Erstellen von Adressetiketten in Access

In Microsoft Access 2010 haben Sie verschiedene Möglichkeiten, anhand der in Access-Tabellen enthaltenen Daten Etiketten zu erstellen. Die einfachste Möglichkeit besteht darin, mit dem Etiketten-Assistenten in Access einen Bericht zu erstellen und zu drucken, dessen Ausgabe so formatiert ist, dass sie auf die Etiketten passt. Als Etiketteninhalte können Daten verwendet werden, die in Access-Tabellen gespeichert sind, oder Daten, die aus anderen Quellen, etwa Microsoft Excel-Arbeitsmappen oder Microsoft Outlook-Kontaktlisten, importiert oder verknüpft wurden. Sie können die Etiketten als Bericht in Access erstellen, oder Sie können die Daten mit einem Microsoft Word-Dokument "zusammenführen" und die Etiketten dann aus Word drucken. In diesem Artikel werden die zugehörigen Schritte skizziert.

Was möchten Sie tun?


Verwenden von Access zum Erstellen und Drucken von Etiketten

In Access erstellen Sie Etiketten als Bericht, der in einem kleinen Seitenformat formatiert ist, sodass er der Größe des gewünschten Etiketts entspricht. Etiketten werden am häufigsten zu Adressierungszwecken erstellt, es können jedoch beliebige Access-Dateien in einem Etikettenformat für die verschiedensten Zwecke gedruckt werden. Bei Adressetiketten erhält der Bericht die Adressdaten aus den Tabellen oder Abfragen, die die Adressen enthalten. Wenn Sie den Bericht drucken, erhalten Sie für jede Adresse der zugrunde liegenden Datensatzquelle jeweils ein Etikett.

Weitere Informationen zum Verknüpfen oder Importieren von Daten aus anderen Quellen (beispielsweise Microsoft Excel oder Microsoft Outlook), um die Daten auf Etiketten zu verwenden, finden Sie im Artikel Einführung in das Importieren und Exportieren von Daten.

Der Etiketten-Assistent stellt Ihnen eine Reihe von Fragen zu den Etiketten und den darauf zu druckenden Daten. Der Assistent erstellt den Bericht; diesen können Sie dann bei Bedarf anpassen.

Erstellen von Etiketten mithilfe des Etiketten-Assistenten in Access

 Wichtig    Etikettenberichte, die Sie mit dem Etiketten-Assistenten erstellt haben, sind nicht mit dem Feature für Veröffentlichen in Access Services kompatibel. Sie können die Etiketten aber weiterhin drucken, wenn die Datenbank in Access geöffnet ist.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, das die Daten enthält, die auf den Etiketten angezeigt werden sollen. Dieses Objekt ist meist eine Tabelle, eine verknüpfte Tabelle oder eine Abfrage, Sie können aber auch aus einem Formular oder Bericht auswählen.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Etiketten.

 Hinweis    Wenn Sie in einer Webdatenbank arbeiten, befindet sich der Befehl Etiketten unter Clientberichte.



Der Etiketten-Assistent wird gestartet.

Erste Seite des Etiketten-Assistenten
  1. Wenn Sie den Hersteller und die Etikettennummer kennen, gehen Sie folgendermaßen vor:
    • Wählen Sie den Hersteller im Feld Nach Hersteller filtern aus.
    • Wählen Sie das Etikett im Feld Welche Etikettengröße möchten Sie? aus.

Suchen Sie andernfalls nach einem Etikett, dessen Werte in den Spalten Abmessungen and Nebeneinander Ihren Etiketten entsprechen.

Falls Sie kein ähnliches Etikett finden, gehen Sie folgendermaßen vor:    

  • Klicken Sie auf Anpassen und dann auf Neu.

Das Dialogfeld Neue Etikette wird angezeigt.

Neue Etikette Seite des Etiketten-Assistenten

  • Messen Sie die Etiketten, und geben Sie die Maße in die entsprechenden Felder im Dialogfeld Neues Etikett ein.
  • Geben Sie für die benutzerdefinierten Etiketten einen Namen in das Textfeld Etikettenname ein. Wählen Sie den Etikettentyp und die Ausrichtung aus, und klicken Sie auf OK.

Falls Sie eine benutzerdefinierte Etikette bereits erstellt haben und Sie auswählen möchten:    

  • Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Etikettengrößen anzeigen, und klicken Sie dann auf die benutzerdefinierte Etikette, die Sie wünschen.
  1. Wählen Sie Einzeln oder Endlos unter Etikettentyp aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
  2. Wählen Sie die Schriftart, die Schriftgröße, die Schriftbreite und die Textfarbe für das Etikett aus, und klicken Sie auf Weiter.
  3. Wählen Sie auf der Seite Was soll auf Ihrem Etikett erscheinen? des Assistenten die Felder, die auf den Etiketten enthalten sein sollen, in der Liste Verfügbare Felder aus, und doppelklicken Sie darauf, um sie dem Feld Etikettenentwurf hinzuzufügen.

