Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen aus Office-Dokumenten

Bevor Sie ein wichtiges Dokument für Kollegen oder Kunden freigeben, überprüfen und korrigieren Sie vermutlich den Inhalt des Dokuments, um sicherzustellen, dass alles richtig ist und das Dokument nichts enthält, was andere Personen nicht erfahren sollen. Wenn Sie eine elektronische Kopie eines Microsoft Office-Dokuments freigeben, sollten Sie das Dokument auch auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen prüfen, die im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften (Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.)) gespeichert sein könnten. Da diese ausgeblendeten Informationen Details über Ihr Unternehmen oder über das Dokument preisgeben können, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten, sollten Sie diese Informationen entfernen, bevor Sie das Dokument für andere Personen freigeben.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit dem Feature Dokumentinspektor in Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 und Microsoft Office PowerPoint 2007 ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Ihren Office-Dokumenten suchen und entfernen können.

Inhalt dieses Artikels


Welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen können in Office-Dokumenten gespeichert werden?

Es können mehrere Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in einem Office-Dokument gespeichert werden. Diese Informationen sind u. U. nicht sofort sichtbar, wenn Sie das Dokument in einem Office-Programm anzeigen. Andere Personen können die Informationen aber eventuell anzeigen oder abrufen.

Ausgeblendete Informationen können z. B. die Daten sein, die einer Datei von Office-Programmen hinzugefügt werden, damit Sie beim Schreiben und Bearbeiten eines Dokuments mit anderen Personen zusammenarbeiten können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.

Office-Dokumente können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

  • Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Versionen und Freihandanmerkungen    Wenn Sie beim Erstellen Ihres Dokuments mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält das Dokument u. U. Elemente, wie Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Kommentare, Freihandanmerkungen oder Versionen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrem Dokument gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen sehen, die an Ihrem Dokument vorgenommen wurden.
  • Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen    Zu den Dokumenteigenschaften, auch als Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.) bezeichnet, gehören u. a. Details zu Ihrem Dokument, wie Autor, Betreff und Titel. Außerdem gehören zu den Dokumenteigenschaften auch Informationen, die von Office-Programmen automatisch verwaltet werden, wie der Name der Person, die ein Dokument zuletzt gespeichert hat, sowie das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument eventuell auch weitere personenbezogene Informationen (PII) (Personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII): Alle Informationen, die genutzt werden können, um eine Person zu identifizieren, wie z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Personalausweisnummer, IP-Adresse oder eine andere eindeutige Kennung, die mit PII in einem anderen Programm verknüpft ist.), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler, Druckerpfade und Dateipfadinformationen zum Veröffentlichen von Webseiten.
  • Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen    Word-Dokumente und Excel-Arbeitsmappen können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten. Außerdem haben Sie Ihrem Word-Dokument eventuell ein Wasserzeichen hinzugefügt.
  • Ausgeblendeter Text    Word-Dokumente können Text enthalten, der als ausgeblendeter Text formatiert ist. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Dokument ausgeblendeten Text enthält, können Sie es mit dem Dokumentinspektor danach durchsuchen.
  • Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Arbeitsblätter    In einer Excel-Arbeitsmappe können Zeilen, Spalten und ganze Arbeitsblätter ausgeblendet sein. Wenn Sie eine Kopie einer Arbeitsmappe verteilen, die ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter enthält, können andere Personen diese Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter einblenden und die darin enthaltenen Daten anzeigen.
  • Nicht sichtbarer Inhalt    PowerPoint-Präsentationen und Excel-Arbeitsmappen können Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, weil sie als nicht sichtbar formatiert sind.
  • Externer Folieninhalt    PowerPoint-Präsentationen können Objekte enthalten, die nicht unmittelbar sichtbar sind, weil sie aus der Folie heraus in den externen Folienbereich gezogen wurden. Dieser externe Folieninhalt kann Textfelder, ClipArt, Grafiken und Tabellen enthalten.
  • Präsentationsnotizen    Der Abschnitt Notizen einer PowerPoint-Präsentation kann Text enthalten, den Sie nicht öffentlich preisgeben möchten, insbesondere, wenn die Notizen allein für die Verwendung der Person geschrieben wurden, von der die Präsentation abgehalten wird.
  • Dokumentservereigenschaften    Wenn Ihr Dokument an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Microsoft Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, gespeichert wurde, kann das Dokument weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.
  • Benutzerdefinierte XML-Daten    Dokumente können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit dem Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden.

