Neuerungen in Microsoft Access

In Microsoft Access 2010 können Sie Webdatenbanken erstellen und auf einer SharePoint-Website veröffentlichen.

“Beginnen Sie unverzüglich mit der Zusammenarbeit.”

SharePoint-Besucher können Ihre Datenbankanwendung in einem Webbrowser verwenden, wobei über SharePoint-Berechtigungen festgelegt wird, wem welche Informationen angezeigt werden. Microsoft bietet gehostete SharePoint-Lösungen im Rahmen seines SharePoint-Onlinediensts, mit denen Sie Ihre Webdatenbank im Internet zur Verfügung stellen können. Da eine Vorlage für den Start zur Verfügung steht, können Sie unverzüglich mit der Zusammenarbeit beginnen. Diese neue Möglichkeit zur Veröffentlichung im Internet wird durch viele weitere Erweiterungen unterstützt und bietet auch Vorteile für traditionelle Desktopdatenbanken.

Die Benutzeroberfläche von Access 2010 wurde ebenfalls geändert. Wenn Ihnen Office Access 2007 nicht geläufig ist, sind das Menüband und der Navigationsbereich für Sie wahrscheinlich neu. Das Menüband ersetzt die Menüs und Symbolleisten vorheriger Versionen. Der Navigationsbereich ersetzt und erweitert die Funktionalität des Datenbankfensters. Außerdem bietet Ihnen die Backstage-Ansicht in Access 2010 den Zugriff auf alle für die gesamte Datenbank geltenden Befehle, z. B. zum Komprimieren und Reparieren, oder auf Befehle, die aus dem Menü Datei stammen.

In diesem Artikel werden Features beschrieben, die in Office Access 2007 und Access 2010 eingeführt wurden. Eine allgemeine Einführung zu Access finden Sie im Artikel Erste Schritte mit Access 2010.

Inhalt dieses Artikels


Übersicht

Wenn Sie Zugriff auf eine SharePoint-Website mit konfigurierten Access Services besitzen, können Sie mithilfe von Access 2010 eine Webdatenbank erstellen. Die Benutzer können Ihre Datenbank in einem Webbrowserfenster verwenden, aber Sie müssen Access 2010 verwenden, um Änderungen am Entwurf vorzunehmen. Obwohl einige Desktop-Datenbankfeatures nicht auf das Web übertragen werden können, ist es möglich, viele dieser Aufgaben mithilfe neuer Features auszuführen, z. B. durch berechnete Felder und Datenmakros.

Freigeben einer Datenbank im Web

  • Verwenden einer Vorlage    Access 2010 umfasst fünf Vorlagen: Kontakte, Posten, Projekte, Ereignisse und Gemeinnützige Beiträge. Vor oder nach der Veröffentlichung können sämtliche Vorlagen auch geändert werden.
  • Von Grund auf beginnen    Beim Erstellen einer leeren neuen Datenbank wählen Sie zwischen einer normalen Datenbank und einer Webdatenbank. Diese Auswahl wirkt sich auf die angezeigten Entwurfsfeatures und Befehle aus, damit leicht zu erkennen ist, ob Ihre Anwendung webkompatibel ist.
  • Konvertieren einer vorhandenen Datenbank in eine Webdatenbank    Sie können eine vorhandene Anwendung im Web veröffentlichen. Es werden nicht alle Desktop-Datenbankfeatures im Web unterstützt, daher müssen Sie möglicherweise einige Features Ihrer Anwendung anpassen.

 Hinweis   Sie können die neue Webkompatibilitätsprüfung ausführen, um Kompatibilitätsprobleme zu erkennen und zu beheben.

  • Intranet oder Internet    Sie können auf einem eigenen SharePoint-Server veröffentlichen, oder Sie können eine gehostete SharePoint-Lösung verwenden.

Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer im Web freizugebenden Datenbank.

Neuer Makro-Generator

Access 2010 verfügt über einen neuen Makro-Generator, der IntelliSense sowie eine klare und unkomplizierte Oberfläche bietet.

Makro-Generator

Legende 1 Wählen Sie eine Aktion in der Liste aus...
Legende 2 ...oder doppelklicken Sie im Aktionskatalog auf eine Aktion, um diese zum Makro hinzuzufügen.
Legende 3 Die Registerkarte Entwurf wird angezeigt, wenn Sie an einem Makro arbeiten.

Wenn Sie eine Aktion hinzufügen, werden im Makro-Generator weitere Optionen angezeigt. Wenn Sie z. B. eine "If"-Aktion hinzufügen, wird Folgendes angezeigt:

Makro mit 'If'-Aktion

Zusätzlich zu herkömmlichen Makros können Sie mit dem neuen Makro-Generator auch Datenmakros erstellen, einem neuen Feature.

