Regeln, nach denen die Barrierefreiheitsprüfung vorgeht

Damit sichergestellt ist, dass jede Person Ihre Datei lesen kann, sollten Sie die Barrierefreiheitsprüfung ausführen. Sie kennzeichnet Probleme und bietet Anleitungen, wie die jeweiligen Probleme behoben werden können.

Die Barrierefreiheitsprüfung kennzeichnet drei unterschiedliche Probleme: Fehler, Warnungen und Tipps.

Fehler

Es ist ein Fehler zu sehen, wenn es Inhalte gibt, die eine Datei für Menschen mit Behinderungen sehr schwer verständlich oder sogar unverständlich machen.

Regelname Programm Von der Barrierefreiheitsprüfung wird Folgendes geprüft:
Alle Objekte weisen Alternativtext auf Excel, PowerPoint, Word
  • Für jedes Objekt gibt es einen Alternativtext.
  • Der Alternativtext enthält kein Bild und keine Dateierweiterung.
In Tabellen sind Spaltenkopfinformationen angegeben

Excel, PowerPoint, Word

Word

  • Das Kopfzeilenkästchen ist für jeden Zellenblock, der als Tabelle markiert ist, aktiviert (Excel).
  • Das Kopfzeilenkästchen ist für jede Tabelle in einer Foliengruppe aktiviert (PowerPoint).
  • Für Tabellen ist eine Kopfzeile festgelegt, oder sie sind mit der Standardformatvorlage für Tabellen formatiert (Word).
Alle Folien weisen Titel auf PowerPoint
  • Jede Folie in einer Foliengruppe weist einen Titel auf.
Lange Dokumente verwenden Formatvorlagen zur Strukturierung Word
  • Überschriften und/oder ein Inhaltsverzeichnis wurden in der Datei verwendet, um den Inhalt zu strukturieren.

AnzeigenAusführliche Erläuterung von Fehlerregeln:

Alle Objekte weisen Alternativtext auf

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass Alternativtext für die folgenden Objekte verfügbar ist:

  • Bilder
  • ClipArt
  • Diagramme
  • Tabellen
  • PivotTables
  • Formen (die keinen Text enthalten und sich nicht in Gruppen befinden)
  • SmartArt-Grafiken
  • Gruppen (alle Objekte in dieser Liste, mit Ausnahme der Formen, müssen auch Alternativtext aufweisen, wenn sie in Gruppen auftreten)
  • Eingebettete Objekte
  • Freihand
  • Video- und Audio-Dateien

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Alternativtext hilft Lesern, die in Bildern und anderen Objekten dargestellten Informationen zu verstehen.

So beheben Sie dieses Problem    Fügen Sie Ihrem Objekt Alternativtext hinzu.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und klicken Sie dann auf Format > Alternativtext.
  2. Geben Sie eine Beschreibung des Objekts in die Textfelder Titel und Beschreibung ein.
  3. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie den Vorgang beendet haben.

In Tabellen sind Spaltenkopfinformationen angegeben

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass eine Datentabelle eine Überschriftenzeile hat (mit Ausnahme von PivotTables). Eine Datentabelle ist eine Tabelle, die nicht auf der Formatvorlage "Normale Tabelle" basiert.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Eine Tabellenkopfzeile enthält Spaltenbeschriftungen, die Kontext bereitstellen und die Navigation in den Daten der Tabelle unterstützen.

So beheben Sie dieses Problem    Fügen Sie eine Überschriftenzeile ein.

  1. Wählen Sie die Tabelle aus, und markieren Sie die Zeile, die Sie als Überschriftenzeile (Kopfzeile) festlegen möchten.
  2. Klicken Sie auf Layout > Überschriften wiederholen.

Alle Folien weisen Titel auf

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass für jede Folie einer Präsentation ein Titel eingefügt ist. Ein einfaches Bild hierfür bietet die Vorstellung, was in der Gliederungsansicht als oberster Aufzählungspunkt für eine Folie angezeigt wird.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Folientitel werden von Personen, die die Folie nicht sehen können, für die Navigation und Auswahl verwendet.

So beheben Sie dieses Problem   :

Fügen Sie der jeweiligen Folie einen sichtbaren Titel hinzu.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Zurücksetzen, um Folienplatzhalter für die ausgewählte Folie zu erstellen.
  2. Geben Sie im Textfeld Titel einen eindeutigen Namen ein.