Hinzufügen von Feldern zu einer Etikette im Etiketten-Assistent

  • Drücken Sie die LEERTASTE, um Leerraum zwischen den Feldern im Feld Etikettenentwurf hinzuzufügen.
  • Drücken Sie die EINGABETASTE, um eine neue Zeile zu erstellen.
  • Verwenden Sie die Pfeiltasten, um zwischen Feldern und Zeilen zu wechseln.
  • Drücken Sie die RÜCKTASTE, um ein Feld zu entfernen.
  • Falls Sie noch Text oder Satzzeichen hinzufügen möchten (beispielsweise ein Komma nach dem Namen der Stadt), klicken Sie, um den Cursor an der Stelle zu platzieren, an der der Text erscheinen soll, und beginnen Sie mit der Eingabe.

 Hinweis    Mithilfe des Etiketten-Assistenten können Sie nur Felder des folgenden Datentyps hinzufügen: Text, Memo, Nummer, Datum/Uhrzeit, Währung, Ja/Nein oder Anlage. Sollen Felder mit anderen Datentypen hinzugefügt werden, öffnen Sie den Etikettenbericht in der Entwurfsansicht, nachdem Sie den Etiketten-Assistenten abgeschlossen haben, und verwenden Sie dann den Bereich Feldliste, um die Felder hinzuzufügen. Möchten Sie den Bereich Feldliste öffnen, während der Bericht in der Entwurfsansicht geöffnet ist, drücken Sie ALT+F8.

Wenn Sie die Felder auf dem Etikett wie gewünscht angeordnet haben, klicken Sie auf Weiter.

  1. Auf der nächsten Seite können Sie Felder auswählen, nach denen die Etiketten sortiert werden sollen. Bei umfangreichen Sendungen kann z. B. eine Sortierung nach der Postleitzahl hilfreich sein. Wählen Sie die Felder, nach denen Sie die Etiketten sortieren möchten, in der Liste Verfügbare Felder aus, und doppelklicken Sie darauf, um Sie dem Feld Sortieren nach hinzuzufügen. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind.

Festlegen der Sortierreihenfolge im Etiketten-Assistenten

  1. Geben Sie auf der letzten Seite einen Namen für die Etiketten ein, und klicken Sie auf Fertig stellen.

Letzte Seite des Etiketten-Assistenten

Wenn Sie auf der letzten Seite des Etiketten-Assistenten Die Etiketten in der Seitenansicht anzeigen ausgewählt haben, werden die Etiketten in der Seitenansicht angezeigt. Sie können auf das Etikett klicken, um es zu vergrößern oder zu verkleinern, oder das Zoom-Steuerelement in der Statusleiste verwenden.

Steuerelement vergrößern

Wenn Sie auf der letzten Seite des Etiketten-Assistenten Den Etikettenentwurf verändern ausgewählt haben, wird der Etikettenbericht in der Entwurfsansicht angezeigt.

 Hinweis    Die Seitenansicht ist die einzige Ansicht, in der die Spalten so angezeigt werden, wie Sie von Ihnen angeordnet wurden. Wenn Sie den Bericht in der Berichtsansicht oder Entwurfsansicht anzeigen, werden die Daten in einer einzigen Spalte angezeigt.

Anpassen des Erscheinungsbilds des Etiketts

Falls die erstellten Etiketten nicht wie gewünscht aussehen, können Sie das Layout anpassen. Öffnen Sie dazu den Bericht in der Entwurfsansicht, und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Etiketten sind in der Entwurfsansicht in der Regel einfacher zu bearbeiten, da das Layout präziser gesteuert werden kann. Wenn Sie die Ergebnisse der in der Entwurfsansicht vorgenommenen Änderungen sehen möchten, wechseln Sie zur Seitenansicht.

Access zeigt in einer Meldung an, dass die Seite zu schmal ist, um alle Daten anzuzeigen

Diese Meldung ergibt sich als Nebeneffekt der Maße einiger Etiketten. Üblicherweise wird sie angezeigt, wenn es Etiketten gibt, die sich sehr nah am rechten bzw. linken Rand eines Etikettenblatts befinden. Dies kann dazu führen, dass sich im Assistenten Maße ergeben, die außerhalb des normalen Druckbereichs liegen, was wiederum zum Anzeigen der Meldung führt, wenn Sie die Etiketten drucken oder in der Seitenansicht anzeigen.

Ist der Text auf den Etiketten so ausgerichtet, wie Sie das wünschen, und folgt keine leere Seite auf eine gedruckte Seite, können Sie sich entschließen, keine Änderungen am Entwurfsbericht vorzunehmen und einfach jedes Mal, wenn die Meldung angezeigt wird, auf OK zu klicken. Anderenfalls sollten Sie einige Seiteneinrichtungsoptionen so ändern, wie dies im folgenden Abschnitt beschrieben ist.

Die Daten passen nicht richtig in die Etiketten

In den meisten Fällen lassen sich kleinere Probleme mit dem Etikettenlayout durch Anpassungen in der Entwurfsansicht beheben. Sie können die Steuerelemente verschieben und das Etikettenformat anpassen, indem Sie die Breite oder Höhe des Detailbereichs ändern.

Wechseln Sie zur Entwurfsansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht klicken dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht klicken.