Datenmakros: Ändern Daten auf Basis von Ereignissen

Datenmakros helfen bei der Unterstützung von Aggregaten in Webdatenbanken und bieten auch eine Möglichkeit, um "Auslöser" (Trigger) in jeder Access 2010-Datenbank zu implementieren.

Nehmen Sie z. B. an, Sie besitzen das Feld "PercentComplete" und das Feld "Status". Sie können ein Datenmakro verwenden, um den Wert für "PercentComplete" auf 100 festzulegen, wenn Sie "Status" auf Abgeschlossen einstellen und 0 festlegen, wenn Sie "Status" auf Nicht gestartet einstellen.

Erweiterter Ausdrucks-Generator

Der Ausdrucks-Generator unterstützt jetzt IntelliSense, damit Ihre Optionen bei der Eingabe angezeigt werden. Es wird außerdem Hilfe für den derzeit ausgewählten Ausdruckswert im Fenster des Ausdrucks-Generators angezeigt. Wenn Sie z. B. die Funktion Glätten auswählen, zeigt der Ausdrucks-Generator Folgendes an:

Glätten(String): Gibt einen Variant-Wert des Typs 'String' zurück, der eine Kopie einer angegebenen Zeichenfolge ohne führende oder nachstehende Leerzeichen enthält.

Berechnete Felder

Sie können ein Feld erstellen, in dem die Ergebnisse einer Berechnung angezeigt werden. Die Berechnung muss auf andere Felder in derselben Tabelle verweisen. Sie erstellen die Berechnung mithilfe des Ausdruck-Generators.

Tabellengültigkeitsregeln

 Hinweis   Dieses Feature wurde in Access 2007 eingeführt.

Sie können eine Regel zur Verhinderung von Dateneingaben erstellen, wenn der geänderte Datensatz eine bestimmte Regel validiert. Anders als bei der Feldgültigkeitsregel kann eine Tabellengültigkeitsregel den Wert mehrerer Felder prüfen. Sie erstellen die Gültigkeitsregel mithilfe des Ausdruck-Generators.

Datenbankvorlagen für das Erstellen vollständiger Anwendungen

Zum Lieferumfang von Access 2010 gehört eine Sammlung professionell gestalteter Datenbankvorlagen für das Nachverfolgen von Kontakten, Aufgaben, Ereignissen, Schülerdaten und Aktivposten, um nur einige Datentypen zu nennen. Diese können wie vorliegend verwendet oder für Ihre Zwecke optimiert werden, damit Informationen genau in der gewünschten Weise verfolgt werden.

Verfügbare Vorlagen in der Backstage-Ansicht

Jede Vorlage stellt eine vollständige Nachverfolgungsanwendung dar, die vordefinierte Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen, Makros und Beziehungen enthält. Die Vorlagen sind wie vorliegend sofort einsetzbar, damit Sie schnell mit Ihrer Arbeit beginnen können. Wenn der Vorlagenentwurf Ihren Anforderungen entspricht, können Sie loslegen. Andernfalls können Sie die Vorlage als Ausgangsbasis zum Erstellen einer Datenbank verwenden, die Ihre speziellen Anforderungen erfüllt.

Posten-Webdatenbank

Zusätzlich zu den im Lieferumfang von Access 2010 enthaltenen Vorlagen können Sie auch die Verbindung zu Office.com herstellen und weitere Vorlagen herunterladen.

Anwendungsparts zum Hinzufügen von Funktionalität zu einer vorhandenen Datenbank

Sie können einer vorhandenen Datenbank mithilfe von Anwendungsparts ganz einfach Funktionen hinzufügen. Anwendungsparts sind neu in Access 2010. Ein Anwendungspart ist eine Vorlage, die einen Teil einer Datenbank beinhaltet (z. B. eine vorformatierte Tabelle oder eine Tabelle mit einem zugeordneten Formular oder Bericht). Fügen Sie z. B. ein Anwendungspart für Aufgaben zur Datenbank hinzu, wird eine Aufgabentabelle, ein Aufgabenformular und die Option zum Zuordnen der Aufgabentabelle zu anderen Tabellen in der Datenbank erstellt.