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Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?

Der Dokumentinspektor umfasst mehrere Inspektoren, die Sie zum Suchen und Entfernen verschiedener Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen verwenden können. Einige dieser Inspektoren gibt es nur in bestimmten Office-Programmen. Der Dokumentinspektor zeigt in Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 verschiedene Inspektoren an, mit denen Sie spezifische ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in jedem dieser Programme suchen und entfernen können.

Erfahren Sie mehr darüber, welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen vom Dokumentinspektor in einem bestimmten Microsoft Office-Programm gefunden und entfernt werden können, in den nachfolgenden Tabellen.

 Hinweis   Wenn der Dokumentinspektor von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Inspektormodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihr Dokument auf weitere Informationstypen prüfen.

Office Word 2007

Inspektor Sucht und entfernt
Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen
  • Kommentare
  • Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen
  • Dokumentversionsinformationen
  • Freihandanmerkungen
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen
  • Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften
  • E-Mail-Kopfzeilen
  • Verteiler
  • Zur Durchsicht versendete Informationen
  • Dokumentservereigenschaften
  • Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie
  • Inhaltstypinformationen
  • Datenbindungs-Verknüpfungsinformationen für datengebundene Felder (der letzte Wert wird in Text konvertiert)
  • Benutzername
  • Vorlagenname
Kopf- und Fußzeilen
  • Informationen in Dokumentkopfzeilen
  • Informationen in Dokumentfußzeilen
  • Wasserzeichen
Ausgeblendeter Text
  • Text, der als ausgeblendet formatiert ist (ein Schriftarteffekt, der im Dialogfeld Schriftart zur Verfügung steht)

 Hinweis   Mit diesem Inspektor kann kein Text erkannt werden, der von anderen Methoden ausgeblendet wurde (z. B. weißer Text auf weißem Hintergrund).

Benutzerdefinierte XML-Daten
  • Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einem Dokument gespeichert werden können

Office Excel 2007

Inspektor Sucht und entfernt
Kommentare und Anmerkungen
  • Kommentare
  • Freihandanmerkungen
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen
  • Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften
  • E-Mail-Kopfzeilen
  • Verteiler
  • Zur Durchsicht versendete Informationen
  • Dokumentservereigenschaften
  • Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie
  • Inhaltstypinformationen
  • Benutzername
  • Druckerpfadinformationen
  • Szenariokommentare
  • Dateipfad für die Veröffentlichung von Webseiten
  • Kommentare zu definierten Namen und Tabellennamen
  • Inaktive externe Datenverbindungen
Kopf- und Fußzeilen
  • Informationen in Arbeitsblattkopfzeilen
  • Informationen in Arbeitsblattfußzeilen
Ausgeblendete Zeilen und Spalten
  • Ausgeblendete Zeilen
  • Ausgeblendete Spalten, die Daten enthalten