Wenn Sie Seitenränder oder den Abstand zwischen Etiketten ändern müssen, können Sie das Dialogfeld Seite einrichten in der Entwurfsansicht verwenden.

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Seiteneinrichtung in der Gruppe Seitenlayout auf Spalten.

    Das Dialogfeld Seite einrichten wird mit ausgewählter Registerkarte Spalten angezeigt.

Registerkarte 'Spalten' des Dialogfelds 'Seite einrichten'

Sie können die folgenden Einstellungen in den drei Abschnitten des Dialogfelds Seite einrichten ändern:

Bereich Option Beschreibung
Rastereinstellungen Spaltenanzahl Die Zahl sollte der Anzahl der Etiketten quer über der Seite entsprechen.
  Zeilenabstand Geben Sie einen neuen Wert ein, um den vertikalen Abstand zwischen den Etikettenzeilen zu vergrößern oder zu verkleinern.
  Spaltenabstand Geben Sie einen neuen Wert ein, um den horizontalen Abstand zwischen den Etikettenspalten zu vergrößern oder zu verkleinern.
Spaltengröße Breite

Beachten Sie beim Festlegen dieses Werts die Randeinstellungen und den Spaltenabstand.

Sie können die Ränder überprüfen und anpassen, indem Sie im Dialogfeld Seite einrichten auf Druckoptionen klicken.

  Höhe Passen Sie die Höhe der einzelnen Etiketten nach Bedarf an.
  Wie Detailbereich Mit dieser Option werden die Spaltenbreite und -höhe so festgelegt, dass sie der Breite und der Höhe des Detailbereichs in der Entwurfsansicht entsprechen.
Spaltenlayout Nach unten, dann quer Mit dieser Option werden zuerst die Etikettendaten der ersten Spalte von oben nach unten gedruckt, dann die der zweiten Spalte usw.
  Quer, dann nach unten Mit dieser Option werden die Etikettendaten entlang der ersten Zeile gedruckt, dann entlang der zweiten Zeile usw.

 Hinweis    Sie können das Dialogfeld Seite einrichten aus der Seitenansicht öffnen, indem Sie auf der Registerkarte Seitenansicht auf Spalten klicken. Wenn Sie auf OK klicken, um das Dialogfeld zu schließen, werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen sofort in die Seitenansicht übernommen.

Drucken der Etiketten

  1. Öffnen Sie den Bericht in einer beliebigen Ansicht, oder markieren Sie ihn im Navigationsbereich.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Drucken, und klicken Sie dann auf Drucken.

In Access wird das Dialogfeld Drucken angezeigt.

  1. Geben Sie die gewünschten Optionen für den Drucker, den Druckbereich und die Anzahl der Exemplare ein.
  2. Klicken Sie auf OK.

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Drucken von Access-Daten über den Seriendruck-Assistenten in Microsoft Word

Wenn Ihre Adressen in Access gespeichert werden, Sie die Adressen jedoch nach Word exportieren möchten, um mithilfe der Seriendruckfunktionen Etiketten zu formatieren und zu drucken, können Sie dazu den Seriendruck-Assistenten in Word verwenden.

 Hinweis    Diese Vorgehensweise gilt nur für Clientdatenbanken. Für Webdatenbanken ist der Befehl Word-Seriendruck nicht verfügbar.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage aus, die die zu druckenden Daten enthält.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Word-Seriendruck.
  3. Wenn Sie bereits ein Dokument erstellt haben und Ihre Daten damit verknüpfen möchten, klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Word-Seriendruck-Assistent auf Ihre Daten mit einem bereits vorhandenen Microsoft Word-Dokument verknüpfen. Klicken Sie andernfalls auf Ein neues Dokument erstellen und die Daten mit diesem Dokument verknüpfen .
  4. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie Ihre Daten mit einem bereits vorhandenen Word-Dokument verknüpfen auswählen, wird das Dialogfeld Microsoft Word-Dokument auswählen geöffnet. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus, und klicken Sie auf Öffnen. Das Dokument wird in Word geöffnet.

Wenn Sie das Erstellen eines neuen Dokuments ausgewählt haben, wird Word mit einem leeren Dokument geöffnet.

  1. Folgen Sie in Word den Anweisungen im Aufgabenbereich Seriendruck. Wenn Sie den Schritt 3 des Word-Seriendruckablaufs erreichen (Empfänger wählen), ist die Datenquelle, die Sie im Schritt 1 dieses Ablaufs gewählt haben, bereits ausgewählt.

    Weitere Information zum Microsoft Word-Seriendruck-Assistenten finden Sie in der Word-Hilfe.

 Hinweis    Sie können Ihre Adressen in Word drucken, unabhängig davon, wo die Adressen gespeichert sind. In Word können Sie die Verbindung mit Adresslisten herstellen, die in einer Vielzahl von Programmen gespeichert sind, wie z. B. in Excel, Outlook oder Access. Wenn Sie keine Adressliste haben, erstellen Sie eine Liste in Word, und drucken Sie dann die entsprechenden Etiketten. Weitere Information hierzu finden Sie in der Word-Hilfe.

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Zutreffend für:
Access 2010