Anwendungsparts auf der Registerkarte 'Erstellen'

Verbesserte Datenblattansicht

Sie können eine Tabelle erstellen und mit deren Verwendung ohne die Definition von Feldern vorzeitig beginnen. Klicken Sie einfach auf der Registerkarte Erstellen auf Tabelle, und beginnen Sie dann mit der Eingabe der Daten in das neu angezeigte Datenblatt. In Access 2010 wird dann automatisch der bestmögliche Datentyp für die einzelnen Felder ermittelt, damit Sie sofort bereit sind. In der Spalte Zum Hinzufügen klicken wird Ihnen angezeigt, wo ein neue Feld hinzugefügt werden soll. Wenn Sie den Datentyp oder das Anzeigeformat eines neuen oder vorhandenen Felds ändern müssen, können Sie dazu die Befehle auf dem Menüband auf der Registerkarte Felder verwenden. Sie können Daten auch von Microsoft Excel-Tabellen in ein neues Datenblatt einfügen, wobei sämtliche Felder von Access 2010 automatisch erstellt und die Datentypen erkannt werden.

'Zum Hinzufügen klicken' in der Datenblattansicht

Bereich Feldliste

Über den Bereich Feldliste, der in Access 2007 eingeführt wurde, können Sie Felder aus anderen Tabellen einfügen. Sie können Felder aus der Tabelle in die Datensatzquelle ziehen, aus verknüpften Tabellen oder aus unverknüpften Tabellen in der Datenbank. Wenn eine Beziehung zwischen Tabellen benötigt wird, erfolgt deren Erstellung automatisch, oder Sie werden im Verlauf des Prozesses aufgefordert, diese zu erstellen.

Bereich 'Feldliste'

Layoutansicht für den schnelleren Entwurf von Formularen und Berichten

In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen vornehmen, während Sie Daten in einem Formular oder einem Bericht anzeigen.

Die Layoutansicht bietet verschiedene Erweiterungen gegenüber Access 2007 und ist erforderlich, wenn Sie ein Formular oder einen Bericht für das Web entwerfen.

Formular in der Layoutansicht mit Livedaten

So können Sie beispielsweise ein Feld zum Entwurfsraster hinzufügen, indem Sie dieses Feld einfach aus dem Bereich Feldliste ziehen, oder Sie können die Eigenschaften auf dem Eigenschaftenblatt ändern.

Verwenden von Steuerelementlayouts für eine übersichtliche Darstellung

Die in Office Access 2007 eingeführten Layouts sind Gruppen von Steuerelementen, die als eine Einheit verschoben und in der Größe angepasst werden können. In Access 2010 wurden die Layouts erweitert, um eine flexiblere Platzierung von Steuerelementen in Formularen und Berichten zu ermöglichen. Sie können Zellen horizontal oder vertikal unterteilen oder zusammenführen und dadurch Felder, Spalten oder Zeilen ganz einfach neu anordnen.

Sie müssen die Layoutansicht beim Entwerfen von Webdatenbanken verwenden, aber die Entwurfsansicht bleibt weiterhin für den Entwurf von Desktopdatenbanken verfügbar.

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Neue Benutzeroberfläche

Die neue Benutzeroberfläche, die in Office Access 2007 eingeführt und in Access 2010  erweitert wurde, ist dazu gedacht, dass Sie Befehle und Features schnell und einfach finden können, die zuvor häufig in komplexen Menüs und auf Symbolleisten versteckt warten.

Menüband

Das Menüband besteht aus einer Reihe von Registerkarten, die nach Feature und Funktionalität geordnete Befehlsgruppen enthalten. Das Menüband ersetzt die verschachtelten Menüs und Symbolleisten, die in vorherigen Versionen von Access zu finden waren.

Abbildung des Menübands in Access

Zu den wichtigsten Features des Menübands gehören die Folgenden:

  • Registerkarten für Befehle – Registerkarten mit Befehlen, die häufig in Kombination verwendet werden, sodass Sie in der jeweiligen Situation immer die geeigneten Befehle finden.
  • Registerkarten für Kontextbefehle – Befehlsregisterkarten, die kontextabhängig angezeigt werden, also abhängig vom bearbeiteten Objekt oder von der ausgeführten Aufgabe. Eine Registerkarte mit Kontextbefehlen enthält die Befehle, die höchstwahrscheinlich auf die jeweilige Situation zutreffen. 
  • Kataloge – Neue Steuerelemente, in denen die Vorschau für ein Format oder eine Option angezeigt werden, damit Sie das Ergebnis vor der Auswahl überprüfen können.

Backstage-Ansicht

Die in Access 2010 neu eingeführte Backstage-Ansicht enthält Befehle, die auf die gesamte Datenbank angewendet werden, z. B. zum Komprimieren oder Reparieren von vorhandenen Datenbanken oder zum Öffnen einer neuen Datenbank. Die Befehle sind auf der linken Seite des Bildschirms auf Registerkarten angeordnet, wobei jede Registerkarte eine Gruppe verwandter Befehle oder Links enthält. Wenn Sie z. B. auf Neu klicken, werden eine Reihe von Schaltflächen angezeigt, mit denen Sie eine neue Datenbank von Grund auf erstellen oder eine Auswahl aus einer Bibliothek professionell gestalteter Datenbankvorlagen treffen können.