Fügen Sie einen Titel hinzu, der auf der jeweiligen Folie nicht zu sehen ist.

  1. Klicken Sie auf Start > Anordnen > Auswahlbereich.
  2. Klicken Sie auf das Augensymbol neben dem Textfeld für den Folientitel, um dessen Sichtbarkeit zu ändern.

Lange Dokumente verwenden Formatvorlagen zur Strukturierung

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass Autoren integrierte Formatvorlagen für Dokumente verwendet haben, die mehr als 1.200 Wörter umfassen. Damit wird Personen, die beispielsweise ein Bildschirmlesegerät verwenden oder auf den visuellen Hinweis von Überschriften angewiesen sind, eine Struktur bereitgestellt.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Verwenden Sie Überschriften, um eine Strukturierung bereitzustellen und Benutzern das Auffinden von Informationen im Dokument zu erleichtern.

So beheben Sie dieses Problem    Wenden Sie Formatvorlagen für Überschriften im gesamten Dokument an:

  1. Wählen Sie den Text aus, der als Überschrift vorgesehen ist.
  2. Klicken Sie auf Start, und wählen Sie im Katalog Schnellformatvorlagen die Formatvorlage der entsprechenden Überschriftenebene aus.

 Hinweis    Es ist sinnvoll, mindestens ca. alle zwei Seiten im Dokument eine Überschrift zu platzieren.

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Warnungen

Eine Warnung wird für Inhalte gemeldet, die dazu führen können, dass eine Datei für Menschen mit Behinderungen schwer verständlich ist.

Regelname Programm Von der Barrierefreiheitsprüfung geprüft:
Der Hyperlinktext ist aussagekräftig Excel, PowerPoint, Word
  • Der Linktext weist eine QuickInfo auf UND stimmt mit dem Sprungziel überein.
Die Tabelle weist eine einfache Struktur auf Excel, PowerPoint, Word
  • Es liegen keine Probleme vor, die eine nicht-rechtwinklige Darstellung der Tabelle bewirken, wie etwa geteilte Zellen, zusammengeführte Zellen oder verschachtelte Tabellen.
Tabellen verwenden keine leeren Zellen zur Formatierung Excel, PowerPoint, Word
  • Es sind keine völlig leeren Zeilen oder Spalten in einer Tabelle vorhanden.
Die Blattregisterkarten weisen nicht die Standardnamen auf Excel
  • Alle Blätter mit Inhalten in einer Arbeitsmappe weisen einen anderen Namen als "Tabellen" auf
Die Verwendung von wiederholten Leerzeichen wird vermieden Word
  • Es sind keine Strecken von Leerzeichen, Tabulatoren und/oder Zeilenschaltungen vorhanden.
Die Überschriften enthalten nicht zu viele Informationen Word
  • Die Überschriften sind nicht zu lang
Die Verwendung unverankerter Objekte wird vermieden Word
  • Für Objekte ist der Textumbruch auf "im Textfluss" festgelegt.

AnzeigenAusführliche Erläuterung von Warnungsregeln:

Der Linktext ist aussagekräftig

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass Links so eingefügt wurden, dass sie in einem lesbaren Format angezeigt werden können.

Ein Link wird in diesen Fällen gekennzeichnet:

  • Der Linktext ist mit dem Sprungziel identisch – beispielsweise wird der folgende Text gekennzeichnet: http://office.com/en-us/help/HA103691921033.xml.
  • Der Linktext hat fünf Zeichen oder weniger, beginnt mit “.’ und hat keine QuickInfo – beispielsweise wird eine Dateierweiterung (.pdf) gekennzeichnet, wenn sie als Linktext verwendet wird.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Linktext soll eine verständliche Beschreibung des Sprungziels bereitstellen, nicht nur die URL.

So beheben Sie dieses Problem    Verbessern Sie die Zugänglichkeit des jeweiligen Links.

  1. Wählen Sie den Link aus, und klicken Sie auf Einfügen > Link.
  2. Geben Sie im Feld Anzuzeigender Text einen Satz ein, der das Sprungziel des Links kurz beschreibt.
  3. Klicken Sie auf OK.

