Speichern einer Datei als PDF

Damit das Format einer Datei beibehalten wird, wenn Sie die Datei für andere Benutzer freigeben oder mithilfe kommerzieller Methoden drucken, können Sie die Office-Programme zum Speichern der Dateien im PDF-Format verwenden, ohne dass zusätzliche Software oder Add-Ins erforderlich sind. Verwenden Sie das PDF-Format, wenn eine Datei die folgenden Merkmale aufweisen soll:

  • Sie sieht auf fast allen Computern gleich aus.
  • Die Größe des Dokuments ist klein.
  • Sie entspricht einem Industrieformat.

Beispiele hierzu sind Lebensläufe, Schriftsätze, Rundschreiben. Dateien, die nur gelesen und gedruckt werden sollen, Dateien, die für professionellen Druck vorgesehen sind.

Sie können eine Datei auch im XPS-Format speichern, um ähnliche Ergebnisse zu erzielen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Speichern als XPS.

 Wichtig   Nachdem Sie ein Dokument als PDF-Datei gespeichert haben, können Sie diese nicht ohne spezielle Software oder ein Drittanbieter-Add-In zurück in ein Microsoft Office-Dateiformat konvertieren. Weitere Informationen finden Sie unter Vornehmen von Änderungen an einer PDF-Datei in diesem Artikel.

Welches Office-Programm verwenden Sie?


Access (Tabellen und Berichte)

  1. Öffnen Sie die Tabelle oder den Bericht, die bzw. den Sie als PDF veröffentlichen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf PDF oder XPS.

Bild der Schaltfläche 'PDF oder XPS'

  1. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für das Dokument ein, oder wählen Sie ihn aus.
  2. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).
    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.
    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).
  3. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Klicken Sie auf OK.
  4. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

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Excel

Diese Informationen gelten auch für Microsoft Excel Starter 2010.

 Hinweis    Power View-Blätter können nicht als PDF-Dateien gespeichert werden.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Speichern unter.
    Wenn Sie das Dialogfeld Speichern unter in Excel 2013 anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.
  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.
  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).
    • Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.
    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).
  5. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Klicken Sie, nachdem die Optionen festgelegt sind, auf OK.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

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OneNote

OneNote 2013

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Exportieren.
  3. Klicken Sie unter Aktuelles Element exportieren auf den Teil des Notizbuchs, den Sie als PDF speichern möchten.
  4. Klicken Sie unter Format auswählen auf PDF (*.pdf), und klicken Sie dann auf Exportieren.
  5. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen für das Notizbuch ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

OneNote 2010

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Speichern unter, und klicken Sie dann auf die Option, die den Teil des Notizbuchs darstellt, den Sie als PDF speichern möchten.
  3. Klicken Sie unter Abschnitt speichern unter auf PDF (*.pdf), und klicken Sie dann auf Speichern unter.
  4. Geben Sie den Namen für das Notizbuch im Feld Dateiname ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

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PowerPoint

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Speichern unter.
    Wenn Sie das Dialogfeld Speichern unter in PowerPoint 2013 anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.
  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.
  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).
    • Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.
    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).
  5. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Klicken Sie, nachdem die Optionen festgelegt sind, auf OK.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

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Project

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Speichern unter.
    Wenn Sie das Dialogfeld Speichern unter in Project 2013 anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.
  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.
  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf) und dann auf Speichern.
  5. Wählen Sie im Dialogfeld Dokumentexportoptionen einen Veröffentlichungsbereich aus, und wählen Sie ggf. Folgendes aus: Nicht druckbare Informationen einschließen sowie ISO 19005-1-konform (nur PDF).

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Publisher

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Speichern unter.
    Wenn Sie das Dialogfeld Speichern unter in Publisher 2013 anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.
  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.
  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).
  5. Wenn Sie die Art der Dokumentoptimierung ändern möchten, klicken Sie auf Ändern.
    • Wenn Sie Änderungen an der Grafikauflösung und den nicht druckbaren Informationen vornehmen möchten, klicken Sie auf Erweitert.
    • Klicken Sie auf Druckoptionen, um Änderungen an den Druckoptionen für das Dokument vorzunehmen.
    • Klicken Sie, nachdem die Optionen festgelegt sind, auf OK.
  6. Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

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Visio

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Speichern unter.
    Wenn Sie das Dialogfeld Speichern unter in Visio 2013 anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.
  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.
  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).
    • Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.
    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).
  5. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Klicken Sie auf OK.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

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Word

Diese Informationen gelten auch für Microsoft Word Starter 2010.

Informationen zu den Schritten in Word 2013 finden Sie unter Konvertieren eines Dokuments in das PDF-Format.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Speichern unter.
    Wenn Sie das Dialogfeld Speichern unter in Word 2013 anzeigen möchten, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.
  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die Datei ein.
  4. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf PDF (*.pdf).
    • Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
    • Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für das Dokument ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird.
    • Ist die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität, klicken Sie auf Mindestgröße (Onlinepublishing).
  5. Klicken Sie auf Optionen, um die zu druckende Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Klicken Sie, nachdem die Optionen festgelegt sind, auf OK.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

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Vornehmen von Änderungen an einer PDF-Datei

Weil ein Zweck des PDF-Formats darin besteht, das Format der Datei vor Änderungen zu schützen, können Sie eine PDF-Datei nicht einfach in ein anderes Dateiformat konvertieren oder in einem anderen Dateiformat speichern, wenn Ihnen die Quelldatei nicht vorliegt.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um die PDF-Datei zu ändern:

  • Öffnen Sie die ursprüngliche Office-Datei in Ihrem Office-Programm, nehmen Sie die Änderungen vor, und speichern Sie die Datei erneut im PDF-Format.
  • Verwenden Sie eine Anwendung eines Drittanbieters, z. B. Adobe Acrobat für PDF, oder besuchen Sie den Office Store, um sich über andere Konvertierungsprodukte zu informieren. Nachdem Sie eine Drittanbieterlösung erworben haben, befolgen Sie die Anweisungen des Herstellers hinsichtlich Installation und Verwendung.

 Hinweis   Die in diesem Artikel erläuterten Produkte von Drittanbietern wurden von Herstellern produziert, die von Microsoft unabhängig sind. Microsoft übernimmt keine Garantie, konkludent oder in anderer Form, bezüglich der Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit dieser Produkte.

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Was ist das PDF-Format?

  • PDF (Portable Document Format)     Durch das PDF-Format werden Dokumentformatierungen beibehalten und die Freigabe von Dateien ermöglicht. Das PDF-Format ist auch für Dokumente geeignet, die mithilfe kommerzieller Druckmethoden reproduziert werden. PDF ist als gültiges Format in zahlreichen Agenturen und Organisationen anerkannt, und Viewer stehen auf einer größeren Anzahl von Plattformen als für XPS zur Verfügung.

 Wichtig   Ein PDF-Leseprogramm muss auf dem Computer installiert sein, damit eine PDF-Datei angezeigt werden kann, z. b. Acrobat Reader. Diese Anwendung können Sie von Adobe Systems beziehen.

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Zutreffend für:
Access 2013, Excel 2013, InfoPath 2013, OneNote 2013, PowerPoint 2013, Publisher 2013, Visio 2013, Visio Professional 2013, Access 2010, Excel 2010, InfoPath 2010, OneNote 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010, Visio 2010, Word 2010