Viele der Befehle, die in der Backstage-Ansicht enthalten sind, befanden sich in früheren Versionen von Access im Menü Datei. Darüber hinaus können Sie über diese Seite auf kürzlich geöffnete Datenbanken und (sofern Sie über eine Internetverbindung verfügen) auf Links zu office.com-Artikeln zugreifen.

Backstage-Ansicht von Access

Navigationsbereich

Der in Access 2007 eingeführte Navigationsbereich enthält eine Liste aller Objekte in der aktuell geöffneten Datenbank. Über den Navigationsbereich können Sie zudem auch einfach auf alle diese Objekte zugreifen. Sie verwenden den Navigationsbereich, um Ihre Objekte nach Objekttyp, nach Erstellungs- oder Änderungsdatum, nach zugehöriger Tabelle (basierend auf Objektabhängigkeiten) oder in benutzerdefinierten Gruppen zu ordnen, die Sie anlegen. Sie benötigen mehr Platz zum Bearbeiten Ihres Formularentwurfs? Kein Problem, der Navigationsbereich kann einfach ausgeblendet werden, sodass er nur wenig Platz benötigt, aber dennoch immer verfügbar ist. Der Navigationsbereich ersetzt das Datenbankfenster, das in Access-Versionen vor Access 2007 verwendet wurde.

Objekte im Navigationsbereich

Objekte im Registerkartenformat

Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros werden standardmäßig im Access-Fenster als Objekte im Registerkartenformat angezeigt.

 Hinweis   Sie können diese Einstellung für die jeweilige Datenbank ändern und anstatt der Registerkarten Objektfenster verwenden.

Objekte im Registerkartenformat in Access 2007

Per Klick auf die Objektregisterkarten können Sie einfach zwischen den verschiedenen Objekten wechseln.

Hilfefenster

Access 2010 ermöglicht den einfachen Zugriff auf die Access-Hilfe und den Inhalt der Entwicklerreferenz vom gleichen Hilfefenster aus. So können Sie den Suchbereich z. B. einfach auf den Inhalt der Entwicklerreferenz beschränken. Ungeachtet der im Hilfefenster vorgenommenen Einstellungen steht der gesamte Inhalt der Access-Hilfe und der Access-Entwicklerreferenz immer unter "Office.com" oder MSDN online bereit.

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Mehr leistungsfähige Objekterstellungstools

Access 2010 bietet eine intuitive Umgebung für die Erstellung von Datenbankobjekten.

Registerkarte "Erstellen"

Verwenden Sie die Registerkarte Erstellen, um schnell neue Formulare, Berichte, Tabellen, Abfragen und andere Datenbankobjekte zu erstellen. Wenn Sie im Navigationsbereich bereits eine Tabelle oder eine Abfrage ausgewählt haben, können Sie mit einem Mausklick ein neues Formular oder einen neuen Bericht basierend auf diesem Objekt erstellen, indem Sie einen der Befehle Formular oder Bericht verwenden.

Die neuen Formulare und Berichte, die mit diesem Einzelklickverfahren erstellt werden, sind visuell ansprechender und können sofort genutzt werden. Automatisch erstellte Formulare und Berichte erhalten mit Kopfzeilen, die ein Logo und eine Überschrift umfassen, ein professionelles Aussehen. Darüber hinaus umfasst ein automatisch erstellter Bericht auch Angaben zum Datum und zur Uhrzeit sowie informative Fußzeilen und Gesamtsummen.

Berichtsansicht und Layoutansicht

Diese in Office Access 2007 eingeführten und in Access 2010 erweiterten Ansichten sorgen dafür, dass Sie nun interaktiv mit Formularen und Berichten arbeiten können. In der Berichtsansicht können Sie eine exakte Darstellung Ihres Berichts durchsuchen, ohne diesen drucken oder in der Seitenansicht anzeigen zu müssen. Wenn Sie sich auf bestimmte Datensätze beschränken möchten, verwenden Sie die Filterfunktion oder die Funktion Suchen, um nach einem übereinstimmenden Text zu suchen. Sie können mit dem Befehl Kopieren auch Text in die Zwischenablage kopieren, oder Sie können auf aktive Hyperlinks im Bericht klicken, um das Ziel eines Hyperlinks im Browser anzuzeigen.

