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Erstellen von Berichten für eine neue Datenbank

Bestandteile eines Berichts


Ihrer Vorgesetzten gefällt, wie Sie die Datenbank für die Nachverfolgung von Posten gestaltet haben. Sie muss jedoch einige Informationen in einer Besprechung präsentieren und sucht nach einer schnellen Lösung. Es ist an der Zeit, Berichte zu erstellen.

Berichte bilden das Endprodukt der Datenbank. Sie kombinieren die reinen Fakten in der Datenbank mit genügend Informationen, um den Fakten Bedeutung zu verleihen. Die Ergebnisse werden visuell dargestellt. Wenn Sie beispielsweise Diagramme oder Grafiken einsetzten müssen, verwenden Sie einen Bericht. Berichte eignen sich auch optimal, um die Daten zu formatieren und zu drucken, und sie bieten eine tolle Möglichkeit, um Daten zusammenzufassen. Sie können z. B. Posten nach Lieferant gruppieren und für jede einzelne Gruppe eine Zwischensumme sowie für alle Gruppen eine Gesamtsumme berechnen.

In Access besteht ein Bericht aus Bereichen.

Legende 1 Kopfzeilenbereiche können oben im Bericht oder (im Fall von Bereichen für Seitenkopfzeilen) oben auf jeder Seite des Berichts angezeigt werden. Berichtskopfzeilen enthalten in der Regel Titel und Bilder wie z. B. Firmenlogos. Seitenkopfzeilen enthalten in der Regel Spaltenüberschriften.
Legende 2 Wenn Sie die Daten in einem Bericht gruppieren möchten, wird eine Gruppenkopfzeile angezeigt. In diesem Bereich werden die Felder aufgelistet, nach denen Sie die Daten gruppieren. Wenn Sie beispielsweise anzeigen müssen, wer einen bestimmten Computer wartet, können Sie die Daten nach Wartungstechniker gruppieren.
Legende 3 Der Detailbereich ist der Hauptteil des Berichts, der die Daten umfasst, die Benutzern angezeigt werden sollen. Alle Berichte müssen einen Detailbereich enthalten.
Legende 4 Fußzeilenbereiche können an verschiedenen Stellen angezeigt werden. So können Sie z. B. Gruppenfußzeilen erstellen, in denen Summen, Zählungen oder Mittelwerte für eine Gruppe von Daten angezeigt werden. Sie können auch Seitenfußzeilen erstellen, die unten auf jeder Berichtsseite angezeigt werden und Elemente wie Seitenzahlen enthalten.

Die Kopf- und Fußzeilenbereiche sind optional. Wenn Sie die Daten beispielsweise nicht gruppieren möchten, sind keine Kopf- oder Fußzeilen erforderlich. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Berichte genügend Informationen enthalten, damit sie aussagekräftig und leicht zu verstehen sind.

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