Die Tabelle weist eine einfache Struktur auf

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass keine verschachtelten Tabellen oder verbundene oder geteilte Zellen innerhalb von Datentabellen verwendet werden, um so sicherzustellen, dass die Daten vorhersehbar sind.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Eine Tabelle sollte eine einfache, zweidimensionale Struktur haben, damit leicht in ihr navigiert werden und sie von Personen mit Behinderungen leicht verstanden werden kann.

So beheben Sie dieses Problem    Prüfen und vereinfachen Sie die Tabellenstruktur.

  1. Wählen Sie die erste Zelle aus.
  2. Drücken Sie wiederholt die Tabulatortaste, um zu überprüfen, dass der Fokus sich zuerst der Zeile entlang und dann abwärts zur nächsten Zeile verschiebt.
  3. Wenn Sie Zellen verbinden oder teilen müssen, um die Tabelle zu vereinfachen, klicken Sie auf Tabellentools – Layout > Zellen verbinden bzw. Zellen teilen.

Tabellen verwenden keine leeren Zellen zur Formatierung

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass keine völlig leeren Zeilen oder Spalten in einer Datentabelle verwendet werden. Dies vereinfacht die Tabellenstruktur und verbessert die Lesbarkeit für Personen mit Behinderungen.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Leere Tabellenzellen können Personen mit Sehschwäche zu der Annahme verleiten, dass in der Tabelle keine weiteren Daten folgen.

So beheben Sie dieses Problem    Löschen Sie alle nicht benötigten leeren Zellen.

Wenn die Tabelle nur dazu dient, die Inhalte im Dokument anzuordnen, können Sie alternativ alle Tabellenformate aus der Tabelle entfernen.

  1. Wählen Sie die gesamte Tabelle aus.
  2. Klicken Sie auf Tabellentools – Entwurf und dann auf den Pfeil neben dem Formatvorlagenkatalog, um den Katalog der Tabellenformatvorlagen zu erweitern.
  3. Klicken Sie im Menü unterhalb des Katalogs auf Löschen.

Die Blattregisterkarten weisen nicht die Standardnamen auf

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass Autoren für jedes Excel-Arbeitsblatt, das Inhalte hat, einen aussagekräftigen Namen festgelegt haben.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Die standardmäßigen Blattnamen, wie etwa "Blatt1" erschweren Personen mit Behinderungen die Navigation in der Arbeitsmappe. Blattnamen sollten Informationen zu den auf dem Blatt anzutreffenden Inhalten geben. Leere Blätter sollten entfernt werden.

So beheben Sie dieses Problem

   

Benennen Sie ein Blatt um.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Blattregisterkarte, und klicken Sie auf Umbenennen.
  2. Geben Sie einen kurzen Namen ein, der den Blattinhalt beschreibt.

Zum Löschen eines Blatts klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Blattregisterkarte, und klicken Sie auf Löschen.

Die Verwendung von wiederholten Leerzeichen wird vermieden

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass Autoren keine aufeinander folgenden leeren Zeichen (Leerzeichen, Tabstopps, Zeilenschaltungen) anstelle von Absatzformaten zum Formatieren des Dokuments verwendet haben.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Leerzeichen, Tabstopps und leere Absätze können von Personen, die Bildschirmlesegeräte verwenden, als Leerschritte wahrgenommen werden. Nachdem sie mehrfach "Leerschritt" gehört haben, können diese Personen zu der Annahme gelangen, dass sie das Ende des Dokuments erreicht haben.

So beheben Sie dieses Problem    Verwenden Sie Formatierung, Einzüge und Formatvorlagen zum Erstellen von Abständen, statt Leerzeichen zu wiederholen.

  1. Entfernen Sie jedes vorhandene Leerzeichen, das den Absatz umgibt.
  2. Markieren Sie den Text, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text, und klicken Sie dann auf Absatz.
  3. Wählen Sie Werte für Einzug und Abstand aus, um Abstände zu erstellen.

Die Überschriften enthalten nicht zu viele Informationen

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass die im Dokument als Überschrift formatierten Texte kurze Texte sind (in Englisch Texte mit weniger als 20 Wörtern). Dadurch wird vermieden, dass die Textstruktur aufgrund langer Absätze, die mit einer semantischen Formatvorlage formatiert sind, an Klarheit verliert.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Kurze, knappe Überschriften erleichtern Personen mit Behinderungen die Navigation in der Dokumentstruktur.