Mit der Layoutansicht können Sie beim Durchsuchen der Daten Entwurfsänderungen vornehmen. Dies bedeutet, dass Sie in der Layoutansicht häufig vorkommende Entwurfsänderungen vornehmen können, während Sie Daten in einem Formular oder einem Bericht anzeigen. Beispielsweise können Sie ein Feld hinzufügen, indem Sie einen Feldnamen aus dem neuen Bereich Feldliste ziehen, oder aber Eigenschaften mithilfe des Eigenschaftenblatts ändern.

Die Layoutansicht bietet nun verbesserte Entwurfslayouts, – Steuerelementgruppen, die Sie als Ganzes anpassen können, sodass Felder, Spalten, Zeilen oder ganze Layouts problemlos neu angeordnet werden können. In der Layoutansicht können Sie außerdem ein Feld entfernen oder Formatierungen hinzufügen.

Bericht in der Layoutansicht

Rationelles Gruppieren und Sortieren von Daten in Berichten

In Office Access 2007 wurde das Gruppieren und Sortieren in Berichten und das Hinzufügen von Summen optimiert und vereinfacht. Das Navigieren in der neuen Benutzeroberfläche ist einfach und nachvollziehbar, und bei Verwendung der neuen Layoutansicht sind die Auswirkungen von Änderungen sofort erkennbar.

Bereich 'Gruppieren, Sortieren und Summe'

Einmal angenommen, Sie möchten in einem Bericht die Summe aller Umsätze pro Region anzeigen. Verwenden Sie hierfür die Layoutansicht sowie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe, um eine Gruppierungsebene hinzuzufügen und eine Summe zu erstellen. Die Änderungen werden unmittelbar in Ihrem Bericht angezeigt. Die Zeile Summe sorgt dafür, dass das Hinzufügen einer Summe, eines Mittelwerts, einer Anzahl, eines Maximal- oder eines Minimalwerts zu den Kopf- oder Fußzeilen des Berichts zum Kinderspiel wird. Für einfache Summen müssen Sie nun nicht mehr manuell ein berechnetes Feld erstellen. Sie können einfach mit der Maus auf die gewünschte Position zeigen und dann klicken.

Erstellen von Summen in einem Bericht

Verbesserte Steuerelementlayouts helfen bei der Erstellung ansprechender Formulare und Berichte

Formulare und Berichte enthalten oft tabellarische Informationen, z. B. eine Spalte mit Kundennamen oder eine Zeile mit allen Feldern für einen Kunden. Sie können diese Steuerelemente zu einem Layout zusammenfassen, das auf einfache Weise als Ganzes bearbeitet werden kann, einschließlich der Beschriftung.

Befehle in der Gruppe 'Layout bestimmen' auf der Registerkarte 'Anordnen'

Da Sie Steuerelemente aus unterschiedlichen Bereichen auswählen können, wie die Beschriftung einer Abschnittskopf- oder -fußzeile, verfügen Sie über beträchtliche Flexibilität. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Ein Layout verschieben oder dessen Größe ändern. Verschieben Sie z. B. eine Spalte nach links oder rechts.
  • Ein Layout formatieren. Formatieren Sie z. B. eine Kundennamenspalte fett, um sie hervorzuheben.
  • Einem Layout eine Spalte (ein Feld) hinzufügen.
  • Eine Spalte (ein Feld) aus einem Layout löschen.
  • Zusammenführen oder Teilen von Zellen (nur Access 2010)

Eine Spalte in der Layoutansicht verschieben

Layouts werden zusammen mit dem Entwurf gespeichert, sodass sie verfügbar bleiben.

Unterteilen von Formularen zum Beschleunigen der Datensuche

 Hinweis   Dieses Feature wurde in Access 2007 eingeführt.

Verwenden Sie ein neues geteiltes Formular zum Erstellen eines Formulars, das eine Datenblattansicht und eine Formularansicht kombiniert. Mit einer Eigenschaft können Sie Access anweisen, das Datenblatt oben, unten, links oder rechts anzuordnen.

Geteiltes Formular

 Hinweis   Geteilte Formulare sind in Webdatenbanken nicht verfügbar.

Eingebettete Makros in Formularen und Berichten

Eingebettete Makros wurden in Office Access 2007 eingeführt.

Mit den eingebetteten Makros erübrigt sich das Schreiben von Code. Ein eingebettetes Makro wird in einer Eigenschaft gespeichert und ist Teil des Objekts, zu dem es gehört. Sie können den Entwurf eines eingebetteten Makros ändern, ohne sich über andere Steuerelemente Gedanken machen zu müssen, die möglicherweise auf dem gleichen Makro basieren – jedes eingebettete Makro ist unabhängig. Eingebettete Makros sind vertrauenswürdig, da die Ausführung potenziell unsicherer Vorgänge hierbei automatisch verhindert wird.

