1. Öffnen Sie eine Tabelle oder ein Formular.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen (wenn der Befehl verfügbar ist), um sicherzustellen, dass nicht bereits ein Filter auf die Tabelle oder das Formular angewendet wurde.
  3. Navigieren Sie zu dem Datensatz, der den Wert enthält, den Sie als Teil des Filters verwenden möchten. Klicken Sie dann in das Feld. Soll der Filter auf einer Teilauswahl basieren, wählen Sie nur die gewünschten Zeichen aus.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Auswahl, und klicken Sie dann auf den Filter, den Sie anwenden möchten.

-Oder-

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld, und klicken Sie dann unten im Kontextmenü auf Ist gleich, Ist ungleich, Enthält oder Enthält nicht.

  1. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um basierend auf einer Auswahl weitere Felder zu filtern.

Verwenden Sie die Befehle in der Gruppe Sortieren und filtern auf der Registerkarte Start, um weitere Filtermöglichkeiten auszuprobieren.

Weitere Informationen zum Anwenden von Filtern finden Sie im Artikel Filter: Einschränken der Anzahl von Datensätzen in einer Ansicht.

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Bearbeiten eines vorhandenen Datensatzes

Manchmal möchten Sie möglicherweise einen vorhandenen Datensatz ändern, z. B. um eine Adresse zu ändern. Sie können einen vorhandenen Datensatz bearbeiten, indem Sie ein Formular oder eine Tabelle öffnen, zu dem Datensatz wechseln, den Sie ändern möchten, und dann die Änderungen vornehmen.

Öffnen einer Tabelle oder eines Formulars

  • Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Element, das Sie öffnen möchten (oder klicken Sie einmal, wenn Sie die Option Objekte öffnen mit im Dialogfeld Navigationsoptionen geändert haben).

Die Tabelle oder das Formular wird in der Standardansicht geöffnet.

Wenn Sie ein Formular oder eine Tabelle öffnen, werden alle vorhandenen Informationen angezeigt, und das erste Feld des ersten Datensatzes ist normalerweise ausgewählt (hervorgehoben). Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, während Daten ausgewählt sind, ersetzen die eingegebenen Zeichen die ausgewählten Daten.

Ersetzen des Werts in einem Feld

  1. Wählen Sie die Inhalte des Felds aus, die Sie ersetzen möchten.

 Tipp   In der Datenblattansicht können Sie ein Feld auswählen, indem Sie in die Nähe des linken Rahmens des Felds klicken, wenn der Mauszeiger zu einem Pluszeichen (+) wird. In der Formularansicht können Sie auf die Bezeichnung eines Felds klicken, um das Feld auszuwählen.

  1. Geben Sie den neuen Wert für das Feld ein, oder wählen Sie ihn aus.

Die Zeichen, die Sie eingeben, oder der Wert, den Sie auswählen, ersetzen den Wert in dem Feld. Ihre Änderungen werden gespeichert, wenn Sie zu einem anderen Datensatz wechseln oder wenn Sie das Formular oder die Tabelle schließen.

Klicken Sie auf das Feld, und platzieren Sie dann den Cursor an der Position, an der Sie die Informationen einfügen möchten, um Informationen in ein Feld einzugeben. Wenn sich der Cursor in dem Feld befindet, können Sie den Cursor verschieben, indem Sie die Pfeiltasten verwenden.

 Hinweis   Sie können das aktuelle Datum in ein Feld einfügen, indem Sie STRG+UMSCHALT+SEMIKOLON (;) drücken. Sie können die aktuelle Uhrzeit einfügen, indem Sie STRG+UMSCHALT+DOPPELPUNKT (:) drücken.

Einfügen neuer Informationen in ein Feld

  1. Klicken Sie in das Feld (oder navigieren Sie mit der TAB-TASTE oder den Pfeiltasten zu dem Feld, und drücken Sie dann F2).
  2. Platzieren Sie den Cursor an der Position, an der Sie Informationen eingeben möchten.
  3. Geben Sie den Text ein, den Sie einfügen möchten. Falls Ihnen ein Tippfehler unterläuft, drücken Sie die RÜCKTASTE.