 Hinweise 

  • Falls Ihre Arbeitsmappe ausgeblendete Spalten enthält, die keine Daten enthalten, und sich diese zwischen den Spalten befinden, die Daten enthalten, werden auch diese leeren, ausgeblendeten Spalten gefunden und entfernt.
  • Falls die ausgeblendeten Zeilen oder Spalten in Ihrer Arbeitsmappe Daten enthalten, können Sie die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in Ihrer Arbeitsmappe ändern, indem Sie diese entfernen. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen in den ausgeblendeten Zeilen oder Spalten enthalten sind, schließen Sie den Dokumentinspektor, blenden die ausgeblendeten Zeilen oder Spalten ein und prüfen dann ihren Inhalt.
  • Dieser Inspektor erkennt keine Formen, Diagramme, Steuerelemente, Microsoft ActiveX-Objekte und -Steuerelemente, Bilder oder SmartArt-Grafiken, die sich in ausgeblendeten Spalten befinden.
Ausgeblendete Arbeitsblätter
  • Ausgeblendete Arbeitsblätter

 Hinweis   Falls die ausgeblendeten Arbeitsblätter in Ihrer Arbeitsmappe Daten enthalten, können Sie die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in Ihrer Arbeitsmappe ändern, indem Sie diese entfernen. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen die ausgeblendeten Arbeitsblätter enthalten, schließen Sie den Dokumentinspektor, blenden die ausgeblendeten Arbeitsblätter ein und prüfen dann ihren Inhalt.

Benutzerdefinierte XML-Daten
  • Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Arbeitsmappe gespeichert werden können
Nicht sichtbarer Inhalt
  • Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind

 Hinweis   Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von diesem Inspektor nicht gefunden.

Office PowerPoint 2007

Inspektor Sucht und entfernt
Kommentare und Anmerkungen
  • Kommentare
  • Freihandanmerkungen
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen
  • Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften
  • E-Mail-Kopfzeilen
  • Verteiler
  • Zur Durchsicht versendete Informationen
  • Dokumentservereigenschaften
  • Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie
  • Inhaltstypinformationen
  • Dateipfad für die Veröffentlichung von Webseiten
Nicht sichtbarer Inhalt in Folie
  • Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind

 Hinweis   Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von diesem Inspektor nicht gefunden.

Externer Folieninhalt
  • Inhalte oder Objekte, die in einer Präsentation nicht unmittelbar sichtbar sind, weil sie sich außerhalb des Folienbereichs befinden, u. a.:
    • ClipArt
    • Textfelder
    • Grafiken
    • Tabellen

 Hinweis   Externe Folienobjekte mit Animationseffekten werden vom Dokumentinspektor nicht gefunden oder entfernt.

Präsentationsnotizen
  • Text, der dem Abschnitt Notizen einer Präsentation hinzugefügt wurde

 Hinweis   Der Dokumentinspektor kann keine Bilder entfernen, die dem Abschnitt Notizen einer Präsentation hinzugefügt wurden.

Benutzerdefinierte XML-Daten
  • Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Präsentation gespeichert werden können

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Wie finde und entferne ich ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in meinen Office-Dokumenten?

Mit dem Dokumentinspektor können Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Office-Dokumenten suchen und entfernen, die in Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 und früheren Versionen dieser Office-Programme erstellt wurden. Sie sollten den Dokumentinspektor auf jeden Fall verwenden, bevor Sie eine elektronische Kopie Ihres Office-Dokuments freigeben, z. B. in einer E-Mail-Anlage.

  1. Öffnen Sie das Office-Dokument, das Sie auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen prüfen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein, um eine Kopie des Originaldokuments zu speichern.

 Wichtig   Sie sollten den Dokumentinspektor auf eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments anwenden, da es nicht immer möglich ist, die vom Dokumentinspektor entfernten Daten wiederherzustellen.

  1. Klicken Sie in der Kopie des Originaldokuments auf die Microsoft Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, zeigen Sie auf Fertig stellen, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen.
  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentinspektor die betreffenden Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, der geprüft werden soll. Weitere Informationen über die einzelnen Inspektoren finden Sie unter Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?.
  3. Klicken Sie auf Prüfen.
  4. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentinspektor.
  5. Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.

 Wichtig   Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus Ihrem Dokument entfernen, können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen.

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Zutreffend für:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007