Zuweisen eines eingebetteten Makros zu einem BeimDoppelklicken-Ereignis

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Neue Datentypen und Steuerelemente

Mithilfe der neu in Access 2010 eingeführten berechneten Felder können Sie die Ergebnisse einer Berechnung speichern. Die folgenden neuen und erweiterten Datentypen und Steuerelemente wurden in Office Access 2007 eingeführt:

  • Mehrwertige Felder
  • Datentyp "Anlage"
  • Erweiterte Memofelder
  • Integriertes Kalendersteuerelement für Datums-/Uhrzeitfelder

Berechnete Felder

Sie können ein Feld erstellen, in dem ein Wert angezeigt wird, der anhand anderer Daten in derselben Tabelle berechnet wird. Sie erstellen die Berechnung mithilfe des Ausdruck-Generators und profitieren auf diese Weise von IntelliSense und dem einfachen Zugriff auf die Hilfe für Ausdruckswerte.

Daten aus anderen Tabellen können nicht als Quelle für die berechneten Daten verwendet werden. Einige Ausdrücke werden von berechneten Feldern nicht unterstützt.

Mehrwertige Felder

Die in Office Access 2007 eingeführten mehrwertigen Felder können mehrere Werte pro Datensatz speichern. Angenommen, Sie müssen einem Ihrer Mitarbeiter oder Vertragsnehmer eine Aufgabe zuweisen, möchten diese Aufgabe jedoch auf mehrere Personen verteilen. In den meisten Datenbankmanagementsystemen und auch in Versionen von Access vor Office Access 2007 mussten Sie eine m:n-Beziehung erstellen, damit dies funktioniert.

 Hinweis   In Access wird eine verborgene Tabelle erstellt, um die erforderlichen m:n-Beziehungen für die einzelnen mehrwertigen Felder zu verwalten.

Mehrwertige Felder sind insbesondere für die Arbeit mit einer SharePoint-Liste geeignet, die einen der mehrwertigen Feldtypen enthält, die in Windows SharePoint Services verwendet wird. Access 2010 ist mit diesen Datentypen kompatibel.

Mehrwertiges Feld

Anlagenfelder für Dateien

Mit dem Datentyp Anlage können Sie alle Arten von Dokumenten und Binärdateien problemlos in Ihrer Datenbank speichern, ohne dass diese unnötig anwächst. Access komprimiert Anlagen wenn möglich automatisch, um den Speicherbedarf zu minimieren. Sie möchten ein Word-Dokument an einen Datensatz anfügen oder eine Reihe von digitalen Fotos in der Datenbank speichern? Mit Anlagen gestalten sich diese Aufgaben nun wesentlich einfacher. Hiermit können Sie einem einzelnen Datensatz sogar mehrere Anlagen hinzufügen.

Dialogfeld 'Anlagen'

 Hinweis   Sie können Anlagenfelder in Webdatenbanken verwenden, aber eine Webtabelle kann nur ein Anlagenfeld haben.

In Memofeldern kann nun Rich Text gespeichert werden, und der Revisionsverlauf wird unterstützt

Mit den in Office Access 2007 eingeführten Rich-Text-Memofeldern sind Sie nicht länger auf die Verwendung von Text vom Typ Nur Text in Datensätzen beschränkt. Sie können Text nun formatieren (z. B. fett, kursiv, mit verschiedenen Schriftarten und Farben und weiteren Formatierungsoptionen) und diesen formatierten Text in der Datenbank speichern. Als Rich Text formatierter Text wird in einem Memofeld in einem auf HTML basierenden Format gespeichert, der mit dem Datentyp Rich-Text in Windows SharePoint Services kompatibel ist. Sie können die neue Eigenschaft Textformat entweder auf RichText oder NurText festlegen, und die Daten in Textfeld-Steuerelementen und in der Datenblattansicht werden nun korrekt formatiert.

Memofelder sind zum Speichern großer Informationsmengen hilfreich. Sie können die Eigenschaft Nur anfügen so konfigurieren, dass ein Revisionsverlauf aller Änderungen an einem Memo-Feld erstellt wird. Diesen Revisionsverlauf können Sie jederzeit anzeigen. Dieses Feature unterstützt auch die Verfolgungsfunktion von Windows SharePoint Services, sodass Sie mit Access den Inhaltsverlauf der SharePoint-Liste anzeigen können.

Kalender für das Auswählen von Daten

 Hinweis   Dieses Feature wurde in Access 2007 eingeführt.