Ihre Änderungen werden von Access gespeichert, wenn Sie zu einem anderen Datensatz wechseln oder wenn Sie das Formular oder die Tabelle schließen.

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Löschen eines Datensatzes

Wenn Sie einen Datensatz löschen, werden die Informationen dauerhaft aus der Tabelle gelöscht. Sie sollten deshalb sicher sein, dass Sie einen Datensatz löschen möchten, bevor Sie ihn löschen. Müssen Sie nur einige Informationen löschen, aber nicht den gesamten Datensatz, wählen Sie nur die Daten aus, die Sie löschen möchten, und drücken Sie dann die ENTF-TASTE.

Löschen eines Datensatzes

  1. Wählen Sie den Datensatz oder die Datensätze aus, den bzw. die Sie löschen möchten.

Sie können einen Datensatz auswählen, indem Sie auf den Datensatzmarkierer neben dem Datensatz klicken, wenn der Datensatzmarkierer verfügbar ist.

Sie können die Auswahl erweitern oder reduzieren, indem Sie den Datensatzmarkierer (sofern verfügbar) ziehen oder UMSCHALT+NACH-UNTEN bzw. UMSCHALT+NACH-OBEN drücken.

  1. Drücken Sie die ENTF-TASTE.

-Oder-

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.

Weitere Informationen zum Löschen von Datensätzen finden Sie im Artikel zum Löschen mindestens eines Datensatzes aus einer Datenbank.

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Wann werden Daten gespeichert?

Wenn Sie Daten in einem Formular oder in einer Tabelle bearbeiten, werden die Änderungen automatisch gespeichert, wenn Sie zu einem anderen Datensatz navigieren oder wenn Sie das Formular bzw. die Tabelle schließen. Wenn Sie einen Datensatz bearbeiten, wird in Access das Stiftsymbol auf dem Datensatzmarkierer links neben dem aktuellen Datensatz angezeigt. Wechseln Sie zu einem anderen Datensatz, wird das Stiftsymbol nicht mehr angezeigt. Dadurch wird gekennzeichnet, dass die Änderungen gespeichert wurden.

In der folgenden Tabelle werden einige der möglicherweise angezeigten Symbole auf dem Datensatzmarkierer dargestellt.

Symbol Bedeutung
Indikator für den aktuellen Datensatz Dies ist der aktuelle Datensatz; der Datensatz wurde so gespeichert, wie er angezeigt wird. Der aktuelle Datensatz wird durch eine Farbänderung des Datensatzmarkierers gekennzeichnet.
Indikator für einen bearbeiteten Datensatz Sie bearbeiten diesen Datensatz; Änderungen am Datensatz sind noch nicht gespeichert.
Indikator für einen gesperrten Datensatz Dieser Datensatz wird von einem anderen Benutzer gesperrt; Sie können ihn nicht bearbeiten.
Indikator für einen neuen Datensatz Dies ist ein neuer Datensatz, in den Sie Informationen eingeben können.
Indikator für den Primärschlüssel Dies ist das Feld für den Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.), und es enthält einen Wert, mit dem der Datensatz eindeutig bestimmt wird.

 Hinweis   Wenn Sie die Änderungen an einem Datensatz speichern möchten, ohne zu einem anderen Datensatz zu wechseln, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Datensatz speichern.

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Rückgängigmachen von Änderungen

Geben Sie Daten falsch ein, können Sie die Änderungen häufig rückgängig machen. Wenn Sie z. B. Daten in einem Feld bearbeiten, können Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Rückgängig klicken oder ESC drücken, um die Änderungen rückgängig zu machen. Drücken Sie erneut ESC, um alle Änderungen am Datensatz rückgängig zu machen. Auch wenn Sie Änderungen speichern oder zu einem anderen Datensatz wechseln, können Sie die Änderungen am zuvor bearbeiteten Datensatz rückgängig machen, indem Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Rückgängig klicken. Sobald Sie aber die Bearbeitung eines anderen Datensatzes beginnen oder einen Filter anwenden bzw. entfernen oder zu einem anderen Fenster bzw. zu einer anderen Dokumentregisterkarte wechseln, sind die Änderungen permanent.

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Zutreffend für:
Access 2007