So beheben Sie dieses Problem    Verwenden Sie kurze Wörter oder einen kurzen Satz in der Überschrift, um Hinweise auf die Informationen im nachfolgenden Text zu geben. Im Allgemeinen sollten Überschriften maximal eine Zeile lang sein.

Vermeiden von unverankerten Objekten

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass Autoren Objekte mit einer Einstellung Oben und unten oder Mit Text in Zeile für den Textumbruch verwendet haben.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Objekte, die nicht am Text ausgerichtet sind, erschweren die Navigation und sind für Personen mit eingeschränkter Sehkraft möglicherweise nicht zugänglich.

So beheben Sie dieses Problem    Ändern Sie die Objektverankerung, und entfernen Sie Textumbruch.

  1. Wählen Sie das Objekt aus, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Objekt.
  2. Klicken Sie auf Zeilenumbruch, und klicken Sie dann auf Mit Text in Zeile oder Oben und unten.

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Tipps

Ein Tipp wird angezeigt, wenn es Inhalte gibt, die für Menschen mit Behinderungen zwar verständlich sind, aber durch eine geänderte Struktur oder Darstellung für diese Personen noch verständlicher werden könnten.

Regelname Programm Von der Barrierefreiheitsprüfung geprüft:
Für eingefügte Audio- und Videoclips sind Untertitel enthalten Excel, PowerPoint, Word
  • Alle Audio- und Video-Objekte im Dokument weisen Untertitel auf.
Die Lesereihenfolge einer Folie sollte logisch sein. PowerPoint
  • Folien werden in einer logischen Reihenfolge angezeigt.
Die Folientitel in einer Foliengruppe sollten eindeutig sein PowerPoint
  • Jede nicht leere Folie in einer Foliengruppe weist einen eindeutigen Titel auf.
Layouttabellen sind für einfache Navigation strukturiert Word
  • Die Layoutreihenfolge sollte für die Sprache logisch und die Tabulatorreihenfolge nicht zirkulär sein.
Es werden keine grafischen Wasserzeichen verwendet Word
  • Im Dokument werden keine Wasserzeichen verwendet.
Alle Überschriften stehen in der richtigen Reihenfolge Word
  • Alle Überschriften folgen einer logischen Reihenfolge

AnzeigenAusführliche Erläuterung von Hinweisregeln:

Für eingefügte Audio- und Videoclips sind Untertitel enthalten

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass die Inhalte aller verwendeten Audio- oder Video-Objekte in alternativen Formaten übermittelt werden. Dies ist eine sehr elementare Regel, die einfach alle A/V-Objekte kennzeichnet.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Visuelle Medien, Sprache oder Audiomedien können wichtige Informationen vermitteln, die für Personen mit Behinderungen möglicherweise nicht zugänglich sind.

So beheben Sie dieses Problem    Übermitteln Sie wichtige gesprochene oder andere nicht in Textform vermittelte Informationen außerdem mithilfe alternativer Methoden, wie etwa durch Alternativtext. Verwenden Sie ein Video mit Untertiteln, einer Transkription oder einer Audiobeschreibung, wo möglich.

Die Lesereihenfolge einer Folie sollte logisch sein.

Dadurch wird sichergestellt, dass an Stellen, wo von Autoren Objekte verwendet wurden, die nicht Bestandteil der Folienvorlage sind, die Lesereihenfolge der Folieninhalte sinnvoll ist. Dies ist eine sehr elementare Regel, die einfach alle Folien mit derartigen Objekten kennzeichnet.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Für Personen, die eine Folie nicht sehen können, werden der Text, die Formen und die Inhalte einer Folie in einer bestimmten Reihenfolge vorgelesen. Sie sollten überprüfen, ob die Reihenfolge, in der Text und Beschriftungen vorgelesen werden, sinnvoll ist.

So beheben Sie dieses Problem    Überprüfen Sie Reihenfolge, in der die Inhalte vorgelesen werden.

  • Klicken Sie auf Start > Anordnen > Auswahlbereich.

Im Auswahlbereich werden die Objekte auf der Folie aufgelistet. Die Objekte werden beginnend mit dem untersten Element und endend mit dem obersten Element der Liste vorgelesen. Korrigieren Sie alle nicht in der Reihenfolge auftretenden Elemente mithilfe der Pfeile Reihenfolge ändern unten im Bereich.