Felder und Steuerelemente, in denen der Datentyp Datum/Uhrzeit verwendet wird, erhalten automatisch die Unterstützung eines integrierten interaktiven Kalenders, der in Access 2007.eingeführt wurde. Die Kalenderschaltfläche wird automatisch rechts neben dem Datum angezeigt. Sie möchten wissen, welches Datum am kommenden Freitag ist? Klicken Sie auf die Schaltfläche, und es wird automatisch der Kalender angezeigt, in dem Sie das Datum suchen und auswählen können. Optional können Sie den Kalender für ein Feld oder ein Steuerelement auch mithilfe einer Eigenschaft deaktivieren.

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Verbesserte Datenpräsentation

Mit den neuen Features zur Datenpräsentation können Sie Datenbankobjekte nun schneller erstellen und die Daten anschließend einfacher analysieren.

Verbesserte Tools zum Sortieren und Filtern

Einmal angenommen, Sie müssen schnell einen übereinstimmenden Wert finden oder eine Datenspalte sortieren. Das in Office Access 2007 eingeführte Feature AutoFilter verbessert die bereits vorhandenen leistungsfähigen Filterfunktionen in einer Weise, dass Sie sich schnell auf die von Ihnen benötigten Daten konzentrieren können. Sie können einfach unter den eindeutigen Werten in einer Spalte wählen, was sich in Fällen als hilfreich erweist, in denen Sie sich nicht mehr an den benötigten Namen erinnern können, oder Sie können die Werte mithilfe von Kontextmenüoptionen mit einer einfachen Sprache wie "Nach Datum sortieren (aufsteigend)" oder "Nach Größe sortieren (aufsteigend)" sortieren.

AutoFilter

Die am häufigsten verwendeten Filteroptionen sind mühelos in Menübefehlen sichtbar. Alternativ können Sie auch Schnellfilter verwenden, um die Informationen anhand der Daten zu begrenzen, die Sie eingeben. Die Schnellfilteroptionen ändern sich automatisch basierend auf dem Datentyp, sodass eine sinnvolle Auswahl für Daten vom Typ "Text", "Datum" und "Zahl" angezeigt wird.

Menü 'Datumsfilter'

Summen und wechselnde Hintergrundfarben in Datenblättern

Die Datenblattansicht bietet eine Summenzeile, in der Sie eine Summe, eine Anzahl, einen Mittelwert, einen Maximalwert, einen Minimalwert, eine Standardabweichung oder eine Varianz anzeigen können. Nachdem Sie die Summenzeile hinzugefügt haben, zeigen Sie auf den Pfeil in der Zelle der Spalte und wählen die gewünschte Berechnung aus.

Summenzeilen in einem Datenblatt

Datenblätter, Berichte und Endlosformulare unterstützen eine wechselnde Hintergrundfarbe für Zeilen, die Sie unabhängig von der standardmäßigen Hintergrundfarbe konfigurieren können. Das Schattieren jeder zweiten Zeile ist einfach, und Sie können eine beliebige Farbe auswählen.

Datenblatt mit wechselnden Zeilenfarben

Bedingte Formatierung

In Access 2010 wurden neue Features für die bedingte Formatierung hinzugefügt, mit denen Sie einige derselben Formatierungsarten erzielen können, die in Excel zur Verfügung stehen. Sie können jetzt z. B. neue Datenbalken hinzufügen, um eine Zahlenspalte übersichtlicher zu gestalten, wie in der nachfolgenden Abbildung gezeigt:

Bedingte Formatierung in einem Access-Bericht

 Hinweis   Die bedingte Formatierung steht für Webanwendungen nicht zur Verfügung.

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Erweiterte Sicherheit

Die verbesserten Sicherheitsfeatures und die enge Integration in Windows SharePoint Services helfen Ihnen bei einer effektiven Verwaltung und tragen dazu bei, Ihre Datennachverfolgungsanwendungen sicherer denn je zu machen. Wenn Sie die Daten Ihrer Nachverfolgungsanwendung in Listen in Windows SharePoint Services speichern, können Sie den Revisionsverlauf prüfen, gelöschte Informationen wiederherstellen und Datenzugriffsberechtigungen konfigurieren.

In Office Access 2007 wurde ein neues Sicherheitsmodell eingeführt, das in Access 2010 fortgeführt und verbessert wurde. Einheitliche Vertrauensentscheidungen sind in das Microsoft Office-Sicherheitscenter integriert. Mit vertrauenswürdigen Speicherorten kann auf einfache Weise allen Datenbanken in sicheren Ordnern vertraut werden. Sie können eine Office Access 2007-Anwendung laden, die Code oder Makros hat, der bzw. die deaktiviert sind, um eine sicherere Umgebung im geschützten Modus bereitzustellen (d. h., unsichere Befehle können nicht ausgeführt werden). Vertrauenswürdige Makros werden im geschützten Modus (Sandkastenmodus) ausgeführt.