Die Folientitel in einer Foliengruppe sollten eindeutig sein

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass die Autoren für jede Folie in einer Präsentation einen eindeutigen Titel angegeben haben. Dies vereinfacht die Prüfung, ob die Folientitel aussagekräftig sind und die Struktur der Präsentation auf wirksame Weise vermitteln.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Jede Folie sollte einen eindeutigen Titel aufweisen, damit Personen, die eine Folie nicht sehen können, trotzdem leicht zu den gewünschten Informationen navigieren können.

So beheben Sie dieses Problem    Aktualisieren Sie den Text im Textfeld Titel so, dass er den Inhalt der Folie eindeutig beschreibt.

Wird für eine Folie das Textfeld Titel nicht angezeigt, klicken Sie auf Start > Anordnen > Auswahlbereich. Suchen Sie im Bereich in der Liste der Objekte nach dem Eintrag Titel. Klicken Sie auf das Augensymbol neben dem Textfeld für den Folientitel, um dessen Sichtbarkeit zu ändern.

Layouttabellen sind für einfache Navigation strukturiert

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass an Stellen, wo Autoren Layouttabellen (Tabellen mit der Formatvorlage Normale Tabelle) verwendet haben, die Lesereihenfolge der Tabelle vom Autor geprüft werden soll, um ihre Sinnhaftigkeit zu überprüfen (im Deutschen von links nach rechts und von oben nach unten). Dies ist eine sehr elementare Regel, die einfach alle Layouttabellen kennzeichnet.

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Für Layoutzwecke verwendete Tabellen sollten Informationen von der ersten bis zur letzten Zelle in einer aussagekräftigen Reihenfolge darstellen.

So beheben Sie dieses Problem    Überprüfen Sie die Lesereihenfolge der Tabelle, indem Sie mit dem Tabulator durch die Zellen fortschreiten, um sicherzustellen, dass die Informationen in einer sinnvollen Reihenfolge dargestellt werden.

 Hinweis    Wenn die Tabelle Listen oder strukturierte Daten darstellen soll, wenden Sie eine Tabellenformatvorlage aus dem Katalog Tabellenformatvorlagen auf der Registerkarte Tabellentools – Entwurf darauf an.

Es werden keine grafischen Wasserzeichen verwendet

Mit dieser Regel wird sichergestellt, dass Autoren keine grafischen Wasserzeichen in Word-Dokumenten verwendet haben (um Lesbarkeit und Kontrast für Personen mit eingeschränkter Sehkraft zu steigern).

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Als Wasserzeichen verwendete Bilder werden von Personen mit Sehschwäche oder kognitiven Einschränkungen möglicherweise falsch gedeutet.

So beheben Sie dieses Problem    Wichtige Informationen sollten nicht nur mithilfe eines grafischen Wasserzeichens vermittelt werden, da diese Informationen nicht zugänglich gemacht werden können. Stellen Sie sicher, dass alle in einem Wasserzeichen vermittelten Informationen auch an anderer Stelle im Dokument zugänglich sind.

Alle Überschriften stehen in der richtigen Reihenfolge

Mithilfe dieser Regel wird sichergestellt, dass Autoren Überschriften verwendet haben, ohne eine Gliederungsebene auszulassen (z. B. Verwendung von Überschrift 4 als untergeordnetes Element von Überschrift 3).

Warum soll dieses Problem behoben werden?    Die Verwendung von Überschriften in einer logischen Gliederungsabfolge vereinfacht das Auffinden von Informationen und die Navigation im Dokument.

So beheben Sie dieses Problem   

Ändern Sie ein Überschriftenformat.

  1. Wählen Sie den zu ändernden Überschriftentext aus.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen die richtige Formatvorlage für Überschriften aus.

Fügen Sie eine Überschriftenzeile hinzu.

  1. Fügen Sie eine Textzeile an der Position ein, an der die neue Überschrift angezeigt werden soll.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen die richtige Formatvorlage für Überschriften aus.

Damit Sie die Struktur Ihres Dokuments überprüfen können, klicken Sie auf Ansicht, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Navigationsbereich. Damit in längeren Dokumenten eine eindeutige Navigation erhalten bleibt, achten Sie darauf, wenigstens alle zwei Seiten eine Überschrift zu verwenden, und beachten Sie die richtige Reihenfolge der Überschriften (Überschrift 2 unter Überschrift 1 usw.).

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Zutreffend für:
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