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Sammeln von Daten mithilfe von InfoPath-Formularen und Outlook

Das in Office Access 2007 eingeführte Datensammlungsfeature unterstützt Sie beim Sammeln von Feedback mithilfe von Outlook und wahlweise InfoPath. Sie können automatisch ein InfoPath- oder HTML-Formular erstellen und dieses in den Textkörper einer E-Mail-Nachricht einbetten. Dieses Formular können Sie dann an Empfänger senden, die Sie aus Ihren Outlook-Kontakten auswählen, oder an Empfänger, deren Namen in einem Feld in der Access-Datenbank gespeichert sind.

Verwenden einer E-Mail-Nachricht zum Sammeln von Daten

Sie können wählen, ob neue Daten gesammelt oder vorhandene Daten aktualisiert werden sollen. Die Empfänger füllen nun das Formular aus und senden es zurück. Outlook erkennt die eingehenden Formulare und speichert die Daten automatisch in der Access-Datenbank (eine erneute Eingabe ist als nicht erforderlich).

Exportieren in das PDF- und XPS-Format

In Access 2010 können Sie Daten in die Dateiformate PDF (Portable Document Format) oder XPS (XML Paper Specification) zum Drucken, Senden und für die E-Mail-Verteilung exportieren (sofern Sie das Add-In Als PDF oder XPS veröffentlichen installiert haben). Durch das Exportieren eines Formulars, Berichts oder Datenblatts in eine PDF- oder XPS-Datei können Sie Informationen in einem einfach zu verteilenden Formular aufzeichnen, das alle Formatierungsmerkmale enthält. Es ist jedoch nicht erforderlich, dass andere Benutzer Access auf ihren Computern installiert haben, um die exportierten Informationen zu drucken oder zu überprüfen.

  • PDF (Portable Document Format)    PDF ist ein elektronisches Dateiformat mit einem festen Layout, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe vereinfacht. Mit dem PDF-Format wird sichergestellt, dass die Datei in der Online- oder Druckansicht genau das beabsichtigte Format beibehält und dass die Daten in der Datei nicht problemlos kopiert oder geändert werden können. Das PDF-Format ist auch nützlich für Dokumente, die mithilfe kommerzieller Druckmethoden reproduziert werden.
  • XPS (XML Paper Specification)    XPS ist ein elektronisches Dateiformat, mit dem die Dokumentformatierung beibehalten und die Dateifreigabe vereinfacht wird. Mit dem XPS-Format wird sichergestellt, dass die Datei in der Online- oder Druckansicht genau das beabsichtigte Format beibehält und dass die Daten in der Datei nicht problemlos kopiert oder geändert werden können.

Arbeiten mit externen Daten leicht gemacht

Sie können jetzt die Verbindung zu einem Webdienst als externe Quelle herstellen. Dafür ist eine vom Webdienstadministrator bereitgestellte Definitionsdatei für den Webdienst erforderlich. Nach der Installation der Definitionsdatei können Sie die Webdienstdaten als verknüpfte Tabelle verknüpfen.

In Office Access 2007 eingeführte Features vereinfachen das Importieren und Exportieren von Daten. Sie können einen Import- oder Exportvorgang speichern und dann den gespeicherten Vorgang wiederverwenden, wenn Sie dieselbe Aufgabe ausführen möchten. Mit dem Import-Assistenten für Kalkulationstabellen können Sie den von Access ausgewählten Datentyp außer Kraft setzen sowie Dateien importieren und exportieren oder Verknüpfungen zu Dateien herstellen, die das Dateiformat von Office Excel 2007 oder höher haben.

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Bessere Methode zur Problembehandlung

Die in Office Access 2007 eingeführte Microsoft Office-Diagnose umfasst eine Reihe von Diagnosetests, mit denen Sie erkennen können, warum Ihr Computer abstürzt. Mithilfe der Diagnosetests können einige Probleme direkt gelöst und Wege gefunden werden, mit denen Sie andere Probleme lösen können. Microsoft Office-Diagnose ersetzt die folgenden Microsoft Office 2003-Features: Erkennen und Reparieren sowie Microsoft Office-Anwendungswiederherstellung.

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Verbesserte Korrekturhilfen

Access bietet nun bei der Rechtschreibprüfung folgende neue Features:

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Zutreffend für:
Access 2010